नियमित पाठ संदेशों के विपरीत, ईमेल लेखन अलग है। जब स्क्रैच से ईमेल लिखने की बात आती है तो लोग बहुत अधिक सोचते हैं। आपको आश्चर्य है कि क्या शामिल करना है, क्या टालना है, और भगवान जाने क्या आप वर्तमान में जो लिख रहे हैं वह भी सही है?
एक सर्विस प्रोवाइडर होने के नाते मुझे रोजाना दर्जनों ईमेल लिखने पड़ते हैं। और यही मुझे आपके प्रश्नों का उत्तर देने के लिए एक आदर्श व्यक्ति बनाता है।
उचित जानकारी के साथ, प्रभावी ईमेल तेजी से लिखना चैटिंग ऐप पर संदेश टाइप करने जितना आसान हो जाता है। फिर, आप प्रक्रिया को गति देने के लिए AI टूल का भी उपयोग कर सकते हैं। यहां बताया गया है।
प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने के लिए 10 टिप्स
1. विषय पंक्ति को अपने ईमेल के सारांश के रूप में समझें
जब आपको कोई ईमेल भेजना होता है, तो सबसे पहले आपको एक शक्तिशाली विषय पंक्ति लिखना होता है। यह पहली चीज है जिसे आपका प्राप्तकर्ता देखता है, और खराब या बिना विषय पंक्ति वाला कोई भी ईमेल हटाया जा सकता है या स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त हो सकता है।
इस प्रकार, आपको इसे सोचने और लिखने के लिए एक अतिरिक्त मिनट की आवश्यकता हो सकती है। अपनी विषय पंक्तियों को सामान्य या अस्पष्ट होने से रोकने का सबसे आसान तरीका है कि उन्हें सुर्खियों के रूप में माना जाए। आपको बस इतना करना है कि अपने ईमेल को संक्षिप्त लेकिन सूचनात्मक तरीके से सारांशित करें।
2. उनका अभिवादन करें
अपनी सब्जेक्ट लाइन के बाद, आपको अपने ईमेल के लिए टोन सेट करना होगा और अपने प्राप्तकर्ता पर अपनी छाप छोड़नी होगी। औपचारिक या अनौपचारिक रूप से उनका अभिवादन करना, इसे करने का सही तरीका है। यदि आप भ्रमित हैं, तो औपचारिक तरीका चुनें।
यहां आपके प्राप्तकर्ताओं को बधाई देने के विभिन्न तरीके दिए गए हैं:
- नमस्कार: यह सीधी और मैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए है।
- नमस्ते: यह सरल और विनम्र है।
- प्रिय: यह थोड़ा अस्वाभाविक है, लेकिन आप किसी कार्यकारी से संपर्क करते समय इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।
3. एक प्रारंभिक वाक्य जोड़ें
अपने प्राप्तकर्ता को बधाई देने के बाद, आपको अपने ईमेल के बारे में बात करने में खुजली महसूस होनी चाहिए, लेकिन एक सेकंड के लिए रुकें। इससे पहले कि आप कुछ भी कहें, अपना ईमेल एक अच्छे प्रवाह के साथ शुरू करने के लिए एक प्रारंभिक वाक्य लिखें।
इसे करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक प्रारंभिक पंक्ति जोड़ना है।
यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका आप सीधे उपयोग कर सकते हैं:
- मुझे अपना परिचय देने की अनुमति दें।
- आपसे सुनकर बहुत अच्छा लगा।
- आशा है कि आप ठीक हैं।
- मैं लगभग _____ के बारे में संपर्क कर रहा हूं
- अपडेट के लिए धन्यवाद।
- मैं ____ को चेक इन कर रहा हूं
- आपकी (हाल की उपलब्धि) पर बधाई।
4. अपना परिचय दें
अगर आप किसी को पहली बार ईमेल कर रहे हैं, तो आपको किसी और के बारे में बात करने से पहले अपना परिचय देना होगा।
भले ही लोग आमतौर पर घंटों बात करते हैं, लेकिन अपना परिचय देने के लिए कहने पर उन्हें पसीना आने लगता है। चिंता मत करो। इसे उस तरह से नहीं किया जाना है। इसे आसान बनाने के लिए, निम्न में से किसी एक प्रारूप का उपयोग करें।
- मेरा नाम है (पूरा नाम), और मैं एक (आपकी वर्तमान भूमिका) हूं।
- मैं (पूरा नाम) हूं, और मैं (कंपनी का नाम) नामक एक (उद्योग) फर्म के लिए काम करता हूं।
सबसे अच्छा अभ्यास है कि आप अपने बारे में केवल एक या दो वाक्य शामिल करें, और इससे अधिक नहीं।
5. बिंदु पर तेजी से पहुंचें
यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपका ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए मूल्यवान हो, इसे उनकी आवश्यक जानकारी का त्वरित वितरण योग्य बनाना है। दूसरे शब्दों में, बिंदु पर तेज़ी से पहुँचें।
आपने अपने प्राप्तकर्ता को बधाई दी, एक प्रारंभिक पंक्ति लिखी / अपना परिचय दिया, अब लिखें कि आप उन्हें ईमेल क्यों कर रहे हैं। यदि आपको कई चीजों पर चर्चा करनी है, तो उन्हें प्राथमिकता दें और सबसे महत्वपूर्ण बात से अपना ईमेल शुरू करें। यह किसी प्रश्न का उत्तर देना या अनुरोध करना हो सकता है।
6. एक बड़ा विचार शामिल करें
यदि आपका ईमेल थोड़ा लंबा हो जाता है, तो नियमित सामग्री लेखन से एक टिप लें और अंत में एक निष्कर्ष या एक बड़ा विचार जोड़ें।
यह सारा ध्यान सबसे महत्वपूर्ण चीज पर लगाएगा। उदाहरण के लिए, आपको पहले कुछ करने की आवश्यकता है, या किसी प्रोजेक्ट आदि के साथ आगे बढ़ने के लिए आपको तुरंत उत्तर की आवश्यकता है। आप कुछ ऐसा कहकर निष्कर्ष भी जोड़ सकते हैं:हमारी चर्चा का मुख्य निष्कर्ष [____] है।
7. इसे संक्षिप्त रखें
एक औसत पेशेवर को प्रतिदिन सौ से अधिक ईमेल प्राप्त होते हैं। इसका तात्पर्य है कि जिन लोगों से आप संपर्क करते हैं उनमें से अधिकांश व्यस्त हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे आपको कितना पसंद करते हैं, वे शायद किसी भी तरह के जुए के लिए तैयार नहीं होंगे। इसलिए, अपने ईमेल को छोटा और प्यारा रखें।
लंबे ईमेल का एक और नुकसान यह है कि कभी-कभी वे अस्पष्ट हो जाते हैं, मुख्य बिंदु से हटकर, या गलतफहमियां भी पैदा कर सकते हैं।
8. सम्मानजनक और उदार बनें
सम्मानजनक और विनम्र ईमेल लिखने की खूबी यह है कि आप किसी से असहमत हो सकते हैं, वैकल्पिक राय प्रस्तुत कर सकते हैं, या यहां तक कि एहसान भी मांग सकते हैं, लेकिन फिर भी वे पढ़ने में ठीक लगेंगे।
यदि आप अपने ईमेल में ऐसा कुछ करने की योजना बना रहे हैं, तो अपने प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देने पर विचार करें या पहले उनके काम या विचारों के लिए उनकी प्रशंसा करें। फिर, सीधे तौर पर यह बताए बिना अपनी राय प्रस्तुत करें कि उन्होंने जो किया वह गलत था या पूरी तरह से गलत था।
9. एक अंतिम वाक्य जोड़ें
आपकी समापन पंक्ति इस बात पर निर्भर करती है कि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, उससे आप किस प्रकार के उत्तर की अपेक्षा कर रहे हैं। आप संदर्भ के आधार पर अपने ईमेल को एक कथन या एक बंद प्रश्न के साथ समाप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। हालांकि, हर कीमत पर एक ओपन-एंडेड प्रश्न के साथ बंद होने से बचें।
यह मुख्य रूप से इसलिए है क्योंकि एक बयान और एक बंद प्रश्न आपकी बातचीत को एक दिशा देते हैं, चीजों को ट्रैक पर रखते हैं, और एक उत्तर सुनिश्चित करते हैं।
हालाँकि, एक खुला प्रश्न अनावश्यक रूप से चर्चा सूत्र को बढ़ाता है। साथ ही, अगर आप किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जो पूरी तरह से व्यस्त है, तो आपके ईमेल को पूरी तरह से नज़रअंदाज किया जा सकता है।
यहाँ एक बंद-समाप्त प्रश्न का उदाहरण दिया गया है।
<टेबल>- [समय 1]
- [समय 2]
- [समय 3]
यह आपके प्राप्तकर्ता के लिए निर्णय लेने की प्रक्रिया को आसान बनाता है।
दूसरी ओर, यहां एक ओपन-एंडेड प्रश्न का उदाहरण दिया गया है।
| हम कॉल पर इस पर और चर्चा कर सकते हैं। तो, आप कब फ्री हैं? |
यह आपके प्राप्तकर्ता पर उत्तर देने से पहले उनके कैलेंडर की जांच करने का दबाव डालता है, जिससे कार्रवाई करना मुश्किल हो जाता है।
इसके अतिरिक्त, ईमेल में जोड़ने के लिए एक कथन भी एक अच्छा विचार हो सकता है। उदाहरण के लिए:
|
10. साइन ऑफ करें
अंत में, आप अपने ईमेल के संदर्भ के आधार पर, इनमें से किसी भी साइन-ऑफ वाक्यांश के साथ अपना ईमेल समाप्त कर सकते हैं।
- सादर
- सादर
- भवदीय
- सर्वश्रेष्ठ
- चीयर्स
- शुभकामनाएं
ये सभी युक्तियां सभी ईमेल को सही तरीके से लिखने और उनका उत्तर देने में आपकी सहायता करने के लिए पर्याप्त हैं।
AI टूल्स जो आपको प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने में मदद करते हैं
यदि आप नई परियोजनाओं या नई नौकरी की तलाश कर रहे हैं, या यदि आपकी वर्तमान नौकरी के लिए आपको प्रतिदिन एक से अधिक ईमेल भेजने की आवश्यकता है, तो ये AI उपकरण सहायक हो सकते हैं।
1. लोला एआई
यह टूल आपके प्राप्तकर्ताओं के लिंक्डइन प्रोफाइल डेटा के आधार पर कस्टम ओपनिंग लाइन बनाने में आपकी मदद करता है। आपको बस टूल में प्राप्तकर्ता का लिंक्डइन यूआरएल जोड़ना है, और यह उनके प्रोफाइल विवरण के आधार पर अद्वितीय उद्घाटन लाइनों के साथ आएगा।
200 शुरुआती लाइनों के लिए टूल की लागत $36 प्रति माह है।
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai आपको अपने प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक प्रोफ़ाइल और उन समाचारों से डेटा एकत्र करने में मदद करता है जिनमें उनका उल्लेख है। यह उन लोगों के लिए वैयक्तिकृत ईमेल बनाने में आपकी सहायता करता है जिन तक आप पहुंच रहे हैं।
आप इसका उपयोग आउटरीच के लिए ठंडे ईमेल या लिंक्डइन संदेश भेजने के लिए कर सकते हैं। टूल की सदस्यता $49 प्रति माह से शुरू होती है।
3. सुंदर 
यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू कर रहे हैं और आपको धन की आवश्यकता है, तो Snazzy.ai आपके लिए एकदम सही उपकरण हो सकता है। यह आपको वीसी या एंजेल निवेशकों को पिच करने के लिए ईमेल टेम्प्लेट के साथ मदद करता है।
लेकिन सबसे पहले, आपको प्लेटफ़ॉर्म पर एक खाता बनाना होगा। ईमेल भेजना शुरू करने के लिए, आप जिन दर्शकों को लक्षित कर रहे हैं, वे कीवर्ड दर्ज करें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं, और अपनी पेशकश का विवरण दर्ज करें। और यह वैयक्तिकृत पहला ड्राफ़्ट प्रदान करके आपका बहुत समय बचाएगा।
उसके बाद, आप पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए इसे थोड़ा सा ट्वीक कर सकते हैं। सदस्यता $25 प्रति माह से शुरू होती है।
4. Lyne.ai
अपने प्राप्तकर्ताओं के लिए सही हुक के साथ आने में आपकी मदद करने के लिए यह एक और एआई टूल है। Lyne.ai के साथ आरंभ करने के लिए, अपने संभावित ग्राहकों के काम के ईमेल या उनके लिंक्डइन प्रोफाइल यूआरएल के साथ सीएसवी दर्ज करें।
आप यह भी तय कर सकते हैं कि उद्घाटन के लिए आप कितने वाक्य लिखना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, 1-2 वाक्य या 3-4 वाक्य, आदि। सदस्यता $99 प्रति माह से शुरू होती है।
ईमेल लिखना कभी आसान नहीं रहा
यदि आपको कभी भी एक अच्छा ईमेल लिखने के लिए सभी बिंदुओं को इकट्ठा करना चुनौतीपूर्ण लगता है, तो आपका संघर्ष आज समाप्त होता है।
अपना अगला प्रभावी ईमेल तेज़ी से लिखने के लिए इन युक्तियों या उपकरणों का उपयोग करें!