ईमेल हमारे व्यक्तिगत और पेशेवर दोनों जीवन में एक महत्वपूर्ण संचार माध्यम है। यह हर दिन के कई मिनट लेता है। इसका सही उपयोग करना सीखकर, आप अपने जीवन को बहुत अधिक कुशल बना सकते हैं।
अपनी ईमेल आदतों को सुधारने के अलग-अलग तरीके हैं। इसका एक हिस्सा यह पता लगाना हो सकता है कि बेहतर ईमेल कैसे लिखें, और शायद पूर्व-निर्मित टेम्पलेट्स और प्रतिक्रियाओं का उपयोग करके धोखा दें। आपको कुछ सर्वोत्तम ईमेल प्रथाओं को भी अपनाना चाहिए। और आप स्पैम को रोकने में जितने बेहतर होंगे, आपका इनबॉक्स उतना कम जंक से भर जाएगा।
इसे शुरू करने के लिए आपको कोई नया ऐप या एक्सटेंशन इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। यह सब यह जानने के बारे में है कि कहां देखना है और फिर इसे अपने जीवन में लागू करना।
Canned Emails (वेब): सामान्य अवसरों के लिए पूर्व-लिखित ईमेल
ईमेल पर कुछ स्थितियां अक्सर होती हैं। उदाहरण के लिए, आपको किसी एहसान पर फॉलो अप करने की आवश्यकता है। या आपको बस किसी से उनकी सलाह मांगने की आवश्यकता है।
सही ईमेल तैयार करना दरवाजे खोल सकता है और संचार को आसान बना सकता है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको क्या कहना चाहिए, तो उत्पादक होने के लिए डिब्बाबंद ईमेल का उपयोग करें। याद रखें, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं ईमेल को कुशल बनाती हैं। यहां उन प्रकार के ईमेल का एक नमूना है जो आप प्राप्त कर सकते हैं:
- पद के लिए आवेदन करें
- फॉलो अप करना
- सलाह की आवश्यकता
- अपॉइंटमेंट पुनर्निर्धारित करें
- बीमार और काम से घर पर रहें
आप उनमें से किसी पर भी क्लिक कर सकते हैं और उस टेम्पलेट को सीधे अपने डिफ़ॉल्ट ईमेल क्लाइंट में खोल सकते हैं, या आप इसे प्लेन टेक्स्ट में कॉपी कर सकते हैं और जहां चाहें पेस्ट कर सकते हैं।
Contactually Templates (वेब): विभिन्न आयोजनों के लिए ईमेल टेम्पलेट्स
उपयोगी डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं और ईमेल टेम्पलेट्स के लिए एक और साइट, Contactually प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके इसे एक पायदान ऊपर ले जाता है। ईमेल थोड़े बेहतर लिखे गए हैं, इन स्थितियों में तनाव तोड़ने के लिए कुछ हास्य सहित।
सबसे पहले, चुनें कि आप किससे संपर्क करना चाहते हैं: ग्राहक, पूर्व-प्रेमी, कानून, लीड/संभावना, पूर्व ग्राहक, रियल एस्टेट, VIP/प्रभावक। आप किसे चुनते हैं इस पर निर्भर करते हुए, "ईमेल किस बारे में है?" अनुभाग में एक उपयुक्त कारण चुनें।
Contactually का इफ-दिस-तब-दैट तरीका ईमेल टेम्पलेट्स चुनने का आपके लिए यह पता लगाना आसान बना देगा कि आप क्या कहना चाहते हैं। आप ईमेल भेजने के लिए Contactually इंटरफ़ेस का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन यह शायद बेहतर विचार है कि इसे अपने ईमेल क्लाइंट में कॉपी-पेस्ट करें और संपादित करें। आप इनमें से कुछ को जीमेल में डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं के रूप में भी सहेज सकते हैं।
ThisEmail.XYZ (वेब): किसी भी ईमेल को वेब पेज में बदलें
कुछ ईमेल दूसरों के साथ साझा करने लायक होते हैं। लेकिन आप अपना ईमेल पता प्रकट नहीं करना चाह सकते हैं, और सोशल नेटवर्क पर दोस्तों से उनके पते मांगना अव्यावहारिक है।
ThisEmail.XYZ किसी भी ईमेल को वेब पेज में बदलने का एक सरल तरीका है। आपको बस किसी भी ईमेल को share@thisemail.xyz पर फॉरवर्ड करना है और यह स्वचालित रूप से आपके ईमेल की सामग्री को एक साझा करने योग्य लिंक में बदल देगा। यह उन निफ्टी नो-साइनअप टूल्स में से एक है जिनका आपको उपयोग करना चाहिए।
इस लिंक को फिर कहीं भी साझा किया जा सकता है, और कोई भी इसे देख सकता है। यह आपके ईमेल गोपनीयता और सुरक्षा की रक्षा करते हुए, उन चीजों को साझा करने का एक सरल और प्रभावी तरीका है जिन्हें आप साझा करना चाहते हैं।
Scrim (वेब): अपना पता साझा करने का बॉट-प्रूफ तरीका (ब्रोकन लिंक हटाया गया)
यदि आप सोशल नेटवर्क या ऑनलाइन कहीं भी अपना लिंक साझा करते हैं, तो बॉट्स इसे स्कैन करेंगे और इसे अपनी रजिस्ट्री में जोड़ देंगे, और आपको अधिक स्पैम मिलना शुरू हो जाएगा। डिस्पोजेबल ईमेल प्रदाताओं का उपयोग करने जैसी तरकीबें बहुत अच्छी हैं, लेकिन आप उनका उपयोग नहीं कर सकते जब आपको सोशल नेटवर्क, क्रेगलिस्ट, या फ़ोरम पर अपना ईमेल साझा करना हो।
Scrim आपके ईमेल को एक लिंक में बदलकर उसकी रक्षा करता है जिसे बॉट्स स्कैन नहीं कर सकते। आपको एक यादगार व्यक्तिगत URL चुनने को भी मिलता है; उदाहरण के लिए, मेरा आधिकारिक MakeUseOf ईमेल पता प्राप्त करने के लिए scr.im/mihirMUO पर जाएं। जो कोई भी उस पर जाता है, उसे पहले यह साबित करना होगा कि वे इंसान हैं।
फिर आप इस लिंक को ट्विटर पर सुरक्षित रूप से साझा कर सकते हैं बिना बॉट्स के इसे अपनी रजिस्ट्री में जोड़ने की चिंता किए, या सोशल नेटवर्क पर "@" प्रतीक के कारण भ्रम पैदा होने की।
Five Sentences (वेब): सफल प्रभावक ईमेल कैसे भेजते हैं
ट्विटर आपको 140 कैरेक्टर तक सीमित करता है, इसलिए आप तदनुसार अपनी प्रतिक्रिया तैयार करते हैं। जब आप इंस्टेंट मैसेंजर पर चैट कर रहे होते हैं, तो आप उलझे हुए लंबे पैराग्राफ नहीं लिखते। तो ईमेल पर ऐसा क्यों करें?
ईमेल इन दिनों इतना समय इसलिए लेता है क्योंकि हमारे पास एक खाली कैनवास होता है और हम जितना आवश्यक होता है उससे अधिक लिखते हैं। Five Sentences एक व्यक्तिगत दर्शन है जहां आप प्रतिबंधित करते हैं कि आपके ईमेल कितने लंबे होंगे।
"सभी ईमेल प्रतिक्रियाओं को SMS टेक्स्ट संदेशों की तरह मानें, प्रति प्रतिक्रिया एक निर्धारित संख्या में अक्षरों का उपयोग करते हुए," व्यक्तिगत नीति कहती है। "चूंकि अक्षरों को गिनना बहुत कठिन है, हम वाक्यों को गिनते हैं।"
यदि आप चिंतित हैं कि लोग आपके अचानक (और शायद संक्षिप्त) प्रतिक्रियाओं के बारे में क्या सोचेंगे, तो आराम करें। साइट एक साधारण ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करने का सुझाव देती है जो उनके पेज से लिंक करता है, आपके नए दर्शन की व्याख्या करता है। यह प्रत्येक दिन से एक अतिरिक्त घंटे निचोड़ने के लिए आपको बस इतना ही चाहिए।
क्या ईमेल समस्या बड़ी हो गई है?
सोशल नेटवर्क और इंस्टेंट मैसेंजर के आगमन के साथ, किसी ने सोचा होगा कि ईमेल उपयोग में गिरावट आएगी। इसके बजाय, व्यक्तिगत मोर्चे पर, मुझे लगता है कि मेरा ईमेल उपयोग बढ़ गया है और मैं पहले से भी अधिक समय खर्च करता हूं।
क्या ईमेल आपके लिए पहले से बड़ी समस्या बन गया है? बढ़े हुए संदेशों से निपटने के लिए आप क्या कर रहे हैं?
