हम हर दिन ईमेल भेजते और प्राप्त करते हैं। फिर भी, हम शर्मनाक गलतियां करते हैं जिन्हें हम पूरी तरह से "पूर्ववत" नहीं कर सकते। इसलिए, एक प्रभावी ईमेल लिखना जो आपके पाठक का ध्यान रखे और हमारी दुनिया की चुनौतियों को ध्यान में रखे, मुश्किल हो सकता है।
इसे ध्यान में रखते हुए, हमने कुछ आवश्यक नियम संकलित किए हैं जिन्हें आपको लोगों को ईमेल करते समय जानना आवश्यक है। इन सरल नियमों का पालन करके सहजता से बेहतर ईमेल लिखें।
1. अभिवादन और साइन-ऑफ पर पुनर्विचार करें
"उम्मीद है आपका सप्ताह बहुत अच्छा चल रहा है!" ईमेल शुरू करने का एक शानदार तरीका हुआ करता था। अब नहीं! जीवन की अनिश्चितता को देखते हुए, यह लापरवाह और अत्यधिक अलग लग सकता है।
यही बात "सादर," "शुभकामनाएं," या "चीयर्स" जैसे साइन-ऑफ के लिए भी लागू होती है—जो पहले पूरी तरह से ठीक काम करते थे लेकिन कभी-कभी वास्तविकता से दूर लग सकते हैं।
तो, क्यों न इसे सरल और वास्तविक रखा जाए? "सुरक्षित रहें," "अपना ख्याल रखें," या "ईमानदारी से" जैसे साइन-ऑफ के लिए जाएं। अभिवादन के लिए, "उम्मीद है सब ठीक है" या "उम्मीद है आप और आपके प्रियजन सुरक्षित हैं" अच्छे शुरुआती बिंदु हो सकते हैं।
2. एक स्पष्ट विषय पंक्ति शामिल करें
यह ईमेल नियम उतना ही पुराना है जितना कि ईमेल स्वयं। ऐसा इसलिए है क्योंकि लोग अक्सर विषय पंक्ति के आधार पर तय करते हैं कि वे ईमेल खोलेंगे या नहीं।
अब हमारा सारा काम ऑनलाइन है, क्या महत्वपूर्ण है और क्या नहीं इसे प्राथमिकता देने की आवश्यकता महत्वपूर्ण है। इसलिए, यदि आप अभी भी विषय पंक्ति खाली छोड़ रहे हैं, तो संभावना है कि आपका ईमेल नजरअंदाज कर दिया जाएगा।
आदर्श विषय पंक्ति में 10 से कम शब्द होते हैं। ऐसा चुनें जो आपकी चिंताओं को संबोधित करे और बताए कि ईमेल किस बारे में है। "विमानन परियोजना के लिए प्रस्ताव," "बैठक पुनर्निर्धारित," या "आपकी प्रस्तुति के बारे में त्वरित प्रश्न" कुछ अच्छे विषय पंक्ति उदाहरण हैं जिनसे आप संकेत ले सकते हैं।
3. एक पेशेवर हस्ताक्षर का उपयोग करें
एक पूर्व-निर्धारित हस्ताक्षर ब्लॉक रखें जिसका उपयोग आप अपने सभी व्यक्तिगत उपकरणों पर ईमेल का उत्तर देने के लिए करते हैं। इसमें आपका नाम, आपकी कंपनी का पदनाम, और आपकी संपर्क जानकारी होनी चाहिए।
यह आपके प्राप्तकर्ता को इस बारे में एक अच्छा विचार देता है कि आप कौन हैं और यदि आवश्यकता हो तो आपसे कैसे संपर्क किया जाए। जब आपके पेशेवर हस्ताक्षर के फ़ॉन्ट और आकार की बात आती है, तो सुनिश्चित करें कि यह शेष ईमेल के समान है।
इसके अलावा, अपने ईमेल को आत्मविश्वास के साथ समाप्त करें लेकिन कहावतों या व्यक्तिगत विवरणों के साथ अति न करें।
4. यदि आप पहली बार वस्तुतः मिल रहे हैं तो अपना परिचय दें
हम सभी उन स्थितियों में पड़ चुके हैं जहां हमें किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करना पड़ा जिससे हम कभी नहीं मिले। एक अजनबी से ईमेल प्राप्त करना अजीब हो सकता है। और यह इसे हल्के ढंग से कहना है।
इसलिए, ईमेल प्राप्तकर्ता को अपना परिचय देने के लिए एक मिनट लें। संदर्भ महत्वपूर्ण है, और पहली छाप अभी भी मायने रखती है। इसलिए, "नमस्ते! यह मल्टीसेन प्रा. लि. से ट्रेसी है, और मैं ईमेल कर रही हूं क्योंकि आपने हमारे इलेक्ट्रॉनिक उत्पादों को खरीदने में रुचि व्यक्त की है" जैसी एक पंक्ति जोड़ें।
या, जब आपको ईमेल द्वारा किसी से परिचित कराया जा रहा हो, तो आप उन्हें यह कहते हुए एक पंक्ति भी भेज सकते हैं कि उनसे ई-मिलना कितना प्यारा है।
5. दयालु ईमेल लिखें
हम इस बात पर पर्याप्त जोर नहीं दे सकते। जीवन कठिन है। सबसे बढ़कर, यह अत्यधिक अनिश्चित है।
क्या उन्होंने समय सीमा चूक दी? क्या वे उस निर्धारित Google Meet के लिए नहीं आए? एक सख्त ईमेल भेजने से पहले—रुकें और सोचें। क्या होगा अगर कोई चिकित्सीय आपात स्थिति है?
इसलिए, दयालु बनें और पूछें कि क्या उनके साथ सब ठीक है। "आज मीटिंग में आपको याद किया। बस जांच कर रहा हूं कि सब कुछ ठीक है।" जैसा ईमेल ऐसे रिश्ते बना सकता है जो समय की कसौटी पर खरे उतरते हैं।
6. अटैचमेंट को कंप्रेस/आकार बदलें और नाम दें जब संभव हो
हम इस ईमेल नियम के बारे में ज्यादा बात नहीं करते क्योंकि बड़े अटैचमेंट भेजते समय, हम स्वचालित रूप से मान लेते हैं कि हमारे प्राप्तकर्ता के पास पर्याप्त जगह है। बड़ी फ़ाइलों को डाउनलोड करने में अधिक समय लगता है और जल्दी ही परेशान करने लगती हैं।
इसलिए, उन्हें कंप्रेस या रीसाइज़ करना एक बिंदु बनाएं। यदि आप एक साथ बहुत सारी फ़ाइलें साझा कर रहे हैं, तो एक विनम्र नोट जोड़ना एक अच्छा अभ्यास है जो बताता है कि अटैचमेंट किस लिए हैं।
इसके अलावा, उन्हें भेजने से पहले अपने अटैचमेंट का नाम रखें। अपना CV भेज रहे हैं? फ़ाइल का नाम बदलकर Tracy_Mackenzie_CV करें और सही पैर पर शुरुआत करें।
7. ईमेल को एक और इंस्टेंट मैसेजिंग ऐप न बनाएं
हम सभी को इंस्टेंट मैसेजिंग पसंद है क्योंकि—यह तत्काल है।
लेकिन जब आप दोनों को मिलाते हैं और इंस्टेंट मैसेजिंग के विकल्प के रूप में ईमेल का उपयोग करते हैं, तो आप कष्टप्रद और अव्यवसायिक होने का जोखिम उठाते हैं।
इसलिए, आपको पता होना चाहिए कि कब ईमेल भेजना है और कब दूसरे के साथ फॉलो-अप करना है। बहुत सारे फॉलो-अप ईमेल भेजने की गलती न करें क्योंकि वे घर से काम कर रहे हो सकते हैं। किसी को यह पूछने के लिए कॉल न करें कि उन्होंने ईमेल चेक किया या नहीं।
यदि यह तत्काल है, तो संचार के किसी अन्य तरीके का उपयोग करें।
8. हास्य का उपयोग करें, लेकिन संयम से
जबकि कई लोग इन असाधारण समय में माहौल को हल्का करने के लिए हास्य का उपयोग कर रहे हैं, ईमेल में हास्य का उपयोग करने की समस्या यह है कि यह उल्टा पड़ सकता है।
यदि आप ईमेल में हास्य का उपयोग करना चाहते हैं, तो केवल तभी करें जब आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से जानते हों। आप किसी गंभीर स्थिति में किसी के प्रति असम्मानजनक या असभ्य नहीं दिखना चाहते। इसके अलावा, जो सुनने में मजेदार लगता है वह पढ़ने में मजेदार नहीं लग सकता।
बुद्धिमानी की बात: यदि आप संदेह में हैं, तो इसे छोड़ देना सबसे अच्छा है।
आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट करें और अपने कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करें
इन दिनों लोगों को ईमेल करते समय, आपको घंटों का भी ध्यान रखना चाहिए। वर्क-फ्रॉम-होम जीवन शैली के बढ़ने के साथ, काम और हमारे व्यक्तिगत जीवन के बीच की सीमाएं धुंधली हो गई हैं। आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर यह समझना आसान बनाते हैं कि कोई कब बैठक के लिए उपलब्ध है या ईमेल का जवाब देने के लिए।
अपने ईमेल क्लाइंट की सेटिंग्स देखें और जब आप दूर हों या अपनी डेस्क पर न हों तो ऑटोरिस्पॉन्डर्स कॉन्फ़िगर करें। उदाहरण के लिए, Gmail इसे वेकेशन रिस्पॉन्डर कहता है, जबकि Microsoft Outlook आउट ऑफ ऑफिस रिप्लाई का उपयोग करता है।
हमें उम्मीद है कि प्रभावी ईमेल लिखने के ये सुनहरे नियम और सही ईमेल आदतें आपका समय बचाने और सही प्रतिक्रियाएं तैयार करने में मदद करेंगी।
