चाहे आप एक कंटेंट राइटर हों, मार्केटर हों, डेवलपर हों, या एक कामकाजी फ्रीलांसर हों, ईमेल हमारी आधुनिक दुनिया का एक अभिन्न अंग है।
वास्तव में, यह फ्रीलांसरों के बीच संचार का सबसे मानक रूप है। इस वजह से, यदि आप ग्राहकों को आकर्षित करना और बनाए रखना चाहते हैं तो ईमेल भेजने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं और शिष्टाचार सीखना महत्वपूर्ण है।
1. त्वरित उत्तर देने का अभ्यास करें
चूंकि फ्रीलांसिंग व्यवसाय ईमेल संचार पर बहुत अधिक निर्भर करता है, त्वरित प्रतिक्रिया एक अपेक्षित मानक बन गया है।
जब तक आप परिवार और दोस्तों के साथ समय नहीं बिता रहे हैं, आपको हमेशा अपने सभी ईमेल का एक घंटे के भीतर जवाब देने का लक्ष्य रखना चाहिए। यदि यह संभव नहीं है, तो ग्राहक के व्यावसायिक घंटों के दौरान उसी दिन उत्तर दें।
2. शुरुआत में ही मुद्दा स्पष्ट करें
आपके ग्राहकों को आपके ईमेल को अंत तक पढ़ने की आवश्यकता नहीं है, या बदतर, कई बार पढ़ने की, यह समझने के लिए कि आप क्या कहने की कोशिश कर रहे हैं। यदि आप ईमेल लिख रहे हैं, तो अपने संदेश को शुरुआत में ही स्पष्ट रूप से बताना सुनिश्चित करें—या तो विषय में या बॉडी में।
विषय संक्षिप्त और विशिष्ट होना चाहिए। ईमेल के बॉडी में, बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करके अपने सबसे महत्वपूर्ण विवरणों पर जोर दें।
3. व्याकरण और वर्तनी की दोबारा जांच करें
आपका ईमेज इस बात का प्रतिबिंब है कि आप कौन हैं। यह दिखाएगा कि ग्राहक कार्य गुणवत्ता के मामले में आपसे क्या उम्मीद करते हैं। यहां तक कि सबसे अनुभवी पेशेवर भी टाइपो करते हैं, खासकर स्मार्टफोन से टाइप करते समय। हालांकि, ग्राहकों को ऐसी गलतियों से अच्छी पहली छाप नहीं मिलेगी।
लिखने के बाद, ईमेल को जोर से पढ़ें ताकि आप व्याकरण संबंधी गलतियां ढूंढ सकें। आप अतिरिक्त सहायता के लिए ऑनलाइन उपकरणों का भी उपयोग कर सकते हैं।
4. इसे संक्षिप्त रखें
यदि आप साहित्य पृष्ठभूमि से आने वाले लेखक हैं, तो अलंकृत भाषा में लिखने से खुद को रोकना मुश्किल हो सकता है। हालांकि, एक साधारण व्यक्ति के लिए, यह केवल एक कोड बन जाएगा जिसे वे समझ नहीं पाएंगे!
हमेशा अपने ईमेल को छोटा और सरल रखें। छोटे वाक्यों में लिखें और ऐसे शब्दों का उपयोग करें जिन्हें हर कोई जानता है। यदि आपको ऐसी जानकारी देनी है जो कुछ पैराग्राफ में फिट नहीं होगी, तो वर्चुअल मीटिंग या फोन कॉल शेड्यूल करना बेहतर है।
5. सभी प्रश्नों का उत्तर दें
यह बिंदु पिछले पॉइंटर के विपरीत लग सकता है, जहां हमने आपसे ईमेल को छोटा रखने के लिए कहा था। खैर, संक्षिप्तता के लिए अपने ग्राहक के किसी भी प्रश्न को छोड़ना एक अपमानजनक कार्रवाई होगी।
ईमेल के प्रत्येक अनुभाग में पूछे गए प्रश्नों को अलग-अलग अनुभागों में संबोधित करें। इसलिए, ग्राहक को पता चलता है कि आपने उनका ईमेल ध्यान से पढ़ा है। जब आप तुरंत किसी प्रश्न का उत्तर नहीं दे पा रहे हों, तो बताएं कि आप कब दे सकते हैं।
6. एकल और मानक प्रारूप का पालन करें
अपने ग्राहकों को ईमेल लिखते समय, सभी ईमेल के लिए एक ही प्रारूप का उपयोग करें। प्रत्येक ईमेल पर समान टाइपकेस, फ़ॉन्ट आकार, फ़ॉन्ट रंग और टेक्स्ट संरचना का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यदि आपके पास कोई मानक प्रारूप नहीं है, तो एक ही ईमेल थ्रेड अजीब लगेगा।
व्यावसायिक संचार के लिए, आप Arial, Calibri, और Verdana जैसे फोंट का उपयोग कर सकते हैं। आकार के लिए, 12 सुरक्षित है। इस तरह की पेशेवर बातचीत के लिए रंगीन फोंट का उपयोग उचित नहीं है—आइए काले रंग पर ही टिके रहें।
7. हस्ताक्षर के साथ समाप्त करें
आपकी पेशेवर स्थिति जो भी हो, अपने ईमेल के नीचे अपनी संपर्क जानकारी के साथ एक ईमेल हस्ताक्षर रखना हमेशा एक अच्छा विचार है। यह लोगों को आपको याद रखने में मदद करता है ताकि वे जब भी आवश्यक हो आपसे तुरंत संपर्क कर सकें।
ईमेल के अंत में एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर जोड़ना आसान है, और यह केवल आपको पेशेवर दिखाएगा। हस्ताक्षर में अपने संपर्क विवरण जोड़ें।
8. आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करें
आप छुट्टी पर जा सकते हैं लेकिन फ्रीलांसिंग करते समय, सुनिश्चित करें कि आपके ग्राहक इसे जानते हैं। व्यक्तिगत रूप से ईमेल के माध्यम से उन्हें सचेत करने के अलावा, आउट-ऑफ-ऑफिस रिस्पॉन्डर होना बहुत अच्छा होगा।
कई ग्राहकों के साथ काम करते समय, आपको समय सीमाएं प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है। इसी तरह, आपके ग्राहकों को यह जानने की आवश्यकता होती है कि वे आपकी प्रतिक्रिया की उम्मीद कब कर सकते हैं।
9. हमेशा फॉलो-अप करें
जब आप उत्तर मिलने की उम्मीद कर रहे थे लेकिन नहीं मिला, तो अपने ग्राहकों के साथ फॉलो-अप करना आवश्यक है। एक फॉलो-अप ईमेल में, आप किसी भी प्रासंगिक जानकारी को कॉपी कर सकते हैं और किसी भी महत्वपूर्ण फ़ाइल को फिर से संलग्न कर सकते हैं ताकि ग्राहक आसानी से आवश्यक जानकारी ढूंढ सके।
10. सही भाषा का उपयोग करें
अपने ग्राहकों के साथ संवाद करते समय मानक पेशेवर भाषा का उपयोग करें। ऐसी औपचारिक बातचीत में इमोटिकॉन्स का उपयोग करने से बचें। एक विनम्र अभिवादन के साथ ईमेल शुरू करें और ग्राहकों को सीधे उनके नाम से संबोधित करें।
ALL CAPS या ASAP या RSVP जैसे संक्षिप्त रूपों का उपयोग न करें। साथ ही, अपने ग्राहक के नाम का संक्षिप्त रूप उपयोग न करना बेहतर है।
11. परेशान या गुस्से में होने पर उत्तर न दें
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप फ्रीलांसिंग व्यवसाय में कितने समय से हैं, अपने काम से निराश और गुस्सा महसूस होना स्वाभाविक है। यदि ग्राहकों के कुछ ईमेल आपको परेशान करते हैं, तो स्वाभाविक प्रवृत्ति तुरंत जवाब देने की होगी।
लेकिन, जब आप भावनाओं से प्रभावित हों तो जवाब देने से हमेशा बचें। शांत होने के बाद पेशेवर बने रहें और एक पॉलिश उत्तर लिखें।
12. अन्य तरीकों का उपयोग करके संवाद करें
जैसे-जैसे आप एक फ्रीलांसर के रूप में बढ़ते हैं, आप जान जाएंगे कि चर्चा को ऑफ़लाइन कब ले जाना है। कुछ समय-संवेदनशील जानकारी साझा करते समय, केवल ईमेल पर भरोसा न करें। हमेशा इसे फोन कॉल या स्लैक संदेश जैसे संचार के किसी भी रीयल-टाइम रूप के साथ जोड़ें।
13. दोस्ती करने का प्रयास न करें
आप यहां अपने ग्राहक के साथ व्यावसायिक संबंध बनाने के लिए हैं, उनसे दोस्ती करने के लिए नहीं। अपने ग्राहक के साथ मजाकिया या चतुर न होना हमेशा सुरक्षित है। अपने संदेश की जानकारी और इरादे पर टिके रहें। जब आप एक पेशेवर संबंध बनाने जा रहे हैं तो उन्हें अपना व्यक्तित्व दिखाने की कोई जल्दी नहीं है।
14. उत्तर देना न छोड़ें
ईमेल का उत्तर देने में देर करना या इसे पूरी तरह से छोड़ देना आपको एक परियोजना की कीमत चुका सकता है। यदि आपका इनबॉक्स बिक्री ईमेल और अनावश्यक न्यूज़लेटर्स से भरा है, तो आप अपने ग्राहक के महत्वपूर्ण ईमेल से चूक सकते हैं।
मौजूदा ग्राहकों के ईमेल को पसंदीदा के रूप में चिह्नित करें ताकि वे आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर हों। सभी कार्य-संबंधी ईमेल तक त्वरित पहुंच के लिए, अपने ईमेल को व्यवस्थित रखें।
स्मार्ट ईमेल शिष्टाचार आपके ग्राहकों को प्रभावित करेगा
किसी व्यवसाय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए, ईमेल भेजना प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है। एक पेशेवर ईमेल तैयार करने और संभावित और मौजूदा ग्राहकों के सामने खुद को बेहतर और स्मार्ट तरीके से प्रस्तुत करने के लिए इन त्वरित हैक्स को आजमाएं।
