हर कोई बेहतर ईमेल लिखना चाहता है जिनके साथ लोग वास्तव में इंटरैक्ट करें। हो सकता है कि आप व्यावसायिक दुनिया में अपने सहकर्मियों के साथ ठीक से संवाद करने के लिए संघर्ष कर रहे हों, या बस ईमेल मानकों का अपना ज्ञान सुधारना चाहते हों।
आपको यह जानकर आश्चर्य हो सकता है कि ईमेल की अपनी शब्दावली होती है। यदि आप इनके अभ्यस्त नहीं हैं, तो "EOD" और "LMK" से भरा एक ईमेल खोलने पर आपको केवल एक संदेश को समझने के लिए Google की लंबी यात्रा पर जाना पड़ेगा — भले ही आप अन्य इंटरनेट स्लैंग जानते हों।
चिंता न करें, हम यहाँ मदद के लिए हैं। यहाँ ईमेल संक्षिप्ताक्षरों की एक बड़ी सूची है ताकि आप जान सकें कि उन सबका क्या अर्थ है। एक बार जब आप उनमें महारत हासिल कर लेते हैं, तो कैची सब्जेक्ट लाइन्स बनाने के लिए इनका उपयोग करने से आपके अपने संदेश बेहतर होंगे!
1. OOO (आउट ऑफ़ ऑफ़िस)
आइए एक आसान से शुरू करते हैं। OOO, या आउट ऑफ़ ऑफ़िस, का अर्थ है कि जब आप ईमेल का उत्तर देते हैं तो आप काम पर नहीं होते। शायद आप सप्ताह भर की छुट्टी पर हैं और केवल समय-समय पर ईमेल चेक कर रहे हैं। यह संक्षिप्ताक्षर लोगों को बताता है कि उन्हें तत्काल प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करनी चाहिए। यह आमतौर पर एक स्वचालित प्रतिक्रिया के रूप में उपयोग किया जाता है।
उदाहरण:
"मैं 25 अगस्त शुक्रवार तक OOO हूँ। कृपया सभी प्रश्न मार्क सिमन्स को निर्देशित करें।"
2. WFH (वर्किंग फ्रॉम होम)
OOO की तरह, यह दूसरों को बताता है कि आप दिन के लिए दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं। यह उपयोगी है यदि कोई आपसे ऐसा कुछ करने के लिए कहता है जिसके लिए आपको ऑन-साइट होना आवश्यक है।
उदाहरण:
"आज WFH हूँ। कमरा 24B में हमारी बैठक अब बुधवार को होगी।"
3. EOM (एंड ऑफ़ मैसेज)
यह एक बड़ा समय बचाने वाला है। यदि आपका पूरा संदेश सब्जेक्ट लाइन में फिट हो जाता है, तो लोगों को इसे खोलने में समय बर्बाद करने की आवश्यकता नहीं है। इस प्रकार, अपने हेडर को EOM के साथ समाप्त करने से लोग सब्जेक्ट पढ़ सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो कार्रवाई कर सकते हैं, और संदेश को हटा सकते हैं।
उदाहरण:
"सैम ने हमें बताया कि हम इस परियोजना पर आगे बढ़ने के लिए स्पष्ट हैं। EOM"
4. PRB (प्लीज़ रिप्लाई बाय)
हम सभी कुछ ऐसे लोगों को जानते हैं जो ईमेल का जवाब देने में बहुत समय लेते हैं। यदि आप एक संदेश भेज रहे हैं और एक निश्चित समय तक सभी का इनपुट जानने की आवश्यकता है, तो त्वरित उत्तर का अनुरोध करने के लिए PRB तिथि शामिल करें।
उदाहरण:
"मुझे यह जानने की ज़रूरत है कि इस सप्ताहांत चैरिटी इवेंट में कौन मदद कर सकता है। PRB गुरुवार 24/8"
5. NRN (नो रिप्लाई नेसेसरी)
क्या आप कभी अपने काम में लगे हुए थे, केवल एक ईमेल सूचना देखने के लिए जिसने आपका ध्यान खींचा? इसे खोलने पर, आपको एक साधारण "बहुत बढ़िया, धन्यवाद!" मिलता है। यह आपका समय और ईमेल स्थान बर्बाद करता है। अपने सब्जेक्ट में NRN शामिल करने से लोगों को पता चलता है कि उन्हें दो-शब्दों वाले उत्तर के साथ प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता नहीं है।
उदाहरण:
"हम कमरा 5A में मिल रहे हैं 4C के बजाय। NRN"
6. NSFW (नॉट सेफ़ फ़ॉर वर्क)
यह एक सामान्य संक्षिप्ताक्षर है जिसे आप ऑनलाइन कहीं और देखेंगे यह इंगित करने के लिए कि आप जिस सामग्री को खोलने वाले हैं वह स्पष्ट है। आमतौर पर यह यौन रूप से स्पष्ट सामग्री या गाली-गलौज की बाढ़ को संदर्भित करता है जिसे आप नहीं चाहेंगे कि आपके सहकर्मी कार्यस्थल पर देखें या सुनें। आपको शायद इस तरह की सामग्री को व्यावसायिक ईमेल के माध्यम से भेजने के बारे में दो बार सोचना चाहिए।
उदाहरण:
"[NSFW] क्रिस रॉक का यह नया स्टैंड-अप बिट अश्लील लेकिन प्रफुल्लित करने वाला है!"
7. SFW (सेफ़ फ़ॉर वर्क)
उपरोक्त संक्षिप्ताक्षर को उल्टा करने पर हमें SFW मिलता है। आप इस संक्षिप्ताक्षर का उपयोग तब कर सकते हैं जब आप कोई फ़ाइल भेज रहे हों या किसी ऐसी चीज़ से लिंक कर रहे हों जो अनुचित लगती है लेकिन वास्तव में नहीं है।
उदाहरण:
"[SFW] EarthPorn सबरेडिट पर तस्वीरें बेहतरीन डेस्कटॉप वॉलपेपर बनाती हैं!"
8. FYI (फ़ॉर योर इन्फॉर्मेशन)
आपने शायद रोजमर्रा की ज़िंदगी में FYI सुना होगा, लेकिन इसका उपयोग इस आधार पर कुछ अलग तरीकों से किया जा सकता है कि आप इसका उपयोग कैसे करते हैं। ईमेल के मुख्य भाग में उपयोग किया गया, यह एक पक्ष विचार इंगित कर सकता है। लेकिन ईमेल के सब्जेक्ट में, यह आमतौर पर प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए उपयोग किया जाता है कि आप यह ईमेल केवल इसलिए प्रदान कर रहे हैं ताकि उनके पास अंदर मौजूद जानकारी हो और आप प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं करते। यह आमतौर पर किसी संदेश को फ़ॉरवर्ड करते समय उपयोग किया जाता है।
उदाहरण:
"FYI: अगले महीने, IT सपोर्ट सभी को Office 2016 पर अपग्रेड करेगा।"
9. AR (एक्शन रिक्वायर्ड)
कभी-कभी यह निर्धारित करना कठिन होता है कि कोई ईमेल आपसे कुछ माँग रहा है या यह केवल जानकारी के लिए है। AR संक्षिप्ताक्षर इसे स्पष्ट करने में मदद कर सकता है। इसका उपयोग प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए करें कि आप उन्हें पूरा करने के लिए एक विशिष्ट कार्य दे रहे हैं। आप शायद ईमेल के मुख्य भाग में इस पर विस्तार करेंगे।
उदाहरण:
"फ्रैंक पिछले महीने के प्रदर्शन से खुश नहीं था। AR: हमारे काम के घंटों की एक रिपोर्ट बनाएँ।"
10. LET (लीविंग अर्ली टुडे)
यदि आप सामान्य से पहले जा रहे हैं, तो इस संदेश को अपनी सब्जेक्ट लाइन में शामिल करें। यह दूसरों को बताता है कि आप दिन के अंत तक आसपास नहीं होंगे।
उदाहरण:
"प्रेजेंटेशन के बाद सफाई में मदद नहीं कर सकता — LET"
11. EOD/COB (एंड ऑफ़ डे/क्लोज़ ऑफ़ बिज़नेस)
जब आप किसी चीज़ को भेजने की योजना बना रहे हों (या जब आपको किसी चीज़ की आवश्यकता हो) के लिए एक समयरेखा दे रहे हों, तो ये उपयोगी संक्षिप्ताक्षर हैं। वे मूल रूप से विनिमेय हैं। एक प्लस के रूप में COB सामान्य रूप से कहीं और कार्य घंटों को संदर्भित कर सकता है, जैसे "मुझे यह प्रशांत समयानुसार COB तक चाहिए।"
उदाहरण:
"मेरे पास वह स्प्रेडशीट EOD तक होगी।"
12. BTW (बाय द वे)
आपने लगभग निश्चित रूप से इसे अनौपचारिक बातचीत में उपयोग किया है। BTW एक ईमेल संदेश में एक बाद का विचार जोड़ने के लिए काम करता है। यदि आप कुछ महत्वपूर्ण जानकारी भेजना भूल जाते हैं और इसके तुरंत बाद दूसरा ईमेल भेजना पड़ता है, तो BTW शामिल करने से लोगों को एहसास होता है कि यह आपके पिछले संदेश से जुड़ा हुआ है।
उदाहरण:
"BTW, मैं यह बताना भूल गया कि जो कोई भी इसके साथ मदद करने को तैयार है उसे लंच मैं दूँगा।"
13. TLTR (टू लॉन्ग टू रीड)
किसी को ईमेल का निबंध पसंद नहीं आता। एक जटिल और लंबे संदेश को पढ़ने में दस मिनट लगाना कुछ व्यस्त लोगों से बहुत माँगना है। आप TLTR का उपयोग किसी को विनम्रता से यह बताने के लिए कर सकते हैं कि उनका संदेश बहुत लंबा है और आप एक सारांश की सराहना करेंगे।
उदाहरण:
"TLTR. मुझे इसमें मदद करना अच्छा लगेगा लेकिन अभी पूरा संदेश पचाने का समय नहीं है।"
14. TL;DR (टू लॉन्ग; डिडन्ट रीड)
यह उपरोक्त संक्षिप्ताक्षर की एक बहन है और ऑनलाइन बेहद लोकप्रिय भी है। जब भी आप टेक्स्ट का एक बड़ा हिस्सा पोस्ट करते हैं, तो नीचे कुछ वाक्यों या बुलेट पॉइंट्स में इसे सारांशित करते हुए एक TL;DR अनुभाग शामिल करना प्रथा है। फिर जो लोग पूरे ईमेल को पढ़ने की परवाह नहीं करते, वे केवल मुख्य बिंदु प्राप्त कर सकते हैं। यह सब्जेक्ट में शामिल करने के लिए उतना सामान्य नहीं है, लेकिन फिर भी काम कर सकता है।
उदाहरण:
"TL;DR: रोजर्स केस एक बड़ी समस्या बन गया है। गुरुवार को घोषणा होने तक इसे न उठाएँ। सवालों के लिए डैन से संपर्क करें।"
15. Y/N (हाँ या नहीं?)
जब आप एक ईमेल में एक प्रश्न पूछते हैं और एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो कभी-कभी आप केवल एक त्वरित हाँ या नहीं चाहते हैं। यदि आपको लोगों को लंबा उत्तर भेजने की आवश्यकता नहीं है, तो इंगित करें कि एक साधारण सकारात्मक या नकारात्मक प्रतिक्रिया पर्याप्त होगी।
उदाहरण:
"क्या नया इंटरनेट प्रतिबंध आपके काम को प्रभावित कर रहा है? Y/N"
आपको कौन से ईमेल संक्षिप्ताक्षर पसंद हैं?
ये एकमात्र ईमेल संक्षिप्ताक्षर नहीं हैं, लेकिन कई अन्य यहाँ सूचीबद्ध मुख्य समूह के रूपांतर हैं। इन्हें जानने से आपको ईमेल को अधिक तेज़ी से संसाधित करने में मदद मिलेगी, और जब आप प्रेषक हों तो अधिक आकर्षक ईमेल बनाने में भी।
हालाँकि, आपको संक्षिप्ताक्षरों का बहुत अधिक या गलत परिस्थितियों में उपयोग करने से सावधान रहना चाहिए। काम पर अपने सबसे अच्छे दोस्त को एक त्वरित WFH उन्हें बताता है कि आप दूरस्थ रूप से काम कर रहे हैं, लेकिन उपाध्यक्ष के ईमेल का जवाब TLTR के साथ देना शायद एक अच्छा विचार नहीं है। कभी-कभी पूरी वाक्यांश टाइप करना अतिरिक्त स्थान के लायक होता है ताकि आपका ईमेल पेशेवर दिखे।
यदि ये संक्षिप्ताक्षर पर्याप्त नहीं हैं, तो उन सार्वभौमिक ईमेल टूल्स को देखें जो जीवन को आसान बनाएँगे।
कौन से ईमेल संक्षिप्ताक्षर आपका समय और सिरदर्द बचाते हैं? अपने पसंदीदा हमारे साथ नीचे साझा करें, साथ ही आपके पास कोई मज़ेदार ईमेल कहानियाँ हों तो!
