आपको शायद हर दिन ग्राहकों, दोस्तों, या परिवार से कई ईमेल प्राप्त होते हैं। अपने ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने की कोशिश करना भारी पड़ सकता है, खासकर यदि आपके पास हर संदेश को रखने की अनियंत्रित आदत है।
यहां आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में मदद करने के लिए कुछ सुझाव और उपकरण दिए गए हैं, ताकि आपके पास अपनी टू-डू सूची पर काम करने के लिए अधिक समय हो।
अपने ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के टिप्स
- हर दिन कुछ मिनट उन ईमेल को हटाने में बिताएं जिनकी आपको आवश्यकता नहीं है।
- अनावश्यक सदस्यताओं से अनसब्सक्राइब करें।
- जहां लागू हो, काम या व्यक्तिगत ईमेल के लिए विशिष्ट फ़ोल्डर बनाएं, और संदेशों को आते ही इन फ़ोल्डर्स में सॉर्ट करें।
- आने वाले मेल को विषय (जैसे वित्त, यात्रा, आदि) के अनुसार व्यवस्थित करने के लिए लेबल का उपयोग करें।
- भविष्य के संदर्भ के लिए आपको जिन आवश्यक संदेशों को सहेजने की आवश्यकता है, उन्हें हटाने के बजाय संग्रहीत करें।
- यदि आपका Gmail खाता किसी बाहरी ईमेल पते से जुड़ा हुआ है, तो अनावश्यक अपडेट से अव्यवस्थित होने से बचने के लिए अपनी अधिसूचना सेटिंग्स समायोजित करें।
- महत्वपूर्ण संदेशों के लिए अपने प्राथमिक ईमेल पते का उपयोग करें, और ईमेल सदस्यता जैसे कम महत्वपूर्ण लोगों के लिए एक और खाता बनाएं।
आपके ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए 7 प्रभावी डिजिटल उपकरण
1. शिफ्ट
शिफ्ट आपको अपने इनबॉक्स को एक ही स्थान पर व्यवस्थित करने देता है।
आप Gmail या माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक जैसे विभिन्न ईमेल क्लाइंट का उपयोग करके ईमेल भेजते समय स्वचालित रूप से बनाए गए फ़िल्टर का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित कर सकते हैं। इन फ़िल्टर के साथ, आप ईमेल को प्रेषक, सूची, विषय, और बहुत कुछ द्वारा व्यवस्थित कर सकते हैं। एक बार जब आप फ़िल्टर मानदंड को एक संदेश पर लागू करते हैं, तो इसे अपने लेबल के साथ एक विशिष्ट फ़ोल्डर में रखा जाएगा।
शिफ्ट एक उत्कृष्ट खोज फ़ंक्शन के साथ भी सुसज्जित है जो आपके सभी खातों और स्लैक और फेसबुक मैसेंजर जैसे अन्य ऐप्स पर काम करता है, ताकि आप आवश्यकता पड़ने पर बातचीत को जल्दी से पुनर्प्राप्त कर सकें।
शिफ्ट का उपयोग करने के मुख्य लाभों में से एक यह है कि यह आपके सभी वर्कफ़्लो को केंद्रीकृत करता है, एप्लिकेशन और ईमेल खातों के बीच स्विच करने में समय बचाता है, और आपकी उत्पादकता में सुधार करता है।
2. मेलड्रॉप
कारणों में से एक यह है कि आप कोई ऐप डाउनलोड नहीं करना चाहते या किसी वेबसाइट के लिए साइन अप नहीं करना चाहते क्योंकि आप डरते हैं कि वे आपको लगातार ईमेल से बमबारी करेंगे। एक अस्थायी और डिस्पोजेबल ईमेल पता आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने और स्पैम से बचने का एक उत्कृष्ट तरीका है।
अपना प्राथमिक ईमेल पता देने के बजाय, आप खराब सुरक्षा प्रतिष्ठा वाले ऐप्स/वेबसाइटों या स्पैमी विज्ञापनों से बचने के लिए मेलड्रॉप का उपयोग करके एक मुफ्त थ्रोअवे पता बना सकते हैं।
3. गूगल इनबॉक्स
जीमेल द्वारा इनबॉक्स आपको अनुकूलन योग्य श्रेणियां प्रदान करता है और उन विषयों के साथ ईमेल को आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर रखता है। यह एक "स्नूज़" सुविधा भी प्रदान करता है, जो आपको किसी विशिष्ट तारीख या समय तक ईमेल छिपाने की अनुमति देता है। आप महत्वपूर्ण ईमेल को अपने Google टास्क सूची से जल्दी से लिंक करने के लिए "टास्क में जोड़ें" सुविधा का भी उपयोग कर सकते हैं, जहां आप नोट्स जोड़ सकते हैं और नियत तारीखें सेट कर सकते हैं।
"बंडल" समान संदेशों को न्यूज़लेटर्स और सोशल मीडिया अपडेट से स्वचालित रूप से आसान-से-प्रबंधन श्रेणियों में सॉर्ट करने का एक और तरीका है। ये रणनीतियाँ आपको उस सभी अव्यवस्था के माध्यम से काटने में मदद करती हैं—चाहे वह सदस्यता से हो या काम के ईमेल के अंतहीन ढेर से—और सीधे उस चीज़ पर पहुंचें जो मायने रखती है।
4. अनरोल.मी
अनरोल.मी एक मुफ्त टूल है जो आपको न्यूज़लेटर्स से अनसब्सक्राइब करने और अपने इनबॉक्स को एक साथ व्यवस्थित करने देता है।
एक न्यूज़लेटर से अनसब्सक्राइब करना बहुत बड़ी चुनौती नहीं लग सकती है, लेकिन यह भारी हो जाता है जब आपको दसियों या सैकड़ों सदस्यताओं से निपटना पड़ता है।
अनरोल.मी सैकड़ों ईमेल को एक ही समय में प्रबंधित करना सरल बनाता है। बस कुछ क्लिक में, आप न्यूज़लेटर्स से सामूहिक रूप से अनसब्सक्राइब कर सकते हैं, यदि आप चाहें तो उन्हें लेबल के साथ व्यवस्थित कर सकते हैं, और कीवर्ड द्वारा विशिष्ट संदेशों की खोज कर सकते हैं।
उन लोगों के लिए जो ईमेल न्यूज़लेटर्स के टन से अभिभूत हैं, अनरोल.मी में "रोलअप" सुविधा सहायक हो सकती है। यह आपको अपने सभी पसंदीदा ईमेल सदस्यताओं को एक दैनिक सरल सूची में रोल अप करने की अनुमति देता है।
इस तरह, आप हर बार प्रचार समाचार प्राप्त करने पर अपने इनबॉक्स के माध्यम से जाने में समय बर्बाद करने के बजाय एक बार में सदस्यताओं के माध्यम से जा सकते हैं।
5. द ईमेल गेम
यदि आप एक प्रतिस्पर्धी व्यक्ति हैं जो चीजों को स्वयं करना पसंद करते हैं, तो आप एक सामूहिक ईमेल अनसब्सक्रिप्शन अभियान को एक मजेदार खेल में बदल सकते हैं। द ईमेल गेम एक मुफ्त टूल है जो आपके इनबॉक्स को साफ़ करने की प्रक्रिया को गेमिफाई करता है।
अपने ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने के लिए, अपना ईमेल पता दर्ज करें और गेम शुरू करें। उद्देश्य दिए गए समय सीमा के भीतर यथासंभव अधिक से अधिक ईमेल व्यवस्थित करना है। यदि आप बहुत अधिक समय लेते हैं तो आपको दंडित किया जाता है, लेकिन यदि आप अपने संदेशों को तेजी से प्रबंधित करते हैं तो आपको अधिक अंक मिलते हैं।
द ईमेल गेम आपको अगले पर जाने से पहले एक समय में एक ईमेल पर ध्यान केंद्रित करने की आदत विकसित करने का अधिकार देता है, जबकि इसका एकीकृत टाइमर आपकी उत्पादकता को बढ़ाता है।
6. इनमोट
इनमोट एक टूल है जो ईमेल को उनके प्रकारों के अनुसार व्यवस्थित करता है, उदाहरण के लिए, वित्त, उत्पादकता, स्वास्थ्य, आदि। यह टूल आपके लिए महत्वपूर्ण ईमेल के प्रकारों का चयन करके और उन्हें आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर रखकर, दूसरों पर प्राथमिकता देकर आपकी उत्पादकता को बढ़ावा देने में मदद करता है।
अपने खाते में लॉग ऑन करने के बाद, इनमोट आपसे एक उद्योग और व्यवसाय चुनने के लिए कहेगा ताकि आपके वर्कफ़्लो को अनुकूलित किया जा सके और प्राथमिकताएं सेट की जा सकें। आप "स्मार्ट फ़िल्टर्स" विकल्प का उपयोग करके ईमेल की श्रेणी चुन सकते हैं जो आपके इनबॉक्स में रहेंगे। यह कम महत्वपूर्ण ईमेल को आपके इनमोट फ़ोल्डर में बाद में देखने की सुविधा के लिए ले जाएगा।
इनमोट आपके नेटवर्क का विश्लेषण भी करेगा और आपसे अपने विश्वसनीय संपर्कों को चुनने के लिए कहेगा ताकि उनके ईमेल को प्राथमिकता दी जा सके, जबकि अज्ञात स्रोतों के संदेशों को दूसरे फ़ोल्डर में ले जाया जाए।
7. फॉलोअपदेन
फॉलोअपदेन आपका अपना व्यक्तिगत सहायक है जो आपको विशिष्ट ईमेल के साथ फॉलो अप करने की याद दिलाता है। यह व्यस्त लोगों या जो अक्सर महत्वपूर्ण संदेश भूल जाते हैं, के लिए एक जीवनरक्षक है।
एक बार जब आप फॉलोअपदेन के साथ एक ईमेल भेजते हैं, तो ईमेल ठीक उसी दिन और समय पर आपके इनबॉक्स में वापस आ जाएगा जिसे आप निर्दिष्ट करते हैं। महत्वपूर्ण व्यावसायिक सौदों या दोस्तों के साथ तारीखों के बारे में भूलने की कोई बात नहीं।
अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करने और अपने समय पर नियंत्रण हासिल करने के लिए इन उपकरणों का उपयोग करें
आपका इनबॉक्स संभावित ग्राहकों, दोस्तों, सहकर्मियों, और उन pesky न्यूज़लेटर्स और प्रचार समाचारों से प्राप्त होने वाले ईमेल के टन के कारण आपकी उत्पादकता पर जल्दी असर डाल सकता है जिन्हें आपने कभी नहीं मांगा!
अगली बार जब आप अपने इनबॉक्स में हर चीज से अभिभूत महसूस करें, तो गहरी सांस लें, इन युक्तियों को लागू करना शुरू करें और सब कुछ नियंत्रण में लाने और अपनी उत्पादकता को बढ़ाने के लिए इन उपकरणों का उपयोग करें।
