स्वच्छ इनबॉक्स बनाए रखना एक वास्तविक चुनौती है। आप इसे साफ करने, इनबॉक्स शून्य के करीब पहुंचने और एक महीने में अपने आप को वहीं वापस पाने के लिए बहुत प्रयास कर सकते हैं जहां आपने शुरुआत की थी।
इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचने की कुंजी यह है कि आप जितनी हो सके उतनी प्रक्रिया को स्वचालित करें और ईमेल के प्रति अपने दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करें।
1. लेबल को अपना सबसे अच्छा दोस्त बनाएं
जीमेल लेबल लंबे समय से आसपास हैं, लेकिन यह सरल सुविधा आपके इनबॉक्स को वश में करने के लिए चमत्कार कर सकती है। लेबल हर नए ईमेल को खोलने के उस आग्रह को संतुष्ट करेंगे। एक जोड़ने से आपको लगेगा कि आपने एक लेबल लगाकर प्रतीक्षा संदेश को अस्थायी रूप से संबोधित किया है।
टियर वन लेबल का सुझाया गया सेट निम्नलिखित है:हर सुबह बनाने के लिए जब आप अपना इनबॉक्स स्कैन करते हैं और अपने दिन की योजना बनाते हैं:आज, हो गया, प्रतीक्षा कर रहा है, करने के लिए, उत्तर दें ।
इन टियर वन लेबलों के अतिरिक्त, जिन्हें आपको उन सभी ईमेल पर लागू करना चाहिए जिनमें किसी प्रकार की कार्रवाई की आवश्यकता होती है, आप टियर टू लेबल बना सकते हैं निम्न में से किसी पर आधारित:प्रेषक, प्रोजेक्ट/थीम, प्राथमिकता, टीम आदि। ये टियर टू लेबल आपके स्वयं के कार्य प्रवाह और जरूरतों पर अधिक निर्भर होंगे।
अपने लेबल को कलर कोड करें। इस तरह, आप एक नज़र में बता सकते हैं कि आपको कितने ज़रूरी ईमेल का जवाब देना है।
2. नियम, नियम, नियम
अपने इनबॉक्स में फ़िल्टर या नियम बनाना व्यवस्थित रहने का एक आसान तरीका है। आप अपनी पसंद के मानदंड का उपयोग करके स्वचालित रूप से लेबल लागू करके मेल को डायवर्ट कर सकते हैं। यह मानदंड ऊपर सूचीबद्ध आपके टियर टू लेबल के समान हो सकते हैं।
लेकिन याद रखना, यह केवल आधा काम है। दूसरा आधा आने वाले संदेशों को संसाधित कर रहा है, इस प्रक्रिया द्वारा सुव्यवस्थित। तो आप वास्तव में इसे कैसे पूरा करते हैं?
- सेटिंग पर जाएं> फ़िल्टर और अवरोधित पते .
- नया फ़िल्टर बनाएं क्लिक करें अपने जीमेल इनबॉक्स को अच्छे से साफ करने के लिए शुरू करने के लिए। आपको निम्न में से कम से कम एक दर्ज करना होगा:प्रेषक, प्राप्तकर्ता, विषय, कुंजी शब्द, अपवर्जित कुंजी शब्द, मेगाबाइट्स, किलोबाइट्स, या बाइट्स में ईमेल का अनुलग्नक और आकार है।
- से फ़ील्ड में उनका ईमेल पता दर्ज करें और इसके साथ फ़िल्टर बनाएं पर क्लिक करें।
- तब आपके पास कई विकल्प होते हैं कि आप उस ईमेल के साथ क्या कर सकते हैं, और एक से अधिक का चयन कर सकते हैं। हमारे उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक विकल्प हैं:इसे संग्रहित करें, इसे तारांकित करें, एक लेबल लागू करें, और इसे हटा दें। इनमें से संग्रह और लेबलिंग का संयोजन इस अभ्यास के लिए सबसे महत्वपूर्ण विकल्प होगा।
- यदि आप अपने इनबॉक्स में मौजूदा ईमेल पर फ़िल्टर लागू करना चाहते हैं, तो X मिलान वाली बातचीत पर भी फ़िल्टर लागू करें चेक करें .
- फ़िल्टर बनाएं क्लिक करें .
इस प्रक्रिया को क्रियान्वित करने और फ़िल्टर संवाद बॉक्स तक पहुंचने का दूसरा तरीका देखने के लिए, नीचे दिया गया वीडियो देखें:
उनकी सादगी के बावजूद, आप अत्यंत मजबूत कार्यप्रवाह सेट करने के लिए Gmail के फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं। निम्न कार्य करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करें:
- एक डोमेन से प्राप्त सभी ईमेल के लिए एक नियम बनाएं।
- एक डोमेन के ईमेल को छोड़कर सभी ईमेल के लिए एक नियम बनाएं।
- ईमेल के लिए एक नियम बनाएं जिसके लिए आपको उन्हें हटाने से पहले कार्रवाई करनी होगी।
- उन ईमेल को स्वतः हटाएं जिन्हें आप प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।
3. केवल लेबल से अधिक स्वचालित करें
जबकि आप नियमों का उपयोग करके लेबल और अधिक स्वचालित कर सकते हैं, ऐसे और भी तरीके हैं जिनसे आप अपने Gmail इनबॉक्स में प्रक्रियाओं को स्वचालित बनाए रखने के लिए इसे स्वचालित कर सकते हैं।
Gmail के साथ IFTTT जैसी ऑटोमेशन सेवा का उपयोग करने से आप अपने द्वारा जोड़े गए लेबल के आधार पर स्वचालित रूप से कुछ ट्रिगर बना सकेंगे।
कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- ट्रेलो टास्क या ToDoist टास्क बनाने के लिए लेबल असाइन करें।
- Gmail संदेशों को OneNote या Evernote में सहेजें।
- रसीदों को Google स्प्रेडशीट में सहेजें।
- अपने फ़ोन पर रिमाइंडर बनाने के लिए लेबल असाइन करें।
- जीमेल अटैचमेंट को गूगल ड्राइव में सेव करें।
- यह संग्रहण संबंधी समस्याओं को कम करने के लिए कुछ नहीं करेगा क्योंकि Gmail और Google डिस्क संग्रहण सीमाएं संयुक्त हैं।
जीमेल में एक और उपयोगी अर्ध-स्वचालित प्रक्रिया डिब्बाबंद प्रतिक्रियाओं का उपयोग है। ये स्वचालित प्रतिक्रियाएँ एक ही ईमेल प्रतिसाद को बार-बार भेजने का सारा काम निकाल देती हैं।
सुविधा का उपयोग करने के लिए, सेटिंग . पर जाएं> लैब और पहले से तैयार प्रतिसाद को सक्षम करें . उन्हें बनाना शुरू करने के लिए, बस एक नया संदेश बनाएं और संदेश भेजने के बजाय, ट्रैश कैन के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और डिब्बाबंद प्रतिसाद पर जाएं> नई डिब्बाबंद प्रतिक्रिया। आप नीचे दिए गए वीडियो में इस प्रक्रिया को क्रिया में देख सकते हैं:
जिन परिदृश्यों में आप उनका उपयोग कर सकते हैं उनमें शामिल हैं:
- स्मार्ट ऑटोरेस्पोन्डर बनाएं।
- एक बार जब आप पहले से तैयार जवाबों को सक्षम कर लेते हैं, तो वे Gmail फ़िल्टर में एक ट्रिगर के रूप में उपलब्ध होंगे।
- एक ही ईमेल को कई बार भेजें।
- एकाधिक हस्ताक्षरों का प्रयोग करें।
4. क्लीन अप सब्सक्रिप्शन
यदि आपका इनबॉक्स एक हॉट मेस है, तो इसे साफ करने में एक गर्म मिनट से अधिक समय लगेगा। आने वाले ईमेल के लिए फ़िल्टर सेट करने के अलावा, आपको अभी भी मौजूदा अराजकता से निपटना होगा। अपने सब्सक्रिप्शन को साफ करने और अपने संदेशों में लेबल जोड़ने के लिए हर दिन 15 या 20 मिनट अलग रखें।
आप अपने इनबॉक्स को स्कैन करके, उन सब्सक्रिप्शन को निर्धारित करके मैन्युअल रूप से ऐसा कर सकते हैं जिन्हें आप रखना चाहते हैं और जिनसे आप छुटकारा पाना चाहते हैं। जैसे ही आप न्यूज़लेटर्स को छोड़ने के लिए चुनते हैं, बस ऑपरेटर के साथ एक त्वरित खोज करें से: प्रेषक के ईमेल के साथ, और सभी ईमेल हटा दें।
यदि आप प्रक्रिया को स्वचालित करना पसंद करते हैं तो कुछ सेवाओं की जाँच की जा सकती है। आप Unroll.Me जैसी सेवाओं के साथ अपनी ईमेल सदस्यताओं को प्रबंधित कर सकते हैं और उन न्यूज़लेटर्स से बड़े पैमाने पर अनसब्सक्राइब कर सकते हैं जिन्हें आप अब प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।
यदि आप Unroll.Me का उपयोग करना चुनते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि कंपनी की हाल ही में उपयोगकर्ता जानकारी बेचने के लिए आलोचना की गई थी।
उन सब्सक्रिप्शन को अपने इनबॉक्स को बंद करने से रोकने का एक अन्य तरीका एक डिस्पोजेबल ईमेल पते का उपयोग करना है, क्योंकि इनमें से कुछ सेवाएं आपको उस इनबॉक्स को तब तक बनाए रखने की अनुमति देती हैं जब तक आप चाहते हैं।
5. इनबॉक्स जीरो को मेंटेन करना
अपने इनबॉक्स को साफ करने के बाद, इनबॉक्स को साफ रखने के लिए कुछ बुनियादी कदम हैं:
- सोशल मीडिया ईमेल नोटिफिकेशन बंद करें।
- ईमेल पर बिताया गया समय सीमित करें। वह समय निर्धारित करें जिसे आप हर दिन ईमेल के लिए समर्पित कर सकते हैं और इसे पार न करें। यह महत्वपूर्ण ईमेल का जवाब देने और उन्हें संग्रहीत करने को प्राथमिकता देने में मदद करेगा।
- चरण 2 के अपवादों को नोट कर लें। अगर आपका बॉस आपसे किसी ईमेल का जवाब देने के लिए कहता है, तो आप उसे नज़रअंदाज़ नहीं कर सकते। उन सभी कारणों की समीक्षा करें जो आपने समय सीमा को पार कर गए हैं और जो मायने नहीं रखते हैं उन्हें काट दें।
- केवल तभी उत्तर दें जब आपको करना हो। यदि संदेश दो या तीन शब्दों का है, तो संभावना है कि आपको इसे तब तक भेजने की आवश्यकता नहीं है जब तक कि पुष्टि की आवश्यकता न हो।
अपने Gmail खाते में इनबॉक्स शून्य बनाए रखने के लिए आप किन युक्तियों या युक्तियों का उपयोग करते हैं? क्या आपको लगता है कि यह एक व्यर्थ व्यायाम है? हमें टिप्पणियों में बताएं।