जल्दी या बाद में, हर किसी का Gmail इनबॉक्स एक भारी गड़बड़ बन जाता है। ईमेल ओवरलोड से निपटने के बहुत सारे ट्रिक्स हैं, लेकिन एक आपकी नाक के नीचे है जिसका आप उपयोग नहीं कर रहे होंगे: अच्छे पुराने Gmail लेबल्स।
लेबल्स लंबे समय से मौजूद हैं, इसलिए वे हम में से कई के लिए लगभग अंधे बिंदु बन गए हैं। मैं Gmail की शुरुआत से उपयोगकर्ता रहा हूं, लेकिन हाल तक मैंने कभी लेबल्स का उपयोग नहीं किया। इसने पूरी तरह से बदल दिया कि मैं ईमेल को कैसे देखता हूं, अंततः मुझे अपने इनबॉक्स को वश में करने में मदद मिली।
लेबल्स का सफलतापूर्वक उपयोग कुछ मुख्य उत्पादकता सिद्धांतों पर निर्भर करता है, ठीक किसी भी टू-डू प्रबंधन प्रणाली की तरह। यहां वे ट्रिक्स हैं जिन्होंने मेरी मदद की और आपकी भी मदद कर सकते हैं।
लेबल्स को आपको सोचने पर मजबूर नहीं करना चाहिए
लेबल लागू करना यांत्रिक होना चाहिए; लेबल के आधार पर आप जो कार्रवाई करते हैं वह यांत्रिक होनी चाहिए।
यह शायद Gmail में लेबल्स का उपयोग करने का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रारंभ में, आप लेबल्स की एक लंबी सूची बनाने के लिए प्रलोभित होंगे। "प्रत्येक कार्य या ईमेल अद्वितीय है," आप खुद से कहेंगे। इस जाल में पड़ने से बचें। आपके पास जितने अधिक लेबल होंगे, वे आपको उतना ही अधिक सोचने पर मजबूर करेंगे, उतना ही अधिक समय लगेगा। आपको निर्णय थकान से सक्रिय रूप से लड़ना होगा, इसलिए लेबल्स को ऐसा ही होना चाहिए।
जितना संभव हो उतने कम लेबल रखें। प्रत्येक लेबल को एक ही उद्देश्य की पूर्ति करनी चाहिए। एक नियम के रूप में, इन प्राथमिक लेबल्स का उपयोग करें, और अपनी कार्य आवश्यकताओं के लिए विशिष्ट पांच और जोड़ें।
5 प्राथमिक लेबल्स: आज, पूरा हुआ, प्रतीक्षा कर रहा है, टू-डू, जवाब दें
कई इनबॉक्स विशेषज्ञ सुबह में अपने ईमेल का दैनिक स्कैन करने की सलाह देते हैं, ताकि आप जान सकें कि प्रत्येक ईमेल के साथ क्या करना है। इस स्कैन को अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के समय के रूप में मानें, ठीक वैसे ही जैसे आप अपनी टू-डू लिस्ट को व्यवस्थित करेंगे।
ईमेल प्रबंधन का शून्यवां नियम: यदि आप इसे हटा सकते हैं, तो हटा दें। उन संदेशों के लिए जिन्हें आप हटा नहीं सकते, आप आमतौर पर उन्हें इन पांच प्राथमिक लेबल्स के साथ वर्गीकृत कर सकते हैं:
- आज: किसी भी ईमेल पर इसे चिह्नित करें जिसमें आज की जाने वाली कार्रवाई हो। यह ठीक है अगर एक ईमेल को आज के साथ-साथ कुछ और भी चिह्नित किया गया है; बात यह जानना है कि यह ईमेल आज के लिए प्रासंगिक है।
- टू-डू: यदि किसी ईमेल में कोई प्रोजेक्ट या कार्य है जिसे आपको आज करने की आवश्यकता है, तो इसे इस लेबल से चिह्नित करें। मुख्य बिंदु: कार्य केवल उस ईमेल का जवाब देने से अधिक होना चाहिए। आप इसे Sortd के साथ जोड़कर Gmail को ट्रेलो जैसे टास्क बोर्ड में बदल सकते हैं।
- जवाब दें: किसी भी ईमेल पर इसे चिह्नित करें जिसका जवाब देने की आवश्यकता है। तो एक ईमेल को "आज + टू-डू + जवाब दें" चिह्नित किया जा सकता है यह दर्शाता है कि इसमें एक गैर-ईमेल कार्य है, और दिन के अंत तक इसका जवाब दिया जाना है।
- प्रतीक्षा कर रहा है: किसी भी ईमेल पर इसे चिह्नित करें जो आपके लिए महत्वपूर्ण है, लेकिन आपको किसी अन्य व्यक्ति की कार्रवाई की प्रतीक्षा करनी होगी। मैंने यह ट्रिक ActiveInbox के संस्थापक एंडी मिशेल के ईमेल ओवरलोड प्रबंधन के सुझावों से सीखी।
- पूरा हुआ: सबसे महत्वपूर्ण लेबल। कोई भी ईमेल जहां आपकी इनपुट की अब आवश्यकता नहीं है, उसे पूरा हुआ के रूप में चिह्नित करें। मैं ईमेल हटाने का प्रशंसक नहीं हूं क्योंकि मैं उस पेपर ट्रेल को रखना पसंद करता हूं; और भले ही आप किसी ईमेल को आर्काइव कर रहे हों, प्रेषक का जवाब इसे वापस आपके इनबॉक्स में ले आएगा। आपको वह "पूरा हुआ!" लेबल चाहिए – खासकर यदि आप डन लिस्ट उत्पादकता विधि के प्रशंसक हैं।
लेबल्स प्लेसबो के रूप में बहुत अच्छे हैं!
जब भी मुझे एक नया ईमेल नोटिफिकेशन मिला, मेरी पहली प्रवृत्ति खोलने, पढ़ने, जवाब देने या हटाने की थी। यह मेरे वर्कफ़्लो के लिए विघटनकारी था। लेकिन वह अनदेखा नोटिफिकेशन मुझे परेशान करेगा, इसलिए मैं जो कुछ भी कर रहा था उसे बाधित करके इसे संबोधित करता था।
अब, मैं बस एक लेबल लगाता हूं और काम पर वापस आ जाता हूं। मैं बाद में ईमेल को संबोधित करता हूं, एक बार मेरा वर्तमान काम पूरा हो जाने पर। लेबल लागू करने से मुझे ईमेल के साथ बातचीत या संबोधित करने की मानसिक संतुष्टि मिलती है, बिना उतना समय खर्च किए जितना मैं अन्यथा खर्च करता।
लेबल्स उन लोगों के लिए एक शानदार प्लेसबो हैं जो आने वाले ईमेल के बारे में बाध्यकारी रूप से कुछ करने की आवश्यकता महसूस करते हैं।
लेबल्स एक्सेस, लागू और पहचानने में आसान होने चाहिए
Gmail में लेबल्स को यथासंभव उपयोगकर्ता-अनुकूल बनाने के लिए बहुत सारे टूल हैं। लेबल्स की उपस्थिति को कस्टमाइज़ करने में थोड़ा समय बिताएं, यह आपके उपयोग को बढ़ावा देगा।
Gear आइकन > Settings > Labels पर जाएं अपने सभी लेबल्स देखने और उन्हें प्रबंधित करने के लिए। यहां, मैं लेफ्ट साइडबार में दिखाई देने वाली अधिकांश अन्य वस्तुओं को छिपाने की भी सलाह देता हूं, जैसे Sent Mail, Drafts, Important, Categories, Circles और बहुत कुछ। यदि आपके लेबल्स पहले दिखाई देते हैं, तो उन्हें ढूंढना और ईमेल पर ड्रैग-एंड-ड्रॉप करना आसान हो जाता है।
साथ ही, अपने लेबल्स को कलर-कोड करें। साइडबार में किसी भी लेबल में छोटे ड्रॉप-डाउन पर क्लिक करके रंग चुनें। आपके प्राथमिक लेबल्स पर लागू सरल रंग आपको उन्हें आसानी से पहचानने में मदद करेंगे। मैं "DONE!" के लिए हरे लेबल का उपयोग करता हूं – इसे देखना संतोषजनक है और यह जानकर कि मुझे अब उस ईमेल से परेशान नहीं होना पड़ेगा। इसी तरह, मैं "TODAY!" लेबल को चमकीले लाल रंग से चिह्नित करता हूं ताकि यह हमेशा मेरा ध्यान आकर्षित करे।
नो एक्सटेंशन्स, नो फ्रिल्स
लेबल्स की सुंदरता यह है कि यह Gmail में अंतर्निहित है। आपको किसी भी RAM खाने वाले एक्सटेंशन की आवश्यकता नहीं है जिसका उपयोग आप Chrome पर कर सकते हैं लेकिन मोबाइल Gmail ऐप पर नहीं। यह पूरी तरह से काम करता है जब भी आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं। सर्वोत्तम उत्पादकता प्रणालियां वे हैं जो आपके रास्ते से हट जाती हैं, और लेबल्स वही हैं।
यदि आपके पास Gmail में लेबल्स को अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग करने की कोई ट्रिक है, तो हम सुनना पसंद करेंगे! अपने सुझाव टिप्पणियों में छोड़ें, या आपके कोई भी प्रश्न पूछें।
