ईमेल हमारे व्यक्तिगत और व्यावसायिक जीवन दोनों में एक महत्वपूर्ण संचार माध्यम है। इसमें हर एक दिन में कई मिनट लगते हैं। इसका सही तरीके से उपयोग करना सीखकर आप अपने जीवन को और अधिक कुशल बना सकते हैं।
आपकी ईमेल आदतों को बेहतर बनाने के कई तरीके हैं। इसका एक हिस्सा यह पता लगाना हो सकता है कि बेहतर ईमेल कैसे लिखें, और हो सकता है कि प्रीमियर टेम्प्लेट और प्रतिक्रियाओं का उपयोग करके धोखा दिया जाए। आपको कुछ बेहतरीन ईमेल प्रथाओं को भी अपनाना चाहिए। और आप स्पैम को रोकने में जितने बेहतर होंगे, आपका इनबॉक्स उतना ही कम जंक से भरा होगा।
ऐसा करने के लिए आपको कोई नया ऐप या एक्सटेंशन इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं है। यह जानने के बारे में है कि कहां देखना है और फिर इसे अपने जीवन में लागू करना है।
डिब्बाबंद ईमेल (वेब):सामान्य अवसरों के लिए पूर्वलिखित ईमेल
कुछ स्थितियां ऐसी होती हैं जो अक्सर ईमेल पर होती हैं। उदाहरण के लिए, आपको एक एहसान का पालन करने की आवश्यकता है। या आपको बस किसी से उनकी सलाह माँगने की ज़रूरत है।
सही ईमेल तैयार करने से दरवाजे खुल सकते हैं और संचार आसान हो सकता है। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपको क्या कहना चाहिए, तो उत्पादक होने के लिए डिब्बाबंद ईमेल का उपयोग करें। याद रखें, डिब्बाबंद प्रतिक्रियाएं ईमेल को कुशल बनाती हैं। आपको प्राप्त होने वाले ईमेल के प्रकार का एक नमूना यहां दिया गया है:
- पद के लिए आवेदन करें
- फ़ॉलो अप
- सलाह चाहिए
- पुनर्निर्धारित अपॉइंटमेंट
- बीमार और काम से घर पर रहना
आप या तो उनमें से किसी पर क्लिक कर सकते हैं और उस टेम्पलेट को सीधे अपने डिफ़ॉल्ट ईमेल क्लाइंट में खोल सकते हैं, या आप इसे सादे पाठ में कॉपी कर सकते हैं और जहां चाहें पेस्ट कर सकते हैं।
कॉन्टैक्टली टेम्प्लेट (वेब):विभिन्न प्रकार के ईवेंट के लिए ईमेल टेम्प्लेट
उपयोगी डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं और ईमेल टेम्प्लेट के लिए एक अन्य साइट, कॉन्टैक्टली प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके इसे एक पायदान ऊपर ले जाती है। इन स्थितियों में तनाव को तोड़ने के लिए कुछ हास्य सहित ईमेल भी थोड़ा बेहतर लिखे गए हैं।
सबसे पहले, चुनें कि आप किससे संपर्क करना चाहते हैं:ग्राहक, पूर्व प्रेमी, कानून, लीड / प्रॉस्पेक्ट, पिछले क्लाइंट, रियल एस्टेट, वीआईपी / प्रभावशाली। आप किसे चुनते हैं, इस पर निर्भर करते हुए, "ईमेल किस बारे में है?" में एक उपयुक्त कारण चुनें। अनुभाग।
कॉन्टैक्टली का ईमेल टेम्प्लेट चुनने का यदि-तब-उस तरीका है, तो आपके लिए यह पता लगाना आसान हो जाएगा कि आप क्या कहना चाहते हैं। आप ईमेल भेजने के लिए कॉन्टैक्टुअली इंटरफ़ेस का ही उपयोग कर सकते हैं, लेकिन इसे अपने ईमेल क्लाइंट में कॉपी-पेस्ट करना और इसे संपादित करना शायद एक बेहतर विचार है। आप इनमें से कुछ को Gmail में पहले से तैयार प्रतिक्रियाओं के रूप में सहेज भी सकते हैं।
ThisEmail.XYZ (वेब):किसी भी ईमेल को वेब पेज में बदलें
कुछ ईमेल दूसरों के साथ साझा किए जाने के योग्य हैं। लेकिन हो सकता है कि आप अपना स्वयं का ईमेल पता प्रकट न करना चाहें, और सामाजिक नेटवर्क पर मित्रों से आपको उनके पते देने के लिए कहना अव्यावहारिक है।
ThisEmail.XYZ किसी भी ईमेल को वेब पेज में बदलने का एक आसान तरीका है। आपको बस किसी भी ईमेल को [email protected] पर अग्रेषित करना है और यह स्वचालित रूप से आपके ईमेल की सामग्री को साझा करने योग्य लिंक में बदल देगा। यह उन निफ्टी नो-साइनअप टूल में से एक है जिनका आपको उपयोग करना चाहिए।
फिर इस लिंक को कहीं भी साझा किया जा सकता है, और कोई भी इसे देख सकता है। जो चीजें आप साझा करना चाहते हैं, उन्हें साझा करते हुए, यह आपकी ईमेल गोपनीयता और सुरक्षा की रक्षा करने का एक सरल और प्रभावी तरीका है।
Scrim (वेब):एक बॉट-प्रूफ अपना पता साझा करने का तरीका (टूटा हुआ लिंक हटा दिया गया) )
यदि आप अपने लिंक को सोशल नेटवर्क पर या कहीं भी ऑनलाइन साझा करते हैं, तो बॉट इसे स्कैन करेंगे और इसे अपनी रजिस्ट्री में जोड़ देंगे, और आपको अधिक स्पैम मिलना शुरू हो जाएगा। डिस्पोजेबल ईमेल प्रदाताओं का उपयोग करने जैसी तरकीबें बहुत अच्छी हैं, लेकिन आप उनका उपयोग तब नहीं कर सकते जब आपको अपना ईमेल सोशल नेटवर्क, क्रेगलिस्ट या फ़ोरम पर साझा करना हो।
स्क्रिम आपके ईमेल को एक ऐसे लिंक में बदल कर सुरक्षित रखता है जिसे बॉट स्कैन नहीं कर सकते। आपको एक यादगार वैयक्तिकृत URL भी चुनने को मिलता है; उदाहरण के लिए, मेरा आधिकारिक MakeUseOf ईमेल पता प्राप्त करने के लिए scr.im/mihirMUO पर जाएं। जो कोई भी वहां जाता है, उसे पहले यह साबित करना होगा कि वे एक इंसान हैं।
फिर आप इस लिंक को ट्विटर पर सुरक्षित रूप से साझा कर सकते हैं, बिना बॉट्स द्वारा इसे अपनी रजिस्ट्री में जोड़ने की चिंता किए, या "@" प्रतीक के कारण सोशल नेटवर्क पर भ्रम पैदा कर सकते हैं।
पांच वाक्य (वेब):सफल प्रभावशाली लोग ईमेल कैसे भेजते हैं
ट्विटर आपको 140 वर्णों तक सीमित रखता है, इसलिए आप उसी के अनुसार अपनी प्रतिक्रिया तैयार करते हैं। जब आप तत्काल दूतों पर चैट कर रहे होते हैं, तो आप जटिल उत्तरों के बड़े पैराग्राफ नहीं लिखते हैं। तो ईमेल पर ऐसा क्यों करें?
इन दिनों ईमेल में इतना समय लगने का कारण यह है कि हमारे पास एक खाली कैनवास है और हमें जरूरत से ज्यादा लिखना है। पांच वाक्य एक व्यक्तिगत दर्शन है जहां आप प्रतिबंधित करते हैं कि आपके ईमेल कितने समय तक रहेंगे।
व्यक्तिगत नीति कहती है, "प्रति प्रतिक्रिया अक्षरों की एक निर्धारित संख्या का उपयोग करके एसएमएस टेक्स्ट संदेशों जैसे सभी ईमेल प्रतिक्रियाओं का इलाज करें।" "चूंकि अक्षरों को गिनना बहुत कठिन है, हम इसके बजाय वाक्यों को गिनते हैं।"
यदि आप इस बात से चिंतित हैं कि लोग आपकी अचानक (और शायद रूखी) प्रतिक्रियाओं के बारे में क्या सोचेंगे, तो आराम करें। साइट एक साधारण ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करने का सुझाव देती है जो आपके नए दर्शन की व्याख्या करते हुए उनके पृष्ठ से लिंक करता है। प्रत्येक दिन में से आपको केवल एक अतिरिक्त घंटा निकालने की आवश्यकता है।
क्या ईमेल समस्या बड़ी हो गई है?
सोशल नेटवर्क और इंस्टेंट मेसेंजर के आगमन के साथ, किसी ने सोचा होगा कि ईमेल का उपयोग कम हो जाएगा। इसके बजाय, व्यक्तिगत मोर्चे पर, मुझे लगता है कि मेरे ईमेल का उपयोग बढ़ गया है और मैं पहले की तुलना में अधिक समय व्यतीत कर रहा हूं।
क्या ईमेल आपके लिए पहले की तुलना में बड़ी समस्या बन गई है? बढ़े हुए संदेशों से निपटने के लिए आप क्या कर रहे हैं?