व्यक्तिगत हो या पेशेवर, ईमेल आज संचार का सबसे महत्वपूर्ण और अक्सर इस्तेमाल किया जाने वाला माध्यम है। और यह देखते हुए कि यह हमेशा के लिए रहता है, आपको उन्हें सावधानी से रचने का प्रयास करना चाहिए।
हालांकि लिखना हर किसी के बस की बात नहीं होती। लेकिन एक महान ईमेल भेजने के लिए आपको एक महान लेखक होने की आवश्यकता नहीं है। गुणवत्ता संदेश सुनिश्चित करने के लिए आपको बस कुछ साइटों और एक्सटेंशन की आवश्यकता है।
1. ड्राफ्टमैप (क्रोम, वेब):रीयल-टाइम सुधार सुझाव
आपको बेहतर लिखने के लिए कुछ शानदार ब्राउज़र-आधारित टूल मिल सकते हैं, जैसे हेमिंग्वे या ग्रामरली। DraftMap एक ही नस में है, लेकिन यह आपकी शैली और शब्द दोहराव की भी जाँच करता है। साथ ही, Chrome एक्सटेंशन रीयल-टाइम सुझावों का संतोषजनक और सहज अनुभव जोड़ता है।
ड्राफ्टमैप विभिन्न शैली सुझावों को उजागर करने के लिए विभिन्न रंगों का उपयोग करता है। यह दोहराए जाने वाले शब्दों, निष्क्रिय आवाज, क्रियाविशेषण और क्लिच को इंगित करेगा, और यहां तक कि आपको ईमेल की पठनीयता और शैली पर भी सलाह देगा। सिद्धांत अर्नेस्ट हेमिंग्वे के लेखन के नियमों के समान हैं। और एक्सटेंशन यह सब आपकी Gmail रचना विंडो के अंदर से करता है।
चिंता न करें, ड्राफ्टमैप आपके शब्दों को नहीं बदलता है। यदि आपने अभी भी रंगों को हाइलाइट किया है और ईमेल भेजते हैं, तो प्राप्तकर्ता को वे रंग दिखाई नहीं देंगे। यह केवल आपके लिए है।
2. ईमेल टेक्स्ट फ़ॉर्मेटर (क्रोम):Gmail को अच्छा बनाएं
जीमेल मार्कडाउन का समर्थन करता है, जो बेहतर दिखने वाले संदेश लिखने के स्मार्ट तरीकों में से एक है। लेकिन इसका नकारात्मक पक्ष यह है कि जब आप साइटों से चीजों को कॉपी-पेस्ट करते हैं, तो यह सभी मूल पृष्ठ के स्वरूपण को बरकरार रखता है। अगर आपको कभी अजीब फ़ॉन्ट और आकार वाला ईमेल प्राप्त हुआ है, तो आप जानते हैं कि यह कैसे बंद हो सकता है।
ईमेल टेक्स्ट फॉर्मेटर इन सभी फोंट, रंगों और आकारों को हटा देता है। आपने जो कुछ भी चिपकाया है वह डिफ़ॉल्ट जीमेल टेक्स्ट में बदल जाएगा, लेकिन यह कैपिटलाइज़ेशन और लिंक्स को बरकरार रखेगा। यह आपके संदेशों को प्रारूपित करने का एक आसान तरीका है।
हमेशा की तरह, यह क्रोम एक्सटेंशन ओपेरा जैसे अन्य क्रोमियम-आधारित ब्राउज़रों के साथ भी काम करता है। यहां ओपेरा में क्रोम एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का तरीका बताया गया है।
3. ईमेल Oops Blocker (Chrome):आम गलत पासवर्ड से बचें
"बीसीसी" सुविधा एक बुनियादी तकनीकी कौशल है जो हर किसी के पास होना चाहिए। यह प्रेषकों को उनके एक्सप्रेस इनपुट को आमंत्रित किए बिना लोगों को लूप में रखने देता है। लेकिन अगर आपको यह समझ में नहीं आता है, तो आपको इस एक्सटेंशन के साथ एक शिष्टाचार पाठ की आवश्यकता है।
यदि आप बीसीसी-एड हैं, तो इसका आम तौर पर मतलब है कि आपको कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन देखिए, इसे तोड़ना एक कठिन आदत है। अगली बार जब आप किसी ईमेल पर बीसीसी-एड होते हैं और उसे "सभी को उत्तर दें" या "अग्रेषित" करने का प्रयास करते हैं, तो ईमेल ओह ब्लॉकर कार्रवाई में आ जाएगा।
यह आपको याद दिलाएगा कि इस तरह के ईमेल पर उन कार्यों में से किसी एक को लेने के लिए यह खराब रूप है, और आपको आश्वस्त करता है कि आपको वास्तव में ऐसा करने की ज़रूरत है या नहीं। कभी-कभी, एक गलत कदम से बचने के लिए हमें केवल एक कुहनी की जरूरत होती है।
4. संक्षिप्त (क्रोम):वर्ड काउंटर आपको संक्षिप्त होने के लिए बाध्य करता है
ईमेल करने के मुख्य पापों में से एक ऐसे संदेश भेजना है जो किसी प्राप्तकर्ता के लिए बहुत लंबे हैं। किसी के पास अपने इनबॉक्स में निबंध पढ़ने का समय या झुकाव नहीं है, अकेले अपने फोन पर (जहां ज्यादातर लोग ईमेल चेक करते हैं)।
जीमेल के लिए क्रोम एक्सटेंशन ब्रीफ आपको अपने शब्दों को समझदारी से चुनने के लिए मजबूर करता है। जिस तरह ट्विटर आपको 140 अक्षरों के नीचे लिखने के लिए मजबूर करता है, वैसे ही ब्रीफ 125 शब्दों का प्रतिबंध लगाता है। यदि आप 125 शब्दों से अधिक जाते हैं, तो यह आपको ईमेल भेजने नहीं देगा। नीचे एक टिकर दिखाता है कि आपने कितने शब्द लिखे हैं या खत्म हो गए हैं।
और हाँ, हम सभी जानते हैं कि कभी-कभी, एक ईमेल को 125 शब्दों से अधिक की आवश्यकता होती है। संक्षिप्त नियम के बारे में एक स्टिकर नहीं है। आप "भेजें" बटन पर तीन बार क्लिक करके प्रतिबंध को बायपास कर सकते हैं।
5. छोटा करें।
हम सभी का कोई न कोई सहकर्मी या मित्र होता है जो बहुत अधिक ईमेल भेजता है। उन्हें इसे रोकने के लिए कहना थोड़ा असभ्य और असभ्य होगा। लेकिन अगर आप इसे गुमनाम रूप से करते हैं, तो आप उनकी भावनाओं को थोड़ा दूर कर सकते हैं।
छोटा करें।ईमेल आपके लिए गंदे काम को संभालता है। साइट पर जाएं और उन सभी के ईमेल पते जोड़ें जिनके संदेशों को आप कम करना चाहते हैं। यह व्यक्ति को उनके अपराधों के बारे में बताने के लिए स्वचालित रूप से ईमेल करेगा, लेकिन एक दोस्ताना तरीके से।
हां, यह स्वयं बेहतर ईमेल लिखने के बारे में नहीं है, लेकिन फिर भी आपके इनबॉक्स में कमी एक स्वागत योग्य बदलाव है। साथ ही, कम से कम भविष्य में, आप अपने सहकर्मी के लगातार संदेशों के बारे में उसके चेहरे पर नहीं उड़ेंगे।
क्या आप Gmail का उपयोग नहीं करते हैं?
इस लेख के अधिकांश उपकरण जीमेल को लक्षित करते हैं क्योंकि लगभग हर कोई जिसे हम जानते हैं, इसका उपयोग अपनी ईमेल आवश्यकताओं के लिए करते हैं। लेकिन हम बाहरी लोगों से सुनने के लिए हमेशा उत्सुक रहते हैं।
क्या आप Gmail का उपयोग करते हैं या आपने इसे किसी और चीज़ के लिए छोड़ दिया है? अभी आप किस ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं?