जब ईमेल की बात आती है, तो पेशेवर सीमाएँ स्थापित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। आखिरकार, कई कंपनियां मानती हैं कि जब तक आपके पास इंटरनेट है, आप किसी भी संदेश का जवाब देने के लिए स्वतंत्र हैं।
जबकि एक समय था कि पेशेवरों से हमेशा कॉल पर रहने की उम्मीद की जाती थी, समय धीरे-धीरे बदल रहा है। इन दिनों, लोगों का छुट्टी के दिनों में और अच्छे कारणों से ऑफ़लाइन रहना आम होता जा रहा है।
यदि आप छुट्टी पर जा रहे हैं, अपने विवेक के लिए समय निकाल रहे हैं, या किसी अन्य कारण से कार्यालय से दूर रहने की आवश्यकता है, तो यहां एक पेशेवर आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल उत्तर लिखने के बारे में कुछ सुझाव दिए गए हैं।
1. आउट-ऑफ़-ऑफ़िस सब्जेक्ट हेडर साफ़ करें
लोगों को यह बताने का सबसे आसान तरीका है कि आप कार्यालय से बाहर हैं, अपने ईमेल उत्तर विषय शीर्षलेख को बदलना है। केवल "ऑफ़-ऑफ़-ऑफ़िस" लिखने के बजाय, यदि आप इसे साझा करने में सहज हैं, तो आप उस प्रकार की छुट्टी भी शामिल कर सकते हैं जो आप ले रहे हैं।
यहां आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल विषय शीर्षलेखों के कुछ उदाहरण दिए गए हैं:
- कार्यालय से बाहर - अवकाश अवकाश (दिसंबर 25 - जनवरी 4)
- [कार्यालय से बाहर] चिकित्सा अवकाश
- कार्यालय से बाहर | पितृत्व अवकाश
- *कार्यालय से बाहर* आपातकालीन अवकाश
- कार्यालय से बाहर (शोक अवकाश)
- कार्यालय से बाहर | मातृत्व अवकाश
- ऑफिस से बाहर ~ फील्ड वर्क
- [कार्यालय से बाहर] अवकाश अवकाश (क्रिसमस दिवस)
- कार्यालय से बाहर - बीमार छुट्टी
- ऑफिस से बाहर - शादी हो रही है!
2. उल्लेख करें कि आप किस तरह की छुट्टी ले रहे हैं
कुछ लोगों के लिए, यह मान लेना आम बात है कि कार्यालय के बाहर कोई भी ईमेल अवकाश के उद्देश्यों के लिए है। हालांकि, यह हमेशा सभी के लिए नहीं होता है।
कुछ लोग ऑफिस के बाहर के ईमेल का उपयोग काम करते समय भी करते हैं, लेकिन पूरे दिन अपने ईमेल तक नहीं पहुंच पाते हैं। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रतिनिधि या क्षेत्र में काम कर रहे लोगों को बिना इंटरनेट कनेक्शन वाले क्षेत्रों की यात्रा करने की आवश्यकता हो सकती है।
इसके अलावा, यह भी संभव है कि आप निजी मामलों जैसे अस्पताल के दौरे, अंत्येष्टि या बीमारी से उबरने के लिए समय निकाल रहे हों। इसके साथ, यह जवाब देना अजीब हो सकता है, "मुझे आशा है कि आपकी छुट्टी अच्छी रही।"
इससे बचने के लिए, आप इसके बजाय अपने ईमेल के मुख्य भाग के अंदर अपनी छुट्टी का विवरण सम्मिलित कर सकते हैं। आपको अपनी स्थिति के बारे में ईमानदार होने की ज़रूरत नहीं है अगर यह आपको असहज करता है, लेकिन अपने बॉस, टीम के साथियों या ग्राहकों के साथ सच्चा होना सहानुभूति बनाने में मदद कर सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक कार दुर्घटना में थे और अपनी चोटों से उबरने के लिए कुछ समय की आवश्यकता है, तो अपने संपर्कों को यह बताने से उन्हें आपके विलंबित आउटपुट और अपेक्षित रिटर्न के बारे में उनकी अपेक्षाओं को प्रबंधित करने में मदद मिलती है।
3. अनावश्यक क्षमा याचना से बचें
कई वर्कहॉलिक्स के लिए, कार्यालय से बाहर के ईमेल में माफ़ी मांगना आम बात है, जैसे "तुरंत उत्तर न दे पाने के लिए क्षमा करें!" हालांकि, यह समझना महत्वपूर्ण है कि काम से समय निकालने के लिए आपको माफी नहीं मांगनी चाहिए, खासकर अगर यह अच्छे कारण के लिए हो।
सॉरी कहने के बजाय, यहां कुछ ऐसे शब्द दिए गए हैं जिनका उपयोग आप इसके बजाय कर सकते हैं:
- "पहुंचने के लिए धन्यवाद!"
- "ईमेल के लिए धन्यवाद।"
- "यह ईमेल प्राप्त हुआ है।"
माफी मांगने के बजाय, आप विनम्रता से स्वीकार कर सकते हैं कि उनका संदेश आधिकारिक रूप से प्राप्त हो गया है। इसके साथ, आप उस भाषा को चुन सकते हैं जो उन्हें उनके समय और प्रयास के लिए धन्यवाद देने पर केंद्रित हो।
4. जवाब देने की तारीख की गारंटी न दें
कई लोगों के लिए, लंबे समय तक अनुपस्थिति के बाद कार्यालय में लौटने के बाद ईमेल का एक बड़ा बैकलॉग देखना भारी पड़ सकता है। वास्तव में, जब आप "कार्यालय में वापस आते ही जवाब देंगे" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करने पर चिंता दोगुनी हो सकती है।
यह न केवल आपकी वापसी के पहले दिन उत्तर की गारंटी देने के लिए बहुत अधिक अनावश्यक दबाव डाल सकता है, बल्कि यह उन लोगों के लिए भी गलत अपेक्षाएं रखता है जो आपसे संपर्क करने की कोशिश कर रहे हैं।
हालांकि किसी ईमेल की प्राप्ति की सूचना देना उचित है, लेकिन तुरंत उसके उत्तर की गारंटी देना आवश्यक नहीं है। जब आप उत्तर देने के लिए उपलब्ध हों तो अति-प्रतिबद्धता से बचने के लिए, इसके बजाय एक विस्तृत उत्तर या सामान्य श्रेणी से चिपके रहना सबसे अच्छा है।
यहां कुछ वाक्यों के उदाहरण दिए गए हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं:
- छुट्टियों के बाद उपलब्ध होने पर मैं जवाब दूंगा।
- कृपया _______ के अंत तक मुझसे उत्तर की अपेक्षा करें।
- यदि अत्यावश्यक नहीं है, तो कृपया ________ द्वारा प्रतिक्रिया की अपेक्षा करें।
याद रखें, यदि कोई ईमेल महत्वपूर्ण है, तो लोग या तो आपको कॉल करने का प्रयास करेंगे या कुछ समय बाद आपसे संपर्क करेंगे। इसके साथ, लोगों को शीघ्र उत्तर की आशा न करने देने के लिए बफ़र्स लगाना महत्वपूर्ण है।
5. बैक-अप संपर्कों से सहमति मांगें
कुछ भूमिकाओं के लिए, जब आप दूर होते हैं तो लोड को संभालने के लिए बैक-अप संपर्कों का होना आम बात है। हालांकि, जब आप उपलब्ध न हों तो बॉस, सहकर्मी या टीम के सदस्य को बोझ उठाने के लिए नियुक्त करने से पहले, सहमति प्राप्त करना आवश्यक है।
बहुत से लोग पहले से ही अपने स्वयं के काम से अभिभूत हैं, अन्य लोगों की ज़िम्मेदारियाँ लेना तनावपूर्ण हो सकता है, भले ही यह थोड़े समय के लिए ही क्यों न हो। इसके अलावा, हो सकता है कि वे ग्राहकों या ग्राहकों को कुछ ईमेल पतों या व्यक्तिगत फोन नंबरों तक पहुंच प्रदान करने में सहज न हों।
इस कारण से, अपने आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल में किसी के संपर्क विवरण जोड़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप उनसे पूछें कि क्या आपके लिए ऐसा करना ठीक है और वे कौन से विवरण साझा करने में सहज हैं।
6. आंतरिक या बाहरी पार्टियों के लिए अलग-अलग आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल बनाएं
ईमेल कौन प्राप्त करेगा, इस पर निर्भर करते हुए, आप अपने कार्यालय से बाहर ईमेल उत्तर में जितनी जानकारी साझा करने के इच्छुक हो सकते हैं, वह भिन्न हो सकती है। आखिरकार, आपको अभी भी गोपनीयता संबंधी सावधानियां बरतनी होंगी, खासकर जब आप छुट्टी पर हों।
उदाहरण के लिए, जब आप अपने कार्यालय के साथियों के साथ यात्रा कर रहे हैं, तो आप साझा करने में सहज महसूस करते हैं, हो सकता है कि आप यादृच्छिक लोगों के साथ ऐसा नहीं करना चाहें।
ईमेल प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करके, आप इसे प्राप्त करने वाले के आधार पर एक अलग आउट-ऑफ़-ऑफ़िस उत्तर सेट कर सकते हैं। इसके साथ, आप लोगों को अपने कार्यालय से बाहर की स्थिति के बारे में सही मात्रा में संदर्भ दे सकते हैं।
अपने आउट-ऑफ़-ऑफ़िस उत्तरों के साथ बेहतर कार्य सीमाएँ बनाएँ
ऐसी दुनिया में जहां हमें हमेशा उपलब्ध रहने की उम्मीद है, एक आउट-ऑफ-ऑफ़िस ईमेल जो सीमाओं को दर्शाता है, एक अंतर ला सकता है। अपने निजी समय के साथ दृढ़ रहकर, आप अपने आस-पास के लोगों को अपने निजी जीवन का मूल्य भी सिखा सकते हैं।
इसके अलावा, दूसरों को अपने समय का सम्मान करने के लिए कहकर, आप दूसरों को भी ऐसा करने के लिए प्रोत्साहित कर सकते हैं। हालांकि यह इतनी बड़ी बात नहीं लगती है, लेकिन जब कार्यालय में स्वस्थ मानक निर्धारित किए जाते हैं तो इसका मतलब टीमों के लिए सब कुछ हो सकता है।