एक उत्पादकता उपकरण होने के बावजूद, ईमेल कार्य घंटों के दौरान एक प्रमुख विकर्षण है और आपको अधिक महत्वपूर्ण कार्य करने से रोकता है। हो सकता है कि आपको जब भी कोई सूचना आए, अपने ईमेल जांचने की आदत हो।
ऐसी प्रथाएं आपके प्रदर्शन को बाधित करती हैं और आपके लक्ष्य को प्राप्त करने के रास्ते में बाधा डालती हैं। उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए, आप ईमेल उपयोग को नियंत्रित करने के लिए निम्नलिखित दृष्टिकोण अपनाना चाह सकते हैं।
1. अपने दिन की शुरुआत इनबॉक्स से न करें
सुबह के समय, आपको अपनी प्राथमिकताओं पर विचार करना चाहिए, दिन के लिए टू-डू सूची बनानी चाहिए, और अन्य लोगों के अनुरोधों की चिंता किए बिना सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। सुबह सबसे पहले अपने ईमेल जांचना जितना आकर्षक हो सकता है, यह आपका ध्यान भटकाता है।
आपका दिमाग ईमेल के संभावित उत्तरों से भर जाता है, और परिणामस्वरूप, आपका वास्तविक काम प्रभावित होता है। सुबह जल्दी ईमेल का जवाब देने से लोगों को पता चलता है कि आप पहले से ही उपलब्ध हैं। इसलिए, आपको अपना दिन काम पर केंद्रित करके शुरू करना चाहिए, ईमेल पर नहीं।
2. इनबॉक्स को नियमित रूप से खाली करें
प्राप्त होने वाले प्रत्येक ईमेल का उत्तर देना आवश्यक नहीं है। हालांकि, आपको अपने इनबॉक्स को अवांछित ईमेल से भरा रखने से बचने के लिए प्रत्येक ईमेल को प्रोसेस करने की आवश्यकता है। अन्यथा, आपको आवश्यक ईमेल नहीं मिलेगा। आप इन विधियों का उपयोग करके इनबॉक्स को थोक अवांछित संदेशों से मुक्त रख सकते हैं:
- करें: यदि ईमेल किसी ऐसे कार्रवाई योग्य कार्य के लिए कहता है जिसमें दो मिनट से कम समय लगेगा, तो उसे तुरंत करें।
- प्रतिनिधि बनाएं: यह अनिवार्य रूप से जिम्मेदारी किसी और को सौंपने के बारे में नहीं है। इसलिए, आप कार्य को सही लोगों को अग्रेषित कर सकते हैं।
- स्थगित करें: यदि ईमेल को तत्काल उत्तर की आवश्यकता नहीं है, तो आप उत्तर को बेहतर समय के लिए स्थगित कर सकते हैं।
- हटाएं: आपको किसी और को सौंपे गए ईमेल या गैर-महत्वपूर्ण ईमेल को तुरंत हटा देना चाहिए ताकि भ्रम और अव्यवस्था से बचा जा सके।
3. हर ईमेल को सभी को CC न करें
कभी-कभी ईमेल CC करना आवश्यक हो सकता है, लेकिन इसका आमतौर पर मतलब होता है कि उन उत्तरों से भर जाना जिनका आपसे कोई लेना-देना नहीं है। ईमेल भेजते समय, CC फ़ील्ड में दो से अधिक व्यक्तियों को न जोड़ें।
यदि आपके सहकर्मी आपको उन ईमेल में CC करते हैं जिनमें वह जानकारी होती है जिसे जानने की आपको आवश्यकता नहीं है, तो आपको अनावश्यक ईमेल भी मिल सकते हैं। उस स्थिति में, आपको अपनी टीम को सूचित करना चाहिए कि वे सभी को उत्तर देने के बजाय व्यक्तिगत रूप से उत्तर दें, जब तक कि वे कुछ ऐसी जानकारी साझा नहीं कर रहे हों जिसे सभी को जानने की आवश्यकता हो।
4. ईमेल जांचने का समय निश्चित करें
ईमेल उपयोगकर्ताओं के दो प्रकार हैं: पहला प्रकार सूचनाओं पर निर्भर करता है और ईमेल आते ही तुरंत जांचता है। दूसरे प्रकार के प्रेषक के पास अपने सभी ईमेल को एक बैच में जांचने का अपना निश्चित समय होता है ताकि वे बाकी दिन इसके बारे में भूल सकें।
आपको अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से पूरा करने के लिए दूसरे प्रकार का होना होगा। ईमेल जांचने के समय के लिए अपने स्वयं के नियम निर्धारित करें।
5. ईमेल प्रबंधन उपकरणों का लाभ उठाएं
अपने ईमेल इनबॉक्स को नियंत्रण से बाहर होने से रोकने और अपने बहुमूल्य समय को बचाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है अपने संदेशों की स्क्रीनिंग के लिए बाहरी सहायता लेना। ईमेल प्रबंधन का एक स्मार्ट विकल्प Sanebox या Unroll.me जैसे उपकरणों का उपयोग करना है।
Sanebox आपके ईमेल इनबॉक्स को सॉर्ट और डिक्लटर करने में मदद करता है और केवल महत्वपूर्ण ईमेल के लिए रास्ता बनाता है। आपके ईमेल पते पर पहुंचने वाले अन्य सभी ईमेल ट्रैश या आर्काइव में चले जाएंगे। Unroll.Me के साथ, आप उन ईमेल सदस्यताओं को रद्द कर सकते हैं जो आवश्यक नहीं हैं।
6. संचार के लिए एक नया ऑपरेटिंग मॉडल चुनें
अपने टीम सदस्यों के बीच एक नवीन संचार मॉडल पेश करके, आप ईमेल पर कम निर्भर हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप समूह संचार के लिए एक परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं या एक संक्षिप्त बैठक आयोजित कर सकते हैं। परियोजना प्रबंधन उपकरणों के साथ, आप एक परियोजना के साथ सभी आवश्यक बिंदुओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं।
इसी तरह, आप लंबे ईमेल थ्रेड से बचने के लिए फोन पर आमने-सामने बातचीत निर्धारित कर सकते हैं। सहयोग और रीयल-टाइम संचार के लिए, आप Slack, Flock, Yammer आदि जैसी मैसेजिंग सेवाओं का उपयोग करके किसी भी आवश्यकता के लिए अपनी टीम से त्वरित रूप से जुड़ सकते हैं।
7. अपनी ईमेल शिष्टाचार में सुधार करें
रुकावट के बिना अधिक चीजें करने में अधिक सफल बनने के लिए, निम्नलिखित युक्तियों के साथ अपने ईमेल शिष्टाचार को ठीक करें:
- हमेशा एक स्पष्ट विषय पंक्ति लिखें जो ईमेल के विषय को निर्दिष्ट करती है। इस प्रकार, प्राप्तकर्ता ईमेल को नजरअंदाज नहीं करेगा, और आपको उत्तर मांगने के लिए अतिरिक्त ईमेल नहीं भेजने पड़ेंगे।
- भेजें बटन दबाने से पहले अपने ईमेल को प्रूफरीड करना कभी न छोड़ें। यह सुनिश्चित करेगा कि टाइपो के कारण गलतफहमी की कोई संभावना नहीं है।
- सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल हस्ताक्षर में आपकी संपर्क जानकारी, जैसे फोन नंबर, शामिल है। इस प्रकार, यदि आवश्यकता उत्पन्न होती है तो प्राप्तकर्ता आपसे सीधे संपर्क कर सकता है।
8. विलंबित प्रतिक्रिया का प्रयास करें
आप अक्सर ईमेल आते ही उनका जवाब दे देते होंगे। हालांकि, यह केवल आपका ध्यान आपके प्राथमिक कार्य से हटा देगा। ईमेल का उत्तर देने की जल्दी में न रहें। इसके बजाय, एक घंटे या उससे अधिक समय लें और अपने शेड्यूल के अनुसार उत्तर दें ताकि आप अपने इनबॉक्स को प्रबंधित कर सकें।
यदि आप तत्काल ईमेल छूट जाने को लेकर चिंतित हैं, तो आपको उस स्थिति में ईमेल नहीं मिलेंगे। किसी भी आपात स्थिति के लिए, आपको फोन कॉल आएगा, ईमेल नहीं।
9. "Yesterbox" विधि आजमाएं
टोनी हसीह द्वारा निर्मित, यह विधि केवल कल आए ईमेल का जवाब देने को बढ़ावा देती है—जब तक कि वे तत्काल न हों। इस तकनीक का मूल नियम आज के इनबॉक्स के बजाय कल के इनबॉक्स को प्रोसेस करना है। बेशक, आप एक तत्काल ईमेल पढ़ेंगे जिसे तत्काल कार्रवाई की आवश्यकता है, लेकिन कई ईमेल उस श्रेणी में नहीं आएंगे।
10. न्यूज़लेटर्स को अलविदा कहें
आपके इनबॉक्स में आने वाला हर ईमेल एक विकर्षण के क्षण के बराबर है। आपके द्वारा प्रतिदिन प्राप्त होने वाले ईमेल का एक बड़ा हिस्सा न्यूज़लेटर्स हैं। ज्यादातर मामलों में, आपको याद भी नहीं होगा कि आपने न्यूज़लेटर की सदस्यता कब ली और क्यों।
अपने इनबॉक्स को साफ रखने और असामयिक घंटों के दौरान अनावश्यक सूचनाएं प्राप्त करने से बचने के लिए, उन न्यूज़लेटर्स की सदस्यता समाप्त करें जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। इस सदस्यता समाप्ति में कुछ समय लग सकता है, लेकिन आप हमेशा के लिए अवांछित ईमेल से मुक्त हो जाएंगे। यदि आप ईमेल के बजाय कोई पोस्ट मिस नहीं करना चाहते हैं, तो आप हमेशा RSS फ़ीड का उपयोग कर सकते हैं।
आपकी उत्पादकता आपके ईमेल से अधिक महत्वपूर्ण है
ईमेल का कभी न खत्म होने वाला ढेर आपको तनावग्रस्त और विचलित करने के लिए पर्याप्त है। इन विधियों के साथ अपनी ईमेल आदतों को बदलकर, आप ईमेल को विकर्षण पैदा करने से रोक सकते हैं और अत्यधिक उत्पादक बन सकते हैं।
