प्रभावी ईमेल लिखना काफी आसान लगता है। लेकिन अगर आप चाहते हैं कि आपके ईमेल और भी बेहतर प्रदर्शन करें, तो निम्नलिखित विज्ञान-समर्थित नियमों को ध्यान में रखें।
अतीत में, हमने 12 कारण सूचीबद्ध किए हैं कि लोग अभी भी आपके ईमेल को नज़रअंदाज क्यों कर रहे हैं। हमने आपको व्यस्त लोगों को आपके संदेशों का जवाब देने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश भी दिए हैं। लेकिन अब कुछ और भी विशिष्ट, कार्रवाई योग्य टिप्स साझा करने का समय है — डेटा द्वारा समर्थित।
इनमें से प्रत्येक टिप न केवल आपके ईमेल पढ़े जाने की संभावना में सुधार करता है, बल्कि उन ईमेल से सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने की भी। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि ईमेल अभी भी व्यावसायिक दुनिया में संचार का मुख्य रूप है। प्रभावी ईमेल तैयार करने का तरीका जानकर, आप अपने सहयोगियों पर एक निश्चित लाभ देते हैं।
1. पहले नाम के आधार पर रहें
यह स्पष्ट लगता है, लेकिन यदि आप वास्तव में चाहते हैं कि लोग आपके ईमेल प्राप्त करते समय ध्यान दें, तो उनके नाम का उपयोग करें। और एक से अधिक बार उपयोग करें।
2006 में प्रकाशित शोध से पता चला कि मस्तिष्क के कई क्षेत्र "किसी के अपने नाम के प्रति अधिक सक्रियता दिखाते हैं", यह साक्ष्य प्रदान करते हुए कि "किसी के अपने नाम को सुनने का मस्तिष्क कार्य सक्रियण अद्वितीय है।"
ईमेल विषय और ईमेल बॉडी में अपने प्राप्तकर्ता के नाम का उपयोग करना इसलिए एक मनोवैज्ञानिक चाल है जो ध्यान आकर्षित कर सकती है। "आशा है आपसे जल्द सुनूंगा, स्टेन" केवल "आशा है आपसे जल्द सुनूंगा" की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी है।
2. हेलो इफेक्ट को अपनाएं
लोग उन लोगों से प्रभावित होते हैं जिन पर वे भरोसा करते हैं। यदि कोई प्रबंधक आपको अपनी कंपनी के निदेशक से संपर्क करने की सलाह देता है, तो अपने परिचयात्मक ईमेल में उस प्रबंधक का नाम लें। कोल्ड ईमेल प्राप्त करना भयानक होता है। यह दिखाना कि आपको किसी ऐसे व्यक्ति का समर्थन प्राप्त है जिस पर आपका प्राप्तकर्ता भरोसा करता है, इसलिए अत्यंत महत्वपूर्ण है।
यह आंशिक रूप से हेलो इफेक्ट नामक एक सिद्धांत के कारण है। यह एक प्रकार का पुष्टिकरण पूर्वाग्रह है। इस मामले में, पूर्वाग्रह निदेशक की आपकी सामान्य छवि में सुधार करेगा केवल इसलिए क्योंकि प्रबंधक की उनके प्रति अनुकूल छवि है जिसने आपको संदर्भित किया।
आपको केवल वरिष्ठों का उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है, हालांकि। विशेषज्ञों, ग्राहकों, पारस्परिक मित्रों और भीड़ के विचारों और विचारों पर भरोसा करना भी आपके ईमेल को मजबूत कर सकता है, बशर्ते प्राप्तकर्ता आपके द्वारा संदर्भित लोगों के विचारों को महत्व देता हो।
3. गुस्सा या खुश रहें। लेकिन कभी तटस्थ नहीं
जब बूमरैंग, एक अग्रणी Gmail ऐप, ने अपने डेटा का विश्लेषण किया, तो उन्होंने कुछ अविश्वसनीय रूप से दिलचस्प पाया। "संदेश में शब्द कितने सकारात्मक (जैसे महान) या नकारात्मक (जैसे बुरे) हैं, यह प्रतिक्रिया दर निर्धारित करने में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है।"
मध्यम रूप से सकारात्मक और नकारात्मक दोनों ईमेल को तटस्थ ईमेल की तुलना में 5-15% अधिक प्रतिक्रियाएं मिलीं। उस ने कहा, अत्यधिक शत्रुतापूर्ण ईमेल को मुश्किल से कोई प्रतिक्रिया मिली। अत्यधिक चापलूसी वाले ईमेल ने भी बहुत बेहतर प्रदर्शन नहीं किया। दूसरे शब्दों में, अपनी भावनाओं को व्यक्त करें, लेकिन अति प्रतिक्रिया न करें।
4. इसे छोटा रखें (लेकिन कितना छोटा?)
मुझे पता है, मुझे पता है। इसके अपवाद होंगे। मेरी पसंदीदा सेरेब्रल साइटों में से एक, ब्रेन पिकिंग्स, अविश्वसनीय रूप से लंबे ईमेल भेजती है जो पढ़ने में आनंददायक हैं। लेकिन कुल मिलाकर, डेटा सुझाव देता है कि आपको लंबे ईमेल से बचना चाहिए।
वास्तव में, आपके संदेशों में आपको किस प्रकार के शब्दों का उपयोग करना चाहिए, उस जानकारी के साथ, बूमरैंग ने ईमेल की "आदर्श" लंबाई भी पाई। 40 मिलियन ईमेल के अपने विश्लेषण के आधार पर, उन्होंने पाया कि जिनमें 50-175 से अधिक शब्द नहीं थे, उनके जवाब मिलने की सबसे अधिक संभावना थी (49-50%)। यह 2010 के MIT अध्ययन के निष्कर्षों द्वारा भी समर्थित है।
यह बुद्धिमान सलाह है, लेकिन हमेशा व्यावहारिक नहीं। लेकिन सबक अपने ईमेल को संक्षिप्त रखना है। ऐसा करने का एक तरीका फाइव सेंटेंस फिलॉसफी की सदस्यता लेना है, और कभी भी पांच वाक्यों से अधिक लंबे ईमेल न भेजें। जैसा कि निवेशक और लेखक गाय कावासाकी ने Entrepreneur.com को बताया, "पांच वाक्यों से कम अक्सर अचानक और असभ्य होता है, पांच वाक्यों से अधिक समय बर्बाद करता है।"
5. "क्योंकि" शब्द का उपयोग करें
यदि आप किसी से आपके लिए कुछ करने के लिए कहने का साहस रखते हैं, तो कम से कम उसे बताएं क्यों। हम इसे 70 के दशक से जानते हैं, जब हार्वर्ड विश्वविद्यालय में मनोविज्ञान के प्रोफेसर एलेन लैंगर ने "क्योंकि" शब्द के महत्व को उजागर करने वाला एक अध्ययन प्रकाशित किया।
हम अक्सर ऐसे ईमेल प्राप्त करते हैं जो केवल कुछ मांगते हैं ("क्या आप मुझे दोपहर 2 बजे तक वह रिपोर्ट भेज सकते हैं?"), बिना यह बताए कि क्यों। लेकिन "क्योंकि" शब्द को हमारे अनुरोध में पेश करके ("क्या आप मुझे दोपहर 2 बजे तक वह रिपोर्ट भेज सकते हैं क्योंकि इसे शाम 5 बजे तक संपादित करने की आवश्यकता है), अनुपालन की संभावना बढ़ जाती है।
उस अध्ययन के अनुसार, ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि "लोग 'स्वचालित' व्यवहार पर चले जाते हैं... एक अनुमान के रूप में, या शॉर्टकट। और 'क्योंकि' शब्द के बाद एक कारण सुनकर (चाहे कारण कितना भी लंगड़ा हो), हमें अनुपालन करने का कारण बनता है।"
6. 3 से अधिक विकल्प न दें
चॉइस का पैराडॉक्स वह है जहां हमारे पास इतने विकल्पों की प्रचुरता होती है कि हम लकवाग्रस्त हो जाते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपके ईमेल चॉइस के पैराडॉक्स का परिणाम न दें, तीन से अधिक विकल्प न देने का प्रयास करें।
मानव मन तीन के जादू से प्यार करता है। यही कारण है कि हम ओलंपिक में तीन पदक देते हैं। हम चीजों का विश्लेषण आशावादी, यथार्थवादी और निराशावादी (या उच्च, मध्यम और निम्न) के संदर्भ में करते हैं। और यही कारण है कि आर्थिक बाजार अक्सर केवल तीन प्रमुख प्रतियोगियों को रखने के लिए परिपक्व होते हैं।
निर्णय लेने के संदर्भ में, हम तीन कारणों या तीन विकल्पों पर भरोसा करना भी पसंद करते हैं। यह जब तीन आकर्षित करते हैं लेकिन चार अलार्म करते हैं शीर्षक वाले शोध के माध्यम से दिखाया गया था, जिसे दो व्यवहार वैज्ञानिकों द्वारा किया गया था। ईमेल पर लागू करने पर, यदि आप मीटिंग या कॉल की व्यवस्था कर रहे हैं, तो केवल तीन समय और तारीख विकल्प देने का प्रयास करें। वैकल्पिक रूप से, आप Doodle जैसे मीटिंग-शेड्यूलिंग टूल का उपयोग कर सकते हैं, जिसकी हमने अतीत में समीक्षा की है।
7. तीसरी कक्षा के स्तर पर लिखें
आपके ईमेल का पढ़ने का ग्रेड स्तर आपकी प्रतिक्रिया दरों पर भारी प्रभाव डाल सकता है। बूमरैंग के अनुसार, कॉलेज पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेल की प्रतिक्रिया दर केवल 39% थी। सबसे प्रभावी पढ़ने का ग्रेड तीसरी कक्षा था, जिसने 53% प्रतिक्रिया दर प्राप्त की।
पढ़ने का स्तर मुख्य रूप से "आपके शब्दों में वर्णों की संख्या और आपके वाक्यों में शब्दों की संख्या" को देखकर निकाला जाता है। अपनी प्रतिक्रिया दर में सुधार करने के लिए, अपने वाक्यों और अपने शब्दों दोनों को छोटा रखें। अपने ईमेल के पढ़ने के ग्रेड की जांच करने के लिए, उन्हें Readability-Score या Hemingway Editor जैसे टूल में कॉपी और पेस्ट करें।
8. अपने टेक्स्ट को प्रूफरीड करें
लंबे ईमेल के लिए यह कहने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन छोटे ईमेल के लिए, प्रूफरीडिंग को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है। यह एक बुरा विचार है।
2001 के एक अध्ययन में, लैरी बेसन ने दिखाया कि लेखन में गलतियों (वर्तनी और व्याकरण संबंधी गलतियों, साथ ही तार्किक गलतियों सहित) का लेखक की धारणा पर कई नकारात्मक प्रभाव पड़ते हैं।
जब कोई पाठक किसी गलती को नोटिस करता है, तो वे लेखक के बारे में स्वचालित रूप से धारणा बनाते हैं। इस अध्ययन में, सबसे आम धारणाएं थीं कि लेखक एक दोषपूर्ण विचारक था, विस्तृत व्यक्ति नहीं, एक खराब संचारक, और/या खराब शिक्षित।
ये कुछ बहुत हानिकारक विशेषताएं हैं जिनसे आप केवल अपने प्रत्येक ईमेल को प्रूफरीड करके देखे जाने से बच सकते हैं।
9. संख्याओं को अंकों के रूप में प्रदर्शित करें
यदि आपके संदेश में आंकड़े, डेटा, तारीखें, समय आदि जैसे नंबर महत्वपूर्ण हैं, तो उन्हें लिखने के बजाय अंकों के रूप में प्रदर्शित करें (बारह के बजाय 12)।
आई-ट्रैकिंग अध्ययनों से पता चला है कि पाठक की आंखें आम तौर पर टेक्स्ट पर स्कैन करती हैं, जबकि "अंक अक्सर भटकती आंख को रोकते हैं"। ऐसा इसलिए है क्योंकि "संख्याएं तथ्यों का प्रतिनिधित्व करती हैं"। संख्याएं कठिन डेटा हैं जिन्हें दिमाग जल्दी से चुन सकता है। पाठक का दिमाग मानता है कि वे संख्याएं संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।
अपने स्वयं के ईमेल तैयार करते समय इसे ध्यान में रखें। यदि संख्याएं आपके संदेश का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं, तो इन्हें अंकों के रूप में प्रदर्शित करें ताकि आपका पाठक महत्वपूर्ण को महत्वहीन से फ़िल्टर कर सके।
ईमेल को अपने लिए काम करने दें
अधिकांश नौकरियों में, ईमेल हमारे सहयोगियों के साथ संवाद करने के तरीके का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। चाहे आप प्रति दिन 10 या 100 ईमेल भेजते हों, प्रभावी संदेश तैयार करना एक कौशल है जिसे आपको सीखने की आवश्यकता है।
जैसा कि आप ऊपर देख सकते हैं, यह कठिन नहीं है। छोटे बदलाव, जैसे अपने ईमेल को अधिक संक्षिप्त बनाना, प्रूफरीडिंग करना, या अपने लेखन की भावना को बदलना बड़ा प्रभाव डाल सकता है। और मुफ्त ईमेल सुधार टूल की मदद से, कोई बहाना नहीं है।
ये संभावनाएं न केवल आपके ईमेल के ध्यान दिए जाने और प्रतिक्रिया दिए जाने की संभावना को बढ़ा सकती हैं, बल्कि स्वयं की एक बेहतर पेशेवर छवि विकसित करने में भी मदद करेंगी।
आपने ईमेल लिखने के तरीके में क्या बदलाव किए हैं जिन्होंने उनकी प्रभावशीलता में सुधार किया है? हम सुनना पसंद करेंगे!
