दुनिया के किसी भी व्यवसाय की तुलना में गूगल की सबसे प्रशंसनीय कंपनी संस्कृतियों में से एक है। लेकिन जो चीज गूगल को वास्तव में काम करने के लिए एक शानदार जगह बनाती है, वह है इसकी सहयोग की भावना और टीमवर्क के लिए ड्राइव। वही संस्कृति क्लाउड टूल के अपने रोस्टर में परिलक्षित होती है जो टीम उत्पादकता के लिए बनाए गए हैं।
आइए उन गूगल सहयोग टूल में से कई को देखें।
1. जीमेल
जीमेल एक उपयोगकर्ता-अनुकूल ईमेल प्रदाता है जो प्रति खाते 15 GB स्टोरेज स्पेस प्रदान करता है। आप जो नहीं जानते होंगे वह यह है कि यह एक प्रतिनिधिमंडल विकल्प के माध्यम से सहयोग की भी अनुमति देता है। प्रतिनिधि आपकी ओर से ईमेल पढ़ और भेज सकते हैं जबकि खाते तक पहुंच सकते हैं।
इसे सेट करने के लिए, इन सरल चरणों का पालन करें:
- सेटिंग्स बटन (गियर आइकन) पर क्लिक करें और चुनें
- शीर्ष पर खाते और आयात टैब चुनें।
- अपने खाते तक पहुंच प्रदान करें तक नीचे स्क्रॉल करें।
- पढ़े हुए के रूप में चिह्नित करें और प्रेषक जानकारी के लिए अपने चयन करें
- एक और खाता जोड़ें पर क्लिक करें, उस व्यक्ति का जीमेल पता दर्ज करें जिसे आप प्रतिनिधि बना रहे हैं, और अगला चरण पर क्लिक करें।
- ईमेल पते की पुष्टि करें और पहुंच प्रदान करने के लिए ईमेल भेजें पर क्लिक करें।
आपको अपनी जीमेल सेटिंग्स पर वापस निर्देशित किया जाएगा जहां आप उस व्यक्ति का ईमेल पता उस अनुभाग में देखेंगे। यह लंबित के रूप में प्रदर्शित होगा जब तक वे निमंत्रण स्वीकार नहीं कर लेते और फिर यह प्रतिबिंबित करने के लिए बदल जाएगा।
आपके प्रतिनिधि के पास आपके निमंत्रण को स्वीकार करने के लिए सात दिन हैं। एक बार जब वे ऐसा करते हैं, तो वे अपने नीचे आपका खाता सूचीबद्ध देखेंगे जिसमें "प्रतिनिधि" शब्द होगा। वे बस उस पर क्लिक करके आपके इनबॉक्स का प्रबंधन कर सकते हैं।
2. गूगल कैलेंडर
गूगल कैलेंडर आपके व्यस्त जीवन को नेत्रहीन रूप से व्यवस्थित करने का एक शानदार तरीका है। टूल साझाकरण का भी समर्थन करता है। अपने कुछ या सभी कैलेंडर सार्वजनिक करें, ताकि लोग देख सकें कि आप कब खाली हैं।
किसी एक व्यक्ति के साथ कैलेंडर साझा करना चाहते हैं? यह आसान है!
- मुख्य सूची में प्रासंगिक कैलेंडर के दाईं ओर विकल्प बटन (तीन बिंदु) पर क्लिक करें और सेटिंग्स और साझाकरण चुनें।
- अगले पेज पर, विशिष्ट लोगों के साथ साझा करें तक नीचे स्क्रॉल करें
- लोग जोड़ें पर क्लिक करें और फिर व्यक्ति का ईमेल पता दर्ज करें।
- अनुमतियां ड्रॉपडाउन बॉक्स चुनें और वह विशेषाधिकार चुनें जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं। आप इसे बाद में सेटिंग्स के उसी अनुभाग में भी बदल सकते हैं।
- भेजें पर क्लिक करें।
आप लिंक का उपयोग करके अपना कैलेंडर भी साझा कर सकते हैं। उसी कैलेंडर सेटिंग्स पेज पर, कैलेंडर एकीकृत करें तक नीचे स्क्रॉल करें।
आपको अपने कैलेंडर के लिए सार्वजनिक URL, iCal प्रारूप में सार्वजनिक URL, और iCal प्रारूप में गुप्त URL जैसे विभिन्न URL विकल्प दिखाई देंगे।
जनरेट किए गए URL को कॉपी करें और इसे सहकर्मियों, दोस्तों, या अन्य लोगों को भेजें जिन्हें आप जानते हैं। ध्यान रखें, जिसे भी लिंक मिलेगा वह कैलेंडर तक पहुंच सकता है।
गूगल कैलेंडर की साझाकरण क्षमता बैठकों, अध्ययन सत्रों, या अन्य सहयोगी गतिविधियों की योजना बनाने के लिए शानदार है।
3. गूगल शीट्स
गूगल शीट्स एक स्प्रेडशीट ऐप है जिसे आप दूसरों के साथ एक साथ उपयोग कर सकते हैं। सशर्त स्वरूपण और अंतर्निहित स्प्रेडशीट फॉर्मूले जैसे लाभ आप और सहयोगियों का समय बचाते हैं। आप अन्य लोगों को वास्तविक समय में संपादन करते हुए भी देख सकते हैं।
अपनी स्प्रेडशीट साझा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- ऊपरी दाईं ओर साझा करें बटन पर क्लिक करें।
- उन लोगों के ईमेल पते जोड़ें जिन्हें आप स्प्रेडशीट तक पहुंच देना चाहते हैं।
- पेंसिल आइकन पर क्लिक करें और निर्दिष्ट करें कि लोग शीट देख सकते हैं, संपादित कर सकते हैं, या उस पर टिप्पणी कर सकते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, आप साझा करने योग्य लिंक प्राप्त करें विकल्प का उपयोग कर सकते हैं और लिंक को मैन्युअल रूप से भेज सकते हैं। ऐसा करते समय देखने और संपादन की अनुमतियां चुनें और आप लिंक को अपनी टीम को समूह संदेश या ईमेल कर सकते हैं।
- समाप्त होने पर पूर्ण पर क्लिक करें।
शीट में किसी सहयोगी को सूचना भेजना चाहते हैं? बस अपनी शीट में सेल पर राइट-क्लिक करें और टिप्पणी चुनें। फिर प्लस साइन टाइप करें और सहयोगी का नाम लिखकर उनके ईमेल पते पर सूचना भेजें।
4. गूगल डॉक्स
गूगल डॉक्स साथियों के साथ मिलकर काम करने के लिए पूरी तरह से काम करता है। टू-डू सूचियां लिखते समय, परियोजनाओं के लिए ब्रेनस्टॉर्मिंग करते समय, या किसी भी चीज के लिए इसका उपयोग करें जो दूसरों के इनपुट के साथ बेहतर हो।
गूगल शीट्स (ऊपर) के लिए उपयोग की जाने वाली उसी प्रक्रिया के माध्यम से लोगों के साथ एक दस्तावेज साझा करें। आप शेयरिंग बॉक्स के कोने में साझा करने योग्य लिंक विकल्प का भी उपयोग कर सकते हैं।
गूगल डॉक्स या गूगल शीट्स साझा करते समय आपके पास कुछ उन्नत सेटिंग्स का विकल्प भी होता है।
- ऊपरी दाईं ओर साझा करें बटन पर क्लिक करें।
- पॉपअप विंडो में, उन्नत पर क्लिक करें।
- यहां आपको साझा करने का लिंक, जिनके पास पहुंच है, और अधिक लोगों को आमंत्रित करने का विकल्प दिखाई देगा।
- स्वामी सेटिंग्स के तहत, आप उन अतिरिक्त विकल्पों के लिए बॉक्स चेक कर सकते हैं। इसलिए आप संपादकों को पहुंच बदलने या दूसरों को जोड़ने से रोक सकते हैं और टिप्पणीकारों और दर्शकों के लिए डाउनलोड, प्रिंट, या कॉपी करने के विकल्प अक्षम कर सकते हैं।
दस्तावेज़ देखते समय, लोगों के नाम के साथ रंगीन, झंडे जैसे आइकन पर ध्यान दें। वे आपको बताते हैं कि परिवर्तन करने के लिए कौन जिम्मेदार है।
5. गूगल स्लाइड्स
समूह प्रस्तुति के लिए तैयार हो रहे हैं? कैसे आगे बढ़ना है इस बारे में अंतहीन फोन कॉल और ईमेल से बचें, और इसके बजाय गूगल स्लाइड्स के साथ सहयोग करें। डिजाइन समय बचाने के लिए एक आकर्षक टेम्पलेट चुनें और सैकड़ों फ़ॉन्ट संभावनाओं के साथ अपने शब्दों को चमकाएं।
गूगल डॉक्स और शीट्स की तरह, यह सहयोग सुविधा किसी भी अधिकृत व्यक्ति द्वारा तत्काल संपादन की अनुमति देती है। विंडो के ऊपरी दाईं ओर साझा करें बटन पर अब-परिचित प्रक्रिया का पालन करके विशेषाधिकार प्रदान करें।
6. गूगल कीप
गूगल कीप को एक खूबसूरती से बुनियादी परियोजना प्रबंधन टूल के रूप में सोचें। आप नोट्स, चित्र, सूचियां, तस्वीरें, और ऑडियो क्लिप के लिए इस पर भरोसा कर सकते हैं।
- नोट के नीचे सहयोगी आइकन पर क्लिक करके साझाकरण शुरू करें।
- व्यक्ति का नाम दर्ज करें या उनका ईमेल पता टाइप करें।
- सहेजें पर क्लिक करें।
जब आप गूगल कीप खोलेंगे, तो आप देखेंगे कि नोट को अंतिम बार किसने संपादित किया और कब।
7. गूगल हैंगआउट्स (चैट)
गूगल हैंगआउट्स, जिसे गूगल चैट नाम दिया जाना है, एक मैसेजिंग ऐप है। इसका उपयोग एक समय में एक व्यक्ति से टेक्स्ट के माध्यम से या 150 व्यक्तियों तक बात करने के लिए करें।
आप 10 लोगों तक वीडियो चैट भी शुरू कर सकते हैं। प्लस साइन पर क्लिक करके एक नई वार्तालाप शुरू करें। फिर, नाम, ईमेल पते, या फोन नंबर द्वारा लोगों को जोड़ें। अंत में, चुनें कि आप संदेश-आधारित वार्तालाप, फोन कॉल, या वीडियो कॉल चाहते हैं।
व्यक्ति आइकन पर क्लिक करके और शीर्ष पर लोग आमंत्रित करें आइकन पर क्लिक करके अधिक लोगों को शामिल होने दें। फिर, वही प्रक्रिया अपनाएं जो आपने चैट बनाते समय शुरू में की थी।
8. गूगल मीट
गूगल मीट गूगल हैंगआउट्स के समान है क्योंकि दोनों वीडियो कॉल सेवा प्रदान करते हैं। हालांकि, गूगल मीट पेशेवरों के लिए है और एक सशुल्क सेवा है, हालांकि वर्तमान में COVID-19 महामारी के कारण मुफ्त है। दूसरी ओर, गूगल हैंगआउट्स उपभोक्ताओं के लिए अधिक है।
यह G Suite उपयोगकर्ताओं के लिए प्रति कॉल 250 प्रतिभागियों तक और व्यक्तिगत गूगल खाते के साथ 100 तक समायोजित कर सकता है। साथ ही, आप लाइव स्ट्रीमिंग और रिकॉर्डिंग सुविधाओं को देख सकते हैं।
गूगल मीट के साथ मीटिंग शुरू करना या इसमें शामिल होना सरल है। बस वेबसाइट पर जाएं, मीटिंग शुरू करें या मीटिंग कोड दर्ज करें दबाएं, और आप अपने रास्ते पर हैं।
बोनस: G Suite
यदि आप व्यावसायिक कारणों से सहयोग कर रहे हैं, तो G Suite की जांच करना एक अच्छा विचार हो सकता है। G Suite सभी प्रकार के संगठनों के लिए गूगल का पैकेज्ड समाधान है। यह उपरोक्त सभी टूल, साथ ही कई अन्य प्रदान करता है। अनिवार्य रूप से, यह आपको एक स्थान से हर टूल तक पहुंचने देता है।
G Suite संस्करण के गूगल ड्राइव में डेटा हानि रोकथाम सुविधाओं के साथ एक केंद्रीय प्रशासन पैनल है। इसमें एक मशीन-लर्निंग-संचालित खोज सुविधा भी है जो लोगों को फ़ाइलों को तेजी से खोजने में मदद करती है।
दो सप्ताह के मुफ्त परीक्षण के बाद, आप टियर स्तर के आधार पर प्रति उपयोगकर्ता मासिक राशि का भुगतान करेंगे।
G Suite खरीदें: चुने गए पैकेज के आधार पर दो सप्ताह के मुफ्त परीक्षण के बाद $6 से $25 प्रति माह प्रति उपयोगकर्ता।
गूगल सहयोग टूल का लाभ उठाएं
इन टूल से परिचित होना सरल है। ऐसा इसलिए है क्योंकि कुछ कार्यों को करने की प्रक्रिया (जैसे दस्तावेज़ साझा करना) ऐप्स में समान है। और, अधिकांश आपको इंटरनेट कनेक्शन के बिना भी अकेले या दूसरों के साथ काम करते रहने की अनुमति देते हैं।
इतने सारे पेशेवर टूल मुफ्त में उपलब्ध होने के कारण, एक शानदार टीम न होने का कोई बहाना नहीं है। अधिक के लिए, इन अतिरिक्त ऑनलाइन सहयोग टूल पर एक नज़र डालें।
