क्या ईमेल को उससे अधिक समय लग रहा है? अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित और नियंत्रित करने के बेहतर तरीके हैं ताकि आपके पास अन्य चीजों के लिए अधिक ऊर्जा और स्थान हो।
जीमेल आज दुनिया की सबसे बड़ी ईमेल सेवा है, और यही कारण है कि इस लेख में अधिकांश तरीके और ऐप्स जीमेल उपयोगकर्ताओं पर केंद्रित हैं। हालांकि, यहां की तरकीबें अन्य ईमेल ऐप्स में आसानी से लागू की जा सकती हैं, और अधिकांश टूल के पास उनकी वेबसाइट पर इसके लिए एक तरीका है।
1. आप बनाम आपका इनबॉक्स (वेब):इनबॉक्स प्रबंधन के लिए 4 रणनीतियां
अपने इनबॉक्स पर नियंत्रण पाने के लिए हर किसी की अपनी एक अच्छी चाल होती है। फोर्ज पत्रिका ने कुछ बेहतरीन रणनीतियों को उजागर करने के लिए यू बनाम योर इनबॉक्स नामक एक अंतर्दृष्टिपूर्ण श्रृंखला शुरू की। वर्तमान में, इनबॉक्स अधिभार से निपटने के बारे में विभिन्न विचारों वाले चार लेख हैं। उन सभी को पढ़ें, वे ईमेल से निपटने पर अलग-अलग दृष्टिकोण पेश करते हैं।
एक लेख इस बारे में बात करता है कि रहस्य बेहतर ईमेल कैसे भेज रहा है। यदि आप ऐसे ईमेल लिखते हैं जो यह स्पष्ट करते हैं कि प्रतिक्रिया क्या होनी चाहिए, तो कम भ्रम होगा और कम अस्पष्ट संदेश आगे और पीछे भेजे जाएंगे। एक और बात इस बारे में है कि आपको सत्रों में ईमेल कैसे देखना चाहिए, और प्रत्येक सत्र के लिए एक उद्देश्य निर्धारित किया जाना चाहिए।
तीसरी ईमेल प्रबंधन प्रणाली आपके इनबॉक्स को लेबल के साथ ट्राइएज करने के बारे में है, जिससे संदेशों को छांटना और फ़िल्टर करना आसान हो जाता है। और अंत में, एक रणनीति इस बारे में बात करती है कि कैसे इनबॉक्स शून्य होना महत्वपूर्ण नहीं है, जिसमें सलाह के सर्वोत्तम टुकड़ों में से एक है:"यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि ईमेल स्वयं काम नहीं करता है।"
2. इंस्टाक्लीन (Android, iOS):ऐसे सेंडर्स और सब्सक्रिप्शन ढूंढें जिन्हें आप नहीं खोलते हैं
इंस्टाक्लीन आपके इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए सबसे अच्छे मुफ्त ऐप में से एक है। यह आपको अवांछित न्यूज़लेटर्स को हटाने और ब्लॉक करने देता है। और यह आपको उन प्रेषकों को दिखाता है जो आपके इनबॉक्स को तब बंद कर रहे हैं जब आप उनके संदेश भी नहीं पढ़ते हैं।
बल्क डिलीट ईमेल को प्रेषक द्वारा क्रमबद्ध करता है, आपको दिखाता है कि उनके कितने संदेश आपके इनबॉक्स में हैं और उनमें से कितने आपने कभी खोले हैं। अगर कोई आपको कई ईमेल भेज रहा है और आप उनमें से 0-1% खोलते हैं, तो हो सकता है कि आप उस प्रेषक को ब्लॉक करना चाहें और उनके सभी संदेशों को अभी भी अपने इनबॉक्स में हटाना चाहें। ईमेल को प्रेषक या आकार के अनुसार क्रमबद्ध किया जा सकता है।
ऐप उन सभी सदस्यताओं को भी ढूंढता है जिनसे आपको ईमेल मिल रहे हैं, जिन्हें स्पैम में नहीं भेजा जा रहा है। कुछ ही टैप में, आप ऐसे सभी ईमेल को ब्लॉक कर सकते हैं जिन्हें आप अब प्राप्त नहीं करना चाहते हैं। यह सभी सदस्यताओं को नहीं हटाता है, और आपको कई पास करने होंगे। एक तरह से, यह अच्छा है क्योंकि आप गलती से अपनी पसंद की कोई चीज़ हटाना नहीं चाहते हैं।
प्रत्येक क्रिया (डिलीट या ब्लॉक) आपको सिक्कों से पुरस्कृत करती है। एक बार जब आप 1000 सिक्के एकत्र कर लेते हैं, तो आप इंस्टाक्लीन को अपनी ओर से एक पेड़ लगाने के लिए कहकर एक अच्छे कारण के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। आप ऐप को दोस्तों को रेफ़र करके भी सिक्के कमा सकते हैं।
3. पेस्ड ईमेल (वेब):बैच और सारांश के रूप में बार-बार ईमेल प्राप्त करें
हर न्यूज़लेटर अवांछित नहीं होता, लेकिन हो सकता है कि यह आपके पास बहुत बार आ रहा हो। इसी तरह, भले ही कोई सहकर्मी कार्यालय श्रृंखला पर बल्क ईमेल भेजने से खुश हो, आप उन्हें अनदेखा नहीं कर सकते। पेस्ड ईमेल आपको लगातार संदेशों को बैचों में बदलने देता है, ताकि जब आप चाहें तो वे आपके इनबॉक्स में आ जाएं।
अपना व्यक्तिगत ईमेल उपनाम प्राप्त करने के लिए वेबसाइट पर पंजीकरण करें, उदाहरण के लिए, john.doe@daily.paced.email। फिर न्यूज़लेटर, चेन, या सेवा पर जाएं जो बहुत बार मेल कर रही है, और अपना ईमेल पता इस उपनाम में बदलें। पेस्ड इसके बाद सभी ईमेल को बैच देगा और इसे दैनिक डाइजेस्ट के रूप में भेज देगा। यदि आप जल्दी एक ईमेल चाहते हैं, तो वेबसाइट पर लॉग इन करें और तत्काल डाइजेस्ट ट्रिगर करें।
आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप उस सेवा से कितनी बार ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, यह दैनिक है जैसा कि ईमेल उपनाम इंगित करता है, लेकिन आप इसे "साप्ताहिक" या "मासिक" में बदल सकते हैं। फिर पेस्ड आपकी पसंद के अनुसार बैच भेजेगा।
4. स्लिमबॉक्स (वेब):जीमेल में सभी न्यूजलेटर बैच करें
किसी भी चीज़ से अधिक, ईमेल न्यूज़लेटर्स शायद आपके इनबॉक्स को बंद कर रहे हैं। Slimbox बिना किसी सदस्यता समाप्त या हटाए उन्हें एकल बैच संदेश में बदलने का एक आसान तरीका है।
कुछ कारण हैं जो स्लिमबॉक्स को बैचिंग के लिए औसत ऐप से बेहतर बनाते हैं। सबसे पहले, यह Google द्वारा सत्यापित है, इसलिए आप इस आश्वासन के साथ अपने Gmail या Google Apps इनबॉक्स में साइन इन कर सकते हैं कि आपका डेटा सुरक्षित है। दूसरा, स्लिमबॉक्स आपको अन्य सेवाओं जैसे पेस्ड की आवश्यकता में अपना ईमेल पता नहीं बदलता है।
एक बार जब आप लॉग इन हो जाते हैं, तो ऐप आपके सभी संदेशों को स्कैन करेगा और लगातार समाचार पत्रों की एक सूची तैयार करेगा। आप उन्हें अपने इनबॉक्स में भेजना जारी रख सकते हैं या उन्हें दैनिक स्लिमबॉक्स विस्फोट में डाल सकते हैं। स्लिमबॉक्स उस ईमेल को दिन में एक बार भेजेगा (आप अपना टाइमज़ोन सेट कर सकते हैं), जो आपके द्वारा छूटे अन्य सभी ईमेल को होस्ट करता है। यह आपके मौजूदा Gmail फ़िल्टर को प्रभावित नहीं करता है।
आप साइट में साइन इन करके किसी भी समय अपने स्लिमबॉक्स की जांच कर सकते हैं, यह बदल सकते हैं कि कौन से प्रेषक इनबॉक्स या स्लिमबॉक्स में जाते हैं, और इसी तरह। इसका परीक्षण करने के लिए यह सेवा एक महीने के लिए निःशुल्क है, जिसके बाद इसकी लागत $1 प्रति माह है।
5. gfeed (Android, iOS):तेज़ इनबॉक्स के लिए स्क्रॉलिंग फ़ीड
Gfeed आज़माएं और आपको आश्चर्य होगा कि Gmail में यह विकल्प पहले से क्यों नहीं है। ऐप आपके इनबॉक्स को किसी भी सोशल नेटवर्क की तरह संदेशों की निरंतर स्क्रॉलिंग फीड में बदल देता है। छवियाँ पूर्वावलोकन में दिखाई देती हैं, जिसके नीचे संदेश की पहली कुछ पंक्तियाँ होती हैं।
किसी संदेश को विस्तृत करने के लिए, चित्र, विषय या "अधिक" लिंक पर टैप करें। वहां, आप उत्तर दे सकते हैं (या सभी को उत्तर दे सकते हैं) और उस संदेश को gfeed के माध्यम से ही अग्रेषित कर सकते हैं। यह मूल पाठ उत्तरों के लिए अच्छा है, लेकिन आप आधिकारिक जीमेल ऐप के माध्यम से उत्तर देने से बेहतर हैं।
हर बार जब आप किसी संदेश को स्क्रॉल करते हैं, तो gfeed आपकी सेटिंग के आधार पर उसे स्वचालित रूप से पढ़ने या संग्रहीत करने के रूप में चिह्नित कर देगा। आप किसी संदेश को तारांकित भी कर सकते हैं, या फ़िल्टर जोड़ने के लिए उसे लेबल से टैग कर सकते हैं। जब आप Gmail खोलते हैं, तो आप उन संदेशों को उस फ़िल्टर के अंतर्गत देख सकते हैं।
यदि आप अपने इनबॉक्स के माध्यम से बहुत अधिक समय व्यतीत करते हैं, तो ईमेल को व्यवस्थित करने में तेजी लाने के लिए gfeed सबसे अच्छे ऐप्स में से एक है।
इनबॉक्स ज़ीरो के लिए पुराने ईमेल संग्रहित करें
इनमें से किसी एक ऐप या कई तरीकों के संयोजन के माध्यम से, ईमेल की अव्यवस्थित गड़बड़ी अंततः बहुत अधिक प्रबंधनीय हो जानी चाहिए। चाहे आप इनबॉक्स शून्य या अधिक व्यवस्थित इनबॉक्स का लक्ष्य बना रहे हों, पहले से उपलब्ध टूल को देखना न भूलें।
उदाहरण के लिए, सबसे अनदेखी विशेषता ईमेल ऐप्स में "संग्रह" बटन है। ईमेल को बाद में खोज के लिए उपलब्ध रखते हुए अपने इनबॉक्स को खाली करने का यह एक शानदार तरीका है। यहां बताया गया है कि आप पुराने मेल को कैसे संग्रहित कर सकते हैं और इनबॉक्स शून्य तक पहुंच सकते हैं।