उत्पादकता उपकरण होने के बावजूद, ईमेल काम के घंटों के दौरान एक प्रमुख व्याकुलता है और आपको अधिक महत्वपूर्ण कार्य करने से रोकता है। जब भी कोई सूचना आती है तो आपको अपने ईमेल चेक करने की आदत भी हो सकती है।
इस तरह के अभ्यास आपके प्रदर्शन में बाधा डालते हैं और आपके लक्ष्य को प्राप्त करने के रास्ते में बाधा उत्पन्न करते हैं। उत्पादकता को अधिकतम करने के लिए, आप ईमेल के उपयोग को नियंत्रित करने के लिए निम्नलिखित तरीकों को अपना सकते हैं।
1. अपने दिन की शुरुआत इनबॉक्स से न करें
सुबह के दौरान, आपको अपनी प्राथमिकताओं पर विचार करना चाहिए, दिन के लिए एक टू-डू सूची बनानी चाहिए, और अन्य लोगों के अनुरोधों की चिंता किए बिना सबसे महत्वपूर्ण कार्य पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए। सुबह सबसे पहले अपने ईमेल की जांच करना जितना आकर्षक हो सकता है, यह आपका ध्यान भटकाता है।
ईमेल के संभावित उत्तरों से आपका दिमाग अस्त-व्यस्त हो जाता है, और परिणामस्वरूप, आपका वास्तविक कार्य प्रभावित होता है। सुबह-सुबह ईमेल का जवाब देने से लोगों को पता चलता है कि आप पहले से ही उपलब्ध हैं। इसलिए, आपको अपने दिन की शुरुआत ईमेल पर नहीं बल्कि काम पर ध्यान देकर करनी चाहिए।
2. इनबॉक्स को नियमित रूप से खाली करें
आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक ईमेल का उत्तर देना आवश्यक नहीं है। हालाँकि, आपको अपने इनबॉक्स को अपठित ईमेल से भरा रखने के लिए प्रत्येक ईमेल को संसाधित करने की आवश्यकता है। अन्यथा, आपको आवश्यक ईमेल नहीं मिलेगा। आप इन विधियों का उपयोग करके इनबॉक्स को बल्क अपठित संदेशों से मुक्त रख सकते हैं:
- करें: यदि ईमेल किसी कार्रवाई योग्य कार्य के लिए कहता है जिसमें दो मिनट से कम समय लगेगा, तो उसे तुरंत करें।
- प्रतिनिधि: यह किसी और को जिम्मेदारी सौंपने के बारे में जरूरी नहीं है। तो, आप कार्य को सही लोगों को अग्रेषित कर सकते हैं।
- स्थगित करें: यदि ईमेल को तत्काल उत्तर की आवश्यकता नहीं है, तो आप उत्तर को बेहतर समय के लिए स्थगित कर सकते हैं।
- हटाएं: भ्रम और अव्यवस्था पैदा करने से बचने के लिए आपको किसी और या गैर-महत्वपूर्ण लोगों को सौंपे गए ईमेल को तुरंत हटा देना चाहिए।
3. प्रत्येक ईमेल को सभी को CC करने से बचना चाहिए
ईमेल को CC करना कई बार आवश्यक हो सकता है, लेकिन आमतौर पर इसका मतलब उन उत्तरों की बौछार हो जाना है जिनका आपसे कोई लेना-देना नहीं है। ईमेल भेजते समय, CC फ़ील्ड में दो से अधिक व्यक्तियों को न जोड़ें।
यदि आपके सहकर्मी आपको ईमेल में सीसी करते हैं जिसमें ऐसी जानकारी है जिसे आपको जानने की आवश्यकता नहीं है, तो आप अनावश्यक ईमेल भी प्राप्त कर सकते हैं। उस स्थिति में, आपको अपनी टीम को सभी को जवाब देने के बजाय व्यक्तिगत रूप से जवाब देने के लिए सूचित करना चाहिए, जब तक कि वे कुछ ऐसी जानकारी साझा नहीं कर रहे हैं जो सभी को जानना आवश्यक है।
4. ईमेल को बैचों में जांचना
ईमेल उपयोगकर्ता दो प्रकार के होते हैं:पहला प्रकार सूचनाओं पर निर्भर करता है और ईमेल आने पर तुरंत उसकी जांच करता है। दूसरे प्रकार के प्रेषक के पास एक बैच में सभी ईमेल की जांच करने के लिए अपना निश्चित समय होता है ताकि वे इसे बाकी दिन भूल सकें।
अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से करने के लिए आपको दूसरे प्रकार का होना चाहिए। समय की जांच कब करनी है, इसके लिए अपने नियम स्वयं निर्धारित करें।
5. ईमेल प्रबंधन टूल का लाभ उठाएं
अपने ईमेल इनबॉक्स को नियंत्रण से बाहर होने से रोकने और अपना कीमती समय बचाने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है अपने संदेशों की जांच के लिए बाहरी सहायता लेना। ईमेल प्रबंधित करने का एक स्मार्ट विकल्प Sanebox या Unroll.me जैसे टूल का उपयोग करना है।
Sanebox आपको अपने ईमेल इनबॉक्स को क्रमबद्ध और अव्यवस्थित करने में मदद करता है और केवल महत्वपूर्ण ईमेल के लिए रास्ता बनाता है। आपके ईमेल पते पर पहुंचने वाली कोई अन्य ईमेल ट्रैश या संग्रह में जाएगी। Unroll.Me के साथ, आप उन ईमेल सदस्यताओं को रद्द कर सकते हैं जो आवश्यक नहीं हैं।
6. संचार के लिए एक नया ऑपरेटिंग मॉडल चुनें
अपनी टीम के सदस्यों के बीच एक नया संचार मॉडल पेश करके, आप ईमेल पर कम निर्भर हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप समूह संचार के लिए एक परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं या एक संक्षिप्त बैठक की व्यवस्था कर सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स के साथ, आपके पास प्रोजेक्ट के साथ सूचीबद्ध सभी आवश्यक पॉइंटर्स हो सकते हैं।
इसी तरह, आप लंबे ईमेल थ्रेड से बचने के लिए फोन पर आमने-सामने बातचीत शेड्यूल कर सकते हैं। सहयोग और रीयल-टाइम संचार के लिए, आप किसी भी ज़रूरत के लिए अपनी टीम के साथ जल्दी से जुड़ने के लिए स्लैक, फ्लॉक, यमर, आदि जैसी मैसेजिंग सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं।
7. अपने ईमेल शिष्टाचार को बेहतर बनाएं
बिना किसी रुकावट के अधिक काम करने में और अधिक सफल होने के लिए, निम्नलिखित युक्तियों के साथ अपने ईमेल शिष्टाचार को बेहतर बनाएं:
- हमेशा एक स्पष्ट विषय पंक्ति लिखें जो ईमेल के विषय को निर्दिष्ट करे। इस प्रकार, प्राप्तकर्ता ईमेल की अनदेखी नहीं करेगा, और आपको उत्तर के लिए अतिरिक्त ईमेल भेजने की आवश्यकता नहीं है।
- भेजें . पर क्लिक करने से पहले कभी भी अपने ईमेल का प्रूफरीडिंग करना न छोड़ें बटन। यह सुनिश्चित करेगा कि टाइपो के कारण गलतफहमी की कोई संभावना नहीं है।
- सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल हस्ताक्षर में आपकी संपर्क जानकारी है, जैसे फ़ोन नंबर। इस प्रकार, आवश्यकता पड़ने पर प्राप्तकर्ता आपसे सीधे संपर्क कर सकता है।
8. विलंबित प्रतिक्रिया के लिए जाएं
आप अक्सर ईमेल के आते ही उनका जवाब दे सकते हैं। हालाँकि, यह केवल आपकी एकाग्रता को आपके प्राथमिक कार्य से दूर ले जाएगा। ईमेल का जवाब देने में जल्दबाजी करना बंद करें। इसके बजाय, अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए एक घंटे या उससे भी अधिक समय लें और अपने शेड्यूल के अनुसार उत्तर दें।
यदि आप अत्यावश्यक ईमेल गुम होने से चिंतित हैं, तो आपको उस स्थिति में ईमेल प्राप्त नहीं होंगे। किसी भी आपात स्थिति के लिए, आपको एक फ़ोन कॉल मिलेगा, ईमेल नहीं।
9. "Yesterbox" विधि आज़माएं
टोनी हसीह द्वारा बनाई गई, यह विधि केवल कल आए ईमेल का जवाब देने को बढ़ावा देती है - जब तक कि वे अत्यावश्यक न हों। इस तकनीक का मूल नियम आज के बजाय कल के इनबॉक्स को संसाधित करना है। बेशक, आप एक जरूरी ईमेल पढ़ेंगे, जिस पर तत्काल कार्रवाई की जरूरत है, लेकिन बहुत से ईमेल उस श्रेणी में नहीं आएंगे।
10. न्यूज़लेटर्स को अलविदा कहें
आपके इनबॉक्स में आने वाला प्रत्येक ईमेल ध्यान भंग करने के एक क्षण के बराबर है। आपको प्रतिदिन प्राप्त होने वाले ईमेल का एक बड़ा हिस्सा समाचार पत्र हैं। ज्यादातर मामलों में, आपको यह भी याद नहीं रहेगा कि आपने न्यूज़लेटर की सदस्यता कब और क्यों ली।
अपने इनबॉक्स को साफ रखने के लिए और विषम घंटों के दौरान अनावश्यक सूचनाएं प्राप्त करने से बचने के लिए, उन न्यूज़लेटर्स की सदस्यता समाप्त करें जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है। इस सदस्यता समाप्त करने में कुछ समय लग सकता है, लेकिन आप अवांछित ईमेल से हमेशा के लिए मुक्त हो जाएंगे। यदि आप किसी भी पोस्ट को मिस नहीं करना चाहते हैं तो आप हमेशा ईमेल के बजाय RSS फ़ीड का उपयोग कर सकते हैं।
आपकी उत्पादकता आपके ईमेल से ज्यादा महत्वपूर्ण है
ईमेल का कभी न खत्म होने वाला ढेर आपको तनावग्रस्त और विचलित करने के लिए पर्याप्त है। इन तरीकों से अपनी ईमेल आदतों को बदलकर, आप ईमेल को विचलित करने से रोक सकते हैं और अत्यधिक उत्पादक बन सकते हैं।