परफेक्ट प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखें (डेटा द्वारा समर्थित)

प्रभावी ईमेल लिखना काफी आसान लगता है। लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपके ईमेल और भी बेहतर प्रदर्शन करें, तो निम्नलिखित विज्ञान समर्थित नियमों को ध्यान में रखें।

अतीत में, हमने 12 कारण सूचीबद्ध किए हैं कि क्यों लोग अभी भी आपके ईमेल को अनदेखा कर रहे हैं। हमने आपको व्यस्त लोगों को आपके संदेशों का जवाब देने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश भी दिए हैं। लेकिन अब समय आ गया है कि हम कुछ और विशिष्ट, कार्रवाई योग्य टिप्स साझा करें — जो डेटा द्वारा समर्थित हों।

इन युक्तियों में से प्रत्येक न केवल आपके ईमेल पढ़ने की संभावनाओं में सुधार करता है, बल्कि आपको उन ईमेल से सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने की भी संभावना है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईमेल अभी भी व्यापार जगत में संचार का मुख्य रूप है। प्रभावी ईमेल तैयार करने का तरीका जानने के द्वारा, आप स्वयं को अपने सहकर्मियों पर एक निश्चित लाभ देते हैं।

1. प्रथम नाम की शर्तें प्राप्त करें

यह स्पष्ट लगता है, लेकिन यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि लोग आपसे ईमेल प्राप्त करते समय ध्यान दें, तो उनके नाम का उपयोग करें। और इसे एक से अधिक बार उपयोग करें।

2006 में वापस प्रकाशित शोध से पता चला कि मस्तिष्क के कई क्षेत्र "अपने नाम के लिए अधिक सक्रियता दिखाते हैं", इस बात का प्रमाण देते हैं कि "अपना नाम सुनने से मस्तिष्क की सक्रियता अद्वितीय होती है"।

ईमेल विषय में अपने प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करना और ईमेल बॉडी इसलिए एक मनोवैज्ञानिक चाल है जो ध्यान खींच सकती है। "होप टू हियर फ्रॉम शीन, स्टेन" के साथ समापन केवल "आशा है कि आपसे जल्द ही सुनने की आशा" से कहीं अधिक प्रभावी है।

2. हेलो इफ़ेक्ट को गले लगाओ

लोग उन लोगों से प्रभावित होते हैं जिन पर वे भरोसा करते हैं। यदि कोई प्रबंधक आपको अपनी कंपनी के निदेशक से संपर्क करने की सलाह देता है, तो उस प्रबंधक का नाम अपने परिचयात्मक ईमेल में दें। कोल्ड ईमेल प्राप्त करने के लिए भयानक हैं। यह दिखाना कि आपको किसी ऐसे व्यक्ति का समर्थन प्राप्त है जिस पर आपका प्राप्तकर्ता भरोसा करता है, इसलिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।

यह आंशिक रूप से हेलो प्रभाव . नामक सिद्धांत के कारण है . यह एक प्रकार का पुष्टिकरण पूर्वाग्रह है। इस मामले में, पूर्वाग्रह से निर्देशक के आप . के सामान्य प्रभाव में सुधार होने की संभावना है केवल प्रबंधक के उनके अनुकूल प्रभाव के कारण जिन्होंने आपको रेफर किया था।

हालाँकि, आपको वरिष्ठों का उल्लेख करने की ज़रूरत नहीं है। विशेषज्ञों, ग्राहकों, आपसी मित्रों और भीड़ के विचारों और विचारों को आकर्षित करना भी आपके ईमेल को मजबूत कर सकता है, बशर्ते प्राप्तकर्ता आपके द्वारा संदर्भित लोगों के विचारों को महत्व देता हो ।

3. गुस्सा हो या खुश। लेकिन नेवर न्यूट्रल

जब बूमरैंग , एक प्रमुख जीमेल ऐप, ने अपने डेटा का विश्लेषण किया, तो उन्होंने कुछ अविश्वसनीय रूप से दिलचस्प पाया। "प्रतिक्रिया दर निर्धारित करने में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक यह है कि संदेश में शब्द कितने सकारात्मक (महान जैसे शब्द) या नकारात्मक (बुरे जैसे शब्द) हैं"।

दोनों मामूली सकारात्मक और नकारात्मक ईमेल को तटस्थ ईमेल की तुलना में 5-15% अधिक प्रतिक्रियाएं मिलीं। कहा जा रहा है कि, अत्यंत शत्रुतापूर्ण ईमेल को बमुश्किल कोई प्रतिक्रिया मिली। अत्यधिक चापलूसी करने वाले ईमेल ने भी बेहतर प्रदर्शन नहीं किया। दूसरे शब्दों में, अपनी भावनाओं पर काबू पाएं, लेकिन अति प्रतिक्रिया न करें।

4. इसे छोटा रखें (लेकिन कितना छोटा? )

मैं जानता हूँ मैं जानता हूँ। इसके अपवाद होंगे। मेरी पसंदीदा सेरेब्रल साइटों में से एक, ब्रेन पिकिंग्स अविश्वसनीय रूप से लंबे ईमेल भेजता है जो पढ़ने में प्रसन्नता होती है। लेकिन कुल मिलाकर, आंकड़े बताते हैं कि आपको लंबे ईमेल से बचना चाहिए।

वास्तव में, उस जानकारी के साथ-साथ आपको अपने संदेशों में किस प्रकार के शब्दों का उपयोग करना चाहिए, बूमरैंग को एक ईमेल की "आदर्श" लंबाई भी मिली। 40 मिलियन ईमेल के अपने विश्लेषण के आधार पर, उन्होंने पाया कि 50-175 शब्दों से अधिक नहीं वाले लोगों को उत्तर प्राप्त करने की सबसे अधिक संभावना थी (49-50%)। यह 2010 के एमआईटी अध्ययन के निष्कर्षों से भी समर्थित है।

यह ऋषि सलाह है, लेकिन हमेशा व्यावहारिक नहीं होती है। लेकिन सबक यह है कि आप अपने ईमेल को संक्षिप्त रखें। ऐसा करने का एक तरीका पांच वाक्यों के दर्शन की सदस्यता लेना है, और कभी भी पांच वाक्यों से अधिक लंबा ईमेल नहीं भेजना है। जैसा कि निवेशक और लेखक गाय कावासाकी ने Entrepreneur.com को बताया, "पांच से कम वाक्य अक्सर अचानक और अशिष्ट होते हैं, पांच से अधिक वाक्य समय बर्बाद करते हैं।"

5. "क्योंकि" शब्द का प्रयोग करें

अगर आपमें किसी से आपके लिए कुछ करने के लिए कहने का दुस्साहस है, तो कम से कम उसे बताएं क्यों . हम इसे 70 के दशक से जानते हैं, जब हार्वर्ड विश्वविद्यालय में मनोविज्ञान के प्रोफेसर एलेन लैंगर ने "क्योंकि" शब्द के महत्व पर प्रकाश डालते हुए एक अध्ययन प्रकाशित किया था।

हमें अक्सर ऐसे ईमेल प्राप्त होते हैं जो कुछ मांगते हैं ("क्या आप मुझे वह रिपोर्ट दोपहर 2 बजे तक भेज सकते हैं?"), बिना यह बताए कि क्यों। लेकिन हमारे अनुरोध में "क्योंकि" शब्द डालने से ("क्या आप मुझे वह रिपोर्ट दोपहर 2 बजे तक भेज सकते हैं क्योंकि इसे शाम 5 बजे तक संपादित करने की आवश्यकता है), अनुपालन की संभावना बढ़ जाती है।

उस अध्ययन के अनुसार, ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि "लोग 'स्वचालित' व्यवहार पर चलते हैं ... एक अनुमानी, या शॉर्ट-कट के रूप में। और 'क्योंकि' शब्द को सुनने के बाद एक कारण (चाहे वह कितना भी लंगड़ा क्यों न हो) , हमें अनुपालन करने का कारण बनता है।"

6. 3 से अधिक विकल्पों की पेशकश न करें

पसंद का विरोधाभास वह है जहां हमारे पास विकल्पों की इतनी अधिकता है कि हम पंगु हो जाते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ईमेल पसंद के विरोधाभास में परिणत न हों, कोशिश करें कि तीन से अधिक विकल्प न दें।

मानव मन को तीन का जादू पसंद है। इसलिए हम ओलंपिक में तीन पदक देते हैं। हम आशावादी, यथार्थवादी और निराशावादी (या उच्च, मध्यम और निम्न) के संदर्भ में चीजों का विश्लेषण करते हैं। और यही कारण है कि आर्थिक बाजार अक्सर परिपक्व होकर केवल तीन प्रमुख प्रतिस्पर्धियों को घर देते हैं।

निर्णय लेने के मामले में, हम तीन कारणों या तीन विकल्पों पर भरोसा करना भी पसंद करते हैं। यह व्हेन थ्री चार्म्स बट फोर अलार्म्स . नामक शोध के माध्यम से दिखाया गया था , दो व्यवहार वैज्ञानिकों द्वारा संचालित। ईमेल करने के लिए लागू, यदि आप किसी मीटिंग या कॉल की व्यवस्था कर रहे हैं, तो केवल तीन समय और दिनांक विकल्प देने का प्रयास करें। वैकल्पिक रूप से, आप Doodle जैसे मीटिंग-शेड्यूलिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं, जिसकी हमने पूर्व में समीक्षा की है।

7. थर्ड-ग्रेड लेवल पर लिखें

आपके ईमेल का पठन ग्रेड स्तर आपकी प्रतिक्रिया दरों पर व्यापक प्रभाव डाल सकता है। बूमरैंग के अनुसार, कॉलेज के पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेल की प्रतिक्रिया दर सिर्फ 39% थी। सबसे प्रभावी पठन ग्रेड तीसरी कक्षा थी, जिसने 53% प्रतिक्रिया दर हासिल की।

पढ़ने का स्तर मुख्य रूप से "आपके शब्दों में अक्षरों की संख्या और आपके वाक्यों में शब्दों की संख्या" को देखकर निकाला जाता है। अपनी प्रतिक्रिया दर में सुधार करने के लिए, अपने वाक्यों और शब्दों दोनों को छोटा रखें। अपने स्वयं के ईमेल के पठन ग्रेड की जांच करने के लिए, उन्हें पठनीयता-स्कोर, या हेमिंग्वे संपादक जैसे टूल में कॉपी और पेस्ट करें।

8. अपने टेक्स्ट को प्रूफरीड करें

लंबे ईमेल के लिए यह बिना कहे चला जाता है, लेकिन छोटे ईमेल के लिए, प्रूफरीडिंग को अक्सर अनदेखा कर दिया जाता है। यह एक बुरा विचार है।

2001 के एक अध्ययन में, लैरी बेसन ने दिखाया कि लेखन में गलतियाँ (वर्तनी और व्याकरण संबंधी गलतियों के साथ-साथ तार्किक गलतियों सहित) लेखक की धारणा पर कई नकारात्मक प्रभाव डालती हैं।

जब कोई पाठक किसी गलती को नोटिस करता है, तो वे स्वतः ही लेखक के बारे में धारणा बना लेते हैं। इस अध्ययन में, सबसे आम धारणा यह थी कि लेखक एक दोषपूर्ण विचारक था, न कि एक विस्तृत व्यक्ति, एक गरीब संचारक, और/या खराब शिक्षित।

ये कुछ बहुत ही हानिकारक विशेषताएं हैं जिन्हें आप केवल अपने प्रत्येक ईमेल को प्रूफरीड करके देखने से बच सकते हैं।

9. अंकों को अंकों के रूप में प्रदर्शित करें

यदि आपके संदेश में आंकड़े, डेटा, दिनांक, समय आदि जैसे नंबर महत्वपूर्ण हैं, तो इन्हें टाइप करने के बजाय अंकों के रूप में प्रदर्शित करें (बारह के बजाय 12)।

आई-ट्रैकिंग अध्ययनों से पता चला है कि एक पाठक की आंखें आम तौर पर टेक्स्ट पर स्कैन करती हैं, जबकि "अंक अक्सर भटकती हुई आंख को रोकते हैं"। ऐसा इसलिए है क्योंकि "संख्याएं तथ्यों का प्रतिनिधित्व करती हैं"। संख्याएँ कठिन डेटा हैं जिन्हें दिमाग जल्दी से निकाल सकता है। पाठक का मन मानता है कि वे नंबर संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।

अपने स्वयं के ईमेल तैयार करते समय इसे ध्यान में रखें। यदि संख्याएं आपके संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, तो इन्हें अंकों के रूप में प्रदर्शित करें ताकि आपका पाठक महत्वहीन से महत्वपूर्ण को फ़िल्टर कर सके।

ईमेल को आपके लिए कारगर बनाना

अधिकांश नौकरियों में, ईमेल एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं कि हम अपने सहयोगियों के साथ कैसे संवाद करते हैं। चाहे आप प्रति दिन 10, या 100 ईमेल भेजते हों, प्रभावी संदेशों को कैसे तैयार करना है, यह जानना एक ऐसा कौशल है जिसे आपको सीखने की आवश्यकता है।

जैसा कि आप ऊपर से देख सकते हैं, यह मुश्किल नहीं है। छोटे बदलाव, जैसे कि आपके ईमेल को अधिक संक्षिप्त बनाना, प्रूफरीडिंग करना, या आपके लेखन की भावना को बदलना एक बड़ा प्रभाव डाल सकता है। और सहायता के लिए मुफ़्त ईमेल सुधार टूल के साथ, कोई बहाना नहीं है।

इन अवसरों से न केवल आपके ईमेल पर ध्यान देने और उन पर प्रतिक्रिया देने की संभावना बढ़ जाती है, बल्कि यह आपकी एक बेहतर पेशेवर छवि बनाने में भी मदद करेगा।

आपने अपने ईमेल लिखने के तरीके में क्या बदलाव किए हैं जिससे उनकी प्रभावशीलता में सुधार हुआ है? हमें सुनना अच्छा लगेगा!