जब हमारे डेटा का बैकअप लेने की बात आती है, तो हम शायद ही किसी संबंधित नुकसान को देखते हैं। हमारे डेटा का बैकअप लेना हमेशा एक अच्छी बात है क्योंकि यह हमारे डेटा को सुरक्षित और संरक्षित रखता है। हमें हमेशा इस आदत को अपनाना चाहिए और अपने डेटा का नियमित बैकअप बनाए रखना चाहिए ताकि किसी भी दुर्घटना की स्थिति में खोने के लिए कुछ न हो।
इसी तरह, क्या यह बहुत अच्छा नहीं होगा यदि हम आउटलुक से अपने सभी ईमेल, संपर्क, अपॉइंटमेंट का बैकअप लें और उन्हें अपने सिस्टम पर फ़ाइलों के रूप में सहेजें ताकि आसान पहुंच हो? मान लीजिए, यदि आप आउटलुक का उपयोग व्यावसायिक उद्देश्य के लिए करते हैं तो ऐसा करने से आपको अपने सिस्टम पर अपने सभी ईमेल की एक प्रति बनाने में मदद मिलेगी ताकि आप इसे भविष्य में कभी भी एक्सेस कर सकें।
यहां आपके आउटलुक ईमेल का बैकअप लेने और उन्हें अपने सिस्टम पर फ़ाइलों के रूप में सहेजने के बारे में एक त्वरित गाइड है।
ईमेल संदेशों को फ़ाइलों के रूप में कैसे सहेजें
अपने ईमेल संदेशों को अपने सिस्टम पर फ़ाइलों के रूप में सहेजने के लिए इन त्वरित चरणों का पालन करें:
- अपने सिस्टम पर आउटलुक लॉन्च करें और कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं।
- शीर्ष मेनू बार से File विकल्प पर टैप करें।
- "Save as" विकल्प चुनें।
- अब, Save as विंडो में अपनी फ़ाइल का कोई भी नाम टाइप करें और फिर "Save" बटन दबाएं।
- विभिन्न "Save as" प्रकार के फॉर्मेट हैं जिनमें आप अपना ईमेल संदेश सहेज सकते हैं जिनमें शामिल हैं: Text Only, Outlook template, HTML और MHT।
- डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक "Outlook Unicode" फॉर्मेट का चयन करता है लेकिन यदि आप इसे बदलना चाहते हैं, तो आप ड्रॉपडाउन सूची से अपना विकल्प चुनकर ऐसा कर सकते हैं।
बस! यह आपके ईमेल संदेश को आपके सिस्टम पर सहेज देगा ताकि आप भविष्य में कभी भी इसे एक्सेस कर सकें।
ईमेल संदेश को PDF के रूप में कैसे सहेजें
यदि आप प्रिंट आउट लेना चाहते हैं या प्रेजेंटेशन बनाना चाहते हैं, तो आप अपने ईमेल को PDF फॉर्मेट में भी सहेज सकते हैं। ईमेल संदेश को PDF फॉर्मेट में सहेजना हमेशा एक बढ़िया विकल्प है क्योंकि यह टेक्स्ट फॉर्मेटिंग में बाधा नहीं डालता।
तो, यहां आपको अपने ईमेल को PDF फॉर्मेट में सहेजने के लिए क्या करना होगा।
- अपने सिस्टम पर आउटलुक लॉन्च करें और कोई भी ईमेल खोलें जिसे आप PDF फॉर्मेट में सहेजना चाहते हैं।
- शीर्ष मेनू बार से File विकल्प पर टैप करें।
- "Print" चुनें।
- Printer ड्रॉपडाउन मेनू के तहत, "Microsoft Print to PDF" विकल्प चुनें।
- "Print" बटन पर टैप करें।
- स्क्रीन पर एक नई "Save as PDF" विंडो पॉप अप होगी। यहां, फ़ाइल फॉर्मेट के रूप में PDF चुनें और अपने ईमेल को अपने सिस्टम के किसी भी स्थान पर सहेजें।
यह आपके ईमेल संदेश को PDF फॉर्मेट में सहेज देगा।
अपने संपर्कों को फ़ाइलों के रूप में कैसे सहेजें
संपर्क ईमेल जितने ही महत्वपूर्ण हैं! प्रक्रिया ईमेल संदेशों को सहेजने के समान है हालांकि संपर्कों के मामले में, उन्हें VCF फॉर्मेट (vCard Files) में सहेजा जाएगा।
तो, यदि आप अपने ईमेल संपर्कों को अपने सिस्टम पर फ़ाइल के रूप में सहेजना चाहते हैं तो यहां आपको क्या करना होगा।
- आउटलुक खोलें और शीर्ष मेनू से "Contact" विकल्प चुनें।
- अब Contact विंडो से File विकल्प पर टैप करें।
- "Save As" विकल्प पर टैप करें।
- Save As विंडो में उस स्थान का चयन करें जहां आप इस फ़ाइल को सहेजना चाहते हैं, फ़ाइल का नाम दें और "Save" बटन पर क्लिक करें।
- "Save" बटन पर क्लिक करने से पहले बस सुनिश्चित करें कि आप "Save As Type" के ड्रॉप डाउन मेनू से "vCard files" फॉर्मेट चुनें।
और हां, आपका काम हो गया! किसी संपर्क को vCard फ़ाइल के रूप में सहेजना हमेशा एक बढ़िया विकल्प है यदि आप संपर्कों को अन्य थर्ड-पार्टी एप्लिकेशन में ट्रांसफर करना चाहते हैं या यदि आप किसी विशिष्ट संपर्क जानकारी को किसी और के साथ साझा करना चाहते हैं।
तो दोस्तों, यहां माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पर अपने ईमेल और संपर्कों को फ़ाइलों के रूप में सहेजने के बारे में एक त्वरित गाइड था। इन वस्तुओं को सहेजने से आपको उन्हें अधिक तेजी से एक्सेस करने और उन्हें सुरक्षित रखने में भी मदद मिलेगी!
