हालांकि अब हमारे पास अधिक सहयोगात्मक कार्यप्रवाह के लिए विशिष्ट सुविधाओं की पेशकश करने वाले कई संचार प्लेटफॉर्म हैं, फिर भी ईमेल हमारे जीवन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं, विशेष रूप से हमारी व्यक्तिगत मंडलियों के बाहर के लोगों के साथ बातचीत के लिए।
समस्या यह है कि, आप अभी भी एक प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं, और आप खुद को आश्चर्यचकित पाते हैं कि क्या आपका ईमेल खोला गया था और जितना आप गिन सकते हैं उससे अधिक बार पढ़ा गया था। आपके ईमेल को अनुकूलित करने के लिए यहां कुछ महत्वपूर्ण चरण दिए गए हैं:
1. एक आकर्षक सब्जेक्ट लाइन से शुरू करें
पहली छाप ही सब कुछ है, इसलिए ईमेल भेजते समय एक शक्तिशाली विषय पंक्ति होना आवश्यक है - खासकर यदि आप चाहते हैं कि व्यक्ति इसे खोले। विषय पंक्ति पहली चीज़ है जिसे लोग देखते हैं, इसलिए इसे उनका ध्यान आकर्षित करने और उन्हें और अधिक सीखने के लिए प्रेरित करने की आवश्यकता है। यदि आपकी विषय पंक्ति धुंधली या स्पैमयुक्त है, तो इस बात की अच्छी संभावना है कि वह व्यक्ति ईमेल नहीं खोलेगा।
दूसरी ओर, यदि विषय पंक्ति पेचीदा है, तो वे ईमेल खोल सकते हैं और जो आपने लिखा है उसे पढ़ सकते हैं। किसी का ध्यान खींचने के लिए आपके पास केवल कुछ सेकंड हैं, इसलिए उनकी गिनती करें।
यहाँ बेहतर विषय पंक्ति लिखने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- ऐसे वाक्य लिखने से बचें जो सच होने के लिए बहुत अच्छे हों।
- अपने प्राप्तकर्ता का नाम, अपना नाम, या कुछ और जोड़कर अपनी विषय पंक्ति को वैयक्तिकृत करें जिससे उन्हें पता चले कि आपका ईमेल उनके लिए है।
- "हैलो," "हे," या "हाय" जैसी एक-शब्द की विषय पंक्तियाँ न लिखें।
- अपने प्राप्तकर्ता की जिज्ञासा को कुछ ऐसा लिखकर बढ़ाएं जो वे नहीं जानते होंगे।
- स्पैमयुक्त ट्रिगर का उपयोग करने से बचें जो आपके ईमेल को जंक बॉक्स में ला सकते हैं। कुछ उदाहरणों में शामिल हैं 100% मुफ़्त, $$$, अपनी आय को अभी दोगुना करें, सस्ता, डिलीट न करें, जीवन में एक बार, बस कुछ का नाम लेने के लिए।
- विस्मयादिबोधक बिंदु या कैप से बचें।
याद रखें कि लोग व्यस्त हैं और हर दिन अनगिनत ईमेल प्राप्त करते हैं, इसलिए अत्यधिक लंबी या जटिल विषय पंक्तियों के साथ आकर चीजों को जटिल न करें। छोटी और सीधी विषय पंक्तियाँ आदर्श हैं क्योंकि वे उन सभी के लिए पढ़ना आसान बनाती हैं जो उन्हें प्राप्त करते हैं।
2. एक किलर ओपनिंग सेंटेंस लिखें
जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, आपके पास अपनी विषय पंक्ति के साथ अपने प्राप्तकर्ता का ध्यान खींचने के लिए ज्यादा जगह नहीं है। आपके ईमेल के शुरुआती वाक्य पर भी यही सिद्धांत लागू होता है।
आपका प्रारंभिक वाक्य आकर्षक और दिलचस्प होना चाहिए ताकि आपका प्राप्तकर्ता और अधिक पढ़ना चाहे, और यह भी संक्षेप में होना चाहिए कि शेष ईमेल किस बारे में है। यदि संभव हो, तो शुरुआती वाक्य में नए विषयों को शामिल करने से बचने की कोशिश करें, क्योंकि यह आपके पाठक को भ्रमित कर सकता है।
सहायता के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं:
- एक प्रश्न से शुरू करें। पाठक से एक प्रश्न पूछना उन्हें संलग्न करने और आप जो लिखते हैं उसमें उनकी रुचि जगाने का एक शानदार तरीका है।
- एक अवलोकन करें या एक आँकड़ा साझा करें जो आपके पाठक का ध्यान आकर्षित करेगा।
- विषय से संबंधित एक व्यक्तिगत कहानी साझा करें।
- यदि आप चाहते हैं कि पाठक ध्यान दें, तो आपका ईमेल ओपनर अद्वितीय होना चाहिए और उन्हें प्राप्त हुए अन्य लोगों से अलग होना चाहिए। "मुझे आशा है कि यह आपको अच्छी तरह से ढूंढता है" या "आशा है कि आपके अंत में सब ठीक चल रहा है" जैसी छोटी-छोटी शुरुआती पंक्तियों से बचें। आपके ईमेल या आपके प्राप्तकर्ता के उद्देश्य के आधार पर, आप कुछ मजेदार और रचनात्मक के लिए जा सकते हैं, जैसे "मुझे आशा है कि आपने अपनी कॉफी पहले ही ले ली है," या "मैं वादा करता हूं कि यह ईमेल पिछले वाले की तुलना में छोटा है।"
3. अपनी वर्तनी और व्याकरण को पॉलिश करें
आप पेशेवर सेटिंग्स में ईमेल का उपयोग करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं, और अपनी खुली दर में सुधार करने का एक प्रभावी तरीका अच्छी तरह से लिखित और त्रुटि मुक्त ईमेल है। टाइपो और व्याकरण संबंधी गलतियाँ आपको गैर-पेशेवर और मैला दिखा सकती हैं।
अगर आपको अपने सेल्फ-एडिटिंग स्किल्स पर भरोसा नहीं है, तो बेहतर होगा कि आप अपने ईमेल को भेजने से पहले किसी और से प्रूफरीड करवा लें। आँखों का एक नया सेट आपको उन गलतियों को पकड़ने में मदद कर सकता है जिन्हें आप भूल गए होंगे।
वैकल्पिक रूप से, आप अपने ईमेल को पॉलिश करने के लिए ग्रामरली या हेमिंग्वे ऐप जैसे संपादन टूल का लाभ उठा सकते हैं। भेजने से पहले सटीकता के लिए सही किए गए संस्करण को दोबारा जांचना सुनिश्चित करें।
4. संक्षिप्त रहें—बिंदु तक पहुंचें
कोई भी लंबे, भ्रामक ईमेल और लेखों को पढ़ना पसंद नहीं करता है जो बिंदु तक पहुंचे बिना अनुच्छेदों के लिए घूमते हैं या हटाए जाने की संभावना है।
अपना ईमेल लिखते समय, सीधे मुद्दे पर पहुंचें और झाड़ी के चारों ओर पिटाई से बचें। इससे आपको यह सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी कि आपका संदेश प्रभावी ढंग से संप्रेषित हो गया है।
इसके अलावा, यदि आपके पास साझा करने के लिए बहुत सारी जानकारी है, तो इसे छोटे-छोटे टुकड़ों में बांटने का प्रयास करें ताकि आपके प्राप्तकर्ता के लिए इसे पचाना आसान हो जाए। अपने विचारों को व्यवस्थित करने के लिए जहां संभव हो, शीर्षकों और सूचियों का उपयोग करें और उनके लिए आपके ईमेल के माध्यम से त्वरित रूप से स्किम करना आसान बनाएं।
5. उपयोगी जानकारी प्रदान करें
"बस," "वास्तव में," और "बहुत" जैसे भराव शब्दों और वाक्यांशों को हटा दें। वे आपके संदेश में कोई मूल्य नहीं जोड़ते हैं।
जब तक आप यह नहीं जानते कि आपके पाठक उनसे पहले से परिचित हैं, तब तक आपको शब्दकोष या उद्योग शब्दजाल का उपयोग करने से बचना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि आपके ईमेल पहुंच योग्य बने रहें, भले ही कुछ लोगों को आपके बारे में विशेष ज्ञान न हो, जिस पर आप चर्चा कर रहे हैं।
अगर किसी घटना या विषय के बारे में कोई महत्वपूर्ण जानकारी है जो किसी को निर्णय लेने से पहले चाहिए, तो इसे तुरंत शामिल करना सुनिश्चित करें, ताकि वे आपके बाकी ईमेल को पढ़ते समय कुछ भी महत्वपूर्ण न चूकें।
6. सही समय पर ईमेल भेजें
ईमेल भेजने का कोई सही समय नहीं है—यह आपके संदेश की सामग्री पर निर्भर करता है और आप अपने प्राप्तकर्ताओं से क्या चाहते हैं। बस इस बात का ध्यान रखें कि लोगों के उपलब्ध होने की सबसे अधिक संभावना कब है और तदनुसार समायोजित करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी विशिष्ट घटना से संबंधित ईमेल भेज रहे हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप इसे बहुत जल्दी या बहुत देर से भेजने से बचें। यदि संभव हो, तो उन्हें इष्टतम समय के लिए शेड्यूल करने का प्रयास करें, जैसे काम के घंटों के दौरान।
अपने ईमेल की ओपन रेट और रीडरशिप में सुधार करें
आपके ईमेल बिना पढ़े जाने से आपकी उत्पादकता और आपके व्यवसाय की लाभप्रदता पर गंभीर प्रभाव पड़ सकता है।
लोग आपके ईमेल को अनदेखा करने के कई कारण हैं, जिनमें से कुछ आपके नियंत्रण से बाहर हैं। हालांकि, इन युक्तियों को लागू करने से आपको खुले दर, पाठकों की संख्या और आपके ईमेल के प्रति प्रतिक्रिया में सुधार करने में मदद मिल सकती है।