हर पेशेवर को पेशेवर ईमेल लिखना सीखना होगा -- और न केवल अपने करियर को आगे बढ़ाने के लिए। यह कठिन हो सकता है, खासकर जब आपको असभ्य, गुस्सैल, या यहां तक कि ट्रोलिश लोगों से निपटना पड़ता है, लेकिन क्या उन ईमेल पर गर्व करना सम्मानजनक बात नहीं है जो आप भेजते हैं?
हमने प्रो की तरह ईमेल करने के बारे में बहुत कुछ लिखा है, लेकिन एक पहलू जिसे नियमित रूप से नजरअंदाज किया जाता है वह है ईमेल हस्ताक्षर। बहुत से लोगों के पास एक नहीं है, और जिनके पास है वे अपनी क्षमता को बर्बाद कर रहे हैं। साथ ही, यदि आप उस तरह के व्यक्ति हैं जिसे ईमेल चिंता है, तो एक हस्ताक्षर का मतलब प्रति ईमेल एक कम चिंता हो सकती है।
अपने लिए एक हस्ताक्षर सेट करने के बारे में सोच रहे हैं? इसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए आपको क्या जानने की आवश्यकता है।
1. सही डिलीमीटर का उपयोग करें
एक डिलीमीटर एक वर्ण अनुक्रम है जिसका उपयोग यह चिह्नित करने के लिए किया जाता है कि एक चीज़ कहां समाप्त होती है और दूसरी कहां शुरू होती है। साधारण शब्दों में, यह वह है जो आप यह कहने के लिए टाइप करते हैं "मेरा ईमेल यहां समाप्त होता है, मेरा हस्ताक्षर यहां शुरू होता है"। अधिकांश आधुनिक ईमेल क्लाइंट हस्ताक्षर को ईमेल बॉडी से अलग कर देंगे यदि कोई हस्ताक्षर पता लगाया जाता है।
(ईमेल बॉडी)
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(ईमेल हस्ताक्षर)उसके लिए, आपको एक डिलीमीटर का उपयोग करने की आवश्यकता है जिसे ईमेल क्लाइंट पहचानता है। सौभाग्य से, एक स्वीकृत मानक है जिसका उपयोग अधिकांश आधुनिक ईमेल क्लाइंट करते हैं: दो नियमित डैश उसके बाद एक व्हाइटस्पेस वर्ण (-- )। यह डिलीमीटर हस्ताक्षर से पहले अपनी स्वयं की लाइन पर होना चाहिए।
2. इसे सरल रखें
अधिकांश लेखन-संबंधी चीजों के साथ, ईमेल हस्ताक्षर के मामले में कम अधिक है। केवल सबसे आवश्यक तत्वों को शामिल किया जाना चाहिए, जिसका अर्थ है कि बाकी सब कुछ फेंक दें जो उपयोगी हो भी सकता है और नहीं भी। जितना अधिक अव्यवस्था आपके पास होगी, उतना कम संभावना है कि आपका प्राप्तकर्ता वास्तव में इसे पढ़ेगा।
तो आपको निश्चित रूप से क्या शामिल करना चाहिए?
- नाम
- शीर्षक
- कंपनी
- फोन नंबर
- ईमेल पता
आपके क्षेत्र और स्थिति के आधार पर, आप एक मेलिंग पता भी शामिल करना चाह सकते हैं, लेकिन यह बहुत अधिक हो सकता है। यदि आप अभी भी फैक्स मशीनों का उपयोग करते हैं, तो आगे बढ़ें और एक फैक्स नंबर जोड़ें। इससे परे कोई भी विवरण गैर-महत्वपूर्ण है। आप और जोड़ सकते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप इसे उचित ठहरा सकें।
बड़ा सवाल यह है, सोशल मीडिया प्रोफाइल के बारे में क्या? यदि आप महसूस करते हैं कि आपको उन्हें बिल्कुल शामिल करना चाहिए, तो इसे एक या दो तक रखने का प्रयास करें। तीन सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार LinkedIn, Facebook, और Twitter हैं। उन दो को चुनें जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं। इससे अधिक और आप अव्यवस्था का जोखिम उठाते हैं।
3. इसे छोटा रखें
यदि आप इसे सरल रखने की सलाह मानते हैं, तो इसे छोटा रखना मुश्किल नहीं होना चाहिए -- लेकिन फिर भी, अपने गार्ड को कम करना और एक बड़ा हस्ताक्षर प्राप्त करना आसान हो सकता है, भले ही वह बहुत कुछ न कहे। जितना संभव हो सब कुछ संक्षिप्त करें।
अंगूठे का नियम यह है कि लंबवत की तुलना में क्षैतिज रूप से फैलाना बेहतर है। सब कुछ चार लाइनों या उससे कम पर रखने का प्रयास करें। यदि आप उससे अधिक हो जाते हैं, तो आपका हस्ताक्षर बहुत भारी लग सकता है, और इसका मतलब है कि प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने की संभावना कम होगी।
नाम
कंपनी में शीर्षक
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####इसलिए एक ही लाइन पर कई तत्वों को संयोजित करने से डरो मत। कई वस्तुओं को अलग करने के लिए पाइप वर्ण (|) का उपयोग करना मानक है, लेकिन आप चाहें तो कुछ समान उपयोग कर सकते हैं, जैसे मिडडॉट वर्ण (·) या एमडैश वर्ण (—)।
4. इसे सूक्ष्म रखें
यहां चीजें मुश्किल हो सकती हैं। उन लोगों में से जो ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, उनमें से बहुत से यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत कठिन प्रयास करते हैं कि उनके हस्ताक्षर गले में खराश की तरह अलग दिखें। आखिरकार, आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता नोटिस करे और आपकी प्रोफाइल देखे, है ना?
समस्या यह है कि आपका ईमेल हस्ताक्षर वह चीज़ नहीं होना चाहिए जो आपको बाकी सभी से अलग करती है। बल्कि, ईमेल बॉडी वह जगह है जहां आप प्राप्तकर्ता को समझाते हैं कि आप उनके समय के लायक हैं। यदि आपके ईमेल बॉडी ने अपना काम किया है, तो प्राप्तकर्ता आपके हस्ताक्षर को ढूंढेगा, चाहे वह कितना भी नीरस या भूलने योग्य हो।
आपके हस्ताक्षर को केवल एक कारण से होना चाहिए: उन्हें यह बताने के लिए कि आपसे कैसे संपर्क किया जाए। इसे सूक्ष्म रखें। कोई चमकीले रंग नहीं, कोई तीव्र स्वरूपण नहीं, और निश्चित रूप से ग्राफिक्स को न्यूनतम रखें। एक जोरदार हस्ताक्षर एक प्राप्तकर्ता को भी दूर कर सकता है जो ईमेल बॉडी से था आश्वस्त।
5. एकाधिक हस्ताक्षर का उपयोग करें
यदि आपका ईमेल क्लाइंट एकाधिक हस्ताक्षर की अनुमति देता है, तो इसका लाभ उठाने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप छुट्टियों के महीनों के दौरान "मैरी क्रिसमस!" संदेश के साथ एक मौसमी हस्ताक्षर सेट कर सकते हैं। या शायद आप रचित ईमेल बनाम उत्तरों के लिए अलग-अलग हस्ताक्षर सेट कर सकते हैं।
आखिरकार, यदि आप किसी के ईमेल का जवाब दे रहे हैं, तो वे शायद पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं, इसलिए ईमेल हस्ताक्षर में सामान्य जानकारी का बहुत कुछ अनावश्यक हो जाता है। उत्तरों के लिए एक हस्ताक्षर को कम किया जा सकता है और केवल स्वाद के लिए डाला जा सकता है (ताकि आपका ईमेल पेशेवर महसूस हो)।
बस सुनिश्चित करें कि आप इससे आगे नहीं बढ़ते!
6. HTML और vCards से सावधान रहें
ईमेल दो तरीकों से भेजे जा सकते हैं: प्लेन टेक्स्ट और HTML। प्लेन टेक्स्ट बहुत अच्छा है क्योंकि हर ईमेल क्लाइंट इसे संभाल सकता है, लेकिन आप टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग, हाइपरलिंकिंग, आदि खो देते हैं। HTML अच्छा है क्योंकि यह क्या कर सकता है, लेकिन कुछ ईमेल क्लाइंट आपके संदेशों को इच्छित रूप में प्रदर्शित नहीं कर सकते हैं।
और फिर vCards हैं, जो मूल रूप से इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस कार्ड हैं। वे सिद्धांत रूप में उपयोगी हैं, लेकिन व्यवहार में इतना अच्छा नहीं क्योंकि कुछ लोग वास्तव में उनके बारे में परवाह करते हैं। वास्तव में, अधिकांश लोग यह भी नहीं जानते कि वे क्या हैं। साथ ही, आपके हस्ताक्षर में आपके सभी प्रासंगिक विवरण होने चाहिए, जो vCards को थोड़ा अनावश्यक बनाता है।
मैं यह नहीं कह रहा कि आप HTML या vCards का उपयोग नहीं कर सकते, लेकिन विचार करने के लिए संभावित नकारात्मक पहलू हैं। यह उन लोगों के प्रकार पर निर्भर करता है जिन्हें आप ईमेल कर रहे हैं और चाहे आप कभी-कभी नाराज प्राप्तकर्ता के साथ ठीक हैं। मुझे व्यक्तिगत रूप से लगता है कि लोगों को नियमित बिजनेस कार्ड के साथ रहना चाहिए।
7. कई ईमेल क्लाइंट के साथ परीक्षण करें
एक बार जब आपका ईमेल हस्ताक्षर पूरी तरह सेट हो जाता है और जाने के लिए तैयार होता है, तो एक आखिरी चीज़ है जो आपको करने की आवश्यकता है: खुद को एक ईमेल भेजें और सुनिश्चित करें कि आप जांचते हैं कि आपका हस्ताक्षर यथासंभव अधिक से अधिक विभिन्न ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके कैसा दिखता है। कम से कम, आपको Outlook, Gmail, और कुछ मोबाइल ऐप के साथ जांच करनी चाहिए।
आप जो आखिरी चीज़ चाहते हैं वह एक ईमेल हस्ताक्षर है जो आपके अपने ईमेल क्लाइंट में बहुत अच्छा लगता है लेकिन Gmail जैसी किसी चीज़ में पूरी तरह से बर्बाद दिखता है, जो HTML जैसी चीजों के साथ हमेशा अच्छा नहीं खेलता। हमेशा दोबारा जांच करें बस यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह उम्मीद के मुताबिक दिखता है।
क्या आप ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं?
ईमेल के बारे में बात यह है कि यह निकट भविष्य में कहीं भी नहीं जा रहा है, इसलिए यदि आपने पहले से नहीं किया है, तो आपको वास्तव में अपनी ईमेल दक्षता में सुधार के लिए इन युक्तियों को देखना चाहिए। हस्ताक्षर आपके जीवन को आसान बनाने का एकमात्र तरीका नहीं हैं। उदाहरण के लिए, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं आपका बहुत समय बचा सकती हैं।
बस उचित ईमेल सुरक्षा सावधानियों को लेना याद रखें ताकि आप मैलवेयर से ग्रस्त कंप्यूटर के साथ समाप्त न हों या गलती से उन कुख्यात नाइजीरियाई राजकुमारों में से एक को अपनी जीवन बचत न दे दें।
आप ईमेल हस्ताक्षर के बारे में क्या सोचते हैं? क्या आप उन्हें अपने खातों के लिए उपयोग करते हैं? जब आप किसी और का ईमेल हस्ताक्षर देखते हैं तो आपके सबसे बड़े पालतू जानवर क्या हैं? नीचे टिप्पणियों में हमारे साथ अपने विचार साझा करें!
