जब हमारे डेटा का बैकअप लेने की बात आती है, तो हम शायद ही कोई संबंधित नुकसान देखते हैं। हमारे डेटा का बैकअप लेना हमेशा एक बढ़िया काम होता है क्योंकि यह हमारे डेटा को सुरक्षित और सुरक्षित रखता है। हमें हमेशा इस आदत को अपनाना चाहिए और अपने डेटा का नियमित बैकअप बनाए रखना चाहिए ताकि किसी भी दुर्घटना की स्थिति में खोने के लिए कुछ न हो।
इसी तरह, क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि हम आउटलुक से अपने सभी ईमेल, संपर्क, नियुक्तियों का बैकअप लें और आसान पहुंच के लिए उन्हें अपने सिस्टम पर फाइलों के रूप में सहेज लें? मान लीजिए, यदि आप पेशेवर उद्देश्य के लिए आउटलुक का उपयोग करते हैं तो ऐसा करने से आपको अपने सिस्टम पर अपने सभी ईमेल की एक प्रति बनाने में मदद मिलेगी ताकि आप इसे भविष्य में कभी भी एक्सेस कर सकें।
अपने आउटलुक ईमेल का बैकअप कैसे लें और उन्हें अपने सिस्टम पर फाइलों के रूप में कैसे सहेजें, इस पर एक त्वरित मार्गदर्शिका यहां दी गई है।
ईमेल संदेशों को फ़ाइलों के रूप में कैसे सहेजें
अपने ईमेल संदेशों को अपने सिस्टम पर फाइलों के रूप में सहेजने के लिए इन त्वरित चरणों का पालन करें:
1. अपने सिस्टम पर आउटलुक लॉन्च करें और कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं।
2. शीर्ष मेनू बार से फ़ाइल विकल्प टैप करें।
3. "इस रूप में सहेजें" विकल्प चुनें।
4. अब, इस रूप में सहेजें विंडो में अपनी फ़ाइल का कोई भी नाम टाइप करें और फिर "सहेजें" बटन दबाएं।
5. "इस रूप में सहेजें" प्रकार के विभिन्न प्रारूप हैं जिनमें आप अपना ईमेल संदेश सहेज सकते हैं जिनमें शामिल हैं:केवल पाठ, आउटलुक टेम्पलेट, HTML और MHT।
6. डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक "आउटलुक यूनिकोड" प्रारूप का चयन करता है लेकिन यदि आप इसे बदलना चाहते हैं, तो आप ड्रॉपडाउन सूची से अपना विकल्प चुनकर ऐसा कर सकते हैं।
इतना ही! यह आपके ईमेल संदेश को आपके सिस्टम पर सहेजेगा ताकि आप इसे भविष्य में कभी भी एक्सेस कर सकें।
ईमेल संदेश को PDF के रूप में कैसे सहेजें
अगर आप प्रिंट आउट या कुछ और प्रेजेंटेशन लेना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल को पीडीएफ फॉर्मेट में भी सेव कर सकते हैं। एक ईमेल संदेश को पीडीएफ प्रारूप में सहेजना हमेशा एक बढ़िया विकल्प होता है क्योंकि यह पाठ के प्रारूपण में बाधा नहीं डालता है।
इसलिए, अपने ईमेल को पीडीएफ प्रारूप में सहेजने के लिए आपको यह करना होगा।
1. अपने सिस्टम पर आउटलुक लॉन्च करें और कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप पीडीएफ प्रारूप में सहेजना चाहते हैं।
2. शीर्ष मेनू बार से फ़ाइल विकल्प टैप करें।
3. "प्रिंट" चुनें।
4. प्रिंटर ड्रॉपडाउन मेनू के अंतर्गत, "Microsoft Print to PDF" विकल्प चुनें।
5. "प्रिंट" बटन पर टैप करें।
6. एक नया "पीडीएफ के रूप में सहेजें" विंडो स्क्रीन पर पॉप अप होगी। यहां, फ़ाइल प्रारूप को पीडीएफ के रूप में चुनें और अपने ईमेल को अपने सिस्टम के किसी भी स्थान पर सहेजें।
यह आपके ईमेल संदेश को पीडीएफ प्रारूप में सहेज लेगा।
अपने संपर्कों को फ़ाइलों के रूप में कैसे सहेजें
संपर्क ईमेल जितने ही महत्वपूर्ण हैं! यह प्रक्रिया लगभग ईमेल संदेशों को सहेजने के समान है, हालांकि संपर्कों के मामले में, वे VCF प्रारूप (vCard फ़ाइलें) में सहेजे जाएंगे।
इसलिए, यदि आप अपने ईमेल संपर्कों को अपने सिस्टम पर फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो आपको यह करना होगा।
1. आउटलुक खोलें और शीर्ष मेनू से "संपर्क" विकल्प चुनें।
2. अब संपर्क विंडो से फ़ाइल विकल्प पर टैप करें।
3. "इस रूप में सहेजें" विकल्प पर टैप करें।
4. इस रूप में सहेजें विंडो में उस स्थान का चयन करें जहां आप इस फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, फ़ाइल को नाम दें और "सहेजें" बटन पर हिट करें।
5. "सहेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप "इस रूप में सहेजें" के ड्रॉप डाउन मेनू से "vCard फ़ाइलें" प्रारूप का चयन करें।
और हाँ, आप कर चुके हैं! किसी संपर्क को vCard फ़ाइल के रूप में सहेजना हमेशा एक बढ़िया विकल्प होता है, यदि आप अन्य तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन में संपर्क स्थानांतरित करना चाहते हैं या यदि आप किसी अन्य व्यक्ति से कोई विशिष्ट संपर्क जानकारी साझा करना चाहते हैं।
तो दोस्तों, यहाँ एक त्वरित मार्गदर्शिका थी कि कैसे अपने ईमेल और संपर्कों को Microsoft Outlook पर फ़ाइलों के रूप में सहेजा जाए। इन वस्तुओं को सहेजने से आपको इसे अधिक तेज़ी से एक्सेस करने और इसे सुरक्षित रखने में भी मदद मिलेगी!