क्या ईमेल जितना होना चाहिए उससे अधिक समय ले रहा है? अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित और वश में करने के बेहतर तरीके हैं ताकि आपके पास अन्य चीजों के लिए अधिक ऊर्जा और स्थान हो।
जीमेल आज दुनिया की सबसे बड़ी ईमेल सेवा है, और इसलिए इस लेख में अधिकांश विधियां और ऐप्स जीमेल उपयोगकर्ताओं पर केंद्रित हैं। हालांकि, यहां के ट्रिक्स को अन्य ईमेल ऐप्स में आसानी से लागू किया जा सकता है, और अधिकांश टूल्स के पास उनकी वेबसाइट पर इसके लिए एक हाउ-टू है।
1. आप बनाम आपका इनबॉक्स (वेब): इनबॉक्स प्रबंधन के लिए 4 रणनीतियाँ
हर किसी के पास अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने की अपनी शांत ट्रिक है। फोर्ज पत्रिका ने यू बनाम योर इनबॉक्स नामक एक अंतर्दृष्टिपूर्ण श्रृंखला शुरू की जो इनबॉक्स अधिभार से निपटने के कुछ सर्वोत्तम रणनीतियों को उजागर करती है। वर्तमान में, ईमेल से निपटने के बारे में अलग-अलग विचारों के साथ चार लेख हैं। उन सभी को पढ़ें, वे ईमेल से निपटने पर अलग-अलग दृष्टिकोण प्रदान करते हैं।
एक लेख इस बारे में बात करता है कि कैसे रहस्य बेहतर ईमेल भेजने में है। यदि आप ऐसे ईमेल लिखते हैं जो यह स्पष्ट करते हैं कि प्रतिक्रिया क्या होनी चाहिए, तो कम भ्रम होगा और कम अस्पष्ट संदेश आगे-पीछे भेजे जाएंगे। एक अन्य इस बारे में बात करता है कि कैसे आपको सत्रों में ईमेल चेक करना चाहिए, और प्रत्येक सत्र को एक उद्देश्य सौंपा जाना चाहिए।
तीसरा ईमेल प्रबंधन सिस्टम लेबल के साथ अपने इनबॉक्स को ट्राइएज करने के बारे में है, जिससे संदेशों को सॉर्ट और फ़िल्टर करना आसान हो जाता है। और अंत में, एक रणनीति इस बारे में बात करती है कि इनबॉक्स जीरो होना महत्वपूर्ण नहीं है, जिसमें सलाह के सर्वोत्तम टुकड़ों में से एक है: "यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि ईमेल स्वयं काम नहीं है।"
2. इंस्टाक्लीन (एंड्रॉइड, iOS): उन प्रेषकों और सदस्यताओं को ढूंढें जिन्हें आप नहीं खोलते
इंस्टाक्लीन आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए सबसे अच्छे मुफ्त ऐप्स में से एक है। यह आपको अवांछित न्यूज़लेटर्स को हटाने और ब्लॉक करने देता है। और यह आपको उन प्रेषकों को दिखाता है जो आपके इनबॉक्स को तब बंद कर रहे हैं जब आप उनके संदेश भी नहीं पढ़ते।
बल्क डिलीट ईमेल को प्रेषक द्वारा सॉर्ट करता है, आपको दिखाता है कि उनके कितने संदेश आपके इनबॉक्स में हैं और आपने उनमें से कितने कभी खोले हैं। यदि कोई आपको कई ईमेल भेज रहा है और आप उनमें से 0-1% खोलते हैं, तो आप उस प्रेषक को ब्लॉक करना चाह सकते हैं और उनके सभी संदेशों को अपने इनबॉक्स में अभी भी हटा सकते हैं। ईमेल को प्रेषक या आकार द्वारा सॉर्ट किया जा सकता है।
ऐप उन सभी सदस्यताओं को भी ढूंढता है जिनसे आपको ईमेल मिल रहे हैं, जिन्हें स्पैम नहीं भेजा जा रहा है। कुछ टैप में, आप उन सभी ईमेल को ब्लॉक कर सकते हैं जिन्हें आप अब प्राप्त नहीं करना चाहते। यह सभी सदस्यताओं को नहीं हटाता है, और आपको कई पास करने होंगे। एक तरह से, यह अच्छा है क्योंकि आप गलती से कुछ ऐसा नहीं हटाना चाहते जो आपको पसंद है।
प्रत्येक कार्रवाई (हटाएं या ब्लॉक करें) आपको सिक्कों से पुरस्कृत करती है। एक बार जब आप 1000 सिक्के एकत्र कर लेते हैं, तो आप उन्हें इंस्टाक्लीन से अपनी ओर से एक पेड़ लगाने के लिए कहकर एक अच्छे कारण के लिए उपयोग कर सकते हैं। आप ऐप को दोस्तों को रेफर करके भी सिक्के कमा सकते हैं।
3. पेस्ड ईमेल (वेब): लगातार ईमेल को बैच और सारांश के रूप में प्राप्त करें
हर न्यूज़लेटर अवांछित नहीं है, लेकिन यह आपको बहुत बार आ सकता है। इसी तरह, भले ही कोई सहकर्मी कार्यालय चेन पर बल्क ईमेल भेजने में ट्रिगर-हैप्पी हो, आप उन्हें अनदेखा नहीं कर सकते। पेस्ड ईमेल आपको लगातार संदेशों को बैच में बदलने देता है, ताकि वे आपके इनबॉक्स में तब आएं जब आप चाहें।
वेबसाइट पर रजिस्टर करें ताकि आपको अपना व्यक्तिगत ईमेल उपनाम मिल सके, उदाहरण के लिए, john.doe@daily.paced.email। फिर उस न्यूज़लेटर, चेन, या सेवा पर जाएं जो बहुत बार मेल कर रहा है, और अपना ईमेल पता इस उपनाम पर बदलें। पेस्ड फिर इससे सभी ईमेल को बैच करेगा और इसे दैनिक डाइजेस्ट के रूप में भेजेगा। यदि आप जल्दी ईमेल चाहते हैं, तो वेबसाइट पर लॉगिन करें और तत्काल डाइजेस्ट ट्रिगर करें।
आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप उस सेवा से कितनी बार ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह दैनिक है जैसा कि ईमेल उपनाम इंगित करता है, लेकिन आप इसे "साप्ताहिक" या "मासिक" में बदल सकते हैं। पेस्ड फिर आपकी प्राथमिकताओं के अनुसार बैच भेजेगा।
4. स्लिमबॉक्स (वेब): जीमेल में सभी न्यूज़लेटर्स को बैच करें
किसी और चीज़ से अधिक, ईमेल न्यूज़लेटर्स शायद आपके इनबॉक्स को बंद कर रहे हैं। स्लिमबॉक्स उन्हें अनसब्सक्राइब या हटाए बिना एक ही बैच संदेश में बदलने का एक आसान तरीका है।
कुछ कारण हैं जो स्लिमबॉक्स को बैचिंग के लिए औसत ऐप से बेहतर बनाते हैं। पहला, यह गूगल द्वारा सत्यापित है, इसलिए आप अपने जीमेल या गूगल ऐप्स इनबॉक्स में इस आश्वासन के साथ साइन इन कर सकते हैं कि आपका डेटा सुरक्षित है। दूसरा, स्लिमबॉक्स आपको पेस्ड की तरह अन्य सेवाओं में अपना ईमेल पता बदलने के लिए मजबूर नहीं करता।
एक बार लॉग इन करने के बाद, ऐप आपके सभी संदेशों को स्कैन करेगा और लगातार न्यूज़लेटर्स की एक सूची तैयार करेगा। आप चुन सकते हैं कि उन्हें अपने इनबॉक्स में भेजना जारी रखना है या उन्हें दैनिक स्लिमबॉक्स ब्लास्ट में डालना है। स्लिमबॉक्स वह ईमेल दिन में एक बार भेजेगा (आप अपना टाइमज़ोन सेट कर सकते हैं), जिसमें आपके द्वारा मिस किए गए अन्य सभी ईमेल होंगे। यह आपके मौजूदा जीमेल फ़िल्टर को प्रभावित नहीं करता है।
आप किसी भी समय साइट पर साइन इन करके अपने स्लिमबॉक्स की जांच कर सकते हैं, बदल सकते हैं कि कौन से प्रेषक इनबॉक्स या स्लिमबॉक्स में जाते हैं, और इसी तरह। सेवा एक महीने के लिए मुफ्त है इसे आज़माने के लिए, जिसके बाद इसकी कीमत $1 प्रति माह है।
5. gfeed (एंड्रॉइड, iOS): तेज़ इनबॉक्स के लिए स्क्रॉलिंग फ़ीड
gfeed आज़माएं और आप आश्चर्यचकित होंगे कि जीमेल में यह विकल्प पहले से क्यों नहीं है। ऐप आपके इनबॉक्स को संदेशों के निरंतर स्क्रॉलिंग फ़ीड में बदल देता है, जैसे कोई सोशल नेटवर्क। छवियां पूर्वावलोकन में दिखाई देती हैं, नीचे संदेश की पहली कुछ पंक्तियों के साथ।
एक संदेश का विस्तार करने के लिए, छवि, विषय, या "अधिक" लिंक पर टैप करें। वहां, आप gfeed के माध्यम से ही उस संदेश का उत्तर दे सकते हैं (या सभी को उत्तर दें) और फॉरवर्ड कर सकते हैं। यह बुनियादी टेक्स्ट उत्तर के लिए अच्छा है, लेकिन आप ज्यादातर आधिकारिक जीमेल ऐप के माध्यम से उत्तर देने से बेहतर हैं।
हर बार जब आप किसी संदेश को स्क्रॉल करते हैं, तो gfeed आपकी सेटिंग्स के आधार पर स्वचालित रूप से इसे पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करेगा या आर्काइव करेगा। आप एक संदेश को स्टार भी कर सकते हैं, या उसमें लेबल जोड़कर फ़िल्टर जोड़ सकते हैं। जब आप जीमेल खोलते हैं, तो आप उन संदेशों को उस फ़िल्टर के तहत देख सकते हैं।
यदि आप अपने इनबॉक्स को देखने में बहुत अधिक समय बिताते हैं, तो gfeed ईमेल व्यवस्थित करने के तरीके को तेज़ करने के लिए सबसे अच्छे ऐप्स में से एक है।
पुराने ईमेल आर्काइव करें इनबॉक्स जीरो के लिए
इन ऐप्स में से किसी एक या कई विधियों के संयोजन के माध्यम से, ईमेल का वह अव्यवस्थित गड़बड़झाला अंततः बहुत अधिक प्रबंधनीय हो जाना चाहिए। चाहे आप इनबॉक्स जीरो या अधिक व्यवस्थित इनबॉक्स का लक्ष्य रख रहे हों, पहले से उपलब्ध टूल्स को देखना न भूलें।
उदाहरण के लिए, सबसे अनदेखी सुविधा ईमेल ऐप्स में "आर्काइव" बटन है। यह आपके इनबॉक्स को खाली करने का एक शानदार तरीका है जबकि ईमेल को बाद में खोज के लिए उपलब्ध रखता है। यहां बताया गया है कि आप पुराने मेल को कैसे आर्काइव कर सकते हैं और इनबॉक्स जीरो तक पहुंच सकते हैं।
