इनबॉक्स जीरो ईमेल उन्माद को ठीक करने के लिए 5 कार्रवाई कदम

इनबॉक्स जीरो उत्पादकता समुदाय में सबसे लोकप्रिय चर्चा शब्दों में से एक है। मेलबॉक्स जैसे ऐप्स, लोकप्रिय आईफोन ईमेल क्लाइंट, आपके इनबॉक्स में सभी ईमेल को जल्दी से निपटाना आसान बनाते हैं। यदि आप वास्तव में ओवरलोडेड हैं, तो आप मेलस्ट्रॉम जैसी सेवा का उपयोग करके बल्क में ईमेल हटा सकते हैं। ईमेल दिवालियापन घोषित करने का विचार — बस सब कुछ हटाकर नए सिरे से शुरू करना — कुछ हलकों में गंभीर विचार दिया जा रहा है।

अपने इनबॉक्स को साफ करने पर, मायावी इनबॉक्स जीरो प्राप्त करने पर यह सारा ध्यान ईमेल ओवरलोड की दो मूलभूत समस्याओं को याद करता है। वास्तव में अपनी ईमेल समस्याओं को हल करने के लिए आपको इनबॉक्स जीरो से आगे जाने और अंतर्निहित समस्याओं को संबोधित करने की आवश्यकता है:

• आपका इनबॉक्स पहली जगह में क्यों ओवरफ्लो हो रहा है।
• ईमेल के साथ आपका रिश्ता कैसा है।

ईमेल ओवरलोड मुद्दा

ईमेल ओवरलोड के आसपास की अधिकांश बातचीत वांछित और अवांछित ईमेल के बीच अंतर करने में विफल रहती है। अपने इनबॉक्स में हर आइटम को साफ करने के लक्ष्य के रूप में मानना स्थिति की वास्तविकता को नजरअंदाज करता है। आपके बॉस का एक ईमेल जो आपको एक प्रस्तुति पर प्रतिक्रिया दे रहा है, स्पष्ट रूप से ग्रुपन के एक ईमेल के समान नहीं है जो उस शहर में सौदों की पेशकश कर रहा है जिसे आपने पिछले साल छोड़ दिया था। इसी तरह, एक पुराने दोस्त का ईमेल शायद स्वागत योग्य है, जबकि फेसबुक का एक ईमेल जो आपको बता रहा है कि उसी दोस्त ने आपको एक फोटो में टैग किया है, शायद नहीं है।

यदि आपके इनबॉक्स में सौ ईमेल बैठे हैं, जिनमें से सभी को आप प्राप्त करना चाहते थे लेकिन अभी तक निपटाया नहीं है, तो आपके पास एक समय प्रबंधन समस्या है जिसे कोई ईमेल ऐप हल नहीं कर सकता। यदि उनमें दस अवांछित ईमेल हैं, तो आपके पास एक ईमेल समस्या है, लेकिन फिर से, कोई ईमेल ऐप इसे आपके लिए हल नहीं करेगा।

ईमेल ओवरलोड के आसपास की अधिकांश बातचीत वांछित और अवांछित ईमेल के बीच अंतर करने में विफल रहती है

अधिकांश लोगों के लिए, अवांछित ईमेल के दो सबसे लगातार कारण सोशल मीडिया सूचनाएं, ईमेल न्यूजलेटर्स और अनावश्यक कार्य ईमेल हैं। यदि आप एक सार्वजनिक व्यक्ति हैं तो आप अनचाहे प्रशंसक मेल या सलाह के अनुरोधों की एक महत्वपूर्ण मात्रा के अधीन भी हो सकते हैं।

स्पैम अब वह समस्या नहीं है जो एक समय थी, यदि आप जीमेल जैसी आधुनिक ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में बहुत कम स्पैम देखेंगे।

पावलोवियन ईमेल

एक अवधारणा के रूप में इनबॉक्स जीरो, अधिकांश लोगों के ईमेल के साथ संबंध को संबोधित करने में भी विफल रहता है। हर 20 मिनट में, या हर बार जब आपको सूचना मिलती है, तो इसे जांचकर और तुरंत हर चीज का जवाब देकर एक खाली इनबॉक्स होना शायद ही अच्छी बात है। इसी तरह, यदि आप दिन में 4 घंटे आगे-पीछे ईमेल एक्सचेंज में बिता रहे हैं, तो आप उत्पादक नहीं हैं भले ही आप दिन के अंत में इनबॉक्स जीरो तक पहुंच जाएं।

इवान पावलोव एक रूसी नोबेल पुरस्कार विजेता वैज्ञानिक थे जो शास्त्रीय कंडीशनिंग पर अपने काम के लिए प्रसिद्ध थे। हर बार जब वह एक कुत्ते को खिलाता था तो घंटी बजाकर, वह कुत्ते को बिना भोजन के भी लार टपकाने में सक्षम था। एक मनोविज्ञान स्नातक के रूप में, मैं अब हर बार जब मैं पावलोव के बारे में बात करता हूं तो लार टपकाता हूं!

शास्त्रीय कंडीशनिंग का सार यह है कि जितनी अधिक बार एक उत्तेजना के बाद एक प्रतिक्रिया होती है, उतना ही कठिन होता है उन्हें अलग करना। हर बार जब आप सुबह सबसे पहले अपने ईमेल की जांच करते हैं, या जब एक नई अधिसूचना आती है, तो आप खुद को वही काम करते रहने के लिए कंडीशन कर रहे हैं।

वास्तव में इनबॉक्स जीरो से आगे जाने के लिए, आपको इस बात पर नियंत्रण प्राप्त करने की आवश्यकता है कि आप ईमेल कैसे प्राप्त करते हैं और इसका जवाब कैसे देते हैं — आपको पावलोवियन चक्र को तोड़ने की आवश्यकता है। एक खाली इनबॉक्स इस लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में केवल एक संभावित कदम है।

पांच सिद्धांत

सौभाग्य से, अवांछित ईमेल ओवरलोड और पावलोवियन रिश्ते को हल करना आसानी से किया जाता है। कुछ सरल सिद्धांत हैं जिन्हें यदि आप अभ्यास में लाते हैं तो यह सुनिश्चित होगा कि आप लगभग सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, और आपके पास इस पर नियंत्रण है कि आप इसे कब और कहां जांचते हैं।

सिद्धांत एक: गैर-ओवरलैपिंग साइलो

सोशल मीडिया अधिसूचना समस्या को हल करने के लिए, मैं गैर-ओवरलैपिंग साइलो के विचार का उपयोग करता हूं। सभी फेसबुक सूचनाएं फेसबुक में रहनी चाहिए — कहानी का अंत। उन्हें मेरे ईमेल इनबॉक्स में, मेरे फोन के अधिसूचना मेनू में या फेसबुक के अलावा कहीं और दिखाई नहीं देना चाहिए। कोई फेसबुक अधिसूचना कभी भी मेरे संपादक से ईमेल जितनी महत्वपूर्ण नहीं होगी, इसलिए उन्हें वही उपचार नहीं दिया जाना चाहिए।

कार्रवाई के कदम

अपने सभी सोशल मीडिया अकाउंट्स में लॉग इन करने और हर अधिसूचना ईमेल से अनसब्सक्राइब करने में 30 मिनट बिताएं। आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि आपको कितने चेकबॉक्स अनचेक करने हैं। मेरे साथी मेकयूजऑफ लेखक जस्टिन ने नोटिफाईमीनॉट के साथ कष्टप्रद सोशल मीडिया ईमेल को कैसे रोका जाए, इस पर एक बेहतरीन लेख लिखा है। नोटिफाईमीनॉट आपको सभी प्रमुख सोशल नेटवर्किंग साइट्स के ईमेल सूचनाओं से अनसब्सक्राइब करने के चरणों के माध्यम से ले जाता है।

सिद्धांत दो: निपटाएं या हटाएं

न्यूजलेटर समस्या से निपटना थोड़ा कठिन है। समस्या यह है कि, कई मामलों में, आपने सक्रिय रूप से एक न्यूजलेटर के लिए साइन अप किया क्योंकि इसमें वह जानकारी थी जिसे आप प्राप्त करना चाहते थे। यदि आप मेरी तरह एक डिजिटल होर्डर हैं, तो आप खुद को यह समझाने की कोशिश कर सकते हैं कि आप अभी भी उन दैनिक ग्रुपन सौदों को प्राप्त करना चाहते हैं। निपटाएं या हटाएं का सिद्धांत आपको इन होर्डिंग प्रवृत्तियों को दूर करने में मदद करता है।

कार्रवाई के कदम

हर दिन 15 मिनट अलग रखें अपने इनबॉक्स में सभी ईमेल न्यूजलेटर्स के माध्यम से जाने के लिए। प्रत्येक के लिए, आपको इसे पूरी तरह से पढ़ना होगा, या अनसब्सक्राइब करना होगा। यदि आप इसे पढ़ने के लिए निर्धारित समय के दौरान नहीं पढ़ेंगे, तो आप कभी नहीं पढ़ेंगे।

दो सप्ताह के दौरान मैंने जिन न्यूजलेटर्स की सदस्यता ली थी, उनमें से लगभग तीन चौथाई से अनसब्सक्राइब कर लिया। अब हर बार जब मैं अनपढ़ न्यूजलेटर्स को अपने इनबॉक्स में घुसते देखता हूं तो मैं निपटाएं या हटाएं को पुनर्स्थापित करता हूं।

सिद्धांत तीन: अधिकतम ईमेल समय

कई लोगों के लिए — जिनमें मैं भी शामिल हूं जब मैं सावधान नहीं होता — ईमेल जांचना एक प्रतिवर्ती क्रिया है। यदि आप सक्रिय रूप से कुछ नहीं कर रहे हैं, या एक सेकंड के लिए विचलित होते हैं, तो आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं और अपने ईमेल की जांच करते हैं। हालांकि यह बड़ी बात नहीं लग सकती, यह आपके प्रवाह को तोड़ता है और आप इस बात पर चौंक सकते हैं कि आप वास्तव में ईमेल जांचने में कितना समय बिता रहे हैं।

बेहतर है, जैसा कि मेरी साथी लेखक अक्षता सिफारिश करती हैं, निर्धारित समय निर्धारित करना और केवल तभी ईमेल जांचना। मैं आगे जाकर सुझाव दूंगा कि, ईमेल ओवरलोड और पावलोवियन रिश्ते दोनों को संबोधित करने के लिए — अधिकतम ईमेल समय निर्धारित करें।

यदि आप एक ईमेल का जवाब देने के बीच में हैं जब आपका समय समाप्त हो जाता है, तो इसे ड्राफ्ट में सहेजें और अगले दिन इसे उठाएं।

कार्रवाई के कदम

दिन में एक या दो बार ईमेल जांचने के लिए समय चुनें और गणना करें कि आपके महत्वपूर्ण ईमेल से निपटने में कितना समय लगता है; यह आपका अधिकतम ईमेल समय है। 45 मिनट से अधिक शायद बहुत लंबा है। केवल उन समयों पर ईमेल जांचें और अपने अधिकतम ईमेल समय से अधिक न करें। यदि आप एक ईमेल का जवाब देने के बीच में हैं जब आपका समय समाप्त हो जाता है, तो इसे ड्राफ्ट में सहेजें और अगले दिन इसे उठाएं।

हालांकि यह एक चरम समाधान है, यदि आप एक उचित अधिकतम ईमेल समय निर्धारित करते हैं, तो आप वास्तव में महत्वपूर्ण ईमेल से निपटने में सक्षम होंगे जबकि उनको नजरअंदाज करेंगे जो केवल तत्काल हैं। यदि आप ईमेल की मात्रा से निपटने में असमर्थ हैं, तो आपको इस लेख के कुछ सिद्धांतों का उपयोग करके आपके द्वारा प्राप्त की जा रही राशि को कम करने की आवश्यकता है।

सिद्धांत चार: खुद से पूछें "क्यों?"

कुछ लोगों के पास यह घोषित करने का विलास नहीं होगा कि वे केवल निश्चित समय पर ईमेल जांचते हैं — यदि आप उनमें से एक हैं, तो आप फिर भी लगातार ईमेल जांच को संबोधित कर सकते हैं। पूरे दिन ऐसे समय होंगे जब आपको अपना ईमेल जांचना होगा; शायद आपके बॉस ने पूछा कि क्या जॉन ने एक रिपोर्ट भेजी। लेकिन ऐसे समय भी होंगे जब आप बिना किसी वास्तविक कारण के इसे जांच रहे होंगे।

कार्रवाई के कदम

यदि आप ईमेल जांचने के समय निर्धारित करने में असमर्थ हैं, तो हर बार जब आप अपने इनबॉक्स को देखते हैं तो अपने आप से पूछें कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं और उत्तर को एक टेक्स्ट फाइल या कागज की शीट पर लिखें। दिन के अंत में सभी अच्छे कारणों — "बॉस ने पूछा", "डेस्क से एक घंटे के लिए दूर" — और सभी बुरे कारणों — "टालमटोल", "फोन पर और इसे ब्राउज़ किया", "अधिसूचना का जवाब देना" — को जोड़ें। लक्ष्य बुरे कारणों की संख्या को कम करना है। एक बार जब आप जान जाते हैं कि आप क्यों ईमेल जांच रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप केवल तभी ऐसा करें जब ऐसा करने का स्पष्ट कारण हो।

सिद्धांत पांच: इनपुट्स को कम करना

यदि आपने पिछले सभी सिद्धांतों को अभ्यास में लाया है और आप अभी भी ईमेल के नीचे दबे हुए हैं, तो आपको इनपुट्स को संबोधित करने की आवश्यकता है। अवांछित ईमेल का मुख्य शेष स्रोत ट्रिगर-हैप्पी सहकर्मी हैं; इसे संबोधित करने के दो चरण हैं — पहला है आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल को बदलना, दूसरा है अपने सहकर्मियों से बात करना।

कार्रवाई के कदम

आपके द्वारा लिखे गए हर ईमेल पर विचार करें। यदि यह "सही" या "धन्यवाद" जैसा एक-शब्द का ईमेल है तो इसे न भेजें; यदि आप प्राप्त ईमेल में जानकारी पर कार्रवाई करते हैं, तो यह स्पष्ट होगा कि आपने इसे पढ़ा है और इसलिए पुष्टि की आवश्यकता नहीं है। यदि कोई अस्पष्टता है तो इसे हटा दें; यह पूछने के बजाय कि कोई दोपहर में फ्री है या नहीं, पूछें कि क्या वे एक निर्धारित समय पर फ्री हैं।

यदि आगे-पीछे होने की संभावना है, तो अपना फोन उठाएं और कॉल करें; जिसे पांच ईमेल में हल करने में लग सकता है वह फोन पर एक मिनट से भी कम समय ले सकता है।

आपके द्वारा लिखे गए हर ईमेल पर विचार करें।

अपने ईमेल को यह कहकर समाप्त करें कि आप प्राप्तकर्ता से क्या उम्मीद करते हैं। उन्हें सूचित करें कि आप उत्तर के लिए जांच नहीं करेंगे लेकिन मान लेंगे कि वे आपके द्वारा भेजे गए काम पर काम करना शुरू कर देंगे। सुनिश्चित करें कि उन्हें वह सब कुछ प्रदान किया गया है जिसकी उन्हें आवश्यकता होगी ताकि उन्हें आपके पास वापस आने की आवश्यकता न पड़े।

एक बार जब आपने अपने ईमेल को इस तरह संरचित कर लिया है कि आप अनावश्यक रूप से प्रतिक्रिया नहीं दे रहे हैं और दूसरों के प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता को कम कर रहे हैं, तो अपने सहकर्मियों से बात करने का समय आ गया है। सबसे खराब अपराधियों से शुरू करके, विनम्रतापूर्वक उनसे न पूछें कि जब तक वे महत्वपूर्ण और प्रासंगिक न हों, उन्हें CC न किया जाए। इसी तरह, पूछें कि, जहां संभव हो, लोग रिप्लाई ऑल मारने के बजाय केवल प्रेषक को जवाब दें।

प्रशंसक मेल पर एक नोट

यदि आप प्रसिद्ध हैं, या एक विशेषज्ञ के रूप में माना जाता है, तो आपको अजनबियों से सलाह मांगने वाले ईमेल मिलेंगे। इस प्रकार के ईमेल से निपटने की कुंजी यह विचार करना है कि वे वांछित हैं या अवांछित; जबकि सलाह के लिए अनचाहे अनुरोधों का जवाब देने में एक दिन में एक घंटा खर्च करना बोझ हो सकता है, यदि ये लोग संभावित या वर्तमान ग्राहक हैं, तो आप शायद उनसे सुनना चाहते हैं।

दूसरी ओर, यदि जवाब देकर आपको कुछ हासिल नहीं होता है, तो आपको यह विचार करने की आवश्यकता है कि उन्हें आपके ईमेल तक पहुंच कैसे मिली। यदि यह आपकी वेबसाइट पर सार्वजनिक रूप से पोस्ट किया गया है, तो इसे हटा दें। यदि आप नहीं कर सकते, और ईमेल की मात्रा अनियंत्रित है, तो आप सभी अवांछित ईमेल कार्यों को एक सहायक, आभासी या अन्यथा, को सौंपने पर विचार कर सकते हैं।

अधिकांश दिनों में मुझे उन लोगों से ईमेल मिलता है जिन्होंने ट्यूटोरियल पढ़े हैं जो मैंने लिखे हैं। जागने पर एक तिरादे के साथ यह बताना कि सॉफ्टवेयर X, सॉफ्टवेयर Y से बेहतर है और Y के बारे में लिखने के लिए मैं बेवकूफ हूं, अप्रिय है, लेकिन कुल मिलाकर, मुझे अपने काम को पढ़ने वाले लोगों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना पसंद है; मुझे उनके सवालों से फॉलो-ऑन ट्यूटोरियल के लिए बेहतरीन विचार मिले हैं।

निष्कर्ष

इनबॉक्स जीरो सिद्धांत में एक महान विचार है लेकिन यह ईमेल मुद्दे के सार को संबोधित करने में विफल रहता है: यह सुनिश्चित करना कि आपको केवल वही ईमेल मिले जो आप प्राप्त करना चाहते हैं और आप इसे अपनी शर्तों पर निपटाते हैं। सोशल मीडिया सूचनाओं, अनपढ़ ईमेल न्यूजलेटर्स और अनावश्यक कार्य ईमेल को हटाने में किसी भी समय खर्च करना सिर्फ इनबॉक्स जीरो तक पहुंचने के लिए व्यर्थ है; इस ट्यूटोरियल के कुछ सिद्धांतों को लागू करने के लिए थोड़ी देर के लिए दिन में कुछ मिनट लेना और एक बार और सभी के लिए ईमेल के साथ अपने रिश्ते को संबोधित करना कहीं बेहतर है।