चाहे आप एक कंटेंट राइटर हों, एक मार्केटर हों, एक डेवलपर हों, या एक वर्किंग फ्रीलान्स हों, ईमेल हमारी आधुनिक दुनिया का एक अभिन्न अंग है।
वास्तव में, यह फ्रीलांसरों के बीच संचार का सबसे मानक रूप है। इस वजह से, यदि आप ग्राहकों को आकर्षित करना और बनाए रखना चाहते हैं, तो ईमेल भेजने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास और शिष्टाचार सीखना महत्वपूर्ण है।
1. त्वरित उत्तर का अभ्यास करें
चूंकि फ्रीलांसिंग व्यवसाय बड़े समय से ईमेल संचार पर निर्भर करता है, शीघ्र प्रतिक्रिया एक अपेक्षित मानक बन गया है।
जब तक आप परिवार और दोस्तों के साथ समय नहीं बिता रहे हैं, आपको हमेशा एक घंटे के भीतर अपने सभी ईमेल का जवाब देने का लक्ष्य रखना चाहिए। यदि यह संभव नहीं है, तो उसी दिन ग्राहक के व्यावसायिक घंटों के दौरान उत्तर दें।
2. शुरुआत में बिंदु को स्पष्ट करें
आपके क्लाइंट को आपके ईमेल को अंत तक पढ़ने की ज़रूरत नहीं है, या इससे भी बदतर, कई बार, उस बिंदु को समझने के लिए जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं। यदि आप एक ईमेल लिख रहे हैं, तो अपने संदेश को शुरुआत में ही स्पष्ट रूप से बताना सुनिश्चित करें—या तो विषय या मुख्य भाग में।
विषय छोटा और विशिष्ट होना चाहिए। ईमेल के मुख्य भाग में, बुलेट पॉइंट का उपयोग करके अपने सबसे महत्वपूर्ण विवरण पर ज़ोर दें।
3. व्याकरण और वर्तनी की दोबारा जांच करें
आपका ईमेल इस बात का प्रतिबिंब है कि आप कौन हैं। यह दिखाएगा कि काम की गुणवत्ता के मामले में ग्राहक आपसे क्या उम्मीद करते हैं। यहां तक कि सबसे अनुभवी पेशेवर भी टाइपो बनाते हैं, खासकर स्मार्टफोन से टाइप करते समय। हालांकि, ग्राहकों को ऐसी गलतियों से अच्छा फ़र्स्ट इम्प्रेशन नहीं मिलेगा।
रचना करने के बाद, ईमेल को ज़ोर से पढ़ें ताकि आप व्याकरण संबंधी गलतियों का पता लगा सकें। आप अतिरिक्त सहायता के लिए ऑनलाइन टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
4. इसे संक्षिप्त रखें
यदि आप एक साहित्य पृष्ठभूमि से आने वाले लेखक हैं, तो अपने आप को फूलों की भाषा में लिखने से रोकना मुश्किल हो सकता है। हालांकि, एक सामान्य व्यक्ति के लिए, यह केवल एक कोड बन जाएगा जिसे वे समझने में असमर्थ हैं!
अपने ईमेल हमेशा छोटे और सरल रखें। छोटे-छोटे वाक्यों में लिखें और ऐसे शब्दों का प्रयोग करें जिन्हें हर कोई जानता हो। अगर आपको ऐसी जानकारी देनी है जो कुछ पैराग्राफों में फिट नहीं बैठती है, तो वर्चुअल मीटिंग या फोन कॉल शेड्यूल करना बेहतर है।
5. सभी प्रश्नों के उत्तर दें
यह बिंदु पिछले पॉइंटर के विपरीत लग सकता है, जहां हमने आपको ईमेल को छोटा रखने के लिए कहा था। खैर, संक्षिप्तता के लिए अपने मुवक्किल के किसी भी प्रश्न को छोड़ना एक अपमानजनक कार्रवाई होगी।
ईमेल के प्रत्येक अनुभाग में पूछे गए प्रश्नों को अलग-अलग अनुभागों में संबोधित करें। तो, ग्राहक जानता है कि आप उनके ईमेल को ध्यान से पढ़ते हैं। जब आप किसी प्रश्न का उत्तर तुरंत नहीं दे पाते हैं, तो जब भी संभव हो उसका उल्लेख करें।
6. एकल और मानक प्रारूप का पालन करें
अपने ग्राहकों को ईमेल लिखते समय, सभी ईमेल के लिए एक ही प्रारूप का उपयोग करें। प्रत्येक ईमेल पर एक ही टाइपकेस, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट रंग और टेक्स्ट संरचना का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यदि आपके पास कोई मानक प्रारूप नहीं है, तो एक ईमेल थ्रेड अजीब लगेगा।
व्यावसायिक संचार के लिए, आप एरियल, कैलीब्री और वर्दाना जैसे फोंट का उपयोग कर सकते हैं। आकार के लिए, 12 सुरक्षित है। इस तरह की पेशेवर बातचीत के लिए रंगीन फोंट का उपयोग करना उचित नहीं है—चलो काले रंग से चिपके रहें।
7. एक हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें
आपकी पेशेवर स्थिति जो भी हो, आपके ईमेल के नीचे आपकी संपर्क जानकारी के साथ एक ईमेल हस्ताक्षर होना हमेशा एक अच्छा विचार है। यह लोगों को आपको याद रखने में मदद करता है ताकि जब भी आवश्यक हो वे आपसे तुरंत संपर्क कर सकें।
ईमेल के अंत में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर जोड़ना आसान है, और यह आपको केवल पेशेवर दिखने वाला बना देगा। हस्ताक्षर में अपना संपर्क विवरण जोड़ें।
8. आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करें
आप छुट्टी पर जा सकते हैं लेकिन फ्रीलांसिंग करते समय, सुनिश्चित करें कि आपके ग्राहक इसे जानते हैं। ईमेल के माध्यम से उन्हें व्यक्तिगत रूप से सचेत करने के अलावा, एक आउट-ऑफ़-ऑफ़िस उत्तरदाता होना बहुत अच्छा होगा।
कई ग्राहकों के साथ काम करते समय, आपको समय सीमा का प्रबंधन करने की आवश्यकता होती है। इसी तरह, आपके ग्राहकों को यह जानना होगा कि वे आपकी प्रतिक्रिया की अपेक्षा कब कर सकते हैं।
9. हमेशा फॉलो-अप
जब आप उत्तर पाने की उम्मीद कर रहे थे, लेकिन नहीं किया, तो अपने ग्राहकों के साथ पालन करना आवश्यक है। अनुवर्ती ईमेल में, आप किसी भी प्रासंगिक जानकारी की प्रतिलिपि बना सकते हैं और किसी भी महत्वपूर्ण फ़ाइल को फिर से संलग्न कर सकते हैं ताकि क्लाइंट को आवश्यक जानकारी आसानी से मिल सके।
10. सही भाषा का प्रयोग करें
अपने ग्राहकों के साथ संवाद करते समय मानक पेशेवर भाषा का प्रयोग करें। इस तरह की औपचारिक बातचीत में इमोटिकॉन्स के इस्तेमाल से बचें। ईमेल को विनम्र अभिवादन के साथ शुरू करें और सीधे ग्राहकों को उनके नाम से संबोधित करें।
ASAP या RSVP जैसे सभी CAPS या संक्षिप्त शब्दों का उपयोग न करें। साथ ही, बेहतर होगा कि आप अपने क्लाइंट के नाम के संक्षिप्त रूप का उपयोग न करें।
11. नाराज़ या नाराज़ होने पर जवाब देने से बचें
आप कितने समय से फ्रीलांसिंग व्यवसाय में हैं, अपने काम से निराश और क्रोधित महसूस करना निश्चित है। यदि क्लाइंट के कुछ ईमेल आपको परेशान करते हैं, तो स्वाभाविक प्रवृत्ति तुरंत जवाब देने की होगी।
लेकिन, जब भी आप भावनाओं में बहे जा रहे हों, तब जवाब देने से हमेशा परहेज करें। पेशेवर बने रहें और शांत हो जाने पर एक शानदार उत्तर लिखें।
12. अन्य विधियों का उपयोग करके संचार करें
जैसे-जैसे आप एक फ्रीलांसर के रूप में बढ़ते हैं, आपको पता चल जाएगा कि चर्चा को ऑफ़लाइन कब करना है। कुछ समय के प्रति संवेदनशील जानकारी साझा करते समय, केवल ईमेल पर निर्भर न रहें। इसे हमेशा फोन कॉल या स्लैक संदेश जैसे किसी भी वास्तविक समय के संचार के साथ जोड़ दें।
13. दोस्त बनाने की कोशिश न करें
आप यहां अपने क्लाइंट के साथ व्यावसायिक संबंध बनाने के लिए हैं, उनसे दोस्ती करने के लिए नहीं। अपने क्लाइंट के साथ मजाकिया या चतुर न होना हमेशा सुरक्षित होता है। जानकारी और अपने संदेश के इरादे पर टिके रहें। जब आप पेशेवर संबंध बनाने जा रहे हों तो उन्हें अपना व्यक्तित्व दिखाने की कोई जल्दी नहीं है।
14. जवाब देना न छोड़ें
किसी ईमेल का जवाब देने में देर होने या उसे पूरी तरह से छोड़ देने से आपको एक प्रोजेक्ट खर्च करना पड़ सकता है। यदि आपका इनबॉक्स बिक्री ईमेल और अनावश्यक न्यूज़लेटर्स से भरा है, तो आप अपने क्लाइंट के महत्वपूर्ण ईमेल से वंचित रह सकते हैं।
मौजूदा क्लाइंट के ईमेल को पसंदीदा के रूप में चिह्नित करें ताकि आप उन्हें अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर प्राप्त कर सकें। काम से संबंधित सभी ईमेल को तुरंत एक्सेस करने के लिए, अपने ईमेल को साफ-सुथरा रखें।
स्मार्ट ईमेल शिष्टाचार आपके ग्राहकों को प्रभावित करेगा
किसी व्यवसाय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, ईमेल भेजना प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है। एक पेशेवर ईमेल तैयार करने और संभावित और मौजूदा ग्राहकों के सामने खुद को एक बेहतर और बेहतर तरीके से पेश करने के लिए इन त्वरित हैक का प्रयास करें।