कभी-कभी, आप किसी को एक गोपनीय ईमेल भेजना चाहते हैं जो केवल उनकी आंखों के लिए है। हालांकि ईमेल को वास्तव में सुरक्षित बनाने का कोई तरीका नहीं है, Gmail और Outlook दोनों आपके ईमेल को फॉरवर्ड होने से रोकने का एक तरीका प्रदान करते हैं।
बेशक, कोई हमेशा आपके ईमेल का स्क्रीनशॉट ले सकता है और उसे उस तरह शेयर कर सकता है, लेकिन Gmail और Outlook की फॉरवर्ड रोकथाम सुविधाओं का उपयोग करना आपके ईमेल को सुरक्षित रखने का एक सरल तरीका है। यहां बताया गया है कि उनका उपयोग कैसे करें।
Gmail में ईमेल फॉरवर्डिंग कैसे रोकें
Gmail में Confidential Mode (कॉन्फिडेंशियल मोड) नामक एक सुविधा है जो प्राप्तकर्ता के लिए फॉरवर्ड, कॉपी, प्रिंट, और डाउनलोड फंक्शन को अक्षम कर देती है, यदि वे Gmail का उपयोग करते हैं। जो Gmail का उपयोग नहीं करते हैं, उन्हें एक विशेष लिंक वाला ईमेल प्राप्त होगा जिसे ब्राउज़र में खोलकर ईमेल पढ़ा जा सकता है—यह Gmail पर इन-लाइन पढ़ने की तुलना में थोड़ा कम सुविधाजनक है, लेकिन काम पूरा हो जाता है।
आप ईमेल के लिए एक समाप्ति तिथि भी सेट कर सकते हैं और इसे SMS के माध्यम से प्राप्त पासकोड से लॉक कर सकते हैं।
Gmail पर Confidential Mode का उपयोग करने के लिए:
- एक ईमेल लिखें।
- नीचे टूलबार में Confidential Mode (कॉन्फिडेंशियल मोड) बटन पर क्लिक करें। यह एक लॉक और टाइमर जैसा दिखता है।
- खुलने वाली विंडो में, ईमेल के लिए समाप्ति तिथि सेट करने के लिए Set Expiry (समाप्ति सेट करें) ड्रॉपडाउन का उपयोग करें। आपको एक समाप्ति तिथि सेट करनी होगी, इसलिए यदि आप ईमेल के प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में रहने के बारे में चिंतित नहीं हैं, तो समाप्ति तिथि को अधिकतम पांच वर्षों के लिए सेट करें।
- अगला, अपना पासकोड विकल्प चुनें। यदि आप No SMS passcode (कोई SMS पासकोड नहीं) चुनते हैं, तो कोई अतिरिक्त सुरक्षा नहीं है। यदि आप SMS passcode (SMS पासकोड) चुनते हैं, तो आपको प्राप्तकर्ता का फोन नंबर दर्ज करना होगा ताकि वे SMS के माध्यम से पासकोड प्राप्त कर सकें।
- Save (सेव) पर क्लिक करें। आपको ईमेल के नीचे एक संदेश दिखाई देगा जो इंगित करता है कि आप एक गोपनीय ईमेल भेज रहे हैं। इन सेटिंग्स को बदलने के लिए, Edit (संपादित करें) पर क्लिक करें। वैकल्पिक रूप से, ईमेल से Confidential Mode को हटाने के लिए X पर क्लिक करें।
- अपना बाकी ईमेल मानक तरीके से लिखें और Send (भेजें) पर क्लिक करें।
Outlook में ईमेल फॉरवर्डिंग कैसे रोकें
आप Outlook में एन्क्रिप्टेड ईमेल भेज सकते हैं, वेब संस्करण और डेस्कटॉप ऐप दोनों में, लेकिन प्रवेश की बाधा Gmail की तुलना में कहीं अधिक है। यह मुख्य रूप से व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए डिज़ाइन किया गया है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको एक S/MIME एन्क्रिप्शन सर्टिफिकेट या Office 365 Enterprise लाइसेंस की आवश्यकता होती है। पूर्व को कैसे प्राप्त किया जाए, यह इस लेख के दायरे से बाहर है और Microsoft की सहायता वेबसाइट पर विस्तृत है।
यदि आप Outlook में ईमेल एन्क्रिप्शन के लिए सेट अप हैं, तो इसका मतलब है कि आप ऐसे संदेश भेज सकते हैं जिन्हें केवल इच्छित प्राप्तकर्ताओं द्वारा खोला जा सकता है—और इसलिए उन्हें फॉरवर्ड नहीं किया जा सकता।
Outlook डेस्कटॉप में यहां बताया गया है:
- एक ईमेल लिखें।
- Options (विकल्प) टैब पर क्लिक करें।
- ड्रॉपडाउन मेनू में, Do Not Forward (फॉरवर्ड न करें) चुनें।
- यदि आप ईमेल भेजने से पहले अपना मन बदलते हैं, तो Remove encryption (एन्क्रिप्शन हटाएं) पर क्लिक करें।
और Outlook वेब पर:
- एक ईमेल लिखें।
- तीन क्षैतिज डॉट्स आइकन चुनें और Message options (संदेश विकल्प) पर क्लिक करें।
- Encrypt this message (S/MIME) (इस संदेश को एन्क्रिप्ट करें (S/MIME)) पर क्लिक करें।
अपने ईमेल को सुरक्षित और एन्क्रिप्टेड रखें
याद रखें, ऐसी कोई चीज नहीं है जो केवल एक व्यक्ति द्वारा देखी जा सके। ऐसा इसलिए है क्योंकि प्राप्तकर्ता किसी अन्य तरीके से ईमेल वितरित कर सकता है, जैसे स्क्रीनशॉट के साथ या मैन्युअली टाइप करके। यदि कोई वास्तव में आपके ईमेल को फॉरवर्ड करना चाहता है, तो वह एक रास्ता ढूंढ लेगा, लेकिन यहां वर्णित विधाएं रक्षा की एक अच्छी पहली पंक्ति हैं।
हालांकि, यदि ईमेल सुरक्षा आपके लिए बहुत महत्वपूर्ण है, तो शायद ऐसे ईमेल प्रदाता का उपयोग करने पर विचार करें जो आपकी सुरक्षा को पहले रखता है। ProtonMail एक प्रसिद्ध उदाहरण है, लेकिन ऐसी अन्य सेवाएं हैं जो आपके डेटा और संदेशों को सुरक्षित रखने में मदद करेंगी।
