एक पेशेवर के लिए, ईमेल के बिना एक दिन की कल्पना करना असंभव है। अध्ययनों से पता चलता है कि कॉर्पोरेट पेशेवर अपने कार्यालय समय का लगभग एक तिहाई समय अपने इनबॉक्स को चेक करने में व्यतीत करते हैं।
ईमेल को प्राथमिकता देकर, आप अपनी उत्पादकता, फोकस और रचनात्मकता का त्याग कर देते हैं। निम्नलिखित टिप्स आपके इनबॉक्स चेक समय को नियंत्रण में रखने में आपकी सहायता कर सकते हैं।
1. सीमित चेकिंग ईमेल
अपने इनबॉक्स को अनंत बार चेक करना आपको कहीं नहीं ले जाएगा। इसलिए, अपने इनबॉक्स में जितनी बार आप नए ईमेल देखना चाहते हैं, उतनी बार सीमित करें।
अपनी आवश्यकता और कार्यभार के आधार पर सीमा बनाएं। काम के घंटों की शुरुआत और अंत में ईमेल की जाँच करना ठीक है। यदि आवश्यक हो, तो आप इसे लंच के बाद एक बार चेक भी कर सकते हैं।
सुबह और शाम, या जब आप अपने परिवार के साथ समय बिताते हैं, तो दिन के सबसे अधिक उत्पादक घंटों के दौरान अपने इनबॉक्स की जांच न करें। आप लचीले हो सकते हैं और तब तक प्रयोग करना जारी रख सकते हैं जब तक आपको कुछ उपयुक्त न मिल जाए। उदाहरण के लिए, आप इस तरह की सीमाएँ निर्धारित कर सकते हैं:
- सुबह 10 बजे से पहले और शाम 7 बजे के बाद व्यावसायिक ईमेल की जांच न करें। या सप्ताहांत के दौरान।
- अपना इनबॉक्स दिन में केवल दो या तीन बार चेक करें।
- ऐसे किसी भी संरचित सिस्टम का उपयोग करें जो केवल हाल ही के या महत्वपूर्ण ईमेल दिखाता हो।
2. टास्क को सीधे टास्क मैनेजमेंट ऐप पर प्राप्त करें
क्या आप उनमें से एक हैं जो कार्य असाइनमेंट के लिए ईमेल पर निर्भर हैं? यदि हां, तो यह बदलने का समय है। इनबॉक्स की लगातार जांच करने के शीर्ष कारणों में से एक यह है कि अन्य लोग आपको ईमेल के माध्यम से नए कार्य सौंपते हैं या आपके कार्यों को वहीं रखते हैं।
आपके ईमेल इनबॉक्स को आपकी टू-डू सूची के रूप में कार्य करने की आवश्यकता नहीं है। केवल संचार उद्देश्यों के लिए ईमेल के उपयोग को प्रतिबंधित करें, कार्य प्रबंधन ऐप्स या टू-डू सूची एप्लिकेशन की प्रतिक्रिया से परे कार्रवाई की आवश्यकता वाली किसी भी चीज़ को स्थानांतरित करें। ऐसे एप्लिकेशन तत्काल संचार सुविधाएं भी प्रदान करते हैं जो परियोजना प्रबंधन को सहज बना देंगे।
3. ईमेल पर तुरंत कार्रवाई करें
यदि आप कोई ईमेल खोलते हैं और उसे पढ़ते हैं, तो पढ़ने के बाद उसे बंद न करें और अन्य ईमेल में व्यस्त रहें। जवाब देने के लिए दोबारा अपने इनबॉक्स में आने से बचने के लिए उस ईमेल पर तुरंत कार्रवाई करें।
अगर ईमेल को उत्तर की आवश्यकता है, तो वह करें। यदि आपको भविष्य के संदर्भ के लिए ईमेल की आवश्यकता है:
- रखें।
- यदि ईमेल व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है, तो उसे तारांकित करें।
- अगर आपको अब इसकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे हटा दें।
आपके द्वारा पढ़े जाने वाले प्रत्येक ईमेल के साथ काम करना आपके इनबॉक्स और दिमाग को अव्यवस्था से मुक्त रखने की कुंजी है।
4. अपना ईमेल क्लाइंट बंद करें
हां, आप ईमेल ऐप को चालू रखे बिना अपने डेस्कटॉप पर काम करना जारी रख सकते हैं। अपने ईमेल की जाँच करने और उनका जवाब देने के बाद, ऐप को बंद करें और अपने कार्यों को पूरा करने पर ध्यान दें।
अपने परिवार, दोस्तों, सहकर्मियों और ग्राहकों को सूचित करें कि तत्काल प्रतिक्रिया के लिए ईमेल आप तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
एक बार जब वे इसके बारे में जानते हैं, तो उन्हें ईमेल प्रतिक्रिया के संबंध में आपसे सीमित अपेक्षाएं होंगी। आप अपने परिवार और सहकर्मियों के संपर्क में रहने के लिए अपने फोन या लैपटॉप पर कई अन्य त्वरित संदेश अनुप्रयोगों का उपयोग कर सकते हैं।
5. ईमेल के जवाबों को छोटा रखें
अगर आपको लंबे ईमेल लिखने की आदत है, तो अपना समय बर्बाद करना बंद करें और छोटे ईमेल संदेश लिखने पर स्विच करें। सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल बिंदु पर हैं, और किसी भी भ्रम से बचने के लिए आपकी क्वेरी पहली पंक्ति में बताई गई है। आप अधिकांश ईमेल को कुछ वाक्यों में समाप्त कर सकते हैं, और इसकी संक्षिप्तता से पता चलता है कि आप अपने समय सहित सभी के समय को महत्व देते हैं।
केवल कुछ ईमेल के लिए लंबी प्रतिक्रिया की आवश्यकता होगी, और आप उन्हें आसानी से "बाद में जवाब दें" श्रेणी में रख सकते हैं। यदि संभव हो, तो आप ऐसे उत्तर ऑडियो संदेशों के रूप में भेज सकते हैं।
6. ईमेल नोटिफिकेशन को ना कहें
सूचनाएं आधुनिक समय के पेशेवर के लिए व्याकुलता का प्रमुख कारण हैं। यह मान लेना गलत होगा कि सभी सूचनाएं सोशल मीडिया से आती हैं।
ईमेल अलर्ट भी कभी-कभी दिखाई देते हैं, जिससे आपका नियमित कार्यप्रवाह बाधित हो जाता है। ईमेल सूचना सक्षम होने से, ऐप या टैब को बंद करने से कोई मदद नहीं मिलेगी।
यदि आप हर नई ईमेल सूचना से विचलित होते हैं और अपने ईमेल इनबॉक्स की जाँच में व्यस्त हो जाते हैं, तो नई ईमेल सूचना को निष्क्रिय करना बेहतर है। यह आपको वर्तमान कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा, विशेष रूप से उन पर जिन पर पूर्ण ध्यान देने की आवश्यकता है।
7. सप्ताहांत ऑटोरेस्पोन्डर को सक्रिय करने का प्रयास करें
यदि आप एक फ्रीलांसर या एक एकल व्यवसायी हैं तो यह विधि आवश्यक है। ऑटोरेस्पोन्डर आपके मन की शांति के लिए ईमेल को अनदेखा करते हुए आपको सभी से अलग होने से बचाता है।
कुछ विचारशील और सूचनात्मक ऑटोरेस्पोन्डर बनाएं जो सप्ताहांत या छुट्टियों के दौरान आपको मिलने वाले सभी ईमेल का ध्यान रख सकें।
8. अपने स्मार्टफ़ोन पर ईमेल चेक करना बंद करें
यह बिंदु आपको FOMO से डरा सकता है। हालाँकि, दो बार सोचें कि क्या आपको वास्तव में अपने फोन पर ईमेल क्लाइंट स्थापित करने की आवश्यकता है या नहीं। ईमेल प्राप्त करने के बजाय, आप अपने फोन पर अधिक त्वरित संचार ऐप जैसे स्लैक का उपयोग कर सकते हैं। आइए ईमेल को आपके डेस्कटॉप पर छोड़ दें और बिना किसी चिंता के अपने छोटे ब्रेक का आनंद लें।
9. अपने इनबॉक्स स्पेस को महत्व दें
हो सकता है कि आप एक निःशुल्क ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हों, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने इनबॉक्स को अवांछित ईमेल से अव्यवस्थित होने देंगे। यदि आपने उन वेबसाइटों की सदस्यता ली है जो बिक्री और प्रचार सौदों के साथ दिन भर आप पर बमबारी करती हैं, तो यह कुछ कार्रवाई करने का समय है।
कई प्रचार ईमेल आपके ईमेल पर आते हैं क्योंकि आपने उन्हें पहले स्थान पर अनुमति दी थी। इसलिए, उन वेबसाइटों से सदस्यता समाप्त करें जिनमें अब आपकी रुचि नहीं है।
साथ ही, अगली बार न्यूज़लेटर्स के लिए साइन अप करने से पहले दो बार सोचें। इसके साथ, आपको महत्वपूर्ण ईमेल खोजने या अनावश्यक ईमेल हटाने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ता है।
10. अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल खातों को अलग करें
ऐसा लग सकता है कि हम सभी जानते हैं, लेकिन हमेशा कुछ लोग ऐसे होंगे जो एक ही इनबॉक्स में पेशेवर और व्यक्तिगत दोनों ईमेल प्राप्त करते हैं। यदि आप उनमें से एक हैं, तो यह सही समय है कि आप व्यक्तिगत और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अलग-अलग ईमेल बनाएं।
कार्यालय समय के दौरान अपने व्यक्तिगत ईमेल की जांच न करने का प्रयास करें (जब तक कि आप कुछ महत्वपूर्ण ईमेल आने की उम्मीद नहीं कर रहे हैं)। इसी तरह ऑफिस टाइम के बाहर ऑफिशियल ईमेल चेक करने से बचें। इस प्रकार, आप एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाए रख सकते हैं जो अंततः आपकी उत्पादकता में योगदान देगा।
अपने इनबॉक्स को प्रभावित किए बिना उत्पादक रूप से कार्य करें
भले ही ईमेल ने हमारे संवाद करने के तरीके में क्रांतिकारी बदलाव लाए हों, लेकिन इस पर बहुत अधिक ध्यान देना विचलित करने वाला और विनाशकारी दोनों हो सकता है। अपना ध्यान अपने इनबॉक्स पर सीमित करके, आप दिन-प्रतिदिन के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना जारी रख सकते हैं।