कार्यस्थल स्वचालन और कुशल विकल्पों के माध्यम से तेजी से डिजिटल हो रहे हैं। भले ही ईमेल लंबे समय से उपयोगी रहे हैं, प्रौद्योगिकी ने हमें संचार और सहयोग के लिए अधिक प्रत्यक्ष और प्रभावी उपकरण पेश किए हैं।
आप ऐसे टूल खोज रहे होंगे जो सहयोग के लिए अधिक अनुकूल हों। शायद, आप ईमेल से थक गए हैं क्योंकि पेशेवर भाषा का उपयोग करने की उम्मीद के कारण या बस इसलिए क्योंकि आप अपने ओवरलोडेड ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करना नहीं जानते होंगे।
ऐसे कई सहयोगी टूल हैं जिनका उपयोग आप ईमेल के तनाव से बचने के लिए कर सकते हैं। यहां बताया गया है कि आपको उनके बजाय उनका उपयोग क्यों करना चाहिए!
1. समय बचाएं
सहयोग टूल में नोटिफिकेशन विकल्प होते हैं जो आपको या आपके सहयोगियों को अलर्ट करते हैं जब कोई संदेश होता है। भले ही आप अपने ईमेल नोटिफिकेशन चालू कर सकते हैं, सहयोग टूल टीम सदस्यों के लिए ईमेल के बजाय कुशल चैट के माध्यम से संवाद करना आसान बनाते हैं।
स्लैक रिमोट वर्क के लिए लोकप्रिय रूप से उपयोग किए जाने वाले सहयोग प्लेटफॉर्म में से एक है। स्लैक कुशल संचार को सक्षम करने वाले विभिन्न लाभ प्रदान करता है। अपने संचार को व्यवस्थित करने के लिए, आप प्रत्येक टीम और विषय के लिए अलग चैनल बना सकते हैं।
2. प्रत्यक्ष संचार
सहयोगी टूल आपको संचार का एक अधिक कुशल रूप का आनंद लेने की अनुमति देते हैं। कई लोगों को CC करने या ब्रॉडकास्ट ईमेल भेजने के बजाय, आप बस एक चैट प्लेटफॉर्म में एक संदेश भेज सकते हैं। इसके अतिरिक्त, सहयोग टूल का उपयोग आपको और आपके सहयोगियों को ईमेल भेजने के बजाय एक खुले मंच पर प्रश्न पूछने के लिए प्रोत्साहित करेगा।
इन टूल का उपयोग करने का सबसे प्रभावी हिस्सा यह है कि आप वास्तविक समय में संवाद कर सकते हैं। यदि आपको एक त्वरित प्रश्न पूछने की आवश्यकता है, तो ईमेल भेजना सबसे अच्छा विकल्प नहीं है क्योंकि आपके साथी प्रतिक्रिया देने में अधिक समय ले सकते हैं। उदाहरण के लिए, स्लैक में एक मेंशन फीचर है जो किसी का ध्यान आकर्षित करने के लिए पुश नोटिफिकेशन भेजता है। टीम संचार के लिए कई स्लैक विकल्प हैं।
3. ओवरलोडेड ईमेल इनबॉक्स से बचें
यदि आप संचार और सहयोग के लिए सहयोगी ऐप्स का उपयोग करते हैं, तो आपको ओवरलोडेड ईमेल इनबॉक्स से निपटने या अपने ईमेल में महत्वपूर्ण चीजें खोने की आवश्यकता नहीं है। जबकि सहयोगी टूल ईमेल की आवश्यकता को पूरी तरह से समाप्त नहीं कर सकते हैं, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स या स्लैक जैसे वर्कप्लेस मैसेंजर ऐप का उपयोग कुछ ईमेल भेजने की आवश्यकता को कम करता है।
4. रीयल-टाइम दस्तावेज़ सहयोग
सहयोग सॉफ्टवेयर आपको और आपके टीम सदस्यों को एक ही समय में एक लाइव प्रोजेक्ट पर काम करने की अनुमति देता है। गूगल डॉक्स सबसे लोकप्रिय दस्तावेज़ सहयोग टूल में से एक है जो रीयल-टाइम सहयोग की अनुमति देता है।
आप ड्रॉपबॉक्स पेपर जैसे टूल का भी उपयोग कर सकते हैं, जो उसी उद्देश्य को पूरा करता है। जब आप ड्रॉपबॉक्स पेपर में लाइव संपादन करते हैं, तो आपकी टीम टिप्पणियां जोड़ सकती है और परिवर्तन सुझा सकती है। यह आपकी टीम को दस्तावेजों को संपादन के लिए आगे-पीछे भेजने के बजाय एक लाइव सत्र का अनुभव करने की अनुमति देता है।
गूगल ने ऐसे ऐप्स और सुविधाएं भी बनाई हैं जिनका उपयोग टीमें अपने संचार और कार्य सहयोग को बेहतर बनाने के लिए कर सकती हैं।
5. जानकारी आसानी से खोजें
सहयोग सॉफ्टवेयर महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक साझा प्लेटफॉर्म पर संग्रहीत करके जानकारी ढूंढना आसान बनाता है। दूसरी ओर, ईमेल जानकारी ढूंढने में उतना प्रभावी नहीं है।
ईमेल एक बंद प्लेटफॉर्म है जो आपको उस डेटा के माध्यम से खोज करने की अनुमति नहीं देता जो सीधे आपको नहीं भेजा गया था। उदाहरण के लिए, यदि आप स्लैक का उपयोग कर रहे हैं और आपने अपनी टीम में नए सदस्यों का स्वागत किया है, तो आपके नए सदस्य उन सूचनाओं, लिंक्स, और दस्तावेजों तक पहुंच सकते हैं जो उनके टीम में शामिल होने से पहले साझा किए गए थे।
कुछ सहयोग टूल खोजें
तो, ये कुछ कारण हैं कि ईमेल संचार से रीयल-टाइम सहयोग जैसी अधिक सहज चीज़ पर स्विच करना फायदेमंद हो सकता है। उनके उपयोग में आसानी के अलावा, वे त्वरित और प्रभावी संचार के लिए उत्कृष्ट टूल प्रदान करते हैं।
