आप शायद जानते हैं कि खराब तैयार जानकारी गलत परिणामों का कारण बन सकती है, जिससे आपके लिए अपने डेटा पर भरोसा करना या दूसरों से ऐसा करने का आग्रह करना अधिक कठिन हो जाता है। डेटा क्लीनिंग का अर्थ है किसी भी त्रुटि को ठीक करना और अधूरे डेटा के उदाहरणों को हटाना।
आपको हमेशा डेटा को सावधानीपूर्वक साफ करना चाहिए, लेकिन यह हर मामले में अत्यधिक लंबी प्रक्रिया नहीं होनी चाहिए। यहां छह तरकीबें हैं जिन्हें आप अपने डेटा को कुशलतापूर्वक साफ करने के लिए आजमा सकते हैं।
पूरे कॉलम को एक अलग शीट में साफ करें
बहुत से लोग बड़े स्प्रेडशीट को प्रबंधनीय टुकड़ों में तोड़ देते हैं ताकि डेटा क्लीनिंग प्रक्रिया कम भारी हो और उन्हें विशिष्ट वर्गों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिले। यदि आप एक समय में एक कॉलम पर काम करने का निर्णय लेते हैं, तो पहले एक नई शीट बनाएं। फिर, एक कॉलम को नई शीट में कॉपी करें और डेटा साफ करें।
इसे साफ करने के बाद, आप कॉलम को प्रारंभिक शीट में वापस कॉपी कर सकते हैं और ऐसा करते समय पुराने कॉलम को बदल सकते हैं।
यह टिप आपको गलती से किसी फ़ंक्शन का उपयोग करने और परिणामों को केवल वर्तमान में आप जिस कॉलम पर काम कर रहे हैं, उसके बजाय पूरे स्प्रेडशीट पर लागू करने से बचने की अनुमति देता है। यदि आप Excel में काम कर रहे हैं, तो स्क्रीन के नीचे प्लस (+) आइकन पर क्लिक करके एक वर्कशीट डालें, या होम टैब पर इन्सर्ट मेनू चुनें और इन्सर्ट शीट चुनें।
Google Sheets में डेट फॉर्मेट बदलें
यूरोप में, पसंदीदा डेट फॉर्मेट DD/MM/YY है, लेकिन संयुक्त राज्य में, लोग आमतौर पर तारीखों को MM/DD/YY फॉर्मेट में लिखते हैं। आप कल्पना कर सकते हैं कि यह कितना भ्रमित करने वाला हो सकता है यदि एक से अधिक डेट फॉर्मेट के आदी लोग Google Sheets में शेयर्ड स्प्रेडशीट पर बिना पहले किसी सिस्टम पर सहमत हुए काम करते हैं।
सौभाग्य से, Google Sheets आपको डेट फॉर्मेट बदलने की अनुमति देता है, जिससे मैन्युअल परिवर्तन करने की आवश्यकता नहीं होती है। डिफ़ॉल्ट रूप से, डेट फॉर्मेट वह होता है जो आमतौर पर स्प्रेडशीट के लोकेल में उपयोग किया जाता है। लेकिन, आप एक कस्टम डेट फॉर्मेट सेट कर सकते हैं।
फॉर्मेट करने के लिए डेटा को हाइलाइट करें, फिर फॉर्मेट > नंबर > अधिक फॉर्मेट पर जाएं। अंत में, अधिक डेट और समय फॉर्मेट चुनें। वहां से, आप दिखाए गए फॉर्मेट में से चुन सकते हैं या अपना खुद का बना सकते हैं।
Tableau में अन्य प्रोग्राम से आयातित डेटा को व्यवस्थित करें
यदि Tableau आपका पसंदीदा डेटा विज़ुअलाइज़ेशन प्रोग्राम है, तो Google Sheets या Excel जैसे अन्य जगहों से आयातित जानकारी से निपटने के दौरान अच्छी खबर है। एक डेटा इंटरप्रेटर फीचर आयातित प्रोग्राम से डेटा को कैप्चर करता है और उन चीजों के लिए इसकी जांच करता है जिन्हें सफाई की आवश्यकता होती है, जैसे खाली सेल।
Tableau में कनेक्ट फलक का उपयोग करके समर्थित फॉर्मेट में डेटा का पता लगाएं, जैसे .csv, .pdf या Google Sheets। यदि आवश्यक हो तो टेबल को कैनवास पर खींचें, फिर स्क्रीन के बाईं ओर डेटा स्रोत क्षेत्र देखें। फिर, डेटा स्रोत अनुभाग के शीट्स अनुभाग में, डेटा इंटरप्रेटर बॉक्स का उपयोग करें में एक चेक लगाएं।
आप परिणामों की समीक्षा करें चुनकर डेटा फलक में परिणाम देख सकते हैं। ऐसा करने से जानकारी Excel में खुलती है, जिसमें डेटा इंटरप्रेटर ने डेटा को कैसे संभाला, इसकी व्याख्या के लिए एक कुंजी शामिल होती है।
Excel में पुराना डेटा हटाएं
अपने डेटा को यथासंभव वर्तमान रखना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि आप ग्राहकों से जुड़ते समय लीड सूचियों पर भरोसा करते हैं। सबसे आसान चीजों में से एक है गलत ईमेल या ग्राहकों से छुटकारा पाना जो अब आपके ब्रांड के साथ जुड़ते नहीं हैं।
आप संबंधित पंक्ति पर राइट-क्लिक करके और डिलीट चुनकर पुराने डेटा की पूरी पंक्तियों को हटा सकते हैं। या, एक सेल पर क्लिक करें, फिर डेटा को हाइलाइट करने के लिए Ctrl + A कीबोर्ड कमांड का उपयोग करें। फिर, सेल को साफ करने के लिए डिलीट कुंजी दबाएं और अपडेटेड सामग्री दर्ज करें।
Excel में Trim फॉर्मूला के साथ अतिरिक्त स्पेस हटाएं
Excel में विभिन्न फॉर्मूले हैं जो आपको लंबी प्रक्रियाओं से बचने में मदद करते हैं। उनमें से एक को Trim कहा जाता है। यह शब्दों के बीच के स्पेस को छोड़कर सभी स्पेस को हटा देता है। =TRIM(text) को Excel स्क्रीन के शीर्ष पर फॉर्मूला बॉक्स में पेस्ट करें।
अगला, पैरेंथेसिस में "text" शब्द को ट्रिम की जाने वाली सामग्री से बदलना सुनिश्चित करें। आप टेक्स्ट युक्त कॉलम और पंक्ति संयोजन भी डाल सकते हैं, जैसे B3।
Google के स्पेल-चेक फीचर से गलत वर्तनी वाले शब्दों की जांच करें
जब आप Google Sheets या Google Docs में डेटा के साथ काम करते हैं, तो टाइपो की तलाश करना एक अच्छा विचार है। यहां तक कि सबसे सावधान डेटा एंट्री पेशेवरों को थकान या बहुत तेजी से काम करने की कोशिश जैसी चीजों के कारण सटीकता में चूक होती है।
आप टूल्स मेनू से स्पेलिंग विकल्प चुनकर टाइपो की तलाश कर सकते हैं। इंटरफ़ेस तब आपको संभावित वर्तनी त्रुटियों को अनदेखा करने या सुझाए गए प्रतिस्थापन शब्दों का उपयोग करके उन्हें ठीक करने का विकल्प देता है। एक डिक्शनरी में जोड़ें विकल्प भी है जो उन शब्दों के लिए अच्छा काम करता है जिनका आप अक्सर उपयोग करते हैं जिन्हें Google गलती से गलतियों के रूप में फ़्लैग करता है।
अपने प्रोजेक्ट के संदर्भ में स्पेल चेकर पर अंधा भरोसा न करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, टूल आपको "Foxe" शब्द वाले सेल को "fox" में बदलने का सुझाव दे सकता है, लेकिन अगर वह शब्द किसी व्यक्ति का उपनाम है तो यह करना सही नहीं हो सकता है।
अपने सिस्टम पर टिके रहें और जरूरत पड़ने पर इसे दूसरों के साथ साझा करें
ये छह टिप्स आपको अपने डेटा को साफ करने की अच्छी शुरुआत देंगे। एक बार जब आप ऐसी प्रक्रियाओं के साथ आते हैं जो आपके लिए काम करती हैं, तो हर बार जब आपको अपने डेटा पर करीब से नज़र डालने और इसे शुद्धता के लिए साफ करने की आवश्यकता होती है, तो उनका पालन करना स्मार्ट होता है।
यदि कई लोगों की डेटा तक पहुंच है और उन्हें भविष्य के उपयोग के लिए इसे तैयार करने की भी आवश्यकता हो सकती है, तो उन्हें उन तकनीकों के साथ प्रदान करें जिनका आप उपयोग करते हैं ताकि आप सभी एक ही प्रक्रियाओं का उपयोग कर रहे हों।
क्या आप इनमें से किसी टिप का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं? कोई जोड़ना है? हमें नीचे टिप्पणियों में बताएं या चर्चा को हमारे Twitter या Facebook पर ले जाएं।
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