एक पेशेवर के लिए, ईमेल के बिना एक दिन की कल्पना करना असंभव है। अध्ययन दिखाते हैं कि कॉर्पोरेट पेशेवर अपने कार्यालय के घंटों का लगभग एक तिहाई अपने इनबॉक्स की जांच में बिताते हैं।
ईमेल को प्राथमिकता देकर, आप अपनी उत्पादकता, फोकस और रचनात्मकता का त्याग कर देते हैं। निम्नलिखित युक्तियाँ आपके इनबॉक्स जांच समय को नियंत्रण में रखने में मदद कर सकती हैं।
1. ईमेल जांचने की सीमा तय करें
अपने इनबॉक्स को अनंत बार जांचने से आप कहीं नहीं पहुंचेंगे। इसलिए, आप अपने इनबॉक्स में नए ईमेल की जांच करना कितनी बार चाहते हैं, इसकी सीमा तय करें।
अपनी आवश्यकता और कार्यभार के आधार पर सीमा बनाएं। कार्य घंटों की शुरुआत और अंत में ईमेल जांचना ठीक है। यदि आवश्यक हो, तो आप दोपहर के भोजन के बाद भी एक बार जांच सकते हैं।
दिन के सबसे उत्पादक घंटों के दौरान, जैसे सुबह और शाम, या जब आप अपने परिवार के साथ समय बिता रहे हों, अपने इनबॉक्स की जांच न करें। आप लचीले हो सकते हैं और तब तक प्रयोग करते रह सकते हैं जब तक आपको कुछ उपयुक्त न मिल जाए। उदाहरण के लिए, आप ऐसी सीमाएं निर्धारित कर सकते हैं:
- सुबह 10 बजे से पहले और शाम 7 बजे के बाद या सप्ताहांत के दौरान व्यावसायिक ईमेल न जांचें।
- दिन में केवल दो या तीन बार अपना इनबॉक्स जांचें।
- कोई भी संरचित प्रणाली उपयोग करें जो केवल हाल के या महत्वपूर्ण ईमेल दिखाती है।
2. कार्यों को सीधे टास्क मैनेजमेंट ऐप में प्राप्त करें
क्या आप उनमें से हैं जो कार्य असाइनमेंट के लिए ईमेल पर निर्भर हैं? यदि हां, तो बदलाव का समय आ गया है। लगातार इनबॉक्स जांचने के शीर्ष कारणों में से एक यह है कि अन्य लोग आपको ईमेल के माध्यम से नए कार्य सौंपते हैं या आपके कार्य वहीं रखते हैं।
आपका ईमेल इनबॉक्स आपकी टू-डू सूची के रूप में काम नहीं करना चाहिए। ईमेल उपयोग को केवल संचार उद्देश्यों तक सीमित रखें, किसी भी चीज़ जिसे उत्तर से परे कार्रवाई की आवश्यकता है, उसे टास्क मैनेजमेंट ऐप्स या टू-डू सूची एप्लिकेशन में ले जाएं। ऐसे एप्लिकेशन त्वरित संचार सुविधाएं भी प्रदान करते हैं जो परियोजना प्रबंधन को निर्बाध बनाएंगे।
3. ईमेल पर तुरंत कार्रवाई करें
यदि आप एक ईमेल खोलते हैं और पढ़ते हैं, तो बस इसे पढ़ने के बाद बंद न करें और अन्य ईमेल के साथ व्यस्त हो जाएं। अपने इनबॉक्स में फिर से जवाब देने के लिए वापस आने से बचने के लिए उस ईमेल पर तुरंत कार्रवाई करें।
यदि ईमेल को उत्तर की आवश्यकता है, तो ऐसा करें। यदि आपको भविष्य के संदर्भ के लिए ईमेल की आवश्यकता है:
- इसे रखें।
- यदि ईमेल व्यवसाय-महत्वपूर्ण है, तो इसे स्टार करें।
- यदि आपको अब इसकी आवश्यकता नहीं है, तो इसे हटा दें।
आपके द्वारा पढ़े गए प्रत्येक ईमेल को निपटाना आपके इनबॉक्स और दिमाग को अव्यवस्था से मुक्त रखने की कुंजी है।
4. अपना ईमेल क्लाइंट बंद करें
हां, आप ईमेल ऐप को चालू रखे बिना अपने डेस्कटॉप पर काम करना जारी रख सकते हैं। अपने ईमेल की जांच और जवाब देने के बाद, ऐप को बंद करें और अपने कार्यों को पूरा करने पर ध्यान केंद्रित करें।
अपने परिवार, दोस्तों, सहकर्मियों और ग्राहकों को सूचित करें कि तत्काल प्रतिक्रिया के लिए ईमेल आप तक पहुंचने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है।
एक बार जब वे इसके बारे में जान जाते हैं, तो ईमेल प्रतिक्रिया के संबंध में आपसे उनकी अपेक्षाएं सीमित हो जाएंगी। आप अपने फोन या लैपटॉप पर विभिन्न अन्य इंस्टेंट मैसेजिंग एप्लिकेशन का उपयोग करके अपने परिवार और सहकर्मियों के संपर्क में रह सकते हैं।
5. ईमेल उत्तरों को छोटा रखें
यदि आपको लंबे ईमेल लिखने की आदत है, तो अपना समय बर्बाद करना बंद करें और छोटे ईमेल संदेश लिखने पर स्विच करें। सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल मुद्दे पर हैं, और आपका प्रश्न भ्रम से बचने के लिए पहली पंक्ति में ही बताया गया है। आप अधिकांश ईमेल को कुछ वाक्यों में समाप्त कर सकते हैं, और इसकी संक्षिप्तता दर्शाती है कि आप हर किसी के समय को महत्व देते हैं, जिसमें आपका अपना भी शामिल है।
केवल कुछ ईमेल को लंबे उत्तर की आवश्यकता होगी, और आप उन्हें आसानी से "बाद में जवाब दें" श्रेणी में रख सकते हैं। यदि संभव हो, तो आप ऐसे उत्तरों को ऑडियो संदेशों के रूप में भेज सकते हैं।
6. ईमेल सूचनाओं को ना कहें
सूचनाएं आधुनिक समय के पेशेवर के लिए विकर्षण का प्रमुख कारण हैं। यह मानना गलत होगा कि सभी सूचनाएं सोशल मीडिया से आती हैं।
ईमेल अलर्ट भी कभी-कभी दिखाई देते हैं, जिससे आपका नियमित कार्य प्रवाह बाधित होता है। ईमेल सूचना सक्षम होने पर, ऐप या टैब बंद करना किसी भी मदद का नहीं होगा।
यदि आप हर नई ईमेल सूचना से विचलित हो जाते हैं और अपने ईमेल इनबॉक्स की जांच में व्यस्त हो जाते हैं, तो नई ईमेल सूचना को अक्षम करना बेहतर है। यह आपको हाथ में लिए गए कार्य पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा, विशेष रूप से उन कार्यों पर जिन्हें पूर्ण ध्यान देने की आवश्यकता है।
7. सप्ताहांत ऑटोरिस्पॉन्डर सक्रिय करने का प्रयास करें
यह विधि आवश्यक है यदि आप एक फ्रीलांसर या सोलोप्रेन्योर हैं। ऑटोरिस्पॉन्डर आपको मानसिक शांति के लिए ईमेल को नजरअंदाज करते हुए सभी से अलग-थलग होने से बचाता है।
कुछ विचारशील और सूचनात्मक ऑटोरिस्पॉन्डर बनाएं जो सप्ताहांत या छुट्टियों के दौरान आपको मिलने वाले सभी ईमेल का ध्यान रख सकें।
8. अपने स्मार्टफोन पर ईमेल जांचना बंद करें
यह बिंदु FOMO के साथ आपको डरा सकता है। हालांकि, दो बार सोचें कि क्या आपको वास्तव में अपने फोन पर ईमेल क्लाइंट इंस्टॉल करने की आवश्यकता है या नहीं। ईमेल प्राप्त करने के बजाय, आप अपने फोन पर Slack जैसे अधिक त्वरित संचार ऐप्स का उपयोग कर सकते हैं। आइए ईमेल को अपने डेस्कटॉप के लिए छोड़ दें और बिना किसी चिंता के अपने छोटे ब्रेक का आनंद लें।
9. अपने इनबॉक्स स्थान को महत्व दें
आप एक मुफ्त ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे होंगे, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप अपने इनबॉक्स को अवांछित ईमेल से अव्यवस्थित होने देंगे। यदि आपने उन वेबसाइटों की सदस्यता ली है जो पूरे दिन आपको बिक्री और प्रचार सौदों से भर देती हैं, तो कुछ कार्रवाई करने का समय आ गया है।
कई प्रचार ईमेल आपके ईमेल पर आते हैं क्योंकि आपने उन्हें पहली जगह में अनुमति दी थी। इसलिए, उन वेबसाइटों से सदस्यता समाप्त करें जिनमें आपकी अब रुचि नहीं है।
साथ ही, अगली बार न्यूज़लेटर्स के लिए साइन अप करने से पहले दो बार सोचें। इसके साथ, आपको महत्वपूर्ण ईमेल ढूंढने या अनावश्यक ईमेल हटाने में समय नहीं लगाना पड़ेगा।
10. अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक ईमेल खातों को अलग करें
यह कुछ ऐसा लग सकता है जिसे हम सभी जानते हैं, लेकिन हमेशा कुछ लोग होंगे जो एक ही इनबॉक्स में पेशेवर और व्यक्तिगत दोनों ईमेल प्राप्त करते हैं। यदि आप उनमें से एक हैं, तो उच्च समय है कि आप व्यक्तिगत और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए अलग-अलग ईमेल बनाएं।
कार्यालय समय के दौरान अपने व्यक्तिगत ईमेल की जांच न करने का प्रयास करें (जब तक कि आप कुछ महत्वपूर्ण ईमेल आने की उम्मीद न कर रहे हों)। इसी तरह, कार्यालय समय के बाहर आधिकारिक ईमेल जांचने से बचें। इस प्रकार, आप एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाए रख सकते हैं जो अंततः आपकी उत्पादकता में योगदान देगा।
इनबॉक्स को बाधित किए बिना उत्पादकता से काम करें
भले ही ईमेल ने हमारे संचार के तरीके में क्रांतिकारी बदलाव लाया है, इस पर बहुत अधिक ध्यान देना विचलित करने वाला और विनाशकारी दोनों हो सकता है। अपने इनबॉक्स पर ध्यान सीमित करके, आप दिन-प्रतिदिन के कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना जारी रख सकते हैं।
