जब ईमेल की बात आती है, तो पेशेवर सीमाएं स्थापित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। आखिरकार, कई कंपनियां मानती हैं कि जब तक आपके पास इंटरनेट है, आप किसी भी संदेश का उत्तर देने के लिए स्वतंत्र हैं।
एक समय था जब पेशेवरों से हमेशा कॉल पर रहने की उम्मीद की जाती थी, लेकिन समय धीरे-धीरे बदल रहा है। इन दिनों, लोगों के लिए अपने दिनों की छुट्टी पर ऑफ़लाइन होना तेजी से आम होता जा रहा है, और अच्छे कारण के लिए।
यदि आप छुट्टी पर जा रहे हैं, अपनी समझदारी के लिए समय निकाल रहे हैं, या किसी अन्य कारण से कार्यालय से दूर रहने की आवश्यकता है, तो यहां एक पेशेवर आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल उत्तर लिखने के तरीके पर कुछ सुझाव दिए गए हैं।
1. स्पष्ट आउट-ऑफ-ऑफिस विषय हेडर
लोगों को यह बताने के सबसे आसान तरीकों में से एक है कि आप आउट-ऑफ-ऑफिस हैं, अपने ईमेल उत्तर विषय हेडर को बदलना। केवल "आउट-ऑफ-ऑफिस" लिखने के बजाय, आप उस प्रकार की छुट्टी भी शामिल कर सकते हैं जो आप ले रहे हैं, यदि आप इसे साझा करने में सहज हैं।
यहां आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल विषय हेडर के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- आउट-ऑफ-ऑफिस – अवकाश अवकाश (25 दिसंबर – 4 जनवरी)
- [आउट-ऑफ-ऑफिस] चिकित्सा अवकाश
- आउट-ऑफ-ऑफिस | पितृत्व अवकाश
- *आउट-ऑफ-ऑफिस* आपातकालीन अवकाश
- आउट-ऑफ-ऑफिस (शोक अवकाश)
- आउट-ऑफ-ऑफिस | मातृत्व अवकाश
- आउट-ऑफ-ऑफिस ~ फील्ड वर्क
- [आउट-ऑफ-ऑफिस] अवकाश अवकाश (क्रिसमस दिवस)
- आउट-ऑफ-ऑफिस – बीमारी अवकाश
- आउट-ऑफ-ऑफिस – शादी हो रही है!
2. उल्लेख करें कि आप किस प्रकार की छुट्टी ले रहे हैं
कुछ लोगों के लिए, यह मानना आम है कि कोई भी आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल अवकाश उद्देश्यों के लिए है। हालांकि, यह हर किसी के लिए ऐसा नहीं है।
कुछ लोग आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल का उपयोग तब भी करते हैं जब वे काम कर रहे होते हैं, लेकिन पूरे दिन अपने ईमेल तक नहीं पहुंच सकते। उदाहरण के लिए, सेल्स प्रतिनिधि या फील्ड वर्क करने वालों को बिना इंटरनेट कनेक्शन वाले क्षेत्रों में यात्रा करने की आवश्यकता हो सकती है।
इसके अलावा, यह भी संभव है कि आप अस्पताल के दौरे, अंतिम संस्कार, या बीमारी से उबरने जैसे व्यक्तिगत मामलों के लिए समय निकाल रहे हों। इसके साथ, "मुझे आशा है कि आपकी छुट्टी अच्छी रही" का उत्तर देना अजीब हो सकता है।
इससे बचने के लिए, आप अपने ईमेल के मुख्य भाग में अपनी छुट्टी का विवरण डाल सकते हैं। यदि यह आपको असहज करता है तो आपको अपनी स्थिति के बारे में ईमानदार होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अपने बॉस, टीममेट्स, या ग्राहकों के साथ सच्चा होना सहानुभूति बनाने में मदद कर सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक कार दुर्घटना में थे और अपनी चोटों से उबरने के लिए कुछ समय चाहिए, तो अपने संपर्कों को बताने से उन्हें आपके विलंबित आउटपुट और अपेक्षित वापसी के बारे में अपनी अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में मदद मिलती है।
3. अनावश्यक माफी से बचें
कई वर्कहोलिक्स के लिए, आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल में माफी शामिल करना आम है, जैसे "तुरंत जवाब न दे पाने के लिए खेद है!" हालांकि, यह समझना महत्वपूर्ण है कि आपको काम से समय निकालने के लिए माफी नहीं मांगनी चाहिए, खासकर अगर यह अच्छे कारण के लिए है।
क्षमा मांगने के बजाय, यहां कुछ शब्द हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:
- "पहुंचने के लिए धन्यवाद!"
- "ईमेल के लिए धन्यवाद।"
- "यह ईमेल प्राप्त हो गया है।"
माफी मांगने के बजाय, आप विनम्रता से स्वीकार कर सकते हैं कि उनका संदेश आधिकारिक रूप से प्राप्त हो गया है। इसके साथ, आप उनकी समय और प्रयास के लिए धन्यवाद देने पर केंद्रित भाषा का विकल्प चुन सकते हैं।
4. उत्तर तिथि की गारंटी न दें
कई लोगों के लिए, लंबी अनुपस्थिति के बाद कार्यालय लौटने पर ईमेल का भारी बैकलॉग देखना भारी पड़ सकता है। वास्तव में, चिंता तब और भी दोगुनी हो सकती है जब आप "मैं कार्यालय लौटते ही जवाब दूंगा" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करते हैं।
न केवल यह आपके वापसी के पहले दिन जवाब की गारंटी देने के लिए बहुत अनावश्यक दबाव जोड़ सकता है, बल्कि यह उन लोगों के लिए गलत अपेक्षाएं भी स्थापित करता है जो आपसे संपर्क करने की कोशिश कर रहे हैं।
हालांकि ईमेल की प्राप्ति को स्वीकार करना उचित है, लेकिन तुरंत इसका जवाब देना आवश्यक नहीं है। जब आप जवाब देने के लिए उपलब्ध हों तो अधिक प्रतिबद्धता से बचने के लिए, एक व्यापक उत्तर या सामान्य सीमा से चिपके रहना सबसे अच्छा है।
यहां कुछ वाक्यों के उदाहरण दिए गए हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:
- मैं छुट्टियों के बाद उपलब्ध होने पर जवाब दूंगा।
- कृपया _______ के अंत तक मुझसे उत्तर की उम्मीद करें।
- यदि तत्काल नहीं है, तो कृपया ________ तक प्रतिक्रिया की उम्मीद करें।
याद रखें, यदि कोई ईमेल महत्वपूर्ण है, तो लोग या तो कॉल करने का प्रयास करेंगे या कुछ समय बाद आपके साथ फॉलो अप करेंगे। इसके साथ, बफ़र्स लगाना महत्वपूर्ण है ताकि लोग त्वरित उत्तर की आशा न करें।
5. बैक-अप संपर्कों से सहमति लें
कुछ भूमिकाओं के लिए, जब आप दूर हों तो भार उठाने के लिए बैक-अप संपर्क होना आम है। हालांकि, बॉस, सहकर्मी, या टीम के सदस्य को अपनी जिम्मेदारी लेने के लिए नियुक्त करने से पहले जब आप उपलब्ध नहीं हैं, तो सहमति प्राप्त करना आवश्यक है।
कई लोगों के पहले से ही अपने काम से अभिभूत होने के कारण, अन्य लोगों की जिम्मेदारियों को लेना तनावपूर्ण हो सकता है, भले ही यह थोड़े समय के लिए हो। इसके अलावा, वे ग्राहकों या ग्राहकों को कुछ ईमेल पते या व्यक्तिगत फोन नंबर तक पहुंच देने में सहज नहीं हो सकते।
इस कारण से, किसी के संपर्क विवरण को अपने आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल में जोड़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप उनसे पूछें कि क्या यह आपके लिए ठीक है और वे कौन से विवरण साझा करने में सहज हैं।
6. आंतरिक या बाहरी पक्षों के लिए अलग-अलग आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल बनाएं
इस पर निर्भर करता है कि ईमेल कौन प्राप्त करेगा, आप अपने आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल उत्तर में कितनी जानकारी साझा करने के इच्छुक हैं, यह भिन्न हो सकता है। आखिरकार, आपको अभी भी गोपनीयता सावधानियां बरतनी होंगी, खासकर जब आप छुट्टी पर हों।
उदाहरण के लिए, जबकि आप अपने ऑफिस साथियों के साथ साझा करने में सहज महसूस करते हैं कि आप कहां यात्रा कर रहे हैं, आप यादृच्छिक लोगों के साथ ऐसा नहीं करना चाह सकते हैं।
ईमेल प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करके, आप इस आधार पर एक अलग आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर सेट कर सकते हैं कि इसे कौन प्राप्त करेगा। इसके साथ, आप लोगों को अपनी आउट-ऑफ-ऑफिस स्थिति के बारे में सही मात्रा में संदर्भ दे सकते हैं।
अपने आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तरों के साथ बेहतर कार्य सीमाएं बनाएं
एक ऐसी दुनिया में जहां हमसे हमेशा उपलब्ध रहने की उम्मीद की जाती है, सीमाओं को दिखाने वाला एक आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल अंतर ला सकता है। अपने व्यक्तिगत समय के साथ दृढ़ रहकर, आप अपने आसपास के लोगों को अपने व्यक्तिगत जीवन का मूल्य सिखा सकते हैं।
इसके अलावा, दूसरों से अपने समय का सम्मान करने के लिए कहकर, आप उन्हें भी ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। हालांकि यह कोई बड़ी बात नहीं लगती, लेकिन जब कार्यालय में स्वस्थ मानक स्थापित होते हैं तो यह टीमों के लिए सब कुछ मायने रख सकता है।
