हम सब वहां रहे हैं। आप हाथ में लिए गए कार्य पर केंद्रित हैं जब आपको एक सहकर्मी से एक ईमेल मिलता है जो आपका फोकस हाथ में लिए गए कार्य से हटा देता है। उत्सुक, आप यह देखने के लिए इसमें क्लिक करते हैं कि आप कैसे मदद कर सकते हैं, लेकिन यह वास्तव में ऐसी चीज नहीं है जिसकी तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो।
फिर भी, आप सोच सकते हैं कि क्या आपको अभी उन्हें वापस लेना चाहिए या अपना फोकस हासिल करने की कोशिश करनी चाहिए - जो विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण हो सकता है जब यह आपके दिन भर में बार-बार आता है।
इस लेख में, हम आपको कुछ टिप्स के बारे में बताएंगे जो ईमेल चेक करते समय आपको उत्पादक बने रहने में मदद कर सकते हैं।
1. दैनिक रूप से अपने इनबॉक्स की जांच करने की संख्या सीमित करें
यदि आप हर बार ईमेल मिलने पर - या आप एक की उम्मीद कर रहे हैं - अपने इनबॉक्स पर क्लिक कर रहे हैं, तो आप लगातार अपना फोकस तोड़ रहे हैं। आप उस समय पर भी विचार करना चाहते हैं जो आपको बाधित होने के बाद काम पर वापस आने में लगता है, खासकर यदि आप हर ईमेल का तुरंत जवाब दे रहे हैं।
हालांकि आप व्यस्त महसूस कर सकते हैं, यह आगे-पीछे काम करने का सबसे उत्पादक तरीका नहीं हो सकता है। आप अपने ईमेल सूची को खाली करने के इरादे से अपने इनबॉक्स की जांच करना चाहते हैं।
जब तक आपकी नौकरी वास्तव में सभी ईमेल पर तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती, तब तक दैनिक रूप से अपने इनबॉक्स की जांच करने की संख्या को सीमित करने का प्रयास करें। एक सुझाव के रूप में, आप अपने ईमेल को दिन में दो से तीन बार जांचना और प्राथमिकता देना चाह सकते हैं - एक बार जब आप काम पर पहुंचते हैं, एक बार अपने लंच ब्रेक के बाद, और शायद दिन समाप्त होने से एक घंटे पहले।
हालांकि, अपने शेड्यूल और जिन लोगों के साथ आप काम करते हैं, उनके साथ काम करने वाली दिनचर्या के साथ आना सबसे अच्छा है। जब आप तत्काल प्रतिक्रिया दे सकते हैं, तो इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हमेशा करना चाहिए, खासकर यदि आप किसी महत्वपूर्ण कार्य या समय सीमा पर केंद्रित हैं।
बेशक, आपके पास ऐसे लोग होंगे जिनसे आपको जल्द से जल्द वापस आने की आवश्यकता है, चाहे वह आपका बॉस हो, एक ग्राहक, या एक प्राथमिकता सहकर्मी। जब आप अपने इनबॉक्स की जांच करते हैं, तो उनके लिए अपनी प्रतिक्रिया को प्राथमिकता दें। आप डू नॉट डिस्टर्ब पर उस व्यक्ति के ईमेल करने पर अलर्ट भी चालू कर सकते हैं - या बस अपने इनबॉक्स द्वारा नए मेल की जांच करने की संख्या को समायोजित कर सकते हैं।
यह आप पर निर्भर है कि क्या आप अपनी अधिसूचना सेटिंग्स को कुछ ईमेल को पूरी तरह से साइलेंट करने के लिए समायोजित करना चाहते हैं। हालांकि, कुछ सुपर महत्वपूर्ण छूटने से बचने के लिए, आप अधिसूचना में प्राप्तकर्ता और विषय पंक्ति को देख सकते हैं और अगर यह इंतजार कर सकता है तो जल्दी से ट्रैक पर वापस आ सकते हैं।
2. एक ही ईमेल से दो बार निपटने से बचें
क्या आपने कभी कार्रवाई करने से पहले खुद को तरोताजा करने के लिए एक ही ईमेल को कई बार खोला और पढ़ा है? यह आपके समय और फोकस की बर्बादी हो सकती है।
आप हर बार एक खोलने पर कार्रवाई करके इसे रोक सकते हैं। तय करें कि क्या इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, आप इसे फ़ाइल या संग्रहीत कर सकते हैं, या यदि यह जंक है या कुछ ऐसा जिसे आप बस हटा सकते हैं।
इसका जवाब देने का फैसला करने का मतलब यह नहीं है कि यह तुरंत होना चाहिए, लेकिन एक फ़्लैग या किसी प्रकार का रिमाइंडर जोड़ें ताकि आप जान सकें कि अगली बार जब आप अपने ईमेल से निपटेंगे तो इसे करना है।
आपके इनबॉक्स में ईमेल रिमाइंडर की सुविधा भी हो सकती है। उदाहरण के लिए, Spark आपको एक निर्धारित समय के लिए संदेशों को स्नूज़ करने की अनुमति देता है, और यह आपको एक विशिष्ट तारीख और समय पर उनकी याद दिलाएगा। यह आपको एक भेजे गए ईमेल पर फॉलो अप करने के लिए एक रिमाइंडर सेट करने की भी अनुमति देता है यदि आपको अभी तक प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया नहीं मिली है।
आपके इनबॉक्स में जो कुछ भी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, उसे तुरंत फ़ाइल, जंक, या ट्रैश करें - अधिकांश ईमेल प्रदाता इसे सुपर आसान बनाते हैं, इसलिए इसे बस करें और पूरा करें।
यह आपके द्वारा प्राप्त ईमेल की मात्रा के आधार पर अपने लिए कुछ नियम बनाने में भी मदद करता है। उदाहरण के लिए, कौन प्राथमिकता है और आपका प्रतिक्रिया समय। अन्य लोग भी इसके आदी हो जाएंगे और जान जाएंगे कि आप उन्हें एक शानदार प्रतिक्रिया देंगे, बस तुरंत नहीं।
यदि आपको कोई ऐसा ईमेल मिलता है जिसे आप टाल रहे हैं, तो इसे पूरा करने के लिए फ्रॉग खाने की विधि का उपयोग करें।
3. बेकार न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल से अनसब्सक्राइब करें
संभवतः आपको दिन में बिना न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल के अतिरिक्त शोर के पर्याप्त सूचनाएं मिलती हैं। यह उन्हें अपने इनबॉक्स में ढेर होने देना आसान है क्योंकि आप व्यस्त हैं।
हालांकि, उनके माध्यम से छानना एक और कार्य है जो आपका फोकस और उत्पादकता ले जाएगा। यह विशेष रूप से सच है यदि प्रेषक ने ईमेल को इतना अच्छा लिखा है कि आप वास्तव में यह जाने बिना कि आप क्यों हैं, क्लिक करके और पढ़ रहे हैं।
जब तक यह कुछ ऐसा नहीं है जिस पर आप वास्तव में कार्रवाई करने जा रहे हैं, जैसे निर्माता की सामग्री पढ़ना या कंपनी की बिक्री का लाभ उठाना, अनसब्सक्राइब करें। इन ईमेल में लगने वाले समय और ऊर्जा को बचाएं और उन्हें कुछ अधिक सार्थक या आरामदायक में लगाएं।
यदि आपके पास न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल हैं जिन्हें आप पढ़ना पसंद करते हैं, तो आप Spark जैसे ईमेल प्रदाता को आज़माना चाह सकते हैं जो स्मार्ट इनबॉक्स प्रदान करता है।
स्मार्ट इनबॉक्स सुविधा न्यूज़लेटर्स और सेवाओं के संदेशों को व्यक्तिगत ईमेल से अलग करती है। यह अजनबियों और स्वचालित संदेशों से सूचनाओं को म्यूट भी करता है।
4. जंक ईमेल ब्लॉक करें - पते और डोमेन
जब जंक मेल को फ़िल्टर करने की बात आती है, तो कुछ ईमेल प्रदाता दूसरों की तुलना में बेहतर काम करते हैं। यहां तक कि Outlook जैसे लोकप्रिय विकल्प भी सही नहीं हैं, कुछ जंक मेल को आने देते हैं।
हालांकि, अगर कोई आपको स्पैम कर रहा है, तो आप उनका ईमेल पता ब्लॉक कर सकते हैं। यदि आप पाते हैं कि आप अलग-अलग उपयोगकर्ता नामों से, लेकिन उसी वेब पते से ईमेल प्राप्त कर रहे हैं, तो आप पूरे डोमेन को ब्लॉक करने में भी सक्षम हो सकते हैं।
यदि आप Outlook का उपयोग करते हैं, तो आप सेटिंग्स के तहत मेल टैब के जंक मेल अनुभाग में इस सुविधा को पा सकते हैं और सभी Outlook सेटिंग्स देखें। Gmail एक और प्रदाता है जो आपको आसानी से ईमेल पते और कंपनियों को ब्लॉक करने की अनुमति देता है।
यदि आप किसी अन्य ईमेल प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो इस सुविधा की जांच करें ब्लॉक ईमेल डोमेन और आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रदाता का नाम खोजकर।
ध्यान रखें, स्पैम ईमेल के भीतर अनसब्सक्राइब पर क्लिक करना सबसे अच्छा नहीं है, क्योंकि यह आपको एक संदिग्ध साइट पर ले जा सकता है जो आपकी व्यक्तिगत जानकारी प्राप्त करना चाहती है। वास्तव में, जब तक आप इसे स्पैम के रूप में चिह्नित नहीं कर रहे हैं या उन्हें हटा नहीं रहे हैं, तब तक उनके साथ बातचीत करने से बचें।
ईमेल सीमित करके अपनी उत्पादकता बढ़ाएं
ईमेल संचार में एक उपयोगी उपकरण है। हालांकि, जब हम इस पर ध्यान नहीं दे रहे होते हैं तो यह एक विकर्षण भी बन सकता है।
यदि आप अपने इनबॉक्स में बहुत समय बिताते हैं, तो क्यों न इनमें से एक या अधिक युक्तियों को आज़माएं और देखें कि क्या यह मदद करता है?
