एक साफ़ इनबॉक्स बनाए रखना एक वास्तविक चुनौती है। आप इसे साफ़ करने में बहुत प्रयास लगा सकते हैं, इनबॉक्स ज़ीरो के क़रीब पहुँच सकते हैं, और एक महीने में फिर से वहीं पहुँच जाते हैं जहाँ से शुरू किया था।
इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुँचने की कुंजी है प्रक्रिया को जितना संभव हो सके स्वचालित करना और ईमेल के प्रति अपने दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करना।
1. लेबल्स को अपना सबसे अच्छा दोस्त बनाएँ
Gmail लेबल्स लंबे समय से मौजूद हैं, लेकिन यह सरल सुविधा आपके इनबॉक्स को वश में करने के लिए अद्भुत काम कर सकती है। लेबल्स हर नए ईमेल को खोलने की इच्छा को संतुष्ट करते हैं। एक लेबल जोड़ने से आपको लगता है कि आपने प्रतीक्षारत संदेश को लेबल लगाकर अस्थायी रूप से संबोधित कर दिया है।
निम्नलिखित टियर वन लेबल्स का एक सुझाया गया सेट है जिसे हर सुबह अपने इनबॉक्स को स्कैन करते और दिन की योजना बनाते समय बनाना चाहिए: आज, पूर्ण, प्रतीक्षा में, करने के लिए, उत्तर दें।
इन टियर वन लेबल्स के अलावा, जिन्हें उन सभी ईमेल पर लागू करना चाहिए जिनमें किसी कार्रवाई की आवश्यकता होती है, आप निम्नलिखित आधार पर टियर टू लेबल्स बना सकते हैं: प्रेषक, परियोजना/थीम, प्राथमिकता, टीम आदि। ये टियर टू लेबल्स आपके अपने वर्कफ़्लो और ज़रूरतों पर अधिक निर्भर करेंगे।
अपने लेबल्स को कलर-कोड करें। इस तरह, आप एक नज़र में बता सकते हैं कि आपको कितने तत्काल ईमेल का उत्तर देना है।
2. नियम, नियम, नियम
अपने इनबॉक्स में फ़िल्टर या नियम बनाना संगठित रहने का एक आसान तरीका है। आप अपनी पसंद के मानदंडों का उपयोग करके लेबल्स को स्वचालित रूप से लागू करके मेल को डायवर्ट कर सकते हैं। यह मानदंड ऊपर सूचीबद्ध आपके टियर टू लेबल्स के समान हो सकते हैं।
लेकिन याद रखें, यह केवल आधा काम है। दूसरा आधा भाग आने वाले संदेशों को संसाधित करना है, जिसे इस प्रक्रिया द्वारा सुव्यवस्थित किया जाता है। तो आप वास्तव में इसे कैसे पूरा करते हैं?
- सेटिंग्स > फ़िल्टर और अवरुद्ध पते पर जाएँ।
- अपने Gmail इनबॉक्स को हमेशा के लिए साफ़ करने की शुरुआत करने के लिए एक नया फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करें। आपको निम्नलिखित में से कम से कम एक दर्ज करना होगा: प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय, कीवर्ड, बाहर किए गए कीवर्ड, अटैचमेंट है, और ईमेल का आकार मेगाबाइट, किलोबाइट, या बाइट्स में।
- फ्रॉम फ़ील्ड में उनका ईमेल पता दर्ज करें और इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करें।
- आपके पास कई विकल्प हैं कि आप उस ईमेल के साथ क्या कर सकते हैं, और एक से अधिक का चयन कर सकते हैं। हमारे उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक विकल्प हैं: इसे आर्काइव करें, स्टार करें, एक लेबल लागू करें, और इसे हटाएँ। इनमें से, आर्काइव करने और लेबल लगाने का संयोजन इस अभ्यास के लिए सबसे महत्वपूर्ण विकल्प होंगे।
- यदि आप फ़िल्टर को अपने इनबॉक्स में मौजूदा ईमेल पर लागू करना चाहते हैं, तो X मिलती-जुलती बातचीत पर फ़िल्टर भी लागू करें चेक करें।
- फ़िल्टर बनाएँ पर क्लिक करें।
इस प्रक्रिया को क्रियान्वित होते देखने और फ़िल्टर डायलॉग बॉक्स तक पहुँचने के दूसरे तरीके के लिए, नीचे दिए गए वीडियो को देखें:
अपनी सादगी के बावजूद, आप Gmail के फ़िल्टर्स का उपयोग अत्यंत मजबूत वर्कफ़्लोज़ सेट अप करने के लिए कर सकते हैं। फ़िल्टर्स का उपयोग निम्नलिखित के लिए करें:
- एक डोमेन से प्राप्त सभी ईमेल के लिए एक नियम बनाएँ।
- एक डोमेन को छोड़कर सभी ईमेल के लिए एक नियम बनाएँ।
- उन ईमेल के लिए एक नियम बनाएँ जिनमें उन्हें हटाने से पहले आपसे कार्रवाई की आवश्यकता होती है।
- अवांछित ईमेल को स्वतः हटाएँ।
3. केवल लेबल्स ही नहीं, अधिक स्वचालित करें
जबकि आप नियमों का उपयोग करके लेबल्स और अधिक को स्वचालित कर सकते हैं, आपके Gmail इनबॉक्स में प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के और भी तरीके हैं ताकि इसे साफ़ रखा जा सके।
IFTTT जैसी स्वचालन सेवा का उपयोग Gmail के साथ करने से आप आपके द्वारा जोड़े गए लेबल्स के आधार पर कुछ ट्रिगर्स स्वचालित रूप से बना सकते हैं।
कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- Trello कार्य या Todoist कार्य बनाने के लिए लेबल्स निर्दिष्ट करें।
- Gmail संदेशों को OneNote या Evernote में सहेजें।
- रसीदों को Google स्प्रेडशीट में सहेजें।
- अपने फ़ोन पर रिमाइंडर बनाने के लिए लेबल्स निर्दिष्ट करें।
- Gmail अटैचमेंट्स को Google Drive में सहेजें।
- यह स्टोरेज समस्याओं को कम करने के लिए कुछ नहीं करेगा क्योंकि Gmail और Google Drive की स्टोरेज सीमाएँ संयुक्त हैं।
Gmail में एक और उपयोगी अर्ध-स्वचालित प्रक्रिया है कैन्ड रिस्पॉन्स (डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं) का उपयोग। ये स्वचालित प्रतिक्रियाएँ बार-बार वही ईमेल प्रतिक्रिया भेजने के सारे झंझट को दूर कर देती हैं।
इस सुविधा का उपयोग करने के लिए, सेटिंग्स > लैब्स पर जाएँ और कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम करें। इन्हें बनाना शुरू करने के लिए, बस एक नया संदेश बनाएँ और संदेश भेजने के बजाय, कचरे के डिब्बे के बगल में तीर पर क्लिक करें और कैन्ड रिस्पॉन्स > नया कैन्ड रिस्पॉन्स पर जाएँ। आप नीचे दिए गए वीडियो में इस प्रक्रिया को क्रियान्वित होते देख सकते हैं:
परिदृश्य जहाँ आप इनका उपयोग कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:
- स्मार्ट ऑटोरिस्पॉन्डर्स बनाएँ।
- एक बार जब आप कैन्ड रिस्पॉन्स सक्षम कर लेते हैं, तो वे Gmail फ़िल्टर्स में ट्रिगर के रूप में उपलब्ध होंगे।
- एक ही ईमेल को कई बार भेजें।
- एकाधिक हस्ताक्षरों का उपयोग करें।
4. सब्सक्रिप्शन साफ़ करें
यदि आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित है, तो इसे साफ़ करने में एक मिनट से अधिक समय लगेगा। आने वाले ईमेल के लिए फ़िल्टर सेट करने के अलावा, आपको मौजूदा अराजकता से भी निपटना होगा। हर दिन 15 या 20 मिनट अलग रखें ताकि आप अपने सब्सक्रिप्शन को साफ़ करना शुरू कर सकें और अपने संदेशों में लेबल्स जोड़ सकें।
आप इसे मैन्युअली अपने इनबॉक्स को स्कैन करके, यह निर्धारित करके कर सकते हैं कि आप किन सब्सक्रिप्शन को रखना चाहते हैं और किनसे छुटकारा पाना चाहते हैं। जैसे ही आप छोड़ने के लिए न्यूज़लेटर्स चुनते हैं, बस from: ऑपरेटर के साथ प्रेषक के ईमेल का उपयोग करके एक त्वरित खोज करें, और सभी ईमेल हटा दें।
यदि आप इस प्रक्रिया को स्वचालित करना पसंद करते हैं, तो कुछ सेवाएँ देखने लायक हैं। आप Unroll.Me जैसी सेवाओं के साथ अपने ईमेल सब्सक्रिप्शन प्रबंधित कर सकते हैं और उन न्यूज़लेटर्स से बल्क अनसब्सक्राइब कर सकते हैं जिन्हें आप अब प्राप्त नहीं करना चाहते।
यदि आप Unroll.Me का उपयोग करना चुनते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि कंपनी हाल ही में उपयोगकर्ता जानकारी बेचने के लिए आलोचना का शिकार हुई थी।
उन सब्सक्रिप्शन को अपने इनबॉक्स को अवरुद्ध करने से रोकने का एक और तरीका है डिस्पोज़ेबल ईमेल पते का उपयोग करना, क्योंकि इनमें से कुछ सेवाएँ आपको उस इनबॉक्स को जब तक चाहें बनाए रखने की अनुमति देती हैं।
5. इनबॉक्स ज़ीरो बनाए रखना
अपने इनबॉक्स को साफ़ करने के बाद, एक साफ़ इनबॉक्स बनाए रखने के लिए कुछ बुनियादी कदम हैं:
- सोशल मीडिया ईमेल सूचनाएँ बंद करें।
- ईमेल पर खर्च होने वाले समय को सीमित करें। निर्धारित करें कि आप हर दिन ईमेल को कितना समय समर्पित कर सकते हैं और उससे अधिक न करें। इससे महत्वपूर्ण ईमेल का उत्तर देने और आर्काइव करने को प्राथमिकता देने में मदद मिलेगी।
- चरण 2 के अपवादों का नोट बनाएँ। यदि आपका बॉस आपसे किसी ईमेल का जवाब देने के लिए कहता है, तो आप उसे नज़रअंदाज़ नहीं कर सकते। उन सभी कारणों की समीक्षा करें जिनकी वजह से आपने समय सीमा पार की और उन लोगों को हटा दें जो मायने नहीं रखते।
- केवल तभी जवाब दें जब आवश्यक हो। यदि संदेश दो या तीन शब्दों का है, तो संभावना है कि जब तक पुष्टि की आवश्यकता न हो, आपको इसे भेजने की आवश्यकता नहीं है।
आप अपने Gmail खाते में इनबॉक्स ज़ीरो बनाए रखने के लिए किन युक्तियों या तरकीबों का उपयोग करते हैं? क्या आपको लगता है कि यह एक निरर्थक अभ्यास है? टिप्पणियों में हमें बताएँ।
