माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक एक फीचर-रिच ईमेल क्लाइंट है। लेकिन क्या आपने कभी ऐसी सुविधा चाही है जो इसमें न हो? आपके आउटलुक इनबॉक्स के लिए कई थर्ड-पार्टी टूल हैं जो आपको अपने ईमेल को बेहतर तरीके से प्रबंधित करने में मदद करते हैं।
आज हम विंडोज के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक डेस्कटॉप ऐप के लिए पांच टूल कवर करेंगे जो अतिरिक्त कार्यक्षमता जोड़ते हैं या आपको आउटलुक की कई सेटिंग्स और सुविधाओं तक त्वरित पहुंच प्रदान करते हैं।
1. OutlookTools
OutlookTools विंडोज पर आउटलुक के लिए एक फ्री टूलकिट है जो आउटलुक सेटिंग्स और डेटा फोल्डर्स तक त्वरित और आसान पहुंच प्रदान करता है। आप OutlookTools में कुछ विंडोज टूल्स भी एक्सेस कर सकते हैं, जैसे रजिस्ट्री एडिटर और इवेंट व्यूअर।
OutlookTools विंडो में बाईं ओर एक मेनू शामिल है जहां आप उपलब्ध विभिन्न टूल्स तक पहुंच सकते हैं।
General स्क्रीन आपके आउटलुक इंस्टॉलेशन के बारे में जानकारी प्रदर्शित करती है और कुछ Quick Access बटन आउटलुक और विंडोज टूल्स तक पहुंच प्रदान करते हैं।
यदि आपको PST या OST आउटलुक डेटा फाइल के साथ समस्या हो रही है, तो फाइल को स्कैन करने के लिए Run ScanPst बटन का उपयोग करें। Run ScanOst अब अप्रचलित है क्योंकि यह आउटलुक द्वारा समर्थित नहीं है।
लेकिन, Run ScanPst टूल OST फाइलों के लिए भी काम करेगा। यदि टूल काम नहीं करता है, तो आउटलुक इनबॉक्स फाइलों को रिपेयर करने के लिए हमारी गाइड देखें।
आप General स्क्रीन से सीधे Start Outlook in Safe Mode भी कर सकते हैं, जो उपयोगी है यदि आपको आउटलुक के साथ समस्या हो रही है।
Folder Paths स्क्रीन उन फोल्डर्स तक त्वरित पहुंच प्रदान करती है जिनका उपयोग आउटलुक डेटा और सेटिंग्स को स्टोर करने के लिए करता है। इनमें से अधिकांश केवल संदर्भ के लिए हैं, लेकिन आप Folder Paths स्क्रीन से सीधे फोल्डर्स खोल सकते हैं।
अटैचमेंट खोलते समय उपयोग किए जाने वाले एक अस्थायी फोल्डर को विंडो के नीचे सूचीबद्ध किया गया है। आप Empty Folder बटन का उपयोग करके इस फोल्डर को खाली कर सकते हैं।
HowTo-Outlook, जो कंपनी OutlookTools बनाती है, अस्थायी अटैचमेंट फोल्डर को प्रबंधित करने के लिए एक अलग टूल भी बनाती है, जिसे हम अगले कवर करेंगे।
Startup Switches स्क्रीन उन सभी उपलब्ध कमांड-लाइन स्विच को सूचीबद्ध करती है जिनका उपयोग आप आउटलुक को विशिष्ट तरीकों से लॉन्च करने के लिए कर सकते हैं। प्रत्येक स्विच पर अपना माउस होवर करें यह जानने के लिए कि यह क्या करता है।
उदाहरण के लिए, आप आउटलुक शुरू करते समय AutoComplete सूची से सभी नाम और ईमेल पते हटा सकते हैं।
एक बार जब आप एक स्विच चुन लेते हैं, तो आप उस स्विच का उपयोग करके आउटलुक खोलने के लिए Start Outlook पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप कमांड लाइन पर सीधे स्विच का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो Copy Command पर क्लिक करें।
फिर, एक कमांड प्रॉम्प्ट विंडो खोलें, प्रॉम्प्ट पर कमांड पेस्ट करें, और Enter दबाएं।
नोट: कमांड प्रॉम्प्ट का उपयोग कैसे करें, इस बारे में अनिश्चित? यहां बताया गया है कि आप विंडोज 10 में कमांड प्रॉम्प्ट में कैसे मास्टर बन सकते हैं।
आउटलुक कई मोस्ट रिसेंटली यूज्ड (MRU) सूचियों को बनाए रखता है। Clear MRU स्क्रीन पर, शीर्ष पर अपना मेल प्रोफाइल चुनें। फिर, चयनित मेल प्रोफाइल में उस MRU सूची को साफ़ करने के लिए एक बटन पर क्लिक करें।
आउटलुक में एक सुरक्षा सुविधा शामिल है जो उन अटैचमेंट को ब्लॉक करती है जो वायरस या अन्य खतरों से आपके कंप्यूटर को नुकसान पहुंचा सकते हैं।
EXE फाइलों जैसे कुछ प्रकार की फाइलें, अटैचमेंट के रूप में भेजे जाने पर स्वचालित रूप से ब्लॉक हो जाती हैं। एक ब्लॉक किया गया अटैचमेंट ईमेल मैसेज में रहता है, लेकिन आप इसे एक्सेस नहीं कर सकते।
Blocked Attachments स्क्रीन उन फाइल प्रकारों को सूचीबद्ध करती है जो आउटलुक द्वारा ब्लॉक किए जाते हैं। आप Microsoft के ब्लॉक किए गए अटैचमेंट के बारे में सपोर्ट आर्टिकल में प्रत्येक एक्सटेंशन के बारे में पता लगा सकते हैं।
किसी फाइल प्रकार को अनब्लॉक करने के लिए, सूची में वांछित प्रकार के लिए बॉक्स चेक करें।
आप जो अनब्लॉक करते हैं उसके बारे में सावधान रहें। आउटलुक इन फाइल प्रकारों को ब्लॉक करता है क्योंकि वे आपके कंप्यूटर के लिए जोखिम पैदा कर सकते हैं। फाइल प्रकारों को अनब्लॉक करते समय, सुनिश्चित करें कि आप सेंडर पर भरोसा करते हैं जब आप उन प्रकारों के अटैचमेंट प्राप्त करते हैं।
Support Guides स्क्रीन HowTo-Outlook वेब साइट पर विभिन्न आउटलुक सपोर्ट आर्टिकल के लिंक प्रदान करती है। More Tools स्क्रीन में मुफ्त और सशुल्क आउटलुक ऐड-इन्स और टूल्स के लिंक होते हैं।
OutlookTools एक फ्री टूल है, लेकिन आप डेवलपर को इसे अप-टू-डेट रखने में मदद करने के लिए Donate कर सकते हैं।
OutlookTempCleaner
जब आप एक अटैचमेंट भेजते हैं या ईमेल मैसेज में एक अटैचमेंट खोलते हैं, तो विंडोज अस्थायी फाइलों को स्टोर करता है। ये सभी फाइलें अस्थायी फोल्डर में पड़ी रहती हैं, जिससे जगह घिरती है। आपकी फाइलें किसी ऐसे व्यक्ति के लिए भी सुलभ होती हैं जो आपके कंप्यूटर और अस्थायी फोल्डर तक पहुंच प्राप्त करता है।
विंडोज इन अस्थायी फाइलों को आपके PC पर अस्थायी इंटरनेट फाइल डायरेक्टरी में एक सबडायरेक्टरी में स्टोर करता है।
अस्थायी इंटरनेट फाइलों को हटाने के कई तरीके हैं, लेकिन HowTo-Outlook आउटलुक द्वारा स्टोर की गई अस्थायी अटैचमेंट फाइलों को हटाने के लिए विशेष रूप से एक छोटा फ्री टूल बनाता है, जिसे OutlookTempCleaner कहा जाता है।
OutlookTempCleaner वही काम करता है जो Outlook uses the following temporary folder to open attachments सुविधा Folder Paths के तहत OutlookTools में करती है, सिवाय इसके कि यह आपको आउटलुक अस्थायी फोल्डर का आकार देखने की भी अनुमति देता है।
Folder Size बटन पर क्लिक करें।
एक सूचना डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होता है जो आपको बताता है कि अटैचमेंट फाइलों के लिए अस्थायी फोल्डर को खाली करके कितनी जगह खाली होगी।
विंडोज के लिए Outlook Tools और OutlookTempCleaner के बीच, HowTo-Outlook आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए कुछ बेहतरीन टूल बनाता है।
2. Email Insights
Email Insights आउटलुक और Gmail के लिए एक हल्का सर्च क्लाइंट है। यह एक तेज ऑटोकंप्लीट सुविधा और एक फजी नाम खोज प्रदान करता है, और यह स्वचालित रूप से वर्तनी को सही करता है।
Email Insight आपको तेजी से खोज करने की अनुमति देता है और प्रासंगिकता-आधारित और समय-आधारित खोज परिणाम प्रस्तुत करता है, जिससे आप जिस ईमेल की तलाश कर रहे हैं उसे ढूंढना आसान हो जाता है।
बेशक, यदि आपका आउटलुक सर्च काम नहीं कर रहा है, तो आपको पहले उसे ठीक करना होगा।
जब आप Email Insights चलाते हैं, तो Account Selection स्क्रीन प्रदर्शित होती है। Outlook पर क्लिक करें।
फिर, अगले डायलॉग बॉक्स पर, उस अकाउंट का चयन करें जिसे आप खोजना चाहते हैं।
खोज बॉक्स में अपना खोज शब्द दर्ज करें। जैसे ही आप टाइप करते हैं, सुझाव खोज बॉक्स के नीचे सूचीबद्ध होते हैं। यदि आप सूची में अपना खोज शब्द देखते हैं, तो माउस से इसे चुनें या अपने कीबोर्ड पर तीर कुंजियों का उपयोग करके उस शब्द को चुनें जो आप चाहते हैं।
खोज करने के लिए Enter दबाएं या Search आइकन पर क्लिक करें।
आप एक ही विंडो में एकाधिक खोज करने के लिए अतिरिक्त टैब भी खोल सकते हैं। प्रत्येक टैब उस टैब के खोज शब्द के साथ लेबल किया गया है।
एकीकृत आउटलुक सर्च टूल उपयोगी है लेकिन हमेशा वह नहीं ढूंढता जो आप चाहते हैं। शुक्र है, Email Insights का वैकल्पिक विकल्प आपको जिस ईमेल की आवश्यकता है उसे ढूंढना आसान बनाता है।
3. Outlook-Google Calendar Sync
क्या आप Google और आउटलुक दोनों कैलेंडर का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो क्या आप दोनों कैलेंडर को सिंक में रखने का कोई तरीका ढूंढ रहे हैं? आप अपना Google कैलेंडर आउटलुक में जोड़ सकते हैं, लेकिन हमारे पास आपके लिए एक समाधान है जो आपके Google कैलेंडर को आपके आउटलुक कैलेंडर के साथ सिंक करने की अनुमति देता है, ताकि आपको अलग-अलग कैलेंडर बनाए रखने की आवश्यकता न हो।
Outlook Google Calendar Sync एक फ्री टूल है जो आपके Google और आउटलुक कैलेंडर के बीच एक-तरफा और दो-तरफा सिंक प्रदान करता है। आप Google से आउटलुक, आउटलुक से Google, या दोनों दिशाओं में सिंक कर सकते हैं, दोनों कैलेंडर को मर्ज कर सकते हैं।
सब्जेक्ट, विवरण, स्थान, उपस्थित लोग, रिमाइंडर इवेंट, उपलब्धता, और गोपनीयता जैसे इवेंट एट्रिब्यूट सिंक किए जाते हैं। केवल नए एट्रिब्यूट या वे एट्रिब्यूट जो बदल गए हैं, अपडेट किए जाते हैं।
जब आप Outlook Google Calendar Sync खोलते हैं, तो आपको उस आउटलुक मेलबॉक्स और Google कैलेंडर को चुनना होगा जिन्हें आप सिंक करना चाहते हैं।
Outlook टैब पर, Default mailbox या Alternative mailbox चुनें और फिर उस मेलबॉक्स का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि चयनित मेलबॉक्स के लिए एक से अधिक कैलेंडर हैं, तो Select calendar ड्रॉपडाउन सूची से सिंक करने के लिए कैलेंडर चुनें।
फिर, Google टैब पर क्लिक करें, Retrieve Calendars पर क्लिक करें, और Select calendar ड्रॉपडाउन सूची से उस ईमेल अकाउंट का चयन करें जिसमें आप जिस कैलेंडर को सिंक करना चाहते हैं वह है।
आपसे आपके डिफ़ॉल्ट ब्राउज़र में अपने Gmail अकाउंट में साइन इन करने के लिए कहा जाएगा। जब Outlook Google Calendar Sync को आपके कैलेंडर तक पहुंचने की अनुमति देने के लिए प्रेरित किया जाए तो अपने ब्राउज़र में Allow पर क्लिक करें।
फिर, आपको एक कोड प्रस्तुत किया जाएगा जो Outlook Google Calendar Sync को आपके Google कैलेंडर तक पहुंचने की अनुमति देगा। कोड चुनें, इसे कॉपी करें, इसे Authorisation Code बॉक्स में Authorise Google Access डायलॉग बॉक्स पर पेस्ट करें, और OK पर क्लिक करें।
Sync Options टैब पर क्लिक करें और How सेक्शन में एक Direction चुनें। चुनें कि आप Google एंट्री को आउटलुक में कॉपी करना चाहते हैं या आउटलुक एंट्री को Google में। या, आप दोनों दिशाओं में एंट्री को सिंक कर सकते हैं, यदि आपने दोनों कैलेंडर पर अलग-अलग आइटम दर्ज किए हैं।
When के तहत Date range चुनें, और What के तहत Attributes to include। आप Application Behaviour टैब पर एप्लिकेशन के संचालन के तरीके को भी बदल सकते हैं।
एक बार जब आप अपनी सेटिंग्स चुन लेते हैं, तो Save पर क्लिक करें।
अपने कैलेंडर को सिंक करने के लिए, Sync टैब पर क्लिक करें और फिर Start Sync पर क्लिक करें। प्रगति और परिणाम Sync टैब पर प्रदर्शित होते हैं।
अगली बार जब आप उन्हीं कैलेंडर को सिंक करना चाहते हैं, तो Outlook Google Calendar Sync खोलें और Start Sync पर क्लिक करें। यदि आपने उन्हें सेव किया है तो आपकी सेटिंग्स वही रहेंगी।
4. Stellar PST Viewer
Stellar PST Viewer एक फ्री टूल है जो एक भ्रष्ट आउटलुक PST फाइल को स्कैन करता है और आपको फाइल में सभी आइटम (ईमेल, कॉन्टैक्ट्स, जर्नल्स, कैलेंडर, टास्क) देखने और व्यक्तिगत आइटम, या सभी आइटम, को विभिन्न फॉर्मेट में सेव करने की अनुमति देता है।
जब आप Stellar PST Viewer चलाते हैं, तो Select Outlook File बटन का उपयोग करके एक PST फाइल चुनें। आप PST फाइल खोजने के लिए Find Outlook File का भी उपयोग कर सकते हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, PST फाइलें C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\ फोल्डर में होती हैं।
आपके सभी ईमेल, कॉन्टैक्ट्स, जर्नल्स, कैलेंडर, टास्क मुख्य विंडो के बाईं ओर एक ट्री संरचना में सूचीबद्ध हैं। आप एक आइटम चुन सकते हैं, उस पर राइट-क्लिक कर सकते हैं, और आइटम को जिस फॉर्मेट में सेव करना चाहते हैं उसे चुन सकते हैं।
5. Grammarly for Microsoft Office
Grammarly आपके ईमेल मैसेज, डॉक्यूमेंट्स, सोशल मीडिया पोस्ट, और अधिक को स्पष्ट, प्रभावी, और गलतियों से मुक्त बनाकर आपको अधिक प्रभावी ढंग से संवाद करने की अनुमति देता है।
Grammarly आपके टेक्स्ट में संभावित समस्याओं को फ़्लैग करता है और वर्तनी, व्याकरण, शब्दाडंबर, शैली, विराम चिह्न के लिए सुधार सुझाता है। Grammarly प्रत्येक सुझाए गए सुधार के लिए तर्क बताता है, जिससे आप तय कर सकते हैं कि आप प्रत्येक समस्या को कैसे और कैसे ठीक करना चाहते हैं।
Grammarly साइट से Office ऐड-इन डाउनलोड करें। आपको पहले अपने अकाउंट में साइन इन करना होगा। फिर, ऐड-इन को आउटलुक में इंस्टॉल करें, और यदि आप चुनते हैं तो Word में भी।
जैसे ही आप एक नया ईमेल या ईमेल का उत्तर टाइप करते हैं, Grammarly आपके मैसेज को विभिन्न समस्याओं के लिए जांचता है। सुधार के सुझाव मैसेज विंडो के दाईं ओर एक पेन में प्रदर्शित होते हैं।
Grammarly एक फ्रीमियम ऐप है। आप फ्री ऐप का उपयोग कर सकते हैं, हालांकि इसकी कुछ सीमाएं हैं। एक Grammarly Pro सब्सक्रिप्शन वार्षिक सब्सक्रिप्शन के लिए $11.66 प्रति माह या मासिक रोलिंग सब्सक्रिप्शन के लिए $29.95 प्रति माह पर आता है।
आउटलुक में अपनी उत्पादकता सुधारें
ये केवल कुछ टूल हैं जो आपकी आउटलुक उत्पादकता को बढ़ाने में मदद करेंगे। आप आउटलुक के लिए सर्वश्रेष्ठ एंटी-स्पैम टूल पर भी नज़र डालना चाह सकते हैं।
हम आउटलुक का उपयोग करने में बेहतर होने में आपकी मदद करने के लिए कुछ टिप्स भी प्रदान करते हैं।
आउटलुक डेस्कटॉप ऐप Office 365 का हिस्सा है, जो मुफ्त नहीं है। यदि आप एक फ्री ईमेल क्लाइंट का उपयोग करना पसंद करते हैं, तो हमने आउटलुक के सर्वोत्तम मुफ्त विकल्पों का पता लगाया है।
