पेपरलेस होना कम परेशानी भरा है। लेकिन ऐसे समय होते हैं जब आपको एक महत्वपूर्ण ईमेल का भौतिक प्रिंटआउट चाहिए। इसमें एक अनुबंध या चालान संलग्न हो सकता है। हार्डकॉपी अभी भी एक फेलसेफ के रूप में महत्वपूर्ण है। तो, आप ईमेल कैसे प्रिंट कर सकते हैं और जब आप अपने डेस्क से बंधे नहीं हैं तो आप इसे कहां से कर सकते हैं?
आइए उन सभी सवालों का जवाब दें जो आपके इनबॉक्स और प्रिंटर के बीच आते हैं।
ईमेल कैसे प्रिंट करें?
"क्यों" आप ईमेल प्रिंट करना चाहते हैं इसके कई कारण हो सकते हैं। "कैसे" आज के फीचर-रिच टूल्स में उतना ही आसान है जो आपको न केवल एक भौतिक प्रिंटर बल्कि क्लाउड प्रिंटिंग और वर्चुअल प्रिंटर समाधान जैसे प्रिंट टू PDF और सेंड टू OneNote भी देते हैं।
जीमेल अपने ब्राउज़र-निर्भर प्रिंट नियंत्रणों के साथ बुनियादी है। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 365 और 2019 जैसे डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट आउटलुक नियमों की मदद से ईमेल प्रिंट करने के मैन्युअल तरीके और स्वचालित वर्कफ़्लो दोनों प्रदान करते हैं।
लेकिन इससे पहले कि हम आउटलुक जैसे डेस्कटॉप ऐप लॉन्च करें, आइए वेब-आधारित जीमेल को देखें।
जीमेल से ईमेल कैसे प्रिंट करें
जीमेल से एक संदेश प्रिंट करना आसान है। अपना जीमेल खोलें और उस मेल पर जाएं जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
चरण 1: विशिष्ट मेल खोलें या यदि यह वार्तालापों के एक लंबे थ्रेड का हिस्सा है तो इसे विस्तारित करें।
चरण 2: ऊपरी-दाएं जाएं और प्रिंटर आइकन पर क्लिक करें। आप मेल के शीर्ष पर राइट-क्लिक भी कर सकते हैं और संदर्भ मेनू से प्रिंट चुनें। वैकल्पिक रूप से, Ctrl + P शॉर्टकट का उपयोग करें।
चरण 3: प्रिंट डायलॉग अब प्रदर्शित होता है। उस प्रिंटर को चुनें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं। याद रखें, आप अपने इलेक्ट्रॉनिक प्रिंटर, क्लाउड प्रिंटर, PDF, या सिर्फ OneNote पर "प्रिंट" कर सकते हैं।
चरण 4: अन्य प्रिंटर सेटिंग्स चुनें जैसे लेआउट और आप जितने पेज प्रिंट करना चाहते हैं यदि संदेश एक पेज से अधिक पर फैल रहा है।
चरण 5: जीमेल में प्रिंटिंग के लिए उपलब्ध विकल्पों का विस्तार करने के लिए अधिक सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- कागज बचाने के लिए, आप स्केल चुनें कर सकते हैं और कई पेज को एक शीट तक सीमित कर सकते हैं।
- स्याही बचाने के लिए, आप हेडर और फुटर और पृष्ठभूमि ग्राफिक्स को अनचेक कर सकते हैं।
जीमेल में संपूर्ण ईमेल थ्रेड कैसे प्रिंट करें
जीमेल में वार्तालाप दृश्य एक लंबे थ्रेड में 100 ईमेल की श्रृंखला दिखा सकता है। उन सभी को प्रिंट करने के लिए, फिर से ऊपरी-दाएं जाएं और प्रिंटर आइकन पर क्लिक करें जो अब सभी प्रिंट करें कहता है।
लेकिन आप कालानुक्रमिक क्रम का पालन करके और उस एकल वार्तालाप को खोलकर एक ईमेल भी प्रिंट कर सकते हैं। फिर, उपरोक्त चरणों का पालन करके मेल प्रिंट करें।
गोपनीय मोड वाले ईमेल प्रिंट करने के बारे में क्या? संक्षिप्त उत्तर यह है कि आप नहीं कर सकते। यदि प्रेषक ने इस गोपनीयता सेटिंग को चालू किया है, तो आप मेल को फॉरवर्ड, कॉपी, प्रिंट, या डाउनलोड नहीं कर सकते।
विकल्प यह है कि यदि आप मेल समाप्त होने से पहले कुछ जानकारी संरक्षित करना चाहते हैं तो मेल का स्क्रीनशॉट लें और प्रिंट करें।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से ईमेल कैसे प्रिंट करें
आउटलुक एक ईमेल या अनुलग्नक के साथ बल्क प्रिंटिंग के लिए एक कार्यशील घोड़ा हो सकता है। एंटरप्राइज़ प्रकृति के साथ ऑफिस सॉफ़्टवेयर के सामने, आउटलुक से ईमेल प्रिंट करने के कई तरीके हैं और बल्क प्रिंटिंग शामिल होने पर खुद को समय बचाएं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक से एक ईमेल प्रिंट करें
चरण 1: आउटलुक लॉन्च करें और वह एकल ईमेल खोलें जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं।
चरण 2: रिबन > फ़ाइल > प्रिंट पर जाएं और उस प्रिंटर को चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं। वैकल्पिक रूप से, शॉर्टकट Ctrl + P का उपयोग करें।
चरण 3: सेटिंग्स में, मेमो स्टाइल चुनें।
जैसा कि आप देख सकते हैं, आउटलुक आपको दो प्रिंट स्टाइल विकल्प देता है---टेबल स्टाइल और मेमो स्टाइल। टेबल स्टाइल में प्रिंट करने से आपके इनबॉक्स में सभी संदेशों की सूची प्रदर्शित होती है। और मेमो स्टाइल चुनने से वास्तविक ईमेल प्रिंट होता है।
चरण 4: आप डायलॉग में अन्य प्रिंट विकल्पों को अंतिम रूप देने और प्रिंट हिट करने से पहले दोनों शैलियों का पूर्वावलोकन करना चुन सकते हैं। प्रिंट विकल्प आपको पेज रेंज सेटिंग के साथ एक संदेश के विशिष्ट पेज का चयन करने की अनुमति भी देते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में अनुलग्नक प्रिंट करें
उपरोक्त चरणों का पालन करें और प्रिंट विकल्प डायलॉग बॉक्स में संलग्न फ़ाइलें प्रिंट करें चेकबॉक्स चुनें।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में क्विक प्रिंट का उपयोग करें
आउटलुक में क्विक प्रिंट सुविधा आपको उनमें से किसी को खोले बिना एक ईमेल या उनमें से एक बैच को प्रिंट करने की अनुमति देती है।
चरण 1: एक ईमेल चुनें या कई ईमेल चुनने के लिए माउस के साथ Ctrl कुंजी का उपयोग करें। फिर, राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से क्विक प्रिंट चुनें।
चरण 2: यदि संलग्न फ़ाइलें प्रिंट करें के लिए सेटिंग चेक की गई है, तो संदेशों में कोई भी अनुलग्नक भी प्रिंट किया जाएगा।
ध्यान दें कि क्विक प्रिंट प्रिंट डायलॉग में सेट डिफ़ॉल्ट प्रिंटर का उपयोग करेगा। यदि आप किसी अन्य प्रिंटर का उपयोग करना चाहते हैं, तो प्रिंट डायलॉग खोलें और प्रिंटर को अपने सिस्टम के लिए उपलब्ध एक में बदलें।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ईमेल से चयन प्रिंट करें
क्या आप पूरे संदेश के बजाय ईमेल के एक विशिष्ट खंड को प्रिंट करना चाहते हैं? आप इसे आउटलुक में आसानी से कर सकते हैं, लेकिन आपको आउटलुक और आपके प्रिंटर के बीच ब्रिज के रूप में ब्राउज़र का उपयोग करना होगा।
चरण 1: ईमेल खोलें। रिबन > संदेश टैब > मूव ग्रुप > एक्शन > ब्राउज़र में देखें पर जाएं।
चरण 2: जो सुरक्षा संदेश बॉक्स पॉप अप होता है उस पर OK क्लिक करें। ईमेल आउटलुक के लिए सेट डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र में प्रदर्शित होता है।
चरण 3: ब्राउज़र विंडो में सीधे संदेश के टेक्स्ट या खंड का चयन करें।
चरण 4: ब्राउज़र के प्रिंट फीचर पर जाएं या चयन के शीर्ष पर राइट-क्लिक करें और प्रिंट चुनें।
चरण 5: पेज रेंज > के तहत चयन पर क्लिक करें > फिर प्रिंट पर क्लिक करें।
यह कागज और प्रिंटर स्याही बचाने के लिए एक उपयोगी आदत हो सकती है जब आप केवल ईमेल के एक हिस्से को संरक्षित करना चाहते हैं न कि पूरे संदेश को।
आईफोन या एंड्रॉइड से ईमेल कैसे प्रिंट करें?
आपका डेस्कटॉप प्रिंटर से जुड़ा हुआ है इसलिए प्रिंटआउट बस कुछ क्लिक दूर है। लेकिन अपने मोबाइल फोन से प्रिंट करने के बारे में क्या?
आप प्रिंट टू PDF का उपयोग कर सकते हैं और दस्तावेज़ को अपने फोन पर PDF फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं जब तक आपको प्रिंटर तक पहुंच नहीं मिलती।
एंड्रॉइड और आईफोन उपयोगकर्ताओं के लिए, कोई भी मोबाइल ब्राउज़र आपके ईमेल संदेशों को प्रिंट करने में मदद कर सकता है। ऐप्पल की AirPrint सेवा एक वायरलेस समाधान है जो ड्राइवर इंस्टॉल करने की आवश्यकता को समाप्त करती है। यह एंड्रॉइड उपयोगकर्ताओं के लिए गूगल के क्लाउड प्रिंट के समान है। और दोनों आपको कहीं से भी ईमेल, दस्तावेज़, और फ़ोटो प्रिंट करने में मदद करते हैं।
मेरे ईमेल से दस्तावेज़ प्रिंट करने के लिए और कहां जा सकता हूं?
आपका अपना कंप्यूटर, मोबाइल डिवाइस, और एक प्रिंटर सुविधाजनक है। लेकिन जब आप अपने प्रिंटर तक पहुंच के बिना बाहर घूम रहे होते हैं तो क्या होता है?
आज की हमारी हाइपर-कनेक्टेड दुनिया में यह कोई समस्या नहीं है। ऑफिस सप्लाई स्टोर, सार्वजनिक पुस्तकालय, बिजनेस सर्विस सेंटर, होटल, और रेस्तरां स्रोत हो सकते हैं। यहां तक कि FedEx और UPS व्यक्तियों, छोटे व्यवसायों, और बड़े उद्यमों के लिए प्रिंट और कॉपी सेवाएं प्रदान करने के लिए जाने जाते हैं।
Google मैप्स में "मेरे पास प्रिंट करने के स्थान" टाइप करें और यह कई और विकल्प पेश कर सकता है। जब आप घर से बाहर हों तो प्रिंटर ढूंढने के लिए कई और स्थान हैं। यदि बाकी सब विफल हो जाता है, तो अजनबियों की दयालुता पर भरोसा करें।
ईमेल से कुछ प्रिंट कब करना चाहिए?
प्रिंट करने से पहले सोचें अभियान कई साल पहले दिखाई दिया। हमारी पर्यावरण-जागरूकता अब उम्मीद से बेहतर हो गई है। स्थायी प्रिंटिंग आदतें (उदाहरण के लिए, डबल-साइडेड प्रिंटिंग) और उत्पाद (रीसाइक्ल्ड पेपर और पावर-सेविंग विकल्प) में सुधार हुआ है।
साथ ही, ईमेल क्लाइंट उदार क्लाउड स्टोरेज और इनबॉक्स प्रबंधन सुविधाओं के साथ आते हैं। ईमेल संगठन की सर्वोत्तम प्रथाओं को लागू करें और डेटा का हर टुकड़ा किसी भी डिवाइस पर सुलभ है।
इसलिए ईमेल तभी प्रिंट करें जब बिल्कुल आवश्यक हो। अन्यथा, कहीं से भी प्रिंट टू PDF का उपयोग करें और इसे क्लाउड में स्टोर करें या एवरनोट या OneNote जैसे नोट-टेकिंग समाधान में निर्यात करें।
