देर-सबेर हर किसी का जीमेल इनबॉक्स भारी गड़बड़ हो जाता है। ईमेल अधिभार से निपटने के लिए बहुत सारी तरकीबें हैं, लेकिन आपकी नाक के नीचे एक है जिसका आप शायद उपयोग नहीं कर रहे हैं:अच्छे पुराने जीमेल लेबल ।
लेबल अब लंबे समय से हैं, इसलिए वे हम में से कई लोगों के लिए लगभग अंधे धब्बे बन गए हैं। मैं शुरुआत से ही एक जीमेल उपयोगकर्ता रहा हूं, लेकिन मैंने हाल तक कभी भी लेबल का इस्तेमाल नहीं किया। यह पूरी तरह से बदल गया है कि मैं ईमेल तक कैसे पहुंचता हूं, आखिरकार मुझे अपने इनबॉक्स को वश में करने में मदद करता है।
लेबल का सफलतापूर्वक उपयोग करना कुछ मुख्य उत्पादकता सिद्धांतों पर निर्भर करता है, ठीक किसी भी कार्य प्रबंधन प्रणाली की तरह। ये रही वो तरकीबें जिनसे मुझे मदद मिली और वे आपकी भी मदद कर सकती हैं।
लेबल आपको सोचने पर मजबूर नहीं करेंगे
लेबल लगाना यांत्रिक होना चाहिए; लेबल के आधार पर आपके द्वारा की जाने वाली कार्रवाई यांत्रिक होनी चाहिए।
यह शायद जीमेल में लेबल का उपयोग करने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रारंभ में, आप लेबलों की एक लंबी सूची के साथ आने के लिए ललचाएंगे। "प्रत्येक कार्य या ईमेल अद्वितीय है," आप स्वयं को बताएंगे। इस जाल में पड़ने से बचें। आपके पास जितने अधिक लेबल होंगे, वे आपको उतना ही अधिक सोचने पर मजबूर करेंगे, आपको उतना ही अधिक समय लगेगा। आपको निर्णय लेने की थकान से सक्रिय रूप से लड़ना होगा, इसलिए यही लेबल होना चाहिए।
जितना हो सके उतने लेबल रखें। प्रत्येक लेबल को एक ही उद्देश्य पूरा करना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, इन प्राथमिक लेबलों का उपयोग करें, और पांच और जोड़ें जो आपकी कार्य आवश्यकताओं के लिए विशिष्ट हैं।
5 प्राथमिक लेबल:आज, हो गया, प्रतीक्षा कर रहा है, करने के लिए, उत्तर दें
कई इनबॉक्स विशेषज्ञ सुबह आपके ईमेल का दैनिक स्कैन करने की सलाह देते हैं, ताकि आप जान सकें कि प्रत्येक ईमेल का क्या करना है। इस स्कैन को अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का समय मानें, ठीक उसी तरह जैसे आप अपनी टू-डू सूची को व्यवस्थित करते हैं।
शून्य नियम ईमेल प्रबंधन का:यदि आप इसे हटा सकते हैं, तो इसे हटा दें। उन संदेशों के लिए जिन्हें आप हटा नहीं सकते, आप आमतौर पर उन्हें इन पांच प्राथमिक लेबलों के साथ वर्गीकृत कर सकते हैं:
- आज: इसे किसी भी ईमेल पर चिह्नित करें जिसमें आज की जाने वाली कोई कार्रवाई हो। यदि कोई ईमेल आज के साथ-साथ कुछ और भी चिह्नित है तो कोई बात नहीं; मुख्य बात यह जानना है कि यह ईमेल आज के लिए प्रासंगिक है।
- करने के लिए: यदि किसी ईमेल में कोई प्रोजेक्ट या कार्य है जो आपको आज करना है, तो उसे इस लेबल से चिह्नित करें। मुख्य बिंदु:कार्य केवल उस ईमेल का उत्तर देने से अधिक होना चाहिए। जीमेल को ट्रेलो जैसे टास्क बोर्ड में बदलने के लिए आप इसे सॉर्ट के साथ जोड़कर देख सकते हैं।
- जवाब दें: इसे किसी भी ईमेल पर चिह्नित करें जिसे उत्तर की आवश्यकता है। तो एक ईमेल को "आज + टू-डू + उत्तर" के रूप में चिह्नित किया जा सकता है, यह दर्शाता है कि इसमें एक गैर-ईमेल कार्य है, और दिन के अंत तक इसका उत्तर दिया जाना है।
- प्रतीक्षा की जा रही है: इसे किसी भी ईमेल पर चिह्नित करें जहां यह आपके लिए महत्वपूर्ण है, लेकिन आपको किसी अन्य व्यक्ति द्वारा कार्रवाई करने के लिए प्रतीक्षा करनी होगी। मैंने इस ट्रिक को ActiveInbox के संस्थापक एंडी मिशेल के ईमेल अधिभार के प्रबंधन के सुझावों से उठाया है।
- हो गया: सबसे महत्वपूर्ण लेबल। कोई भी ईमेल जहां अब आपके इनपुट की आवश्यकता नहीं है, उसे हो गया के रूप में चिह्नित करें। मैं ईमेल हटाने का प्रशंसक नहीं हूं क्योंकि मैं उस पेपर ट्रेल को पसंद करता हूं; और यदि आप कोई ईमेल संग्रहीत कर रहे हैं, तो भी प्रेषक का उत्तर उसे आपके इनबॉक्स में वापस लाएगा। आपको चाहिए कि "हो गया!" लेबल—विशेषकर यदि आप पूर्ण सूची उत्पादकता पद्धति के प्रशंसक हैं।
लेबल प्लेसबॉस के रूप में महान हैं!
जब भी मुझे कोई नई ईमेल सूचना मिली, तो मेरी पहली प्रवृत्ति थी खोलना, पढ़ना, उत्तर देना या हटाना। यह मेरे वर्कफ़्लो के लिए विघटनकारी था। लेकिन वह अप्राप्य सूचना मुझे परेशान करेगी, इसलिए मैं इसे संबोधित करने के लिए जो कुछ भी कर रहा था उसे बाधित कर दिया।
अब, मैं सिर्फ एक लेबल लगाता हूं और काम पर वापस आ जाता हूं। एक बार मेरा वर्तमान काम पूरा हो जाने के बाद, मैं बाद में ईमेल को संबोधित करता हूं। एक लेबल लगाने से मुझे ईमेल से बातचीत करने या संबोधित करने की मानसिक संतुष्टि मिलती है, अन्यथा मेरे पास जितना समय होता उतना खर्च किए बिना।
लेबल उन लोगों के लिए एक शानदार प्लेसीबो हैं, जिन्हें आने वाले ईमेल के बारे में अनिवार्य रूप से कुछ करने की आवश्यकता होती है।
लेबल को एक्सेस करना, लागू करना और पहचानना आसान होना चाहिए
लेबल को यथासंभव उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए जीमेल में बहुत सारे उपकरण हैं। लेबल के स्वरूप को अनुकूलित करने में थोड़ा समय व्यतीत करें, यह आपके उपयोग को बढ़ावा देगा।
गियर आइकन> सेटिंग> लेबल . पर जाएं अपने सभी लेबल देखने और उन्हें प्रबंधित करने के लिए। यहां, मैं आपको बाईं साइडबार में दिखाई देने वाली अधिकांश अन्य वस्तुओं को छिपाने की भी सलाह देता हूं, जैसे प्रेषित मेल, ड्राफ्ट, महत्वपूर्ण, श्रेणियां, मंडलियां और बहुत कुछ। यदि आपके लेबल पहले दिखाई देते हैं, तो उन्हें पहचानना और ईमेल पर ड्रैग-एंड-ड्रॉप करना आसान हो जाता है।
साथ ही, अपने लेबल को रंग-कोडित करें। रंग चुनने के लिए साइडबार में किसी भी लेबल में छोटे ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करें। आपके प्राथमिक लेबल पर लागू किए गए साधारण रंग आपको उन्हें आसानी से पहचानने में मदद करेंगे। मैं "हो गया!" के लिए एक हरे रंग के लेबल का उपयोग करता हूं - यह देखना और यह जानना संतोषजनक है कि मुझे अब उस ईमेल से परेशान होने की आवश्यकता नहीं है। इसी तरह, मैं "आज!" चमकीले लाल रंग से लेबल करें ताकि यह हमेशा मेरा ध्यान खींचे।
कोई एक्सटेंशन नहीं, कोई तामझाम नहीं
लेबल की खूबी यह है कि यह जीमेल में बनाया गया है। आपको किसी RAM च्यूइंग एक्सटेंशन की आवश्यकता नहीं है जिसका उपयोग आप क्रोम पर कर सकते हैं लेकिन मोबाइल जीमेल ऐप पर नहीं। जब भी आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं तो यह पूरी तरह से काम करता है। सर्वोत्तम उत्पादकता प्रणालियाँ वे हैं जो आपके रास्ते से हट जाती हैं, और यही लेबल हैं।
यदि आपके पास Gmail में लेबल का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने की कोई तरकीब है, तो हमें सुनना अच्छा लगेगा! टिप्पणियों में अपने सुझाव दें, या अपने कोई प्रश्न पूछें।