अधिकांश लोगों की तरह, आप शायद अपने कुल इंटरनेट समय का एक बड़ा हिस्सा प्रति दिन ईमेल प्रबंधित करने में बिताते हैं। क्या आपने कभी सोचा है कि जो आप अभी कर रहे हैं उससे कोई आसान तरीका है?
सौभाग्य से, ऐसा है, और इसमें कुशल ईमेल प्रबंधन के लिए एक टूल का उपयोग करना शामिल है। कुछ मुफ़्त हैं, लेकिन अन्य प्रीमियम विकल्प हैं। हम नीचे तीन-तीन दोनों को देखेंगे और देखेंगे कि कौन से उपयोग करने लायक हैं।
नोट: ये सभी टूल आपके ब्राउज़र में काम करते हैं, और कुछ के मोबाइल ऐप भी हैं।
1. Sortd
Sortd आपके Gmail संदेशों को व्यवस्थित सूचियों में बदल देता है। यह एक "स्मार्ट लेयर" के साथ ऐसा करता है जो Gmail में रहता है, जिसे आप इच्छानुसार चालू या बंद कर सकते हैं।
करने के लिए कार्यों की एक सूची बनाएं और कुछ विषयों से जुड़े ईमेल के लिए दूसरी। बस सीधे ड्रैग-एंड-ड्रॉप फ़ंक्शन का उपयोग करें। आप जो भी सूची प्रारूप पसंद करते हैं, Sortd आपको इसे प्राप्त करने में मदद कर सकता है।
मुफ़्त संस्करण आपको चार सूचियाँ देता है, साथ ही प्रत्येक पर 25 अधूरे कार्यों तक रखने की क्षमता प्रदान करता है। यह देय तिथि और रिमाइंडर ईमेल की एक सीमित संख्या भी प्रदान करता है।
आप अपने कुछ संदेशों को स्नूज़ करके ईमेल तनाव कम कर सकते हैं। फिर, यदि वे असुविधाजनक समय पर आते हैं, तो आप बाद में उन पर वापस आ सकते हैं।
Sortd के लिए नो-कॉस्ट विकल्प वादा करता है कि यह हमेशा के लिए मुफ़्त रहेगा, इसलिए अभी साइन अप करने और बाद में आश्चर्यजनक शुल्क के बारे में ईमेल प्राप्त करने की चिंता न करें।
2. Gmail के लिए Boomerang
जब रिमाइंडर या यहां तक कि जन्मदिन की शुभकामनाओं की बात आती है, तो आप एक शेड्यूल्ड ईमेल भेजना चाह सकते हैं। Boomerang Gmail के साथ एकीकृत होकर आपको ऐसा करने देता है, और भी बहुत कुछ।
इसमें फॉलो-अप रिमाइंडर हैं जो आपको उन लोगों तक पहुंचने का आग्रह करते हैं जिन्होंने जवाब नहीं दिया है। Boomerang रीड रिसिप्ट भी प्रदान करता है, जिससे यह सोचने की पीड़ा दूर हो जाती है कि आपके प्राप्तकर्ता ने आपके ईमेल को नज़रअंदाज कर दिया।
किसी विशेष स्थिति में क्या कहना है यह समझने में परेशानी हो रही है? Respondable मदद करनी चाहिए। यह एक मशीन लर्निंग-सहायता प्राप्त क्षमता है जो लाखों संदेशों के डेटा का उपयोग करती है। इसे टाइप करते समय टोन, शब्द पसंद, और अधिक के बारे में सलाह देने की अनुमति दें।
एक अल्ट्रा-हैंडी इनबॉक्स पॉज़ सुविधा भी है। इसका उपयोग करते समय, आप नए ईमेल को तब तक आने से रोक सकते हैं जब तक आप उनके लिए तैयार न हों। फिर, उनके आने से पहले अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करना सरल है।
3. Yanado
Yanado एक और टूल है जो आपके Gmail इनबॉक्स को सूची बनाने के विकल्प के साथ जोड़ता है। प्रगति पर कार्यों, आपके द्वारा किए गए सामान, और होल्ड पर जिम्मेदारियों का ट्रैक रखें।
कस्टम स्थिति किसी भी ईमेल वर्कफ़्लो के अनुरूप होनी चाहिए। आपके विचारों की एक सूची बनाने का भी एक तरीका है, ताकि वे कभी भी दरारों से न गिरें।
Gmail इंटरफेस पर एक बिल्ट-इन बटन आपको Yanado का उपयोग करके ईमेल को कार्यों में बदलने देता है। इसे क्लिक करें और ड्रॉप-डाउन मेनू से किसी सूची में कार्य जोड़ें चुनें।
तय करें कि आप पारंपरिक सूचियों या कैनबन-शैली कार्ड से बनी सूचियों को पसंद करते हैं। बाद में तेजी से पहचान के लिए उप-सूचियाँ बनाना और अपनी सूचियों को टैग करना भी संभव है।
Yanado एक एकीकृत सुविधा की तरह दिखता और महसूस होता है। आपको Gmail में सीधे Yanado नोटिफिकेशन मिलते हैं। इसका उपयोग करना दृश्य रूप से झकझोरने वाला नहीं है, और इसे समझने के लिए कोई सीखने की अवस्था नहीं है।
जब आप मुफ़्त में Yanado के लिए साइन अप करते हैं, तो सेवा आपको असीमित कार्य और सूचियाँ बनाने की अनुमति देती है। मानार्थ संस्करण में एक रिमाइंडर सुविधा भी है। Yanado रिमाइंडर को Google कैलेंडर में इवेंट के रूप में जोड़ता है, इसलिए आप एक पहले से परिचित प्रणाली के साथ काम करते हैं।
4. ActiveInbox
ActiveInbox एक और सेवा है जो टू-डू सूचियों को ईमेल के साथ मिश्रित करती है। यह प्रीमियम सेवा आपको ईमेल लिखते समय मौजूदा कार्यों के रिमाइंडर प्रदान करती है।
फिर, आप उन्हें एक नज़र में देख सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि संदेश में सभी प्रासंगिक विवरण हैं। ActiveInbox में "बाद में भेजें" विकल्प भी है, साथ ही फॉलो-अप नोटिफिकेशन।
कंपनी ने शुरू में अपनी सेवा का एक मुफ़्त संस्करण पेश किया था लेकिन इसे बंद कर दिया। एक प्रतिनिधि ने बताया कि सबूत दिखाते हैं कि लोग आमतौर पर बिना शुल्क के उत्पाद का उपयोग करते नहीं रहते।
आपके इनबॉक्स में एक आज सूची भी है, जो आपको सबसे समय-संवेदनशील कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करती है। आप जिम्मेदारियों को प्रबंधनीय खंडों में क्रमबद्ध कर सकते हैं और उन्हें व्यक्ति या परियोजना के अनुसार समूहित कर सकते हैं।
उप-सूचियों का लाभ उठाकर बड़े कर्तव्यों को कम कठिन बनाएं। साथ ही, उनके बारे में नोट्स लिखें ताकि महत्वपूर्ण विवरण याद रहें। आप ईमेल को परियोजना-आधारित फ़ोल्डरों में भी डाल सकते हैं और उनका ट्रैक रख सकते हैं।
5. Right Inbox
इस सूची के कई अन्य टूल की तरह, Right Inbox शेड्यूल्ड ईमेल, रिमाइंडर, और नोट्स प्रदान करता है। हालांकि, यह सेवा एक शानदार रिकरिंग ईमेल सुविधा के साथ खुद को अलग करती है। आप संदेशों के लिए एक आवृत्ति और दिन का समय चुन सकते हैं।
यह तब उपयोगी होता है जब आपको लोगों को वेतन अवधि से पहले चालान या डिजिटल टाइमशीट जमा करने की याद दिलाने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, यदि आप सहकर्मियों को मेंटर करते हैं, तो आप उस सुविधा का उपयोग आवधिक चेक-इन भेजने के लिए कर सकते हैं।
अनावश्यक चरणों को समाप्त करना ईमेल प्रबंधित करते समय अधिक उत्पादक बनने का एक शानदार तरीका है। रिकरिंग ईमेल कार्यक्षमता आपको संदेश टेम्पलेट्स के साथ आप कितना समय बचा सकते हैं, इसे कुशलता से देखने देती है।
Right Inbox का एक मुफ़्त संस्करण है, जो आपको एक समर्थक की तरह ईमेल भेजने और शेड्यूल करने और रिमाइंडर प्राप्त करने की अनुमति देता है। हालांकि, यह रिकरिंग संदेश प्रदान नहीं करता है।
इसके अलावा, मानार्थ विकल्प एक और कारण से शायद ही उल्लेख करने लायक है: यह आपको प्रति माह केवल 10 ईमेल भेजने देता है। यह एक गंभीर सीमा है।
हालांकि, प्रीमियम योजनाएं आपको किसी दिए गए महीने में जितना आवश्यक हो उतना Right Inbox का उपयोग करने देती हैं। आप मासिक भुगतान करने का निर्णय भी ले सकते हैं या वार्षिक बिलिंग चक्र का विकल्प चुन सकते हैं।
6. SaneBox
यहां अब तक कवर किए गए ईमेल आयोजन टूल आपको संदेशों के साथ अधिक करने की शक्ति देते हैं। SaneBox वह करता है और एक कदम आगे जाता है। इसमें बुद्धिमान एल्गोरिदम हैं जो अनावश्यक सामग्री को फ़िल्टर करते हैं और इसे एक समर्पित फ़ोल्डर में डालते हैं। फिर, यदि आप चाहें तो आप इसे बाद में देख सकते हैं।
साथ ही, ड्रैग-एंड-ड्रॉप क्षमताओं के साथ एल्गोरिदम को प्रशिक्षित करें जो संदेशों को उचित स्थानों पर ले जाते हैं। उन्हें अपने प्रायोरिटी इनबॉक्स में या गैर-जरूरी सामान वाले में डालें।
न्यूज़लेटर्स और मेलिंग सूची सामग्री के लिए एक और उपलब्ध फ़ोल्डर है। कस्टम ट्रेनिंग फ़ोल्डर बनाएं, भी। उन पर भरोसा करें एल्गोरिदम को सिखाने के लिए अन्य कार्रवाई करने के लिए। आप संदेशों को क्लाउड पर ले जा सकते हैं, या उन्हें स्वचालित रूप से किसी अन्य पते पर फॉरवर्ड कर सकते हैं।
SaneBox आवश्यक होने पर आपके ईमेल के स्पैम फ़िल्टर को ओवरराइड भी कर सकता है। यह लगातार आपके संदेशों के संग्रह की जंक के लिए निगरानी करता है। यदि कुछ ऐसा लगता है जो महत्वपूर्ण है, तो SaneBox उसे आपकी समीक्षा के लिए दूसरे फ़ोल्डर में डालता है।
आप उन लोगों के संदेशों के बारे में क्या सोचते हैं जिनसे आप फिर कभी नहीं सुनना चाहते? वे उचित नाम वाले SaneBlackHole फ़ोल्डर में जाते हैं। SaneNoReplies फ़ोल्डर पर भी नज़र रखें। जैसा कि आप अनुमान लगा सकते हैं, इसमें वे संदेश हैं जो आपने भेजे हैं जिन पर लोगों ने अभी तक कार्रवाई नहीं की है।
SaneBox में तीन प्रीमियम मूल्य निर्धारण स्तर हैं। सबसे सस्ता एक ईमेल पते के साथ काम करता है। यह प्रति माह 10 SaneReminders की अनुमति देता है, जो आपको एक हेड-अप देते हैं जब लोग जवाब नहीं देते। वह संस्करण प्रति माह 10 SaneAttachments की भी अनुमति देता है, जो ईमेल के साथ शामिल फ़ाइलों को आपकी पसंदीदा क्लाउड सेवा पर स्वचालित रूप से भेजते हैं।
इसके अलावा, उपरोक्त अधिकांश फ़ोल्डर-विशिष्ट सेवाएं वैकल्पिक सुविधाएं हैं। आपको SaneBox के सबसे कम खर्चीले संस्करण के साथ उनमें से एक मिलता है। अन्य मूल्य निर्धारण योजनाएं अधिक वैकल्पिक सुविधाएं और कम मात्रा-आधारित प्रतिबंध प्रदान करती हैं।
क्या पेड ईमेल ऐप इसके लायक है?
मुफ़्त योजना या प्रीमियम सेवा लेने का निर्णय लेते समय, इन तीन कारकों पर विचार करें:
इच्छित उपयोग के बारे में सोचें। यदि आपका Gmail इनबॉक्स टू-डू सूची के रूप में दोगुना होना आकर्षक लगता है, तो एक मानार्थ योजना शायद पर्याप्त है। यही बात सच है यदि आप केवल शेड्यूल्ड ईमेल और लक्षित नोटिफिकेशन प्राप्त करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं।
आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल की मात्रा के बारे में सोचें। शायद आपको प्रति माह बार-बार बड़ी संख्या में ईमेल भेजने की आवश्यकता है। उस स्थिति में, Right Inbox की रिकरिंग सुविधा शायद सार्थक है। यह एक योजना का हिस्सा है जिसकी कीमत एक बड़े स्पेशलिटी कॉफी जितनी है।
आपकी उत्पादकता में स्मार्ट एल्गोरिदम की भूमिका के बारे में सोचें। SaneBox उचित मूल्य पर मौजूदा विकल्पों और अनुकूलन योग्य सुविधाओं की अधिकता प्रदान करता है। आप पहले मासिक योजना के लिए साइन अप करके पानी का परीक्षण कर सकते हैं। सभी SaneBox की योजनाएं बिना किसी दायित्व के उपलब्ध हैं इसलिए आप किसी भी समय रद्द कर सकते हैं।
ध्यान रखें, यहां कवर की गई मुफ़्त योजनाओं में भी प्रीमियम विकल्प हैं। यदि आप एक मानार्थ सेवा का उपयोग करना शुरू करते हैं जो सुविधाओं पर थोड़ी कम लगती है, तो अपग्रेड करना आसान है।
ये टूल आपके इनबॉक्स को टू-डू सूचियों और इनबॉक्स ओवरलोड के साथ तनाव कम करके टाइम सिंक से टाइम सेवर में बदल देते हैं। एक का उपयोग करने के बाद, आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि आप इतने लंबे समय तक मानक ईमेल के साथ क्यों अटके रहे।
