नियमित टेक्स्ट संदेशों के विपरीत, ईमेल लेखन अलग है। लोग खरोंच से ईमेल लिखते समय बहुत अधिक सोचते हैं। आप सोचते हैं कि क्या शामिल करना है, क्या टालना है, और भगवान जानता है कि आप वर्तमान में जो लिख रहे हैं वह सही भी है या नहीं?
एक सेवा प्रदाता होने के नाते, मुझे हर दिन दर्जनों ईमेल लिखने पड़ते हैं। और यह मुझे आपके सवालों का जवाब देने के लिए आदर्श व्यक्ति बनाता है।
उचित जानकारी के साथ, प्रभावी ईमेल तेजी से लिखना चैटिंग ऐप पर संदेश टाइप करने जितना आसान हो जाता है। फिर, आप प्रक्रिया को तेज करने के लिए AI टूल का भी उपयोग कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि कैसे।
प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने के 10 टिप्स
1. विषय पंक्ति को अपने ईमेल के सारांश के रूप में मानें
जब आपको ईमेल भेजना होता है, तो पहली चीज जिससे आपको निपटना होता है वह है एक शक्तिशाली विषय पंक्ति लिखना। यह पहली चीज है जो आपका प्राप्तकर्ता देखता है, और खराब या बिना विषय पंक्ति वाला कोई भी ईमेल हटाया जा सकता है या स्पैम फ़ोल्डर में जा सकता है।
इस प्रकार, आपको इसे सोचने और लिखने के लिए एक अतिरिक्त मिनट की आवश्यकता हो सकती है। अपनी विषय पंक्तियों को सामान्य या अस्पष्ट होने से रोकने का सबसे आसान तरीका उन्हें हेडलाइन के रूप में मानना है। आपको बस अपने ईमेल को संक्षिप्त yet सूचनात्मक तरीके से सारांशित करना है।
2. उनका अभिवादन करें
अपनी विषय पंक्ति के बाद, आपको अपने ईमेल के लिए टोन सेट करना होगा और अपने प्राप्तकर्ता पर प्रभाव डालना होगा। उनका अभिवादन करना, औपचारिक या अनौपचारिक रूप से, ऐसा करने का सही तरीका है। यदि आप भ्रमित हैं, तो औपचारिक तरीके का विकल्प चुनें।
यहां आपके प्राप्तकर्ताओं को अभिवादन करने के विभिन्न तरीके दिए गए हैं:
- नमस्ते: यह सीधी और मैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए है।
- हाय: यह सरल और विनम्र है।
- प्रिय: यह थोड़ा अप्राकृतिक है, लेकिन आप किसी कार्यकारी से संपर्क करते समय इसका उपयोग कर सकते हैं।
3. एक शुरुआती वाक्य जोड़ें
अपने प्राप्तकर्ता का अभिवादन करने के बाद, आपको अपने ईमेल के बारे में बात करने की खुजली महसूस होनी चाहिए लेकिन एक सेकंड के लिए रुकें। कुछ भी कहने से पहले, अपने ईमेल को अच्छे प्रवाह के साथ शुरू करने के लिए एक शुरुआती वाक्य लिखें।
इसे करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक एक शुरुआती लाइन जोड़ना है।
यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका आप सीधे उपयोग कर सकते हैं:
- मुझे अपना परिचय देने की अनुमति दें।
- आपसे सुनकर अच्छा लगा।
- आशा है आप ठीक होंगे।
- मैं ____ के बारे में संपर्क कर रहा हूं
- अपडेट के लिए धन्यवाद।
- मैं ____ पर जांच कर रहा हूं
- आपकी (हालिया उपलब्धि) पर बधाई।
4. अपना परिचय दें
यदि आप पहली बार किसी को ईमेल कर रहे हैं, तो किसी और चीज के बारे में बात करने से पहले आपको अपना परिचय देना होगा।
भले ही लोग आमतौर पर घंटों बात करते हैं, जब उनसे अपना परिचय देने के लिए कहा जाता है तो उन्हें पसीना आने लगता है। चिंता न करें। इसे उस तरह से नहीं होना चाहिए। इसे आसान बनाने के लिए, निम्नलिखित प्रारूपों में से एक का उपयोग करें।
- मेरा नाम (पूरा नाम) है, और मैं एक (आपकी वर्तमान भूमिका) हूं।
- मैं (पूरा नाम) हूं, और मैं एक (उद्योग) फर्म के लिए काम करता हूं जिसे (कंपनी का नाम) कहा जाता है।
सबसे अच्छी प्रथा है अपने बारे में केवल एक या दो वाक्य शामिल करना, और उससे अधिक नहीं।
5. तेजी से मुद्दे पर आएं
यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपका ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए मूल्यवान आए, इसे उनके द्वारा आवश्यक जानकारी के त्वरित वितरण योग्य बनाना है। दूसरे शब्दों में, तेजी से मुद्दे पर आएं।
आपने अपने प्राप्तकर्ता का अभिवादन किया, एक शुरुआती लाइन लिखी/अपना परिचय दिया, अब लिखें कि आप उन्हें ईमेल क्यों कर रहे हैं। यदि आपको कई चीजों पर चर्चा करनी है, तो उन्हें प्राथमिकता दें और अपने ईमेल को सबसे महत्वपूर्ण चीज से शुरू करें। यह किसी प्रश्न का उत्तर देना या अनुरोध करना हो सकता है।
6. एक बड़ा विचार शामिल करें
यदि आपका ईमेल थोड़ा लंबा हो जाता है, तो नियमित कंटेंट राइटिंग से एक टिप लें और अंत में एक निष्कर्ष या बड़ा विचार जोड़ें।
यह सारा ध्यान सबसे महत्वपूर्ण चीज पर केंद्रित करेगा। उदाहरण के लिए, आपको पहले कुछ करने की आवश्यकता है, या किसी प्रोजेक्ट के साथ आगे बढ़ने के लिए तत्काल उत्तर की आवश्यकता है, आदि। आप "हमारी चर्चा से मुख्य निष्कर्ष है [____]" जैसा कुछ कहकर निष्कर्ष भी जोड़ सकते हैं।
7. इसे संक्षिप्त रखें
एक औसत पेशेवर प्रति दिन सौ से अधिक ईमेल प्राप्त करता है। इसका तात्पर्य है कि आपके द्वारा संपर्क किए जाने वाले अधिकांश लोग व्यस्त हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे आपको कितना पसंद कर सकते हैं, वे शायद किसी भी तरह की बकबक के लिए तैयार नहीं होंगे। इसलिए, अपने ईमेल को छोटा और मधुर रखें।
लंबे ईमेल का एक और नुकसान यह है कि कभी-कभी वे अस्पष्ट हो जाते हैं, मुख्य बिंदु से भटक जाते हैं, या गलतफहमी भी पैदा कर सकते हैं।
8. सम्मानजनक और उदार रहें
सम्मानजनक और विनम्र ईमेल लिखने की सुंदरता यह है कि आप किसी से असहमत हो सकते हैं, वैकल्पिक राय प्रस्तुत कर सकते हैं, या यहां तक कि एहसान भी मांग सकते हैं, लेकिन वे पढ़ने में ठीक लगेंगे।
यदि आप अपने ईमेल में ऐसा कुछ करने की योजना बना रहे हैं, तो पहले अपने प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देने या उनके काम या विचारों की प्रशंसा करने पर विचार करें। फिर, यह सीधे कहे बिना अपनी राय प्रस्तुत करें कि उन्होंने जो किया वह बुरा या पूरी तरह से गलत था।
9. एक समापन वाक्य जोड़ें
आपकी समापन पंक्ति उस प्रकार के उत्तर पर निर्भर करती है जिसकी आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं उससे उम्मीद कर रहे हैं। आप अपने ईमेल को एक कथन या बंद-प्रश्न के साथ समाप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं, संदर्भ के आधार पर। हालांकि, किसी भी कीमत पर खुले प्रश्न के साथ समाप्त करने से बचें।
ऐसा मुख्य रूप से इसलिए है क्योंकि एक कथन और एक बंद-प्रश्न आपकी बातचीत को दिशा देते हैं, चीजों को ट्रैक पर रखते हैं, और एक उत्तर सुनिश्चित करते हैं।
हालांकि, एक खुला प्रश्न चर्चा थ्रेड को अनावश्यक रूप से बढ़ाता है। साथ ही, यदि आप किसी पूरी तरह से व्यस्त व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, तो आपका ईमेल पूरी तरह से नजरअंदाज किया जा सकता है।
यहां बंद-प्रश्न का एक उदाहरण है।
आइए इसे कॉल पर आगे चर्चा करें। आपके लिए कौन सा समय सबसे अच्छा काम करता है?
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यह आपके प्राप्तकर्ता के लिए निर्णय लेने की प्रक्रिया को आसान बनाता है।
दूसरी ओर, यहां खुले प्रश्न का एक उदाहरण है।
| हम इसे कॉल पर आगे चर्चा कर सकते हैं। तो, आप कब फ्री हैं? |
यह आपके प्राप्तकर्ता पर उत्तर देने से पहले अपना कैलेंडर जांचने का दबाव डालता है, जिससे कार्रवाई करना मुश्किल हो जाता है।
इसके अतिरिक्त, एक कथन भी ईमेल में जोड़ने के लिए एक अच्छा विचार हो सकता है। उदाहरण के लिए:
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10. साइन ऑफ करें
अंत में, आप अपने ईमेल को इन साइन-ऑफ वाक्यांशों में से किसी के साथ समाप्त कर सकते हैं, आपके ईमेल के संदर्भ के आधार पर।
- सादर
- सादर
- निष्ठा से
- शुभकामनाएं
- चीयर्स
- शुभकामनाएं
ये सभी टिप्स आपको सभी ईमेल को सही तरीके से लिखने और जवाब देने में मदद करने के लिए पर्याप्त हैं।
प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने में आपकी मदद करने वाले AI टूल
यदि आप नई परियोजनाओं या नई नौकरी पाने की तलाश में हैं, या यदि आपकी वर्तमान नौकरी के लिए आपको प्रति दिन कई ईमेल भेजने की आवश्यकता है, तो ये AI टूल सहायक हो सकते हैं।
1. लोला AI
यह टूल आपके प्राप्तकर्ताओं के लिंक्डइन प्रोफाइल डेटा के आधार पर कस्टम ओपनिंग लाइन बनाने में आपकी मदद करता है। आपको बस टूल में प्राप्तकर्ता का लिंक्डइन URL जोड़ना है, और यह उनके प्रोफाइल विवरण के आधार पर अद्वितीय ओपनिंग लाइन लेकर आएगा।
टूल की कीमत 200 ओपनिंग लाइन तक के लिए $36 प्रति माह है।
2. स्मार्ट राइटर.ai
स्मार्ट राइटर.ai आपके प्राप्तकर्ता के सार्वजनिक प्रोफाइल और समाचार कहानियों से डेटा इकट्ठा करने में आपकी मदद करता है जिनमें उनका उल्लेख है। यह उन लोगों के लिए व्यक्तिगत ईमेल बनाने में आपकी मदद करता है जिनसे आप संपर्क कर रहे हैं।
आप इसका उपयोग कोल्ड ईमेल या आउटरीच के लिए लिंक्डइन संदेश भेजने के लिए कर सकते हैं। टूल की सदस्यता $49 प्रति माह से शुरू होती है।
3. स्नैज़ी.ai
यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू कर रहे हैं और फंडिंग की आवश्यकता है, तो स्नैज़ी.ai आपके लिए सही टूल हो सकता है। यह VC या एंजेल निवेशकों को पिच करने के लिए ईमेल टेम्पलेट्स के साथ आपकी मदद करता है।
लेकिन पहले, आपको प्लेटफॉर्म पर एक खाता बनाना होगा। ईमेल भेजना शुरू करने के लिए, वह दर्शक दर्ज करें जिसे आप लक्षित कर रहे हैं, जिन कीवर्ड को आप ढूंढ रहे हैं, और आपके प्रस्ताव का विवरण। और यह एक व्यक्तिगत पहला ड्राफ्ट प्रदान करके आपका बहुत समय बचाएगा।
उसके बाद, आप पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए इसे थोड़ा tweak कर सकते हैं। सदस्यता $25 प्रति माह से शुरू होती है।
4. लाइन.ai
यह आपके प्राप्तकर्ताओं के लिए सही हुक खोजने में आपकी मदद करने वाला एक और AI टूल है। लाइन.ai के साथ शुरू करने के लिए, अपने संभावनाओं का CSV उनके कार्य ईमेल या उनके लिंक्डइन प्रोफाइल URL के साथ दर्ज करें।
आप यह भी तय कर सकते हैं कि आप टूल से ओपनिंग के लिए कितने वाक्य लिखवाना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, 1-2 वाक्य या 3-4 वाक्य, आदि। सदस्यता $99 प्रति माह से शुरू होती है।
ईमेल लिखना कभी इतना आसान नहीं रहा
यदि आपने कभी एक अच्छा ईमेल लिखने के लिए सभी बिंदुओं को इकट्ठा करना चुनौतीपूर्ण पाया है, तो आपका संघर्ष आज समाप्त होता है।
अपना अगला प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने के लिए इन युक्तियों या टूल्स का उपयोग करें!
