किसी को भी ईमेल प्रबंधित करना पसंद नहीं है, खासकर जब छुट्टी का समय हो। यदि आप दूर जा रहे हैं, या सिर्फ स्टेकेशन ले रहे हैं, तो आप लोगों को यह बताने के लिए एक ऑटोमैटिक आउट-ऑफ-ऑफिस (या वेकेशन) रिप्लाई का उपयोग कर सकते हैं कि आप उस दौरान ईमेल नहीं पढ़ेंगे या उनका जवाब नहीं देंगे।
आज हम पांच सबसे लोकप्रिय ईमेल क्लाइंट और वेब सेवाओं में आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई सेट अप करने का तरीका कवर करते हैं।
Apple Mail
Apple Mail में, आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई के लिए कोई समर्पित सेटिंग नहीं है। इसके बजाय, आपको एक नियम सेट अप करने की आवश्यकता है। सौभाग्य से यह करना बहुत आसान है।
Mail > Preferences पर जाएं और टूलबार पर Rules पर क्लिक करें। फिर, Add Rule पर क्लिक करें।
अपने नए नियम के लिए एक Description दर्ज करें। यह नियमों की सूची में प्रदर्शित होगा।
If any of the following conditions are met ड्रॉप-डाउन सूची के लिए, डिफ़ॉल्ट विकल्प any चुना छोड़ दें। पहले ड्रॉपडाउन सूची के तहत, Account चुनें। फिर, दूसरी ड्रॉपडाउन सूची से वह ईमेल खाता चुनें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
फिर, आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि चयनित खाते में ईमेल आने पर क्या कार्रवाई होगी। Perform the following actions के तहत, ड्रॉपडाउन सूची में Reply to Message चुनें और फिर Reply message text पर क्लिक करें।
Reply Message डायलॉग बॉक्स पर बॉक्स में अपना आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई संदेश टाइप करें। यह संदेश आने वाले ईमेल संदेशों के लिए ऑटोमैटिक रिप्लाई के रूप में भेजा जाएगा।
Reply Message डायलॉग बॉक्स पर OK पर क्लिक करें और फिर Rules डायलॉग बॉक्स पर फिर से OK पर क्लिक करें।
एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है जो पूछता है कि क्या आप अपने मेलबॉक्स में मौजूदा संदेशों पर नया नियम चलाना चाहते हैं। Don't Apply बटन पर क्लिक करें। यदि आप Apply बटन पर क्लिक करते हैं, तो ऑटोमैटिक रिप्लाई आपके इनबॉक्स में सभी मौजूदा संदेशों के लिए भेजा जाएगा। सुनिश्चित करें कि आप Don't Apply बटन पर क्लिक करते हैं।
महत्वपूर्ण: गंभीरता से, गड़बड़ न करें और Apply बटन दबाएं। सुनिश्चित करें कि आप Don't Apply चुनते हैं!
नियम इसे बनाने के बाद डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय होता है, और चयनित खाते में प्राप्त सभी ईमेल को आपके द्वारा सेट किए गए रिप्लाई को स्वचालित रूप से प्राप्त होगा।
वापस आने पर नियम को निष्क्रिय करने के लिए, नियम के नाम के बगल में बॉक्स को अनचेक करें। अगली बार जब आप जाएं, तो आप बस इसे फिर से चेक कर सकते हैं (या संदेश बदलने के लिए Edit दबाएं) और यह एक बार फिर से शुरू हो जाएगा।
iCloud Mail
प्राथमिकताओं में एक सेटिंग का उपयोग करके अपने iCloud ईमेल खाते के लिए आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई सेट करना आसान है।
अपने iCloud खाते में लॉग इन करें और मुख्य स्क्रीन पर Mail पर क्लिक करें। फिर, स्क्रीन के निचले-बाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और पॉपअप मेनू पर Preferences चुनें।
Vacation टैब पर Automatically reply to messages when they are received बॉक्स चेक करें।
आप एक वैकल्पिक तारीख सीमा सेट कर सकते हैं जो आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई को स्वचालित रूप से शुरू और बंद कर देगी। Start date बॉक्स पर क्लिक करें और पॉपअप कैलेंडर से एक तारीख चुनें। यदि वांछित हो तो End date के लिए भी ऐसा ही करें।
बॉक्स में अपना आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई संदेश दर्ज करें और Done पर क्लिक करें।
आपका आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई प्रत्येक ईमेल पते पर केवल एक बार भेजा जाता है। कोई भी जो आपको जाते समय कई संदेश भेजता है, उसे आपके पहले संदेश के बाद ही आपका आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई प्राप्त होता है।
Outlook for Mac
Outlook for Mac में आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई Apple Mail की तरह हैं। उनके लिए कोई सेटिंग नहीं है, इसलिए आपको ऑटोमैटिक रिप्लाई भेजने के लिए एक नियम बनाना होगा।
Outlook > Preferences पर जाएं और Email सेक्शन में Rules पर क्लिक करें। बाईं ओर सूची में अपने खाते का प्रकार चुनें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके पास किस प्रकार का खाता है, तो डायलॉग बॉक्स के शीर्ष पर Show All पर क्लिक करें।
फिर, डायलॉग बॉक्स के नीचे प्लस बटन पर क्लिक करके एक नया नियम जोड़ें।
Rules डायलॉग बॉक्स पर, Rule name बॉक्स में नियम के लिए एक नाम दर्ज करें।
When a new message arrives के दाईं ओर, ड्रॉपडाउन बॉक्स में डिफ़ॉल्ट विकल्प If all conditions are met स्वीकार करें। फिर, पहले ड्रॉपडाउन सूची में Account चुनें, दूसरे में Is, और तीसरे में आप जिस खाते का उपयोग करना चाहते हैं।
अब, की जाने वाली कार्रवाई को परिभाषित करें। हमें केवल एक कार्रवाई की आवश्यकता होगी, इसलिए Do the following के तहत दूसरी पंक्ति पर माइनस आइकन पर क्लिक करें। शेष पंक्ति पर, ड्रॉपडाउन सूची से Reply चुनें और फिर Reply Text पर क्लिक करें।
बॉक्स में अपना आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई संदेश दर्ज करें और OK पर क्लिक करें।
सुनिश्चित करें कि Enabled बॉक्स चेक किया गया है और OK पर क्लिक करें।
जब आप वापस आएं, तो नियम को अक्षम करना सुनिश्चित करें। Outlook > Preferences पर जाएं और Rules डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए Rules पर क्लिक करें। फिर, नियम के लिए बॉक्स को अनचेक करें।
Outlook.com
Outlook के वेब-आधारित संस्करण में ऑटोमैटिक रिप्लाई सेट अप करने की सुविधा शामिल है। Outlook.com पर जाएं और लॉग इन करें। फिर, विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और ड्रॉपडाउन मेनू से Automatic replies चुनें।
Automatic replies स्लाइड-आउट पैनल पर, फीचर को चालू करने के लिए Send automatic replies विकल्प पर क्लिक करें।
ऑटोमैटिक रिप्लाई को केवल एक विशिष्ट अवधि के दौरान भेजे जाने के लिए, Start time बॉक्स पर क्लिक करें और पॉपअप कैलेंडर से एक तारीख चुनें। फिर, ड्रॉपडाउन सूची से एक समय चुनें। End time के लिए भी ऐसा ही करें।
ऑटोमैटिक रिप्लाई भेजते समय, हम अनुशंसा करते हैं कि आप ऐसा केवल अपनी संपर्क सूची के लोगों के लिए करें। अन्यथा, आप सभी को बता रहे हैं कि आप घर पर नहीं हैं, यहां तक कि स्पैमर और सेल्सपर्सन भी। सुरक्षित रहने के लिए, Send replies only to people in my Contact list विकल्प चुनें।
बॉक्स में अपना आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई दर्ज करें, इसे जैसा आप फिट देखते हैं वैसा फॉर्मेट करें।
फिर, पैनल के शीर्ष पर OK पर क्लिक करें।
यदि आपने Start time और End time निर्दिष्ट नहीं किए, तो आपको ऑटोमैटिक रिप्लाई को मैन्युअली अक्षम करना होगा।
गियर आइकन पर क्लिक करें और फिर से Automatic replies चुनें। Don't send automatic replies विकल्प पर क्लिक करें और फिर OK पर क्लिक करें।
Gmail
Gmail में सेटिंग्स में एक वेकेशन रिस्पॉन्डर सुविधा है जो आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई सेट अप करना आसान बनाती है।
अपने Gmail खाते में लॉग इन करें। फिर, विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में गियर आइकन पर क्लिक करें और Settings चुनें।
General टैब पर Vacation responder सेक्शन तक नीचे स्क्रॉल करें और Vacation responder on विकल्प पर क्लिक करें।
First day बॉक्स पर क्लिक करें और पॉपअप कैलेंडर से एक तारीख चुनें। Last day फ़ील्ड वैकल्पिक है। यदि आप जानते हैं कि आप कब वापस आएंगे, तो Last day बॉक्स चेक करें, दाईं ओर बॉक्स पर क्लिक करें, और First day के लिए जैसे किया था वैसे ही एक तारीख चुनें।
एक Subject और अपना आउट-ऑफ-ऑफिस Message दर्ज करें, इसे जैसा आप फिट देखते हैं वैसा फॉर्मेट करें।
ऑटोमैटिक रिप्लाई भेजते समय, हम अनुशंसा करते हैं कि आप ऐसा केवल अपनी संपर्क सूची के लोगों के लिए करें। अन्यथा, आप सभी को बता रहे हैं कि आप घर पर नहीं हैं, यहां तक कि सेल्सपर्सन और स्पैमर भी। सुरक्षित रहने के लिए, Only send a response to people in my Contacts विकल्प चुनें।
जब आप पूरा कर लें, तो Save Changes पर क्लिक करें।
यदि आपने Last day निर्दिष्ट नहीं किया, तो आपको वेकेशन रिस्पॉन्डर को मैन्युअली बंद करना होगा।
अपने Gmail खाते में सेटिंग्स पर वापस जाएं और General टैब पर Vacation responder सेक्शन में Vacation responder off विकल्प चुनें।
अपनी रचनात्मकता का उपयोग करें, लेकिन पेशेवर रहें
आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई जानकारीपूर्ण होने चाहिए, जिससे प्रेषक को पता चले कि आप कब अनुपलब्ध होंगे और आपकी अनुपस्थिति में किससे संपर्क करना है। इसका मतलब यह नहीं है कि यह उबाऊ होना चाहिए। अगली बार जब आप छुट्टी पर जाएं तो एक मनोरंजक, लेकिन पेशेवर, आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई बनाने के लिए अपनी रचनात्मकता का उपयोग करें।
आपने किन आउट-ऑफ-ऑफिस रिप्लाई का उपयोग किया है? क्या आपको लगता है कि वे मजेदार होने चाहिए या सिर्फ जानकारीपूर्ण? टिप्पणियों में अपने विचार हमें बताएं।
