प्रत्येक पेशेवर को यह सीखने की ज़रूरत है कि पेशेवर ईमेल कैसे लिखें -- न कि केवल अपने करियर को आगे बढ़ाने के लिए। यह कठिन हो सकता है, खासकर जब आपको असभ्य, क्रोधित, या यहां तक कि ट्रोल करने वाले लोगों से निपटना पड़ता है, लेकिन क्या आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल पर गर्व करना एक सम्मानजनक बात नहीं है?
हमने एक पेशेवर की तरह ईमेल करने के तरीके के बारे में बहुत कुछ लिखा है, लेकिन एक पहलू जिसे नियमित रूप से अनदेखा किया जाता है वह है ईमेल हस्ताक्षर। बहुत से लोगों के पास एक नहीं है, और जिनके पास एक है वे अपनी क्षमता को बर्बाद कर रहे हैं। साथ ही, अगर आप ऐसे व्यक्ति हैं जिन्हें ईमेल की चिंता है, तो एक हस्ताक्षर का मतलब प्रति ईमेल के बारे में चिंता करने की एक कम बात हो सकती है।
अपने लिए हस्ताक्षर सेट करने के बारे में सोच रहे हैं? इसका अधिकतम लाभ उठाने के लिए आपको यह जानने की आवश्यकता है।
1. सही सीमांकक का उपयोग करें
एक सीमांकक एक वर्ण अनुक्रम है जिसका उपयोग यह चिह्नित करने के लिए किया जाता है कि एक चीज़ कहाँ समाप्त होती है और दूसरी शुरू होती है। आम आदमी के शब्दों में, आप यह कहने के लिए टाइप करते हैं "मेरा ईमेल यहां समाप्त होता है, मेरे हस्ताक्षर यहां से शुरू होते हैं"। अधिकांश आधुनिक ईमेल क्लाइंट हस्ताक्षर का पता चलने पर हस्ताक्षर को ईमेल के मुख्य भाग से अलग कर देंगे।
(email body)
––
(email signature)उसके लिए, आपको एक सीमांकक का उपयोग करने की आवश्यकता है जिसे ईमेल क्लाइंट पहचानता है। सौभाग्य से, एक स्वीकृत मानक है जिसका अधिकांश आधुनिक ईमेल क्लाइंट उपयोग करते हैं:दो नियमित डैश और उसके बाद एक व्हाइटस्पेस वर्ण (–– ) . यह सीमांकक हस्ताक्षर से पहले अपनी लाइन पर होना चाहिए।
2. इसे सरल रखें
अधिकांश लेखन-संबंधी चीजों की तरह, ईमेल हस्ताक्षरों की बात करें तो कम अधिक है। केवल सबसे आवश्यक तत्वों को शामिल किया जाना चाहिए, जिसका अर्थ है कि बाकी सब कुछ फेंक देना जो उपयोगी हो सकता है या नहीं भी हो सकता है। आपके पास जितनी अधिक अव्यवस्था होगी, आपके प्राप्तकर्ता के वास्तव में इसे पढ़ने की संभावना उतनी ही कम होगी।
तो आपको निश्चित रूप से क्या शामिल करना चाहिए?
- नाम
- शीर्षक
- कंपनी
- फ़ोन नंबर
- ईमेल पता
आपके क्षेत्र और स्थिति के आधार पर, आप एक डाक पता भी शामिल करना चाह सकते हैं, लेकिन यह बहुत अधिक हो सकता है। यदि आप अभी भी फ़ैक्स मशीन का उपयोग करते हैं, तो आगे बढ़ें और फ़ैक्स नंबर जोड़ें। इससे परे कोई अन्य विवरण गैर-महत्वपूर्ण है। आप और जोड़ सकते हैं, लेकिन केवल तभी जब आप इसे उचित ठहरा सकें।
बड़ा सवाल यह है कि सोशल मीडिया प्रोफाइल का क्या? अगर आपको लगता है कि आपको उन्हें बिल्कुल शामिल करना चाहिए, तो इसे एक या दो तक रखने का प्रयास करें। तीन सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार लिंक्डइन, फेसबुक और ट्विटर हैं। उन दो को चुनें जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं। इससे कहीं अधिक और आप अव्यवस्था का जोखिम उठाते हैं।
3. इसे छोटा रखें
यदि आप इसे सरल रखने की सलाह पर ध्यान देते हैं, तो इसे छोटा रखना मुश्किल नहीं होना चाहिए - लेकिन फिर भी, अपने गार्ड को निराश करना और एक बड़े हस्ताक्षर के साथ समाप्त करना आसान हो सकता है, भले ही वह न हो बहुत कुछ कहो। जितना हो सके सब कुछ गाढ़ा करें।
अंगूठे का नियम यह है कि लंबवत की तुलना में क्षैतिज रूप से खिंचाव करना बेहतर है। हर चीज को चार या उससे कम लाइन पर रखने की कोशिश करें। यदि आप इससे अधिक हो जाते हैं, तो आपका हस्ताक्षर बहुत भारी दिखाई दे सकता है, और इसका अर्थ है कि प्राप्तकर्ताओं को इसे पढ़ने में परेशानी होने की संभावना कम होगी।
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####तो एक ही पंक्ति में कई तत्वों को संयोजित करने से डरो मत। मानक एक पाइप वर्ण का उपयोग करके एकाधिक आइटम को अलग करना है (|) , लेकिन आप चाहें तो कुछ इसी तरह का उपयोग कर सकते हैं, जैसे कि मिडडॉट कैरेक्टर (·) या एमडैश वर्ण (—) ।
4. इसे सूक्ष्म रखें
यहां चीजें मुश्किल हो सकती हैं। जो लोग ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं, उनमें से बहुत से लोग यह सुनिश्चित करने के लिए बहुत कठिन प्रयास करते हैं कि उनके हस्ताक्षर गले में खराश की तरह चिपके रहें। आखिरकार, आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता नोटिस करे और आपकी प्रोफाइल की जांच करे, है ना?
समस्या यह है कि आपका ईमेल हस्ताक्षर ऐसा नहीं होना चाहिए जो आपको अन्य सभी से अलग करे। इसके बजाय, ईमेल बॉडी वह जगह है जहां आप प्राप्तकर्ता को विश्वास दिलाते हैं कि आप उनके समय के लायक हैं। यदि आपके ईमेल निकाय ने अपना काम कर दिया है, तो प्राप्तकर्ता आपके हस्ताक्षर की तलाश करेगा, चाहे वह कितना भी धुंधला या भूलने योग्य क्यों न हो।
आपके हस्ताक्षर केवल एक कारण से होने चाहिए:उन्हें यह बताने के लिए कि आप तक कैसे पहुंचा जाए। इसे सूक्ष्म रखें। कोई आकर्षक रंग नहीं, कोई तीव्र स्वरूपण नहीं, और निश्चित रूप से ग्राफिक्स को न्यूनतम रखें। एक ज़ोरदार हस्ताक्षर प्राप्तकर्ता को भी दूर कर सकता है जो था ईमेल बॉडी द्वारा आश्वस्त।
5. एकाधिक हस्ताक्षरों का उपयोग करें
यदि आपका ईमेल क्लाइंट एकाधिक हस्ताक्षरों की अनुमति देता है, तो इसका लाभ उठाने पर विचार करें। उदाहरण के लिए, आप "मेरी क्रिसमस!" के साथ एक मौसमी हस्ताक्षर सेट कर सकते हैं। छुट्टियों के महीनों के दौरान संदेश। या हो सकता है कि आप तैयार ईमेल बनाम उत्तरों के लिए अलग-अलग हस्ताक्षर सेट कर सकते हैं।
आखिरकार, यदि आप किसी के ईमेल का जवाब दे रहे हैं, तो वे शायद पहले से ही जानते हैं कि आप कौन हैं, इसलिए ईमेल हस्ताक्षर में बहुत सी सामान्य जानकारी अनावश्यक हो जाती है। उत्तरों के लिए एक हस्ताक्षर काटा जा सकता है और केवल स्वाद उद्देश्यों के लिए डाला जा सकता है (आपके ईमेल को पेशेवर महसूस कराने के लिए)।
बस सुनिश्चित करें कि आप इसके साथ अति न करें!
6. HTML और vCards से सावधान रहें
ईमेल दो तरीकों में से एक में भेजे जा सकते हैं:सादा पाठ और HTML। सादा पाठ बहुत अच्छा है क्योंकि प्रत्येक ईमेल क्लाइंट इसे संभाल सकता है, लेकिन आप पाठ स्वरूपण, हाइपरलिंकिंग आदि से चूक जाते हैं। HTML अच्छा है क्योंकि यह क्या कर सकता है, लेकिन कुछ ईमेल क्लाइंट आपके संदेशों को इच्छित रूप से प्रदर्शित नहीं कर सकते हैं।
और फिर vCards हैं, जो मूल रूप से इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय कार्ड हैं। वे सिद्धांत रूप में उपयोगी हैं, लेकिन व्यवहार में इतने महान नहीं हैं क्योंकि बहुत कम लोग वास्तव में उनकी परवाह करते हैं। वास्तव में, अधिकांश लोग यह भी नहीं जानते कि वे क्या हैं। साथ ही, आपके हस्ताक्षर में आपके सभी प्रासंगिक विवरण होने चाहिए, जो vCards को थोड़ा बेमानी बना देता है।
मैं यह नहीं कह रहा हूं कि आप नहीं कर सकते HTML या vCards का उपयोग करें, लेकिन इसके बारे में सोचने के लिए संभावित डाउनसाइड हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस प्रकार के लोगों को ईमेल कर रहे हैं और आप कभी-कभार नाराज प्राप्तकर्ता के साथ ठीक हैं या नहीं। मुझे व्यक्तिगत रूप से लगता है कि लोगों को नियमित व्यवसाय कार्ड से चिपके रहना चाहिए।
7. एकाधिक ईमेल क्लाइंट के साथ परीक्षण करें
एक बार जब आपका ईमेल हस्ताक्षर तैयार हो जाता है और जाने के लिए तैयार हो जाता है, तो आपको एक आखिरी काम करने की आवश्यकता होती है:अपने आप को एक ईमेल भेजें और सुनिश्चित करें कि आप जितने संभव हो उतने अलग-अलग ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके यह जांच लें कि आपका हस्ताक्षर कैसा दिखता है। कम से कम, आपको आउटलुक, जीमेल और कुछ मोबाइल ऐप्स से जांच करनी चाहिए।
आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह एक ईमेल हस्ताक्षर है जो आपके अपने ईमेल क्लाइंट में बहुत अच्छा लगता है लेकिन जीमेल जैसी किसी चीज में पूरी तरह से खराब दिखता है, जो हमेशा एचटीएमएल जैसी चीजों के साथ अच्छी तरह से नहीं खेलता है। हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए दोबारा जांच करें कि यह अपेक्षित रूप से दिखता है।
क्या आप ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करते हैं?
ईमेल के बारे में बात यह है कि यह जल्द ही कहीं नहीं जा रहा है, इसलिए यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया है, तो आपको वास्तव में अपनी ईमेल दक्षता में सुधार के लिए इन युक्तियों पर गौर करना चाहिए। हस्ताक्षर आपके जीवन को आसान बनाने का एकमात्र तरीका नहीं हैं। उदाहरण के लिए, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं आपका बहुत समय बचा सकती हैं।
बस उचित ईमेल सुरक्षा सावधानियों का पालन करना याद रखें ताकि आप मैलवेयर से ग्रस्त कंप्यूटर के साथ समाप्त न हों या गलती से उन कुख्यात नाइजीरियाई राजकुमारों में से एक को अपनी जीवन बचत न दें।
ईमेल हस्ताक्षरों के बारे में आप क्या सोचते हैं? क्या आप उनका उपयोग अपने खातों के लिए करते हैं? जब आप किसी और के ईमेल हस्ताक्षर देखते हैं तो आपके सबसे बड़े पालतू जानवर क्या होते हैं? नीचे दी गई टिप्पणियों में अपने विचार हमारे साथ साझा करें!