हर कोई बेहतर ईमेल लिखना चाहता है जिससे लोग वास्तव में इंटरैक्ट करेंगे। हो सकता है कि आप व्यवसाय की दुनिया में अपने सहकर्मियों के साथ ठीक से संवाद करने के लिए संघर्ष कर रहे हों, या केवल ईमेल मानकों के बारे में अपने ज्ञान में सुधार करना चाहते हों।
आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि ईमेल में लिंगो का अपना सेट होता है। यदि आप इनका अभ्यस्त नहीं हैं, तो इसे "ईओडी" और "एलएमके" से भरा हुआ खोजने के लिए एक ईमेल खोलने से आपको केवल एक संदेश को समझने के लिए Google की लंबी यात्रा पर भेजा जाएगा - भले ही आप अन्य इंटरनेट स्लैंग जानते हों।
चिंता न करें, हम यहां मदद करने के लिए हैं। यहां ईमेल समरूपों की एक बड़ी सूची दी गई है ताकि आप उन सभी का अर्थ समझ सकें। एक बार जब आप उनमें महारत हासिल कर लेते हैं, तो आकर्षक विषय पंक्ति बनाने के लिए इनका उपयोग करने से आपके अपने संदेश बेहतर होंगे!
1. OOO (कार्यालय से बाहर)
आइए एक आसान से शुरू करते हैं। OOO, या कार्यालय से बाहर, का अर्थ है कि जब आप ईमेल का जवाब देते हैं तो आप काम पर नहीं होते हैं। शायद आप सप्ताह के लिए छुट्टी पर हैं और केवल समय-समय पर ईमेल की जांच कर रहे हैं। इस संक्षिप्त नाम से लोगों को पता चलता है कि उन्हें तत्काल प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। यह आमतौर पर एक स्वचालित उत्तरदाता के रूप में उपयोग किया जाता है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"मैं शुक्रवार, 25 अगस्त तक ओओओ हूं। कृपया सभी प्रश्नों को मार्क सीमन्स को निर्देशित करें।"
2. WFH (वर्क फ्रॉम होम)
ओओओ की तरह, यह दूसरों को यह बताता है कि आप दिन के लिए दूर से काम कर रहे हैं। यह उपयोगी है अगर कोई आपसे कुछ ऐसा करने के लिए कहता है जिसके लिए आपको साइट पर होना आवश्यक है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"डब्ल्यूएफएच टुडे। हमारी मीटिंग रूम 24बी में इसके बजाय बुधवार को होगी।"
3. EOM (संदेश का अंत)
यहाँ एक बड़ा समय बचाने वाला है। यदि आपका पूरा संदेश विषय पंक्ति में फिट बैठता है, तो लोगों को इसे खोलने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। इस प्रकार, आपके हेडर को ईओएम के साथ समाप्त करने से लोग विषय को पढ़ सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो कार्रवाई कर सकते हैं और संदेश को हटा सकते हैं।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"सैम हमें बताएं कि हम इस परियोजना पर आगे बढ़ने के लिए तैयार हैं। ईओएम"
4. पीआरबी (कृपया उत्तर दें)
हम सभी कुछ ऐसे लोगों को जानते हैं जो ईमेल का जवाब देने में हमेशा के लिए लग जाते हैं। यदि आप कोई संदेश भेज रहे हैं और एक निश्चित समय तक सभी के इनपुट को जानना चाहते हैं, तो त्वरित उत्तर का अनुरोध करने के लिए एक PRB दिनांक शामिल करें।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"मुझे यह जानने की ज़रूरत है कि इस सप्ताह के अंत में चैरिटी कार्यक्रम में कौन मदद कर सकता है। पीआरबी गुरुवार 8/24"
5. NRN (कोई उत्तर आवश्यक नहीं)
क्या आप कभी अपने काम में व्यस्त रहे हैं, केवल एक ईमेल अधिसूचना देखने के लिए जो आपका ध्यान आकर्षित करती है? इसे खोलने पर, आपको एक सरल "शानदार, धन्यवाद!" मिलता है। यह आपका समय और ईमेल स्थान बर्बाद करता है। एनआरएन को अपने विषय में शामिल करने से लोगों को पता चलता है कि उन्हें दो शब्दों के उत्तर के साथ जवाब देने की आवश्यकता नहीं है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"हम 4सी के बजाय कमरा 5ए में मिल रहे हैं। एनआरएन"
6. NSFW (काम के लिए सुरक्षित नहीं)
यह एक सामान्य संक्षिप्त नाम है जिसे आप कहीं और ऑनलाइन देखेंगे यह इंगित करने के लिए कि आप जिस सामग्री को खोलने जा रहे हैं वह स्पष्ट है। आमतौर पर यह स्पष्ट यौन सामग्री या शपथ ग्रहण की बाढ़ को संदर्भित करता है जिसे आप अपने सहकर्मियों के देखने या सुनने के लिए कार्यस्थल में नहीं खोलना चाहेंगे। हालांकि, आपको शायद इस तरह की सामग्री को व्यावसायिक ईमेल के माध्यम से भेजने के बारे में दो बार सोचना चाहिए।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"[NSFW] क्रिस रॉक का यह नया स्टैंड-अप बिट अश्लील है लेकिन प्रफुल्लित करने वाला है!"
7. SFW (काम के लिए सुरक्षित)
उपरोक्त संक्षिप्त नाम को उसके सिर पर फ़्लिप करने से हमें SFW मिलता है। आप इस संक्षिप्त नाम का उपयोग तब कर सकते हैं जब आप कोई फ़ाइल भेज रहे हों या किसी ऐसी चीज़ से लिंक कर रहे हों जो अनुपयुक्त लगता है लेकिन वास्तव में नहीं है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"[SFW] EarthPorn सबरेडिट पर चित्र बेहतरीन डेस्कटॉप वॉलपेपर बनाते हैं!"
8. FYI करें (आपकी जानकारी के लिए)
आपने शायद रोज़मर्रा की ज़िंदगी में FYI सुना होगा, लेकिन आप इसका उपयोग कैसे करते हैं, इसके आधार पर इसके कुछ अलग उपयोग हो सकते हैं। ईमेल के मुख्य भाग में प्रयुक्त, यह एक पक्ष विचार का संकेत दे सकता है। लेकिन ईमेल के विषय में, इसका उपयोग आमतौर पर प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए किया जाता है कि आप यह ईमेल केवल इसलिए प्रदान कर रहे हैं ताकि जानकारी अंदर निहित हो और प्रतिक्रिया की अपेक्षा न करें। यह आमतौर पर किसी संदेश को अग्रेषित करते समय उपयोग किया जाता है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"FYI करें:अगले महीने, IT समर्थन सभी को Office 2016 में अपग्रेड कर देगा।"
9. AR (आवश्यक कार्रवाई)
कभी-कभी यह निर्धारित करना कठिन होता है कि किसी ईमेल के लिए आप में से किसी चीज़ की आवश्यकता है या यह केवल जानकारी के लिए है। एआर परिवर्णी शब्द इसे स्पष्ट करने में मदद कर सकता है। इसका उपयोग प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए करें कि आप उन्हें पूरा करने के लिए एक विशिष्ट कार्य दे रहे हैं। आप शायद इस पर ईमेल के मुख्य भाग में व्याख्या करेंगे।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"फ्रैंक पिछले महीने के प्रदर्शन से खुश नहीं था। एआर:हमारे काम के घंटों की रिपोर्ट बनाएं।"
10. LET (आज जल्दी निकलना)
यदि आप सामान्य से पहले बाहर जा रहे हैं, तो इस संदेश को अपनी विषय पंक्ति में शामिल करें। इससे दूसरों को पता चलता है कि आप दिन के अंत तक आसपास नहीं होंगे।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"प्रस्तुति के बाद सफाई में मदद नहीं कर सकता -- LET"
11. EOD/COB (दिन की समाप्ति/व्यवसाय की समाप्ति)
जब आप कुछ भेजने की योजना बनाते हैं (या जब आपको कुछ करने की आवश्यकता होती है) के लिए समयरेखा देते हैं, तो ये उपयोगी शब्दकोष होते हैं। वे मूल रूप से विनिमेय हैं। एक प्लस सीओबी के रूप में सामान्य रूप से कहीं और काम के घंटों का उल्लेख किया जा सकता है, जैसे "मुझे सीओबी पैसिफिक टाइम द्वारा इसकी आवश्यकता है।"
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"मैं ईओडी द्वारा वह स्प्रैडशीट आपके पास लाऊंगा।"
12. BTW (वैसे)
आपने अनौपचारिक बातचीत में लगभग निश्चित रूप से इसका इस्तेमाल किया है। BTW एक ईमेल संदेश में एक विचार जोड़ने का काम करता है। अगर आप कुछ महत्वपूर्ण जानकारी भेजना भूल जाते हैं और उसके ठीक बाद दूसरा ईमेल भेजना होता है, तो BTW सहित लोगों को यह महसूस करने में मदद मिलती है कि यह आपके पिछले संदेश से जुड़ा है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"BTW, मैं यह बताना भूल गया कि जो कोई भी इसमें मदद करना चाहता है, वह मुझे दोपहर का भोजन देगा।"
13. TLTR (पढ़ने में बहुत लंबा)
कोई भी ईमेल के निबंध को पसंद नहीं करता है। एक जटिल और लंबा संदेश पढ़ने के लिए दस मिनट का समय लेना कुछ व्यस्त लोगों के लिए बहुत कुछ है। आप किसी को यह बताने के लिए TLTR का उपयोग कर सकते हैं कि उनका संदेश बहुत लंबा है और आप सारांश की सराहना करेंगे।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"TLTR। मुझे इसमें मदद करना अच्छा लगेगा लेकिन मेरे पास अभी पूरा संदेश पचाने का समय नहीं है।"
14. TL;DR (बहुत लंबा; पढ़ा नहीं गया)
यह उपरोक्त संक्षिप्त नाम की बहन है और ऑनलाइन भी बेतहाशा लोकप्रिय है। जब भी आप टेक्स्ट का एक बड़ा हिस्सा पोस्ट करते हैं, तो इसे कुछ वाक्यों या बुलेट पॉइंट्स में सारांशित करते हुए नीचे एक TL; DR सेक्शन शामिल करने की प्रथा है। फिर जो लोग पूरे ईमेल को पढ़ने की परवाह नहीं करते हैं, वे केवल हाइलाइट प्राप्त कर सकते हैं। किसी विषय को शामिल करना इतना सामान्य नहीं है, लेकिन फिर भी यह काम कर सकता है।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"टीएल; डीआर:रोजर्स मामला एक बड़ी समस्या बन गया है। इसे तब तक न लाएं जब तक हम गुरुवार को कोई घोषणा न कर दें। सवालों के साथ डैन से संपर्क करें।"
15. Y/N (हां या नहीं?)
जब आप किसी ईमेल में कोई प्रश्न पूछते हैं और उत्तर की आवश्यकता होती है, तो कभी-कभी आप केवल एक त्वरित हां या ना चाहते हैं। अगर आपको लोगों को लंबा जवाब भेजने की आवश्यकता नहीं है, तो संकेत करें कि एक साधारण सकारात्मक या नकारात्मक प्रतिक्रिया होगी।
उदाहरण:
<ब्लॉकक्वॉट>"क्या नया इंटरनेट प्रतिबंध आपके काम को प्रभावित कर रहा है? Y/N"
आपको कौन से ईमेल एक्रोनिम्स पसंद हैं?
ये केवल ईमेल के संक्षिप्त नाम नहीं हैं, बल्कि कई अन्य यहां सूचीबद्ध कोर समूह के रूपांतर हैं। इन्हें जानने से आपको ईमेल को अधिक तेज़ी से संसाधित करने में मदद मिलेगी, और जब आप प्रेषक होते हैं तो और भी आकर्षक ईमेल बनाते हैं।
हालाँकि, आपको बहुत बार या गलत स्थितियों में संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से सावधान रहना चाहिए। काम पर अपने सबसे अच्छे दोस्त को एक त्वरित WFH उन्हें यह बताता है कि आप दूर से काम कर रहे हैं, लेकिन TLTR के साथ किसी उपाध्यक्ष के ईमेल का जवाब देना शायद एक अच्छा विचार नहीं है। कभी-कभी पूरा वाक्यांश लिखना अतिरिक्त स्थान के लायक होता है इसलिए आपका ईमेल पेशेवर दिखता है।
यदि ये संक्षिप्त नाम पर्याप्त नहीं हैं, तो सार्वभौमिक ईमेल टूल देखें जो जीवन को आसान बना देंगे।
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