यदि आप आउटलुक का उपयोग करने में कोई गंभीर समय बिताते हैं, तो आपको अपने वर्कफ़्लो की जांच करनी चाहिए। आप सॉफ़्टवेयर का सर्वोत्तम उपयोग कैसे करें, इस पर विचार करके हमेशा समय बचा सकते हैं।
यहां आउटलुक में व्यवस्थित करने, प्रबंधित करने, और समय बचाने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास दिए गए हैं!
ईमेल संगठन सर्वोत्तम अभ्यास
आउटलुक में ईमेल प्रबंधन के लिए कई अंतर्निहित फ़ंक्शन हैं। सर्वोत्तम अभ्यास तीन-भाग की रणनीति का उपयोग करना है।
- एक्शन फ़ोल्डर्स के साथ अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करें।
- रंग श्रेणियों के साथ अपने इनबॉक्स को परिभाषित करें।
- जंक ईमेल को अपने इनबॉक्स को बंद करने से रोकें।
1. एक्शन फ़ोल्डर्स बनाएं
एक मजबूत आउटलुक फ़ोल्डर संरचना का उपयोग करना सफलता की कुंजी है। एक्शन फ़ोल्डर्स ईमेल प्लेसमेंट का दूसरा स्तर बनाते हैं। वे निम्न से मध्यम स्तर के ईमेल के साथ सबसे अच्छा काम करते हैं।
यदि आपको किसी विशिष्ट श्रेणी में बहुत सारे ईमेल प्राप्त होते हैं, तो इस दृष्टिकोण को अन्य युक्तियों के साथ संयोजन में उपयोग करें।
आप साइडबार में फ़ोल्डर या खाते पर राइट-क्लिक करके और नया फ़ोल्डर चुनकर फ़ोल्डर बना सकते हैं। आप ग्राहकों, विषयों, और व्यक्तिगत ईमेल के लिए फ़ोल्डर बना सकते हैं, ताकि आप अपने बॉस का ईमेल न चूकें।
अधिकांश फ़ोल्डर्स के लिए, आप तीन एक्शन सबफ़ोल्डर बना सकते हैं: टू डू, पेंडिंग, और फाइनलाइज़्ड। जब कोई नया ईमेल मुख्य फ़ोल्डर में प्रवेश करता है, तो उचित प्रतिक्रिया दें, और तय करें कि यह कहां जाना चाहिए:
- टू डू: संचार/स्थिति जारी है, कोई तत्काल कार्रवाई नहीं
- पेंडिंग: जवाब दिया गया, प्रतिक्रिया या आगे की कार्रवाई की प्रतीक्षा
- फाइनलाइज़्ड: संचार/स्थिति समाप्त हो गई है, ईमेल हटाने या संग्रह की प्रतीक्षा कर रहा है
2. रंग श्रेणियों के साथ व्यवस्थित करें
फ़ोल्डर प्रबंधन के अलावा, आप रंग-कोडित श्रेणियों का उपयोग करके अपने इनबॉक्स को बहुत आसान बना सकते हैं। रंग आपके इनबॉक्स में तत्काल परिभाषा ला सकता है, लेकिन संयम का उपयोग करें। यदि आपका इनबॉक्स बहुत अराजक है, तो नेविगेट करना मुश्किल हो जाता है।
ध्यान दें कि रंग श्रेणियों में एक प्रमुख समस्या है: वे IMAP खातों द्वारा असमर्थित हैं। इसका मतलब है कि आपको उपयोग करने के लिए एक अलग POP3 ईमेल खाता बनाना होगा। वैकल्पिक रूप से, "केवल यह कंप्यूटर" फ़ोल्डर बनाएं।
अपनी रंग वर्गीकरण प्रणाली शुरू करने के लिए, होम टैब पर जाएं, और टैग्स अनुभाग का पता लगाएं। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि रिबन को दाईं ओर दूर छोटे तीर को टैप करके विस्तारित किया गया है।
यहां, वर्गीकृत करें > सभी श्रेणियां पर नेविगेट करें। यह सक्रिय श्रेणियों की वर्तमान सूची खोलेगा। अब आप उस श्रेणी के लिए रंग, नाम, और कीबोर्ड शॉर्टकट संपादित कर सकते हैं।
यदि आपके पास POP3 खाता है, लेकिन रंग श्रेणियों का उपयोग नहीं कर सकते, तो आपको उन्हें चालू करने की आवश्यकता हो सकती है। साइडबार में ईमेल पते का पता लगाएं। खाता नाम पर राइट-क्लिक करें, और डेटा फ़ाइल गुण चुनें। गुण पैनल के नीचे रंग श्रेणियों में अपग्रेड करें का विकल्प होना चाहिए।
आपके मौजूदा इनबॉक्स के आकार के आधार पर, इसमें कुछ समय लग सकता है। लेकिन, एक बार पूरा होने पर, आपके पास रंग श्रेणियों की पूरी श्रृंखला तक पहुंच होगी।
यदि आप IMAP खाते का उपयोग करके रंग श्रेणियों के लिए बेताब हैं, तो आप एक स्वचालित फ़ॉर्मेटिंग सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं।
3. जंक ईमेल फ़िल्टर स्तर बदलें
आउटलुक का अपना स्पैम फ़िल्टर है, शुक्र है। लेकिन यह हमेशा आपके इनबॉक्स में आने वाले सभी स्पष्ट कचरे को नहीं पकड़ता। इस कचरे से निपटने में सचमुच आपके जीवन के मिनट लग जाते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, जंक ईमेल फ़िल्टर चालू है, लेकिन कम पर सेट है। आप इसे बढ़ाकर प्रभावशीलता बढ़ा सकते हैं।
जंक ईमेल सुरक्षा का स्तर बदलने के लिए, होम टैब में देखें, जहां आपको हटाएं विकल्प मिलेंगे। जंक चुनें, उसके बाद जंक ईमेल विकल्प। अब आप अपने इनबॉक्स के लिए फ़िल्टरिंग का स्तर चुन सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप इसे खाता-दर-खाता आधार पर सेट कर सकते हैं।
आउटलुक के भीतर उल्लेख किया गया है, जंक मेल फ़िल्टर को उच्च पर सेट करना जोखिम पैदा करता है। फ़िल्टर कुछ नियमित मेल को जंक में ले जा सकता है, इसलिए नियमित रूप से अपने जंक मेल की जांच करना सुनिश्चित करें!
यदि उन्हें जंक में ले जाना पर्याप्त नहीं है, तो एक और विकल्प है। आप संदिग्ध जंक ईमेल को जंक ईमेल फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय स्थायी रूप से हटाएं चेक बॉक्स पर टिक कर सकते हैं।
कृपया ध्यान दें कि जब आप इस विकल्प को उच्च फ़िल्टर स्तर के साथ सक्षम करते हैं, तो जंक के रूप में फ़्लैग किया गया कोई भी वैध मेल अपूरणीय होगा।
ईमेल के शीर्ष पर बने रहने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
ईमेल का जवाब देने में पीछे रहना आसान है। लेकिन ऐसी अनदेखी सुविधाएं और तकनीकें हैं जो आपको तैरते रहने में मदद कर सकती हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप फिर कभी अनपढ़ संदेशों में डूबे नहीं, तीन-भाग की रणनीति का उपयोग करें:
- ईमेल को अपने एक्शन फ़ोल्डर्स में भेजने के लिए नियम का उपयोग करें।
- फॉलो-अप फ्लैग्स के साथ स्पष्ट प्राथमिकताएं निर्धारित करें।
- समय-संवेदनशील ईमेल को स्वचालित रूप से भेजने के लिए शेड्यूल करें।
4. आउटलुक नियमों के साथ स्वचालित करें
नियम आपके इनबॉक्स से आपके एक्शन फ़ोल्डर्स में ईमेल के प्रवाह को बनाए रखने के लिए महत्वपूर्ण हैं। आप आउटलुक 365 में होम टैब पर मूव अनुभाग में नियम पा सकते हैं।
नियम छोटे if/then तर्क कथन हैं। आउटलुक प्रोग्राम खुले रहने पर समय-समय पर इन कथनों को चलाएगा। उदाहरण के लिए, "यदि प्रेषक दादी है, तो परिवार फ़ोल्डर में भेजें।"
नियम बनाने के लिए, ईमेल पर राइट-क्लिक करें और नियम पर ब्राउज़ करें, या होम टैब के मूव अनुभाग से नियम चुनें। यदि आप नियमित रूप से किसी एक पते से ईमेल को किसी निश्चित फ़ोल्डर में ले जाते हैं, तो एक त्वरित विकल्प है। आप हमेशा ले जाएं चुन सकते हैं, फिर उपयुक्त फ़ोल्डर चुनें।
यदि आपके पास ईमेल फ़िल्टरिंग के लिए कई मानदंड हैं, तो नियम बनाएं चुनें। अधिक विकल्पों के लिए, उन्नत विकल्प चुनें। नियम आपको कष्टप्रद ईमेल चेन से भी बचा सकते हैं। यदि आप किसी बड़े संगठन के लिए काम करते हैं, तो आप लंबी ईमेल चेन में शामिल हो सकते हैं, तब भी जब विषय का आपसे कोई लेना-देना न हो।
कष्टप्रद समूह संदेशों से बाहर निकलने के लिए, उन्नत विकल्प खोलें। जहां मेरा नाम Cc बॉक्स में है के बगल में एक चेक लगाएं, और अगला चुनें। आप तब या तो इसे विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाएं या इसे पढ़ा हुआ चिह्नित करें। लेकिन ये आपके एकमात्र विकल्प नहीं हैं।
आपके पास कई विकल्प भी हैं कि जब कोई नियम ट्रिगर होता है तो क्या कार्रवाई होती है। आप नियम को एक श्रेणी जोड़ सकते हैं, संदेश को फ़्लैग कर सकते हैं, इसे फॉरवर्ड कर सकते हैं, एक स्वचालित उत्तर भेज सकते हैं, और बहुत कुछ!
5. फ्लैग्स के साथ फॉलो अप करें
फ्लैग्स एक प्राथमिकता प्रणाली के रूप में कार्य करते हैं। जैसे-जैसे आपके ईमेल आते हैं, आप उन्हें एक प्राथमिकता स्तर असाइन कर सकते हैं। यह उन्हें एक डायनामिक टू-डू सूची में जोड़ता है जिसे आप काम करते समय क्यूरेट कर सकते हैं।
फ्लैग सेट करने के लिए, होम टैब पर टैग्स अनुभाग में जाएं, और फॉलो अप पर क्लिक करें। प्राथमिकताएं आज से कोई तारीख नहीं तक होती हैं, कस्टम फ्लैग्स के विकल्प के साथ, जो आपको एक तारीख चुनने देता है। आप रिमाइंडर जोड़ें का उपयोग करके एक समयबद्ध अधिसूचना भी सेट कर सकते हैं।
फ़्लैग किए गए ईमेल, कार्य, अपॉइंटमेंट, और मीटिंग आपकी टू-डू सूची पर दिखाई देते हैं। अपनी टू-डू सूची को साइडबार में, कैलेंडर और संपर्क दृश्यों के साथ ढूंढें। आप त्वरित दृश्य के लिए होवर भी कर सकते हैं।
टू-डू सूची को प्राथमिकता या शेड्यूल के अनुसार व्यवस्थित किया जा सकता है। आप यहां से आइटम को पूरा चिह्नित कर सकते हैं या उन्हें समायोजित कर सकते हैं।
6. शेड्यूलर के साथ बाद में ईमेल भेजें
शेड्यूलर एक और उत्कृष्ट सुविधा है। आप एक ईमेल लिख सकते हैं और इसे बाद में किसी विशिष्ट समय पर भेज सकते हैं। यह बीमार दिनों, व्यस्त दिनों, और किसी भी चीज़ के लिए अत्यधिक सुविधाजनक है जहां समय महत्वपूर्ण है। दूसरी ओर, यदि आपने कोई ईमेल बहुत जल्दी भेज दिया, तो आउटलुक में ईमेल अनसेंड कैसे करें पर हमारा लेख देखें।
अपना ईमेल लिखें, फिर विकल्प टैब पर स्विच करें। डिलीवरी में देरी पर क्लिक करें। डिलीवरी विकल्प के तहत, इससे पहले डिलीवर न करें चेक करें, और अपने विवरण दर्ज करें। आप तारीख, समय, प्राथमिकता, और यहां तक कि उत्तर के साथ क्या करना है चुन सकते हैं। जब आप पूरा कर लें, तो बंद करें पर क्लिक करें।
अब, यदि आप एक्सचेंज सर्वर का उपयोग कर रहे हैं, तो आप आगे बढ़कर आउटलुक बंद कर सकते हैं। हालांकि, यदि आप IMAP या POP3 खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो ईमेल के निर्धारित भेजने के समय तक आउटलुक चलता रहना चाहिए।
ईमेल दक्षता के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
अच्छे संगठन विधियों और स्वचालित ईमेल प्रबंधन के साथ, आप पहले से ही इनबॉक्स आनंद की राह पर हैं। लेकिन कुछ अंतिम स्पर्श आपके कार्यदिवस में समय और थकाऊ काम बचा सकते हैं।
- ईमेल प्रतिक्रिया समय को निर्धारित अवधियों तक केंद्रित करें।
- खोज फ़ोल्डर्स में बार-बार खोजों को सहेजें।
- कंटेंट उत्पन्न करने के लिए क्विक पार्ट्स का उपयोग करें।
- आउटलुक डेटा के बैकअप बनाएं।
7. ईमेल प्रबंधन अवधि शेड्यूल करें
अपने दिन में कुछ बिंदु चुनें जिन पर ईमेल संबोधित करने में समय बिताना है। उदाहरण के लिए, सुबह में और काम रोकने से पहले। यह विश्लेषण करने में लगने वाले समय को कम कर सकता है कि कब, कौन, और क्या पहले जवाब देना है।
पहले, टू डू दृश्य खोलें। फिर नया आइटम ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और अपॉइंटमेंट चुनें। वह समय सेट करें जो आप पसंद करते हैं, और इसे हर सप्ताह के दिन दोहराने के लिए बनाएं। प्रत्येक चेक-इन के लिए ऐसा ही एक इवेंट बनाएं।
अपने ईमेल समय को अलग करना कुछ हद तक बैच फ़ाइल प्रक्रिया की तरह काम करता है। सब कुछ एक बार में निपटाया जाता है, और आप कुछ भी पीछे नहीं छोड़ते। बाद में दिन में, आप बैच प्रक्रिया को फिर से पूरा करते हैं, और अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर बने रहते हैं।
8. खोज फ़ोल्डर बनाएं
आउटलुक खोज बार का उपयोग करके लगातार वही खोज टाइप करने के बजाय, आप एक खोज फ़ोल्डर बना सकते हैं। यह आपकी खोज को स्वचालित रूप से संचालित करता है और परिणामों को आपकी समीक्षा के लिए एक फ़ोल्डर में रखता है।
फ़ोल्डर टैब पर जाएं और नया खोज फ़ोल्डर चुनें। यह नया खोज फ़ोल्डर मानदंड पैनल खोलेगा। आउटलुक टेम्प्लेट नियमित खोजों के लिए सॉर्ट करते हैं, जैसे फ़्लैग्ड मेल, या विशिष्ट लोगों से मेल।
यदि आप अधिक नियंत्रण चाहते हैं, तो कस्टम खोज फ़ोल्डर कई विकल्प प्रदान करता है। आप मानदंड को पूरी तरह से अनुकूलित कर सकते हैं। मानदंड नियम की तरह हैं जो विशेष रूप से आइटम को आपके नए खोज फ़ोल्डर में सॉर्ट करते हैं।
9. क्विक पार्ट्स सेट करें
यदि आप अक्सर आउटलुक में वही चीज टाइप करते हैं, तो यह आपको मन-सुन्न दोहराव से बचाएगा। आप लंबे नामों को ऑटो-पूरा करने, त्वरित सूचियों में जोड़ने, या किसी अन्य प्लेन-टेक्स्ट आइटम के लिए क्विक पार्ट्स का उपयोग कर सकते हैं।
पहले, होम टैब पर नया ईमेल पर क्लिक करके ईमेल कंपोज़र खोलें। अपने अक्सर टाइप किए गए वाक्यांशों को क्विक पार्ट्स के रूप में सहेजने के लिए, उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं, सम्मिलित करें टैब पर स्विच करें, फिर क्विक पार्ट्स > चयन को क्विक पार्ट गैलरी में सहेजें पर जाएं।
भविष्य में, जब आप वाक्यांश टाइप करना शुरू करेंगे, तो यह ऑटो-पूरा सुझाव के रूप में पॉप-अप होगा। आप अपने क्विक पार्ट्स को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने के लिए कस्टम फ़ोल्डर भी जोड़ सकते हैं।
10. बैकअप बनाएं
आउटलुक में आप जितना सोच सकते हैं उससे अधिक डेटा होता है। संभावना है, आपके खाते में कई महत्वपूर्ण ईमेल छिपे हुए हैं। आप किसी सुरक्षित स्थान पर बैकअप लेने का इरादा रखते हैं, लेकिन अभी तक नहीं कर पाए हैं। ठीक है, मैं आपसे कहता हूं, अभी करें!
आउटलुक में निर्यात करना आसान है। उस खाते का चयन करें जिसका आप बैकअप लेना चाहते हैं और फ़ाइल > खोलें और निर्यात करें > आयात/निर्यात पर जाएं। फ़ाइल में निर्यात करें चुनें। अगले चरण में, आउटलुक डेटा फ़ाइल (.pst) चुनें।
अगला, आप चुनेंगे कि आप किस फ़ोल्डर(ओं) का बैकअप लेना चाहते हैं, या आप ईमेल निर्देशिका के पूरे रूट का बैकअप ले सकते हैं। अंत में, चुनें कि बैकअप कहां सहेजना है। यदि आप केवल अपने खाते के विशिष्ट पहलुओं का बैकअप लेना चाहते हैं तो उन्नत विकल्पों का उपयोग करें।
आप पुराने बैकअप पर सहेज सकते हैं; गंतव्य चुनते समय बस डुप्लिकेट ओवरराइट करें चुनें। यदि आपके पास पहले से अलग बैकअप हैं, तो आउटलुक PST फ़ाइलों को कैसे संयोजित करें जानना काम आएगा।
सभी का सर्वोत्तम अभ्यास
सभी का सर्वोत्तम अभ्यास उपरोक्त सभी करना है! बेशक, आपकी व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुसार आपका अनुभव भिन्न हो सकता है।
लेकिन एक कुशल, तनाव-मुक्त इनबॉक्स को प्रबंधित और बनाए रखना आपको विकर्षण-मुक्त दिन की ओर ले जा सकता है।
