चाहे व्यक्तिगत हो या व्यावसायिक, ईमेल आज संचार का सबसे महत्वपूर्ण और सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला माध्यम है। और चूंकि यह हमेशा के लिए रहता है, आपको उन्हें सावधानी से लिखने का प्रयास करना चाहिए।
लेखन हर किसी के बस की बात नहीं है। लेकिन आपको एक महान ईमेल भेजने के लिए एक महान लेखक होने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस कुछ साइट्स और एक्सटेंशन की आवश्यकता है जो गुणवत्तापूर्ण संदेश सुनिश्चित करें।
1. DraftMap (Chrome, वेब): रीयल-टाइम सुधार सुझाव
आप बेहतर लिखने के लिए कुछ शानदार ब्राउज़र-आधारित टूल पा सकते हैं, जैसे Hemingway या Grammarly। DraftMap उसी श्रेणी में है, लेकिन यह आपकी शैली और शब्द दोहराव की भी जांच करता है। साथ ही, Chrome एक्सटेंशन रीयल-टाइम सुझावों का संतोषजनक और सहज अनुभव जोड़ता है।
DraftMap विभिन्न शैली सुझावों को हाइलाइट करने के लिए विभिन्न रंगों का उपयोग करता है। यह दोहराए जाने वाले शब्दों, निष्क्रिय आवाज, क्रियाविशेषणों, और क्लिच को इंगित करेगा, और यहां तक कि ईमेल की पठनीयता और शैली पर भी सलाह देगा। सिद्धांत Ernest Hemingway के लेखन नियमों के समान हैं। और एक्सटेंशन यह सब आपके Gmail रचना विंडो के अंदर से करता है।
चिंता न करें, DraftMap आपके शब्दों को नहीं बदलता। यदि आप अभी भी हाइलाइट किए गए रंगों के साथ ईमेल भेजते हैं, तो प्राप्तकर्ता उन रंगों को नहीं देखेगा। यह केवल आपके लिए है।
2. Email Text Formatter (Chrome): Gmail को अच्छा दिखाएँ
Gmail Markdown का समर्थन करता है, जो बेहतर दिखने वाले संदेश लिखने के स्मार्ट तरीकों में से एक है। लेकिन इसका नकारात्मक पक्ष यह है कि जब आप साइट्स से चीजों को कॉपी-पेस्ट करते हैं, तो यह मूल पृष्ठ के सभी फ़ॉर्मेटिंग को बरकरार रखता है। यदि आपने कभी अजीब फ़ॉन्ट और आकार वाले ईमेल प्राप्त किए हैं, तो आप जानते हैं कि यह कितना ऑफ-पुटिंग हो सकता है।
Email Text Formatter इन सभी फ़ॉन्ट, रंग, और आकार को हटा देता है। आपने जो कुछ भी पेस्ट किया है वह डिफ़ॉल्ट Gmail टेक्स्ट में बदल जाएगा, लेकिन यह कैपिटलाइज़ेशन और लिंक को बरकरार रखेगा। अपने संदेशों को फ़ॉर्मेट करने का यह एक सरल तरीका है।
हमेशा की तरह, यह Chrome एक्सटेंशन Opera जैसे अन्य Chromium-आधारित ब्राउज़रों के साथ भी काम करता है। Opera में Chrome एक्सटेंशन इंस्टॉल करने का तरीका यहाँ है।
3. Email Oops Blocker (Chrome): एक सामान्य अशिष्टता से बचें
"BCC" सुविधा एक बुनियादी तकनीकी कौशल है जो हर किसी के पास होनी चाहिए। यह प्रेषकों को लोगों को लूप में रखने देता है, बिना उनके स्पष्ट इनपुट को आमंत्रित किए। लेकिन अगर आपको यह समझ नहीं आता, तो आपको शिष्टाचार के पाठ की आवश्यकता है, इस एक्सटेंशन के साथ।
यदि आप BCC हैं, तो इसका आमतौर पर मतलब है कि आपको कोई कार्रवाई करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन देखो, यह तोड़ने की एक कठिन आदत है। अगली बार जब आप किसी ईमेल पर BCC हों और "सभी को उत्तर दें" या "अग्रेषित करें" करने का प्रयास करें, तो Email Oops Blocker कार्रवाई में आ जाएगा।
यह आपको याद दिलाएगा कि ऐसे ईमेल पर उन कार्रवाइयों में से किसी एक को करना बुरा रूप है, और आपको पुनर्मूल्यांकन करने पर मजबूर करेगा कि क्या आपको वास्तव में ऐसा करने की आवश्यकता है। कभी-कभी, एक धक्का ही हमें अशिष्टता से बचने के लिए चाहिए होता है।
4. Brief (Chrome): शब्द काउंटर जो आपको संक्षिप्त होने के लिए मजबूर करता है
ईमेल करने के प्रमुख पापों में से एक है ऐसे संदेश भेजना जो किसी भी प्राप्तकर्ता के लिए बहुत लंबे हों। किसी के पास अपने इनबॉक्स में, अपने फोन पर (जहां ज्यादातर लोग ईमेल चेक करते हैं) निबंध पढ़ने का समय या झुकाव नहीं है।
Gmail के लिए Chrome एक्सटेंशन Brief आपको अपने शब्दों को बुद्धिमानी से चुनने के लिए मजबूर करता है। बहुत कुछ जैसे Twitter आपको 140 वर्णों के तहत लिखने के लिए मजबूर करता है, Brief 125-शब्द प्रतिबंध लगाता है। यदि आप 125 शब्दों से अधिक जाते हैं, तो यह आपको ईमेल भेजने नहीं देगा। नीचे एक टिकर दिखाता है कि आपने कितने शब्द लिखे हैं या पार कर गए हैं।
और हाँ, हम सभी जानते हैं कि कभी-कभी, एक ईमेल को 125 से अधिक शब्दों की आवश्यकता होती है। Brief नियम के बारे में हठी नहीं है। आप "भेजें" बटन को तीन बार क्लिक करके प्रतिबंध को बायपास कर सकते हैं।
5. Minimize.Email [टूटा URL हटाया गया] (वेब): गुमनाम रूप से दूसरों को संदेश कम करने के लिए कहें
हम सभी का एक सहकर्मी या दोस्त होता है जो बहुत अधिक ईमेल भेजता है। उन्हें रोकने के लिए कहना थोड़ा असभ्य और अशिष्ट होगा। लेकिन अगर आप इसे गुमनाम रूप से करते हैं, तो आप उनकी भावनाओं को थोड़ा बख्श सकते हैं।
Minimize.Email आपके लिए गंदा काम संभालता है। साइट पर जाएँ और उन लोगों के ईमेल पते जोड़ें जिनके संदेश आप कम करना चाहते हैं। यह स्वचालित रूप से व्यक्ति को उनके अपराधों के बारे में बताने के लिए ईमेल करेगा, लेकिन एक दोस्ताना तरीके से।
हाँ, यह आपके द्वारा बेहतर ईमेल लिखने के बारे में नहीं है, लेकिन आपके इनबॉक्स में कमी फिर भी एक स्वागत योग्य बदलाव है। साथ ही, कम से कम भविष्य में, आप अपने सहकर्मी के चेहरे पर उनके लगातार संदेशों के बारे में नहीं फट पड़ेंगे।
क्या आप Gmail का उपयोग नहीं करते?
इस लेख के अधिकांश टूल Gmail को लक्षित करते हैं क्योंकि हम जिसे जानते हैं लगभग सभी अपनी ईमेल जरूरतों के लिए इसका उपयोग करते हैं। लेकिन हम हमेशा बाहरी लोगों से सुनने के लिए उत्सुक हैं।
क्या आप Gmail का उपयोग करते हैं या आपने इसे किसी और चीज़ के लिए छोड़ दिया है? आप अब किस ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं?
