Gmail - हमारे जीवन का इनबॉक्स, हमारे व्यवसाय का कबूतर छेद - हम में से लाखों लोगों के लिए अभिन्न है जो अपने दिन-प्रतिदिन के मामलों को व्यवस्थित रखना चाहते हैं। ईमेल क्लाइंट्स की बात करें तो, Gmail हाल के वर्षों में अंतहीन ईमेल स्ट्रीम को विभिन्न टैग्स और लेबल्स में विभाजित करने में, स्पैम को दूर रखने का उल्लेख न करते हुए, काफी अच्छा हो गया है।
लेकिन भले ही Gmail अपना काम अच्छी तरह से करता है, फिर भी बहुत सारी छोटी अतिरिक्त चीजें हैं जो आप अपने इनबॉक्स को और भी सुव्यवस्थित बनाने के लिए कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि सभी ईमेल सही स्थानों पर जाएं और आपको कोई अवांछित आश्चर्य न मिले।
लेबल को इनबॉक्स में बदलना
मुझे बहुत सारे ईमेल मिलते हैं जिन्हें मैं किसी बिंदु पर देखने के लिए पर्याप्त महत्वपूर्ण मानता हूं लेकिन इतना महत्वपूर्ण नहीं कि मैं उन्हें हर समय अपने "Primary" इनबॉक्स के शीर्ष पर पॉप अप करते देखना चाहूं। उदाहरण के लिए, मुझे गेमिंग PR कंपनियों से ढेर सारे ईमेल मिलते हैं जिनमें कभी-कभी ऐसी जानकारी होती है जो मुझे चिंतित करती है, लेकिन मैं उन्हें अपने समय में छानना चाहता हूं।
इसके लिए, मैंने एक "Games PR" लेबल सेट किया, और उन ईमेल को इनबॉक्स छोड़ने के लिए प्राप्त किया। यह अनिवार्य रूप से Games PR को एक अलग इनबॉक्स बनाता है जो निष्क्रिय रूप से इन ईमेल को इकट्ठा करता है ताकि मुझे उनके आने पर सूचित न किया जाए और मैं उन्हें अपने समय में देख सकूं।
इसे करने के लिए, आप उन ईमेल में से एक (या कई) के बगल में चेकबॉक्स पर क्लिक करके शुरू कर सकते हैं जिनके लिए आप एक नया इनबॉक्स बनाना चाहते हैं, फिर Gmail सर्च बॉक्स के ठीक नीचे तीन-डॉटेड मेनू आइकन पर क्लिक करें और "Filter messages like these" चुनें।
एक बॉक्स पॉप अप होगा जिसमें उन ईमेल प्रेषकों को दिखाया जाएगा। आप यहां अधिक जटिल हो सकते हैं और विषय पंक्ति के आधार पर ईमेल फ़िल्टर कर सकते हैं या यहां तक कि उनके द्वारा शामिल शब्दों के आधार पर फ़िल्टर को आधार बना सकते हैं, लेकिन हम अभी के लिए इसे सरल रख रहे हैं और विशिष्ट प्रेषकों से ईमेल के लिए एक फ़िल्टर सेट कर रहे हैं।
जब आप तैयार हों, तो "Create filter" पर क्लिक करें जो चयनित ईमेल के साथ आप वास्तव में क्या करना चाहते हैं, इसके बारे में विकल्पों का एक गुच्छा लाएगा। मेरे मामले में मैं "Skip the Inbox" बॉक्स और "Apply the label" बॉक्स को टिक करता हूं, फिर "Apply the label" के बगल में, मैं "Games PR" लेबल चुनता हूं। (यदि यह अभी तक मौजूद नहीं है तो आपको यहां एक नया लेबल बनाने का विकल्प मिलेगा।)
इस बॉक्स के नीचे आप सभी पिछले ईमेल पर फ़िल्टर लागू करने का विकल्प भी चुन सकते हैं जो मानदंडों को पूरा करते हैं, इसलिए इन प्राप्तकर्ताओं के सभी पिछले ईमेल भी Games PR इनबॉक्स में भेज दिए जाएंगे।
नोट: एक लेबल बनाने से ईमेल अन्य इनबॉक्स में "मूव" नहीं होते हैं। (यह "Skip the Inbox" विकल्प है जो प्रभावी रूप से ऐसा करता है।) यदि आप चाहें तो आप कुछ ईमेल के लिए कई लेबल रख सकते हैं, और ये लेबल Gmail के बाएं साइड पेन पर दिखाई देते हैं।
इनबॉक्स और फ़िल्टर सेटिंग्स प्रबंधित करें
कई रहस्यमय एल्गोरिदम हैं जो तय करते हैं कि Gmail उन्हें आपके इनबॉक्स में कहां रखता है। लेकिन आप Gmail की मदद थोड़ी कर सकते हैं ईमेल के बगल में छोटे "Important" लेबल का उपयोग करके। यह स्टार और प्रेषक के नाम के बीच का पीला या ग्रे तीर प्रतीक है।
यदि यह पीला है, तो उस ईमेल को महत्वपूर्ण माना जाता है और किसी भी फ़िल्टर को ओवरराइड करके आपके Primary इनबॉक्स में दिखाई देगा। यदि यह ग्रे है, तो इसका मतलब है कि यह "महत्वपूर्ण नहीं" है और आपके फ़िल्टर नियमों के अनुसार कार्य करेगा। इसे ग्रे और पीले के बीच टॉगल करने के लिए आइकन पर क्लिक करें, इस पर निर्भर करते हुए कि आप उस ईमेल को महत्वपूर्ण मानते हैं। यह Google को भविष्य के ईमेल के महत्व को आंकने में मदद करेगा।
यदि आप नहीं चाहते कि Google ईमेल महत्व के बारे में अपनी पहल का उपयोग करे, तो "Settings -> Inbox" पर क्लिक करें, और नीचे "Don't override filters" चुनें। "Importance markers" शीर्षक के बगल में, आप Google को मार्कर्स का उपयोग न करने और ईमेल महत्व का अनुमान लगाने के लिए आपके पिछले कार्यों का उपयोग न करने के लिए भी कह सकते हैं।
जब आप Settings में हों, तो अपने द्वारा सेट किए गए सभी फ़िल्टर सेटिंग्स देखने के लिए "Filters and blocked addresses" पर क्लिक करें। यहां आप अपने सभी मौजूदा फ़िल्टर्स को संपादित और हटा सकते हैं, जिससे वही स्क्रीन दिखाई देगी जिसके बारे में हमने "Turning Labels into Inboxes" शीर्षक के तहत बात की थी।
मार्केटिंग ईमेल और न्यूज़लेटर्स से अनसब्सक्राइब करें
वर्षों में आपने शायद ढेर सारे मार्केटिंग ईमेल के लिए साइन अप किया है जो इतने आम हैं कि वे आपके इनबॉक्स का अवांछित पृष्ठभूमि शोर बन गए हैं। एक बार आने के बाद इन ईमेल के साथ क्या करना है इसके लिए नियम सेट करने के बजाय (उदाहरण के लिए ऑटो-डिलीटिंग), आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि वे पहली बार में न भेजे जाएं उनसे अनसब्सक्राइब करके।
आपको प्राप्त होने वाले हर मार्केटिंग/न्यूज़लेटर ईमेल में नीचे एक "Unsubscribe" विकल्प होना चाहिए। यह आमतौर पर बहुत छोटे टेक्स्ट में होता है और इस पर क्लिक करने से आप उस साइट से लिंक हो जाएंगे जो इसे भेजती है। आमतौर पर, इस बटन पर क्लिक करना ही अनसब्सक्राइब करने के लिए पर्याप्त होता है, लेकिन कुछ साइटें इसे अधिक उपद्रव बना देती हैं जिससे आपको ऐसा करने के लिए साइन इन करना पड़ता है। किसी भी तरह, यह एक त्वरित प्रक्रिया है और उन ईमेल को स्रोत पर काट देती है।
अधिकांश मामलों में, Gmail इस प्रकार के ईमेल को फ़िल्टर करने और उन्हें 'Promotions' श्रेणी में डालने में अच्छा है, जिसे आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर चयन करने योग्य होना चाहिए। तो उस Promotions टैब पर जाएं, सबसे बड़े अपराधियों को देखें, और अनसब्सक्राइब करना शुरू करें!
निष्कर्ष
आपके Gmail इनबॉक्स को प्रबंधित करने के कई अन्य तरीके हैं, लेकिन ये कम से कम आपको इस बात का अंदाजा देना चाहिए कि इसे कैसे व्यवस्थित किया जाए। मैं उपरोक्त विधियों की कसम खाता हूं और कुछ नहीं और अपने इनबॉक्स को एक खुशहाल जगह के रूप में पाया है। आप अपने Gmail इनबॉक्स को कैसे प्रबंधित करते हैं? कोई प्लगइन्स जो आप सुझाते हैं? हमें बताएं!
