हालांकि अब हमारे पास कई संचार प्लेटफ़ॉर्म हैं जो अधिक सहयोगी वर्कफ़्लो के लिए विशिष्ट सुविधाएं प्रदान करते हैं, ईमेल अभी भी हमारे जीवन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, विशेष रूप से हमारे व्यक्तिगत दायरे से बाहर के लोगों के साथ बातचीत के लिए।
समस्या यह है, आप अभी भी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं, और आप खुद को गिनने से अधिक बार सोच रहे हैं कि क्या आपका ईमेल खोला और पढ़ा गया था। यहां आपके ईमेल को अनुकूलित करने के लिए कुछ प्रमुख चरण दिए गए हैं:
1. एक आकर्षक विषय पंक्ति से शुरू करें
पहली छाप सब कुछ है, इसलिए ईमेल भेजते समय एक शक्तिशाली विषय पंक्ति होना आवश्यक है—खासकर यदि आप चाहते हैं कि व्यक्ति इसे खोले। विषय पंक्ति वह पहली चीज है जो लोग देखते हैं, इसलिए इसे उनका ध्यान आकर्षित करना चाहिए और उन्हें और जानने की इच्छा करनी चाहिए। यदि आपकी विषय पंक्ति नीरस या स्पैमी है, तो इस बात की अच्छी संभावना है कि व्यक्ति ईमेल नहीं खोलेगा।
दूसरी ओर, यदि विषय पंक्ति दिलचस्प है, तो वे ईमेल खोलने और जो आपने लिखा है उसे पढ़ने की संभावना रखते हैं। आपके पास किसी का ध्यान आकर्षित करने के लिए केवल कुछ सेकंड हैं, इसलिए उन्हें गिनें।
बेहतर विषय पंक्तियां लिखने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- उन वाक्यों को लिखने से बचें जो सच होने के लिए बहुत अच्छे हों।
- अपने प्राप्तकर्ता का नाम, अपना नाम, या कुछ और जोड़कर अपनी विषय पंक्ति को व्यक्तिगत बनाएं जिससे उन्हें पता चले कि आपका ईमेल उनके लिए है।
- "नमस्ते," "अरे," या "हाय" जैसे एक-शब्द वाली विषय पंक्तियां न लिखें।
- कुछ ऐसा लिखकर अपने प्राप्तकर्ता की जिज्ञासा बढ़ाएं जो वे नहीं जानते हों।
- स्पैमी ट्रिगर्स का उपयोग करने से बचें जो आपके ईमेल को जंक बॉक्स में पहुंचा सकते हैं। कुछ उदाहरणों में 100% फ्री, $$$, अपनी आय अभी दोगुनी करें, सस्ता, डिलीट न करें, जीवन में एक बार, बस कुछ नाम शामिल हैं।
- विस्मयादिबोधक बिंदुओं या बड़े अक्षरों से बचें।
याद रखें कि लोग व्यस्त हैं और हर दिन अनगिनत ईमेल प्राप्त करते हैं, इसलिए अत्यधिक लंबी या जटिल विषय पंक्तियों के साथ चीजों को जटिल न करें। छोटी और सीधी विषय पंक्तियां आदर्श हैं क्योंकि वे उन्हें पढ़ने में आसान बनाती हैं जो उन्हें प्राप्त करते हैं।
2. एक शानदार शुरुआती वाक्य लिखें
जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, आपके पास अपनी विषय पंक्ति के साथ अपने प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित करने के लिए ज्यादा जगह नहीं है। वही सिद्धांत आपके ईमेल के शुरुआती वाक्य पर लागू होता है।
आपका शुरुआती वाक्य आकर्षक और दिलचस्प होना चाहिए ताकि आपका प्राप्तकर्ता और पढ़ना चाहे, और यह भी सारांशित करना चाहिए कि बाकी ईमेल किस बारे में है। यदि संभव हो, तो शुरुआती वाक्य में नए विषयों को पेश करने से बचें, क्योंकि यह आपके पाठक को भ्रमित कर सकता है।
यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जो मदद कर सकते हैं:
- एक प्रश्न से शुरू करें। पाठक से प्रश्न पूछना उन्हें संलग्न करने और उन्हें आपके लेखन में रुचि लेने का एक शानदार तरीका है।
- एक अवलोकन करें या एक आँकड़ा साझा करें जो आपके पाठक का ध्यान आकर्षित करेगा।
- विषय से संबंधित एक व्यक्तिगत कहानी साझा करें।
- यदि आप चाहते हैं कि पाठक ध्यान दे, तो आपका ईमेल ओपनर अद्वितीय होना चाहिए और दूसरों से अलग दिखना चाहिए जो उन्होंने प्राप्त किए हैं। "मुझे आशा है कि आप ठीक हैं" या "आशा है कि आपके अंत में सब ठीक चल रहा है" जैसे घिसे-पिटे शुरुआती लाइनों से बचें। आपके ईमेल के उद्देश्य या आपके प्राप्तकर्ता के आधार पर, आप कुछ मजेदार और रचनात्मक के लिए जा सकते हैं जैसे, "मुझे आशा है कि आपने पहले ही कॉफी पी ली है," या "मैं वादा करता हूं कि यह ईमेल पिछले वाले से छोटा है।"
3. अपनी वर्तनी और व्याकरण को पॉलिश करें
आप पेशेवर सेटिंग्स में ईमेल का उपयोग करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं, और अपनी खुली दर में सुधार करने का एक प्रभावी तरीका अच्छी तरह से लिखे गए और त्रुटि-मुक्त ईमेल रखना है। टाइपो और व्याकरण संबंधी गलतियां आपको अव्यावसायिक और लापरवाह दिखा सकती हैं।
यदि आप अपने सेल्फ-एडिटिंग कौशल में आश्वस्त नहीं हैं, तो भेजने से पहले किसी और को अपना ईमेल प्रूफरीड करने के लिए कहना सबसे अच्छा है। ताजा आंखें उन गलतियों को पकड़ने में मदद कर सकती हैं जो आपसे चूक गई हों।
वैकल्पिक रूप से, आप अपने ईमेल को पॉलिश करने के लिए ग्रामरली या हेमिंग्वे ऐप जैसे संपादन टूल का लाभ उठा सकते हैं। भेजने से पहले सटीकता के लिए सुधारे गए संस्करण को दोबारा जांचना सुनिश्चित करें।
4. संक्षिप्त रहें—मुद्दे पर आएं
किसी को लंबे, भटकने वाले ईमेल पढ़ना पसंद नहीं है, और ऐसे लेखन जो बिना मुद्दे पर आए पैराग्राफ के लिए चलते हैं, उन्हें अनदेखा या हटाए जाने की संभावना है।
अपना ईमेल लिखते समय, सीधे मुद्दे पर आएं और घुमावदार बातें करने से बचें। यह सुनिश्चित करने में मदद करेगा कि आपका संदेश प्रभावी ढंग से संप्रेषित हो।
इसके अलावा, यदि आपके पास साझा करने के लिए बहुत सारी जानकारी है, तो इसे छोटे टुकड़ों में तोड़ने का प्रयास करें ताकि आपके प्राप्तकर्ता के लिए इसे पचाना आसान हो। जहां संभव हो शीर्षकों और सूचियों का उपयोग करके अपने विचारों को व्यवस्थित करें और उनके लिए आपके ईमेल को जल्दी से स्किम करना आसान बनाएं।
5. उपयोगी जानकारी प्रदान करें
"बस," "वास्तव में," और "बहुत" जैसे फिलर शब्दों और वाक्यांशों को हटा दें। वे आपके संदेश में कोई मूल्य नहीं जोड़ते।
आपको संक्षिप्ताक्षरों या उद्योग शब्दजाल का उपयोग करने से भी बचना चाहिए जब तक कि आप पहले से नहीं जानते कि आपके पाठक उनसे परिचित हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके ईमेल उन लोगों के लिए भी सुलभ रहें जिनके पास आपके द्वारा चर्चा किए जा रहे विषय के बारे में विशेष ज्ञान नहीं है।
यदि किसी घटना या विषय के बारे में कोई महत्वपूर्ण जानकारी है जिसकी किसी को निर्णय लेने से पहले आवश्यकता है, तो इसे तुरंत शामिल करना सुनिश्चित करें, ताकि वे आपके ईमेल के बाकी हिस्से को पढ़ते समय कुछ भी महत्वपूर्ण न चूकें।
6. सही समय पर ईमेल भेजें
ईमेल भेजने के लिए कोई एक सही समय नहीं है—यह आपके संदेश की सामग्री और आप अपने प्राप्तकर्ताओं से क्या चाहते हैं पर निर्भर करता है। बस इस बात का ध्यान रखें कि लोग कब उपलब्ध होने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं और तदनुसार समायोजित करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशिष्ट घटना से संबंधित ईमेल भेज रहे हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप इसे बहुत जल्दी या बहुत देर से भेजने से बचें। यदि संभव हो, तो उन्हें इष्टतम समय के लिए शेड्यूल करने का प्रयास करें, जैसे कार्य घंटों के दौरान।
अपने ईमेल की खुली दर और पाठक संख्या में सुधार करें
आपके ईमेल का अनपढ़ रहना आपकी उत्पादकता और आपके व्यवसाय की लाभप्रदता पर गंभीर असर डाल सकता है।
ऐसे कई कारण हैं जिनकी वजह से लोग आपके ईमेल को नजरअंदाज करते हैं, जिनमें से कुछ आपके नियंत्रण से बाहर हैं। हालांकि, इन युक्तियों को लागू करने से आपको अपने ईमेल की खुली दर, पाठक संख्या, और प्रतिक्रिया में सुधार करने में मदद मिल सकती है।
