आप शायद जानते हैं कि खराब तरीके से तैयार की गई जानकारी गलत परिणाम दे सकती है, जिससे आपके लिए अपने डेटा पर भरोसा करना या दूसरों से ऐसा करने का आग्रह करना मुश्किल हो जाता है। डेटा की सफाई का अर्थ है किसी भी त्रुटि को ठीक करना और अपूर्ण डेटा के उदाहरणों को हटाना।
आपको डेटा को हमेशा सावधानी से साफ करना चाहिए, लेकिन यह हर मामले में एक अत्यंत खींची हुई प्रक्रिया नहीं होनी चाहिए। यहां छह तरकीबें दी गई हैं जिन्हें आप अपने डेटा को कुशलता से साफ करने की कोशिश कर सकते हैं।
एक अलग शीट में पूरे कॉलम को साफ करें
डेटा सफाई प्रक्रिया को कम भारी बनाने और कुछ वर्गों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करने के लिए बहुत से लोग बड़ी स्प्रैडशीट को प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ देते हैं। यदि आप एक समय में एक कॉलम पर काम करने का निर्णय लेते हैं, तो पहले एक नई शीट बनाएं। फिर, एक कॉलम को नई शीट में कॉपी करें और डेटा साफ़ करें।
इसे साफ करने के बाद, आप कॉलम को वापस प्रारंभिक शीट में कॉपी कर सकते हैं और जब आप ऐसा करते हैं तो पुराने कॉलम को बदल सकते हैं।
यह युक्ति आपको गलती से किसी फ़ंक्शन का उपयोग करने और परिणामों को केवल उस कॉलम के बजाय संपूर्ण स्प्रेडशीट पर लागू करने से बचने की अनुमति देती है जिस पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं। यदि आप एक्सेल में काम कर रहे हैं, तो स्क्रीन के नीचे प्लस (+) आइकन पर क्लिक करके वर्कशीट डालें, या इन्सर्ट मेनू चुनें। होम टैब पर और शीट डालें choose चुनें ।
Google पत्रक में दिनांक स्वरूप बदलें
यूरोप में, पसंदीदा दिनांक प्रारूप DD/MM/YY है, लेकिन संयुक्त राज्य में, लोग आमतौर पर MM/DD/YY प्रारूप में तिथियां लिखते हैं। आप सोच सकते हैं कि यह कितना भ्रमित करने वाला हो सकता है यदि एक से अधिक दिनांक प्रारूप के आदी लोग पहले किसी सिस्टम पर सहमत हुए बिना Google पत्रक में साझा स्प्रैडशीट पर काम करते हैं।
सौभाग्य से, Google पत्रक आपको मैन्युअल परिवर्तन करने की आवश्यकता को रोकते हुए, दिनांक प्रारूप को बदलने की अनुमति देता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, दिनांक प्रारूप वह प्रारूप होता है जिसका उपयोग आमतौर पर स्प्रैडशीट के स्थान में किया जाता है। लेकिन, आप इसके बजाय एक कस्टम दिनांक स्वरूप सेट कर सकते हैं।
पहले स्वरूपित करने के लिए डेटा को हाइलाइट करें, फिर फ़ॉर्मेट . पर जाएं> नंबर> अधिक प्रारूप . अंत में, अधिक तिथि choose चुनें और समय प्रारूप . वहां से, आप या तो दिखाए गए प्रारूपों में से चुन सकते हैं या अपना बना सकते हैं।
अन्य कार्यक्रमों से झांकी में आयात किए गए डेटा को व्यवस्थित करें
यदि झांकी आपकी पसंद का डेटा विज़ुअलाइज़ेशन प्रोग्राम है, तो Google शीट्स या एक्सेल जैसी कहीं और से आयात की गई जानकारी से निपटने के लिए अच्छी खबर है। एक डेटा दुभाषिया सुविधा आयातित प्रोग्राम से डेटा को कैप्चर करती है और उन चीज़ों की जांच करती है जिन्हें सफाई की आवश्यकता होती है, जैसे कि खाली सेल।
कनेक्ट . का उपयोग करें झांकी में फलक समर्थित प्रारूप में डेटा का पता लगाने के लिए, जैसे .csv, .pdf या Google पत्रक। यदि आवश्यक हो तो तालिका को कैनवास पर खींचें, फिर डेटा स्रोत देखें स्क्रीन के बाईं ओर का क्षेत्र। फिर, पत्रक . में डेटा स्रोत अनुभाग के अनुभाग में, डेटा दुभाषिया का उपयोग करें बॉक्स में एक चेक लगाएं ।
आप परिणामों की समीक्षा करें . चुनकर डेटा फलक में परिणाम देख सकते हैं . ऐसा करने से एक्सेल में जानकारी खुल जाती है, जिसमें यह व्याख्या करने के लिए एक कुंजी भी शामिल है कि डेटा इंटरप्रेटर ने डेटा को कैसे संभाला।
Excel में पुराना डेटा हटाएं
अपने डेटा को यथासंभव नवीनतम रखना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि आप ग्राहकों को आकर्षित करते हुए लीड सूचियों पर भरोसा करते हैं। सबसे आसान कामों में से एक गलत ईमेल या ग्राहकों से छुटकारा पाना है जो अब आपके ब्रांड से नहीं जुड़ते हैं।
आप संबंधित पंक्ति पर राइट-क्लिक करके और हटाएं का चयन करके पुराने डेटा की संपूर्ण पंक्तियों को हटा सकते हैं। या, सेल पर क्लिक करें, फिर डेटा को हाइलाइट करने के लिए Ctrl + A कीबोर्ड कमांड का उपयोग करें। फिर, सेल को खाली करने के लिए डिलीट की दबाएं और अपडेट की गई सामग्री दर्ज करें।
एक्सेल में ट्रिम फॉर्मूला के साथ अतिरिक्त रिक्त स्थान हटाएं
एक्सेल में विभिन्न सूत्र हैं जो आपको लंबी प्रक्रियाओं से बचने में मदद करते हैं। उनमें से एक को ट्रिम कहा जाता है। यह शब्दों के बीच के रिक्त स्थान को छोड़कर सभी रिक्त स्थान लेता है। पेस्ट करें =TRIM(text) सूत्र . में एक्सेल स्क्रीन के शीर्ष पर स्थित बॉक्स।
इसके बाद, कोष्ठक में "पाठ" शब्द को ट्रिम करने के लिए सामग्री के साथ बदलना सुनिश्चित करें। आप एक कॉलम और पंक्ति संयोजन भी सम्मिलित कर सकते हैं जिसमें टेक्स्ट हो, जैसे कि B3।
गलत वर्तनी वाले शब्दों के लिए Google की वर्तनी-जांच सुविधा के साथ स्क्रीन
जब आप Google पत्रक या Google डॉक्स में डेटा के साथ काम करते हैं, तो टाइपो की तलाश करना एक अच्छा विचार है . यहां तक कि सबसे सावधान डेटा एंट्री पेशेवरों के पास थकान या बहुत तेजी से काम करने की कोशिश करने जैसी चीजों के कारण सटीकता में कमी होती है।
आप टूल मेनू . से टाइपो की तलाश कर सकते हैं वर्तनी . का चयन करके विकल्प। इंटरफ़ेस तब आपको संभावित वर्तनी त्रुटियों को अनदेखा करने या सुझाए गए प्रतिस्थापन शब्दों का उपयोग करके उन्हें ठीक करने का विकल्प देता है। एक शब्दकोश में जोड़ें . भी है विकल्प जो आपके द्वारा अक्सर उपयोग किए जाने वाले शब्दों के लिए अच्छा काम करता है जिसे Google गलत तरीके से गलतियों के रूप में चिह्नित करता है।
सुनिश्चित करें कि स्पेल चेकर पर आंख मूंदकर भरोसा न करें, विशेष रूप से आपके प्रोजेक्ट के संदर्भ में। उदाहरण के लिए, टूल आपको "फॉक्स" शब्द वाले सेल को "फॉक्स" में बदलने का सुझाव दे सकता है, लेकिन अगर यह शब्द किसी व्यक्ति का उपनाम है तो ऐसा करना सही नहीं हो सकता है।
अपने सिस्टम से चिपके रहें और लागू होने पर इसे दूसरों के साथ साझा करें
ये छह टिप्स आपको अपने डेटा को साफ करने के साथ एक अच्छी शुरुआत देंगे। एक बार जब आप उन प्रक्रियाओं के साथ आ जाते हैं जो आपके लिए काम करती हैं, तो हर बार जब आपको अपने डेटा पर करीब से नज़र डालने और उसे शुद्धता के लिए साफ़ करने की आवश्यकता होती है, तो उनका पालन करना स्मार्ट होता है।
यदि कई लोगों के पास डेटा तक पहुंच है और उन्हें भविष्य में उपयोग के लिए भी इसे तैयार करने की आवश्यकता हो सकती है, तो उन्हें आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली तकनीक प्रदान करें ताकि आप सभी समान प्रक्रियाओं का उपयोग कर रहे हों।
इन युक्तियों में से किसी का उपयोग करने की योजना है? क्या कोई जोड़ना है? नीचे टिप्पणियों में हमें बताएं या चर्चा को हमारे ट्विटर या फेसबुक पर ले जाएं .
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