यदि आप आउटलुक का उपयोग करते हुए कोई गंभीर समय बिताते हैं, तो आपको अपने कार्यप्रवाह की जांच करनी चाहिए। सॉफ़्टवेयर का सर्वोत्तम उपयोग कैसे करें, इस पर विचार करके आप हमेशा समय बचा सकते हैं।
यहाँ Outlook में समय को व्यवस्थित करने, प्रबंधित करने और समय बचाने के सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं!
ईमेल संगठन की सर्वोत्तम प्रक्रियाएं
ईमेल प्रबंधन के लिए आउटलुक में कई अंतर्निहित कार्य हैं। तीन-भाग की रणनीति का उपयोग करना सबसे अच्छा अभ्यास है।
- अपने इनबॉक्स को एक्शन फोल्डर के साथ व्यवस्थित करें .
- अपने इनबॉक्स को रंग श्रेणियों के साथ परिभाषित करें .
- जंक ईमेल को रोकें अपने इनबॉक्स को बंद करने से।
1. एक्शन फोल्डर बनाएं
एक मजबूत आउटलुक फ़ोल्डर संरचना का उपयोग करना सफलता की कुंजी है। एक्शन फोल्डर्स ईमेल प्लेसमेंट का दूसरा स्तर बनाते हैं। वे ईमेल के निम्न से मध्यम स्तर के साथ सबसे अच्छा काम करते हैं।
यदि आप किसी विशिष्ट श्रेणी में बहुत से ईमेल प्राप्त करते हैं, तो अन्य युक्तियों के संयोजन में इस दृष्टिकोण का उपयोग करें।
आप साइडबार में किसी फ़ोल्डर या खाते पर राइट-क्लिक करके और नया फ़ोल्डर चुनकर फ़ोल्डर बना सकते हैं . आप क्लाइंट, विषय और व्यक्तिगत ईमेल के लिए फ़ोल्डर बना सकते हैं, ताकि आप अपने बॉस के ईमेल से न चूकें।
अधिकांश फ़ोल्डरों के लिए, आप तीन क्रिया सबफ़ोल्डर बना सकते हैं:करने के लिए , लंबित , और अंतिम रूप दिया गया . जब कोई नया ईमेल मुख्य फ़ोल्डर में प्रवेश करता है, तो उचित प्रतिक्रिया दें, और तय करें कि उसे कहाँ जाना चाहिए:
- करने के लिए: संचार/स्थिति जारी है, तत्काल कोई कार्रवाई नहीं
- लंबित: जवाब दिया है, प्रतिक्रिया या आगे की कार्रवाई की प्रतीक्षा कर रहा है
- अंतिम रूप दिया गया: संचार/स्थिति समाप्त हो गई है, ईमेल हटाने या संग्रह की प्रतीक्षा कर रहा है
2. रंग श्रेणियों के साथ व्यवस्थित करें
फ़ोल्डर प्रबंधन के अलावा, आप रंग-कोडित श्रेणियों का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को बनाए रखना बहुत आसान बना सकते हैं। रंग आपके इनबॉक्स में तत्काल परिभाषा ला सकता है, लेकिन संयम का उपयोग करें। यदि आपका इनबॉक्स बहुत अधिक अव्यवस्थित है, तो नेविगेट करना कठिन हो जाता है।
ध्यान दें कि रंग श्रेणियों में एक प्रमुख समस्या है:वे IMAP खातों द्वारा समर्थित नहीं हैं। इसका मतलब है कि आपको उपयोग करने के लिए एक अलग POP3 ईमेल खाता बनाना होगा। वैकल्पिक रूप से, "केवल यह कंप्यूटर" फ़ोल्डर बनाएँ।
अपनी रंग वर्गीकरण प्रणाली शुरू करने के लिए, होम पर जाएं टैब, और टैग . का पता लगाएं खंड। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि छोटे तीर को दूर दाईं ओर टैप करके रिबन का विस्तार किया गया है।
यहां, वर्गीकृत करें . पर नेविगेट करें> सभी श्रेणियां . यह सक्रिय श्रेणियों की एक वर्तमान सूची खोलेगा। अब आप उस श्रेणी के लिए रंग, नाम और कीबोर्ड शॉर्टकट संपादित कर सकते हैं।
यदि आपके पास POP3 खाता है, लेकिन रंग श्रेणियों का उपयोग नहीं कर सकते हैं, तो आपको उन्हें चालू करने की आवश्यकता हो सकती है। साइडबार में ईमेल पता खोजें। खाते के नाम पर राइट-क्लिक करें, और डेटा फ़ाइल गुण चुनें . गुण पैनल के निचले भाग में रंग श्रेणियों में अपग्रेड करने . का विकल्प होना चाहिए ।
आपके मौजूदा इनबॉक्स के आकार के आधार पर, इसमें कुछ समय लग सकता है। लेकिन, एक बार पूरा हो जाने पर, आपके पास रंग श्रेणियों की पूरी श्रृंखला तक पहुंच होगी।
यदि आप IMAP खाते का उपयोग करके रंग श्रेणियों के लिए बेताब हैं, तो आप स्वचालित स्वरूपण प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं।
3. जंक ईमेल फ़िल्टर स्तर बदलें
आउटलुक का अपना स्पैम फिल्टर है, भगवान का शुक्र है। लेकिन यह हमेशा आपके इनबॉक्स में आने वाले सभी स्पष्ट ट्रैश को नहीं पकड़ता है। इस कचरे से निपटने में सचमुच आपके जीवन के कुछ मिनट निकल जाते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, जंक ईमेल फ़िल्टर चालू है, लेकिन निम्न . पर सेट है . आप इसे चालू करके प्रभावशीलता बढ़ा सकते हैं।
जंक ईमेल सुरक्षा के स्तर को बदलने के लिए, होम . में देखें टैब, जहां आपको हटाएं . मिलेगा विकल्प। जंक Select चुनें , उसके बाद जंक ईमेल विकल्प . अब आप अपने इनबॉक्स के लिए फ़िल्टरिंग का स्तर चुन सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप इसे खाता-दर-खाता आधार पर सेट कर सकते हैं।
जैसा कि आउटलुक में बताया गया है, जंक मेल फिल्टर को उच्च . पर सेट करना जोखिम पैदा करता है। फ़िल्टर कुछ नियमित मेल को जंक में ले जा सकता है, इसलिए अपने जंक मेल को नियमित रूप से जांचना सुनिश्चित करें!
यदि उन्हें जंक में ले जाना पर्याप्त नहीं है, तो एक और विकल्प है। आप जंक ईमेल फ़ोल्डर में जाने के बजाय संदिग्ध जंक ईमेल को स्थायी रूप से हटाने के लिए चेक बॉक्स को चेक कर सकते हैं ।
कृपया ध्यान दें कि जब आप इस विकल्प को उच्च . के साथ सक्षम करते हैं फ़िल्टर स्तर, जंक के रूप में फ़्लैग किया गया कोई भी वैध मेल अपूरणीय होगा ।
ईमेल के शीर्ष पर बने रहने के सर्वोत्तम अभ्यास
ईमेल का जवाब देने में पीछे पड़ना आसान है। लेकिन अनदेखी की गई विशेषताएं और तकनीकें हैं जो आपको बचाए रखने में मदद कर सकती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप फिर कभी अपठित संदेशों में न डूबें, तीन-भाग की रणनीति का उपयोग करें:
- नियमों का उपयोग करें अपने एक्शन फोल्डर को ईमेल भेजने के लिए।
- फ़ॉलो-अप झंडे . के साथ स्पष्ट प्राथमिकताएं सेट करें .
- अनुसूची समय के प्रति संवेदनशील ईमेल स्वचालित रूप से भेजने के लिए।
4. आउटलुक नियमों के साथ स्वचालित करें
आपके इनबॉक्स से आपके एक्शन फोल्डर में ईमेल के प्रवाह को बनाए रखने के लिए नियम महत्वपूर्ण हैं। आप नियम . पा सकते हैं होम टैब पर स्थानांतरित करें Outlook 365 में अनुभाग।
नियम छोटे हैं यदि/फिर तर्क कथन। आउटलुक समय-समय पर इन बयानों को चलाएगा, जबकि कार्यक्रम खुला है। उदाहरण के लिए, "अगर प्रेषक दादी हैं, फिर परिवार फ़ोल्डर में भेजें।"
नियम बनाने के लिए, राइट-क्लिक करें ईमेल और ब्राउज़ करने के लिए नियम , या नियम . चुनें होम टैब के मूव सेक्शन से। यदि आप नियमित रूप से ईमेल को एक पते से एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाते हैं, तो एक त्वरित विकल्प है। आप हमेशा यहां जाएं . का चयन कर सकते हैं , फिर उपयुक्त फ़ोल्डर का चयन करें।
यदि आपके पास ईमेल फ़िल्टरिंग के लिए अनेक मानदंड हैं, तो नियम बनाएं चुनें . अधिक विकल्पों के लिए, उन्नत विकल्प चुनें . नियम आपको कष्टप्रद ईमेल श्रृंखलाओं से भी बचा सकते हैं। अगर आप किसी बड़े संगठन के लिए काम करते हैं, तो आप लंबी ईमेल शृंखलाओं में शामिल हो सकते हैं, भले ही विषय का आपसे कोई लेना-देना न हो।
कष्टप्रद समूह संदेशों से ऑप्ट आउट करने के लिए, उन्नत विकल्प खोलें। जहां मेरा नाम प्रतिलिपि बॉक्स में है . के आगे एक चेक लगाएं , और अगला चुनें। फिर आप इसे विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जा सकते हैं या इसे पठित के रूप में चिह्नित करें . लेकिन ये आपके एकमात्र विकल्प नहीं हैं।
नियम के ट्रिगर होने पर क्या कार्रवाई होती है, इसके लिए आपके पास कई विकल्प हैं। आप नियम को एक श्रेणी जोड़ सकते हैं, संदेश को फ़्लैग कर सकते हैं, इसे अग्रेषित कर सकते हैं, एक स्वचालित उत्तर भेज सकते हैं, और बहुत कुछ!
5. फ़्लैग के साथ फ़ॉलो अप करें
झंडे एक प्राथमिकता प्रणाली के रूप में कार्य करते हैं। जैसे ही आपके ईमेल आते हैं, आप उन्हें प्राथमिकता स्तर असाइन कर सकते हैं। यह उन्हें एक गतिशील टू-डू सूची में जोड़ता है जिसे आप काम करते समय चुन सकते हैं।
फ़्लैग सेट करने के लिए, होम . पर जाएँ टैग . में टैब अनुभाग, और क्लिक करें फ़ॉलो अप करें . प्राथमिकताएं आज . से लेकर हैं कोई तिथि नहीं . तक , कस्टम . के विकल्प के साथ झंडे, जो आपको एक तिथि चुनने देते हैं। आप रिमाइंडर जोड़ें . का भी उपयोग कर सकते हैं एक समयबद्ध अधिसूचना सेट करने के लिए।
फ़्लैग किए गए ईमेल, कार्य, अपॉइंटमेंट और मीटिंग आपके टू-डू . पर दिखाई देते हैं सूची। कैलेंडर और संपर्क दृश्यों के साथ साइडबार में अपनी टू-डू सूची खोजें। आप त्वरित दृश्य के लिए होवर भी कर सकते हैं।
टू-डू सूची को प्राथमिकता के आधार पर या अनुसूची के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। आप आइटम को पूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं या उन्हें यहां से समायोजित भी कर सकते हैं।
6. बाद में शेड्यूलर के साथ ईमेल भेजें
अनुसूचक एक और उत्कृष्ट विशेषता है। आप एक ईमेल लिख सकते हैं और इसे बाद में एक विशिष्ट समय पर भेज सकते हैं। यह बीमार दिनों, व्यस्त दिनों और कुछ भी जहां समय महत्वपूर्ण है, के लिए अत्यधिक सुविधाजनक है। दूसरी ओर, यदि आपने बहुत जल्दी कोई ईमेल भेजा है, तो आउटलुक में ईमेल को कैसे भेजें, इस पर हमारा लेख देखें।
अपना ईमेल लिखें, फिर विकल्प . पर स्विच करें टैब। वितरण में देरी Click क्लिक करें . वितरण विकल्प . के अंतर्गत , चेक करें पहले वितरित न करें , और अपना विवरण दर्ज करें। आप दिनांक, समय, प्राथमिकता का चयन कर सकते हैं और यह भी चुन सकते हैं कि उत्तरों के साथ क्या करना है। जब आपका काम हो जाए, तो बंद करें click क्लिक करें ।
अब, यदि आप किसी एक्सचेंज सर्वर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप आगे जाकर आउटलुक को बंद कर सकते हैं। हालांकि, यदि आप किसी IMAP या POP3 खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आउटलुक ईमेल के भेजने के निर्धारित समय तक चलता रहना चाहिए।
ईमेल दक्षता के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
अच्छी संगठन विधियों और स्वचालित ईमेल प्रबंधन के साथ, आप पहले से ही आनंद के इनबॉक्स की ओर बढ़ रहे हैं। लेकिन कुछ और अंतिम स्पर्श आपके कार्यदिवस में आपका समय और थकान बचा सकते हैं।
- ध्यान केंद्रित करें ईमेल प्रतिक्रिया समय अनुसूचित अवधि के लिए।
- लगातार खोजों को फ़ोल्डर खोजें में सहेजें .
- त्वरित भागों का उपयोग करें सामग्री उत्पन्न करने के लिए।
- बैकअप बनाएं आउटलुक डेटा का।
7. ईमेल प्रबंधन अवधि शेड्यूल करें
ईमेल पते पर खर्च करने के लिए अपने दिन में कुछ बिंदु चुनें। उदाहरण के लिए, सुबह और इससे पहले कि आप काम करना बंद कर दें। यह विश्लेषण करने में लगने वाले समय को कम कर सकता है कि पहले कब, किसे और क्या जवाब देना है।
सबसे पहले, टू डू . खोलें दृश्य। फिर नए आइटम . पर क्लिक करें ड्रॉपडाउन और नियुक्ति चुनें। आप जो समय पसंद करते हैं उसे सेट करें, और इसे प्रत्येक सप्ताह के दिनों में दोहराएं। प्रत्येक चेक-इन के लिए इस तरह का एक ईवेंट बनाएं।
अपने ईमेल समय को अलग करना कुछ हद तक बैच फ़ाइल प्रक्रिया की तरह काम करता है। सब कुछ एक ही बार में संभाल लिया जाता है, और आप कुछ भी पीछे नहीं छोड़ते हैं। बाद में दिन के दौरान, आप बैच प्रक्रिया को फिर से पूरा करते हैं, और अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर बने रहते हैं।
8. एक खोज फ़ोल्डर बनाएँ
Outlook खोज बार का उपयोग करके एक ही खोज को लगातार टाइप करने के बजाय, आप एक खोज फ़ोल्डर बना सकते हैं . यह आपकी खोज को स्वचालित रूप से संचालित करता है और परिणामों को आपकी समीक्षा के लिए एक फ़ोल्डर में रखता है।
फ़ोल्डर पर जाएं टैब करें और नया खोज फ़ोल्डर चुनें . यह नया खोज फ़ोल्डर मानदंड पैनल खोलेगा। आउटलुक टेम्प्लेट नियमित खोजों के लिए सॉर्ट करते हैं, जैसे फ़्लैग किए गए मेल, या विशिष्ट लोगों के मेल।
यदि आप अधिक नियंत्रण चाहते हैं, तो कस्टम खोज फ़ोल्डर कई विकल्प प्रदान करता है। आप मानदंडों को पूरी तरह से अनुकूलित कर सकते हैं। मानदंड नियम like जैसे हैं जो विशेष रूप से आइटम को आपके नए खोज फ़ोल्डर में क्रमित करता है।
9. त्वरित पुर्ज़े सेट करें
यदि आप आउटलुक में अक्सर एक ही चीज टाइप करते हैं, तो यह आपको दिमाग को सुन्न करने वाली पुनरावृत्ति से बचाएगा। आप त्वरित भागों का उपयोग कर सकते हैं लंबे नामों को स्वत:पूर्ण करने के लिए, त्वरित सूचियों में जोड़ने के लिए, या किसी अन्य सादा-पाठ आइटम के लिए।
सबसे पहले, आपको नया ईमेल . क्लिक करके ईमेल कंपोज़र को खोलना होगा होम टैब पर। अपने अक्सर लिखे जाने वाले वाक्यांशों को त्वरित भागों के रूप में सहेजने के लिए, उस पाठ को हाइलाइट करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, सम्मिलित करें पर स्विच करें टैब पर जाएं, फिर त्वरित भाग . पर जाएं> चयन को त्वरित पार्ट गैलरी में सहेजें ।
भविष्य में, जब आप वाक्यांश लिखना शुरू करेंगे, तो यह स्वतः पूर्ण सुझाव के रूप में पॉप-अप होगा। आप अपने त्वरित भागों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए कस्टम फ़ोल्डर भी जोड़ सकते हैं।
10. बैकअप बनाएं
आउटलुक में आपके विचार से अधिक डेटा है। संभावना है, आपके खाते में कई महत्वपूर्ण ईमेल गुप्त हैं। आप एक सुरक्षित स्थान पर बैकअप लेने के लिए अर्थ रखते हैं, लेकिन अभी तक पूरी तरह से प्रबंधित नहीं हुए हैं। ठीक है, मैं तुमसे कहता हूँ, अभी करो!
आउटलुक में निर्यात करना आसान है। उस खाते का चयन करें जिसका आप बैकअप लेना चाहते हैं और फ़ाइल> खोलें और निर्यात करें> आयात/निर्यात करें पर जाएं . फ़ाइल में निर्यात करें Select चुनें . अगले चरण में, आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) चुनें ।
इसके बाद, आप चुनेंगे कि आप किस फ़ोल्डर का बैकअप लेना चाहते हैं, या आप ईमेल निर्देशिका के पूरे रूट का बैकअप ले सकते हैं। अंत में, चुनें कि बैकअप को कहाँ सहेजना है। यदि आप केवल अपने खाते के विशिष्ट पहलुओं का बैकअप लेना चाहते हैं तो उन्नत विकल्पों का उपयोग करें।
आप एक पुराने बैकअप को बचा सकते हैं; बस डुप्लिकेट को अधिलेखित करें . चुनें गंतव्य चुनते समय। यदि आपके पास पहले से अलग बैकअप है, तो आउटलुक पीएसटी फाइलों को संयोजित करने का तरीका जानना आपके काम आएगा।
सभी का सर्वोत्तम अभ्यास
सभी का सबसे अच्छा अभ्यास उपरोक्त सभी करना है! बेशक, आपकी माइलेज व्यक्तिगत जरूरतों के हिसाब से अलग-अलग हो सकती है।
लेकिन एक कुशल, तनाव-मुक्त इनबॉक्स का प्रबंधन और रखरखाव आपको एक व्याकुलता-मुक्त दिन की ओर ले जाने में मदद कर सकता है।