आपको वेबमेल छोड़कर डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट का उपयोग करना चाहिए यदि...

वेबमेल सेवाओं के व्यापक अपनाने के कारण आपको डेस्कटॉप-आधारित ईमेल क्लाइंट को क्यों छोड़ना चाहिए, इस बारे में बहुत कुछ लिखा गया है। मैं पूरी तरह से असहमत हूं।

कुछ साल पहले, Gmail जैसे प्रदाताओं ने सरल डिजाइन, शक्तिशाली प्रमुख विशेषताओं, और कहीं भी अपने ईमेल तक पहुंच के वादे के साथ बड़े पैमाने पर उपयोगकर्ताओं को आकर्षित किया। डेस्कटॉप क्लाइंट पीछे छूट गए, लेकिन अब वे तेजी से पकड़ रहे हैं। वास्तव में, कुछ लोगों के समूहों के लिए, डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करने के फायदे वेब-आधारित क्लाइंट का उपयोग करने वालों से कहीं अधिक हैं।

आइए इस पर करीब से नज़र डालें कि आपको डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करने पर कब विचार करना चाहिए।

यदि आपके पास एकाधिक ईमेल खाते हैं

बहुत से लोगों के पास एकाधिक ईमेल पते होते हैं; कम से कम अधिकांश लोगों के पास एक कार्य पता और एक व्यक्तिगत पता होगा।

सबसे अधिक पते वाले लोग, हालांकि, आमतौर पर फ्रीलांसर होते हैं। यदि आप फ्रीलांसर हैं, तो आप जानते होंगे कि मेरा क्या मतलब है। यदि आप एक ही समय में कई कंपनियों के साथ दीर्घकालिक परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं, तो यह पूरी तरह से संभव है कि उनमें से प्रत्येक के साथ आपका एक ईमेल पता हो। इन्हें अपने स्वयं के Gmail पते और (शायद) अपने स्वयं के डोमेन पर एक पते में जोड़ें, और आपको एक बॉटलनेक मिल गया है।

हालांकि Gmail स्मार्टफोन ऐप अब आपको कई पते जोड़ने का एक अच्छा काम करता है, वेब-आधारित ऐप ऐसा लगता है जैसे इसे ग्राफिकल और उपयोगिता सुधार की सख्त जरूरत है - Gmail पर कई खातों का प्रबंधन बोझिल है। उदाहरण के लिए, "from" पते को बदलना भूल जाना बहुत आसान है और यहां तक कि अगर आप नहीं भूलते, तो ईमेल हेडर आपके उपनाम के पीछे मूल खाते को प्रकट करता है।

सबसे अच्छे मुफ्त डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट में से एक का उपयोग करना (या प्रीमियम खाते के लिए खर्च करना भी) आपके सभी खातों को प्रबंधित करने और उन्हें अलग रखने को काफी अधिक व्यवस्थित बना देगा, जिससे यह कम संभावना है कि एक महत्वपूर्ण ईमेल किसी का ध्यान न जाए।

यदि आपको नियमित रूप से अपने ईमेल का बैकअप लेने की आवश्यकता है

मैं बहुत सारे कारण सोच सकता हूं कि आप नियमित आधार पर अपने ईमेल का बैकअप क्यों बनाना चाहेंगे।

शायद सबसे महत्वपूर्ण कारण सुरक्षा है। आंकड़े बताते हैं कि पांच में से एक ईमेल खाता हैक हो जाता है - हर साल 540 मिलियन खाते। यदि आपके पास महत्वपूर्ण क्लाइंट डेटा, प्रोजेक्ट जानकारी, या यहां तक कि महत्वपूर्ण व्यक्तिगत ईमेल हैं, तो आप उन तक पहुंच खोने का जोखिम नहीं उठाना चाहते।

व्यावसायिक दृष्टिकोण से, यह रिकवरी लागत, खोए हुए अवसर, और संभावित नियामक उल्लंघनों की ओर ले जाता है। व्यक्तिगत दृष्टिकोण से इसके परिणामस्वरूप पहचान की चोरी, स्थायी रूप से अवरुद्ध खाते, या खोए हुए संपर्क डेटा हो सकते हैं। यहां तक कि एक मुफ्त सेवा का एक छोटा आउटेज (जैसे जो 2013 में Yahoo के साथ हुआ) तबाही मचा सकता है - खासकर अगर यह एक बुरे समय पर होता है।

Gmail ने अंततः 2013 के अंत में आपके सभी ईमेल डाउनलोड करने का एक तरीका पेश करना शुरू किया, लेकिन यह स्वचालित नहीं है और इसे Gmail इंटरफेस के माध्यम से नहीं किया जा सकता। इसके बजाय, आपको अपने Google खाते में लॉग इन करना होगा और Personal info & privacy > Control your content > Download your data का पालन करना होगा।

इसे नियमित रूप से करना याद रखना मुश्किल है, और कई खातों के लिए ऐसा करने की प्रक्रिया समय लेने वाली है।

डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करने से चिंताएं और परेशानियां दूर हो जाती हैं। अधिकांश सेवाएं बैकअप को स्वचालित रूप से शेड्यूल करने का एक तरीका प्रदान करती हैं, और आप अपने सभी खातों को एक ही समय में उसी स्थान पर बैकअप कर सकते हैं। महत्वपूर्ण रूप से, आप फ़ाइल आकार द्वारा भी सीमित नहीं हैं। यदि आपका वेबमेल प्रदाता केवल क्लाउड-आधारित बैकअप प्रदान करता है, तो जो लोग जीरो-इनबॉक्स नीति नहीं अपनाते, वे जल्दी से खुद को आर्काइव फ़ाइल के लिए स्पेस से बाहर निकलता हुआ पा सकते हैं।

यदि आप ऐड-ऑन और प्लगइन्स का व्यापक विकल्प चाहते हैं

पहली नज़र में, यह थोड़ा ग्रे क्षेत्र है। हालांकि यह सच है कि Chrome बड़ी मात्रा में प्लगइन्स और ब्राउज़र एक्सटेंशन प्रदान करता है जो Gmail के साथ पूरी तरह से सिंक होंगे, सबसे हालिया डेटा से पता चलता है कि 60 प्रतिशत वेबमेल उपयोगकर्ता Gmail का उपयोग नहीं कर रहे हैं। यह सीमित उत्पादकता वाले बहुत सारे लोग हैं।

Gmail के सबसे बड़े प्रतिद्वंद्वी, Yahoo और Outlook, कुछ प्लगइन्स प्रदान करते हैं। अन्य प्रदाता शायद ही कोई प्रदान करते हैं। यह ज्यादातर व्यावसायिक/प्रतिस्पर्धी कारणों से है।

एक अच्छी गुणवत्ता वाला डेस्कटॉप क्लाइंट इस सीमा को पार कर सकता है। उदाहरण के लिए, Mailbird - सबसे लोकप्रिय डेस्कटॉप क्लाइंट में से एक - उपयोगकर्ताओं को एक ओपन सोर्स ऐप स्टोर प्रदान करता है। इसका मतलब है कि iCal और Dropbox जैसे लोकप्रिय उत्पादकता टूल, Facebook जैसे सोशल मीडिया प्रदाता, और टास्क मैनेजर, टूलबार, और टू-डू सूचियों का एक वर्गीकरण के लिए प्लगइन्स उपलब्ध हैं।

क्योंकि उनका स्टोर ओपन सोर्स है, हर समय बहुत सारी नई सामग्री जोड़ी जा रही है। सबसे अच्छी बात, यदि आप एक कुशल प्रोग्रामर हैं और आपको जिस टूल की आवश्यकता है वह उपलब्ध नहीं है, तो आप बस इसे स्वयं बना सकते हैं!

यदि आप गंभीर रूप से अच्छे संगठनात्मक उपकरण चाहते हैं

वेबमेल क्लाइंट संगठनात्मक उपकरणों के मामले में अच्छी तरह से संपन्न नहीं हैं। Gmail के प्रशंसक लेबल, श्रेणियों, और सितारों की ओर इशारा कर सकते हैं, जबकि Outlook वेब उपयोगकर्ता फ्लैग्स का उल्लेख करने के लिए मजबूर महसूस कर सकते हैं - लेकिन सच्चाई में, वे दोनों उन उपकरणों की तुलना में महत्वहीन हैं जो डेस्कटॉप क्लाइंट प्रदान करते हैं।

उदाहरण के लिए, Outlook, Thunderbird, और Postbox जैसे लोकप्रिय डेस्कटॉप क्लाइंट प्रदाता ग्रुप फिल्टर्स, फ्लैग्स, श्रेणियां, प्राथमिकताएं, कलर-कोडिंग, फॉलो-अप सॉर्टिंग, और बहुत कुछ प्रदान करते हैं।

इन क्षमताओं को प्लगइन्स का उपयोग करके बढ़ाया जा सकता है: Thunderbird के लिए QuickFolders आपके पसंदीदा और सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले फोल्डर्स को टैब में व्यवस्थित करेगा, जबकि Send Later (Gmail के लिए ब्राउज़र एडऑन के रूप में भी उपलब्ध) भविष्य की तारीख में ईमेल शेड्यूल करने की क्षमता जोड़ता है।

यदि आपको ऑफ़लाइन एक्सेस की आवश्यकता है

फिर से, Gmail इस संबंध में कुछ अन्य वेब-आधारित सेवाओं से आगे है, क्योंकि वे Chrome वेब स्टोर के माध्यम से Gmail Offline प्रदान करते हैं। अन्य सेवाओं के उपयोगकर्ता इतने भाग्यशाली नहीं हैं, और यह संभावना है कि बड़ी संख्या में Gmail उपयोगकर्ताओं ने वैसे भी इस सुविधा को लागू नहीं किया है।

आपको अक्सर अपने ईमेल तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है जब आप इंटरनेट कनेक्शन से दूर हों; जब आप यात्रा कर रहे हों, जब घर पर आपकी इंटरनेट सेवा काम नहीं कर रही हो, या जब आप ऑन-द-फ्लाई प्रेजेंटेशन दे रहे हों, बस तीन नाम रखने के लिए।

सौभाग्य से, सभी डेस्कटॉप प्रदाता आपको बिना इंटरनेट कनेक्शन के किसी भी ईमेल (और संबंधित अटैचमेंट) तक पहुंचने देंगे, और अधिकांश सेवाओं के साथ, इसके लिए आपके हिस्से पर बिल्कुल कोई सेटअप आवश्यक नहीं है।

यह हर किसी के लिए सही नहीं है

मैं डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करने में एक बड़ा विश्वासी हूं, लेकिन मैं इतना भोला नहीं हूं कि यह दिखावा करूं कि यह एक आकार-सभी-फिट समाधान है।

आपके सभी ईमेल को अपने भौतिक कंप्यूटर से दूर और ऑनलाइन स्पेस (चोरी) में रखने का एक वैध तर्क है, आप किसी विशेष ऐप या एकीकरण पर बहुत अधिक भरोसा कर सकते हैं जो डेस्कटॉप क्लाइंट पर उपलब्ध नहीं है, या आप वेबमेल की मल्टी-डिवाइस प्रकृति को पसंद कर सकते हैं।

फिर भी, यदि आपने हाल ही में डेस्कटॉप क्लाइंट का उपयोग करने की कोशिश नहीं की है, तो आपको इसे आज़माना चाहिए, फिर तय करें कि कौन सा समाधान आपकी आवश्यकताओं के लिए सबसे उपयुक्त है।

आप किन प्रदाताओं का उपयोग करते हैं?

यदि आप पहले से ही डेस्कटॉप क्लाइंट उपयोगकर्ता हैं, तो हमें यह सुनना अच्छा लगेगा कि आप गैर-उपयोगकर्ताओं को क्या प्रतिक्रिया दे सकते हैं; कौन सा सबसे अच्छा प्रदाता है? फायदे और नुकसान क्या हैं? आप वेबमेल के बारे में क्या मिस करते हैं?

यदि आप डेस्कटॉप क्लाइंट उपयोगकर्ता नहीं हैं, तो क्यों नहीं? उन्हें आपके लिए कूदने के लिए अलग क्या करना होगा?

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