इनबॉक्स ज़ीरो उत्पादकता समुदाय में सबसे लोकप्रिय चर्चा शब्दों में से एक है। लोकप्रिय iPhone ईमेल क्लाइंट, मेलबॉक्स जैसे ऐप्स आपके लिए अपने इनबॉक्स के सभी ईमेल को जल्दी से संभालना आसान बनाते हैं। यदि आप वास्तव में अतिभारित हैं, तो आप ईमेल को बल्क डिलीट करने के लिए मेलस्ट्रॉम जैसी सेवा का भी उपयोग कर सकते हैं। ईमेल दिवालियापन घोषित करने का विचार — बस सब कुछ हटाना और फिर से शुरू करना — कुछ मंडलियों में गंभीरता से विचार किया जा रहा है।
यह सब आपके इनबॉक्स को साफ़ करने पर केंद्रित है, मायावी, इनबॉक्स ज़ीरो को प्राप्त करने पर, ईमेल अधिभार के साथ दो मूलभूत समस्याओं को याद करता है। अपनी ईमेल समस्याओं को वास्तव में हल करने के लिए आपको इनबॉक्स ज़ीरो से आगे जाकर अंतर्निहित समस्याओं का समाधान करना होगा:
- आपका इनबॉक्स सबसे पहले क्यों ओवरफ्लो हो रहा है।
- ईमेल के साथ आपका संबंध कैसा है।
ईमेल अधिभार समस्या
ईमेल अधिभार के आसपास की अधिकांश बातचीत वांछित और अवांछित ईमेल के बीच अंतर करने में विफल रहती है। अपने इनबॉक्स में प्रत्येक आइटम को एक लक्ष्य के रूप में समझना स्थिति की वास्तविकता को अनदेखा करता है। आपके बॉस का एक ईमेल जो आपको किसी प्रस्तुति पर प्रतिक्रिया दे रहा है, स्पष्ट रूप से ग्रुपऑन के ईमेल के समान नहीं है जो उस शहर में सौदों की पेशकश करता है जिसे आपने पिछले साल छोड़ा था। इसी तरह, किसी पुराने मित्र का ईमेल शायद स्वागत योग्य है, जबकि फ़ेसबुक का एक ईमेल आपको बता रहा है कि उसी मित्र ने आपको फ़ोटो में टैग किया है, शायद नहीं है।
यदि आपके इनबॉक्स में एक सौ ईमेल बैठे हैं, जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते थे लेकिन अभी तक निपटा नहीं है, तो आपके पास एक समय प्रबंधन समस्या है जिसे कोई ईमेल ऐप हल नहीं कर सकता है। यदि आपके पास इसके बजाय दस अवांछित ईमेल हैं, तो आपको एक ईमेल समस्या है, लेकिन फिर से, कोई भी ईमेल ऐप आपके लिए इसे हल नहीं करेगा।
<ब्लॉकक्वॉट>ईमेल अधिभार के आसपास की अधिकांश बातचीत वांछित और अवांछित ईमेल के बीच अंतर करने में विफल रहती है
अधिकांश लोगों के लिए, अवांछित ईमेल के दो सबसे लगातार कारण सोशल मीडिया नोटिफिकेशन, ईमेल न्यूज़लेटर्स और अनावश्यक कार्य ईमेल हैं। यदि आप एक सार्वजनिक हस्ती हैं, तो आपको बड़ी मात्रा में अवांछित प्रशंसक-मेल या सलाह के अनुरोधों का भी सामना करना पड़ सकता है।
स्पैम अब वह समस्या नहीं रही जो पहले थी, यदि आप जीमेल जैसी आधुनिक ईमेल सेवा का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने इनबॉक्स में स्पैम बहुत कम दिखाई देगा।
पावलोवियन ईमेल
इनबॉक्स ज़ीरो, एक अवधारणा के रूप में, ईमेल के साथ अधिकांश लोगों के संबंधों को संबोधित करने में भी विफल रहता है . एक खाली इनबॉक्स होना क्योंकि आप इसे हर 20 मिनट में चेक करते हैं, या हर बार आपको कोई सूचना मिलती है, और हर चीज का तुरंत जवाब देना शायद ही अच्छी बात है। इसी तरह, अगर आप दिन में 4 घंटे ईमेल एक्सचेंज में बिता रहे हैं, तो आप उत्पादक नहीं हो रहे हैं, भले ही आप दिन के अंत में इनबॉक्स शून्य पर पहुंच गए हों।
इवान पावलोव एक रूसी नोबेल पुरस्कार विजेता वैज्ञानिक थे जो शास्त्रीय कंडीशनिंग पर अपने काम के लिए प्रसिद्ध थे। हर बार जब वह कुत्ते को खाना खिलाता था तो घंटी बजाकर वह कुत्ते को बिना भोजन के भी लार पिलाने में सक्षम हो जाता था। एक मनोविज्ञान स्नातक के रूप में, अब जब भी मैं पावलोव के बारे में बात करता हूं, तो मैं हर बार सलाम करता हूं!
शास्त्रीय कंडीशनिंग की जड़ यह है कि प्रतिक्रिया के बाद जितनी बार उत्तेजना होती है, उन्हें अलग करना उतना ही कठिन होता है। हर बार जब आप सुबह सबसे पहले अपने ईमेल की जांच करते हैं, या जब कोई नई सूचना आती है, तो आप वही काम करते रहने के लिए खुद को कंडीशनिंग कर रहे होते हैं।
वास्तव में इनबॉक्स शून्य से आगे जाने के लिए, आपको ईमेल प्राप्त करने और उसका जवाब देने के तरीके पर नियंत्रण प्राप्त करने की आवश्यकता है—आपको पावलोवियन चक्र को तोड़ने की आवश्यकता है। एक खाली इनबॉक्स इसे हासिल करने की राह पर केवल एक संभावित कदम है।
पांच सिद्धांत
सौभाग्य से, अवांछित ईमेल अधिभार और पावलोवियन संबंध को हल करना आसानी से किया जाता है। कुछ सरल सिद्धांत हैं जिन्हें यदि आप व्यवहार में लाते हैं तो यह सुनिश्चित होगा कि आप लगभग सभी ईमेल प्राप्त करना चाहते हैं, और यह कि आप इसे कब और कहाँ चेक करते हैं, इस पर आपका नियंत्रण है।
सिद्धांत एक:गैर-अतिव्यापी सिलोस
सोशल मीडिया अधिसूचना समस्या को हल करने के लिए, मैं गैर-अतिव्यापी साइलो के विचार का उपयोग करता हूं। फेसबुक की सभी सूचनाएं फेसबुक में रहनी चाहिए—कहानी का अंत। वे मेरे ईमेल इनबॉक्स में, मेरे फ़ोन के सूचना मेनू में या Facebook के अलावा कहीं भी दिखाई नहीं देनी चाहिए। कोई भी Facebook सूचना कभी भी मेरे संपादक की ईमेल जितनी महत्वपूर्ण नहीं होगी, इसलिए उनके साथ वैसा ही व्यवहार नहीं किया जाना चाहिए.
कार्रवाई के चरण
अपने सभी सोशल मीडिया खातों में लॉग इन करने और प्रत्येक अधिसूचना ईमेल से सदस्यता समाप्त करने में 30 मिनट व्यतीत करें। आपको आश्चर्य हो सकता है कि आपको कितने चेकबॉक्स को अनचेक करने की आवश्यकता है। मेरे साथी MakeUseOf लेखक जस्टिन ने NotifyMeNot के साथ परेशान करने वाले सोशल मीडिया ईमेल को रोकने के तरीके पर एक अच्छा लेख लिखा है। NotifyMeNot आपको सभी प्रमुख सोशल नेटवर्किंग साइट की ईमेल सूचनाओं से सदस्यता समाप्त करने के चरणों के माध्यम से ले जाता है।
सिद्धांत दो:डील करें या हटाएं
समाचार पत्र की समस्या से निपटना थोड़ा कठिन है। समस्या यह है कि, कई मामलों में, आपने एक न्यूज़लेटर के लिए सक्रिय रूप से साइन अप किया है क्योंकि इसमें वह जानकारी है जिसे आप प्राप्त करना चाहते थे। यदि आप मेरी तरह एक डिजिटल जमाखोर हैं, तो आप अपने आप को यह समझाने की कोशिश कर सकते हैं कि आप अभी भी उन दैनिक Groupon सौदों को प्राप्त करना चाहते हैं। डील या डिलीट का सिद्धांत जमाखोरी की इन प्रवृत्तियों पर काबू पाने में आपकी मदद करता है।
कार्रवाई के चरण
अपने इनबॉक्स में सभी ईमेल न्यूज़लेटर्स को पढ़ने के लिए प्रतिदिन 15 मिनट अलग रखें। प्रत्येक के लिए, आपको इसे पूरा पढ़ना होगा, या सदस्यता समाप्त करनी होगी। यदि आप इसे उस समय के दौरान नहीं पढ़ेंगे, जिसे करने के लिए अलग रखा गया है, तो आप कभी नहीं पढ़ेंगे।
दो सप्ताह के दौरान मैंने उन लगभग तीन चौथाई न्यूज़लेटर्स की सदस्यता समाप्त कर दी, जिनकी मैंने सदस्यता ली थी। अब जब भी मैं देखता हूं कि अपठित समाचार पत्र मेरे इनबॉक्स में रेंगना शुरू कर देते हैं तो मैं सौदा बहाल कर देता हूं या हटा देता हूं।
सिद्धांत तीन:अधिकतम ईमेल समय
बहुत से लोगों के लिए - मेरे साथ-साथ जब मैं सावधान नहीं हूँ - ईमेल की जाँच एक रिफ्लेक्टिव क्रिया है। यदि आप सक्रिय रूप से कुछ भी नहीं कर रहे हैं, या एक पल के लिए विचलित नहीं हो रहे हैं, तो आप अपना इनबॉक्स खोलते हैं और अपने ईमेल की जांच करते हैं। हालांकि यह एक बड़ी बात की तरह नहीं लग सकता है, यह आपके प्रवाह को तोड़ देता है और आप चौंक सकते हैं कि आप वास्तव में ईमेल चेक करने में कितना समय व्यतीत कर रहे हैं।
मेरे साथी लेखक अक्षता की सिफारिश के अनुसार, कहीं बेहतर है कि निर्धारित समय निर्धारित किया जाए और उसके बाद ही ईमेल की जांच की जाए। मैं आगे जाकर सुझाव दूंगा, कि ईमेल अधिभार और पावलोवियन संबंध दोनों को संबोधित करने के लिए -- अधिकतम ईमेल समय निर्धारित करें ।
<ब्लॉकक्वॉट>यदि आपका समय समाप्त होने पर आप किसी ईमेल का उत्तर देने के बीच में हैं, तो उसे ड्राफ़्ट में सहेजें और अगले दिन उसे उठा लें।
कार्रवाई के चरण
प्रति दिन ईमेल की जांच करने के लिए एक या दो बार चुनें और यह पता करें कि आपके महत्वपूर्ण ईमेल से निपटने में आपको कितना समय लगता है; यह आपका अधिकतम ईमेल समय है। 45 मिनट से अधिक कुछ भी शायद बहुत लंबा है। केवल उस समय ईमेल की जांच करें और अपने अधिकतम ईमेल समय को पार न करें। यदि आपका समय समाप्त होने पर आप किसी ईमेल का उत्तर देने के बीच में हैं, तो उसे ड्राफ़्ट में सहेजें और अगले दिन उसे उठा लें।
हालांकि यह एक चरम समाधान है, यदि आप एक उचित अधिकतम ईमेल समय निर्धारित करते हैं, तो आप उन सभी को अनदेखा करते हुए सभी सही मायने में महत्वपूर्ण ईमेल से निपटने में सक्षम होंगे जो केवल अत्यावश्यक हैं। यदि आप ईमेल की मात्रा से निपटने में असमर्थ हैं, तो आपको प्राप्त होने वाली राशि को कम करने के लिए आपको इस लेख के कुछ सिद्धांतों का उपयोग करने की आवश्यकता है।
सिद्धांत चार:खुद से पूछें "क्यों?"
कुछ लोगों के पास यह घोषणा करने की विलासिता नहीं होगी कि वे केवल निश्चित समय पर ईमेल की जांच करते हैं - यदि आप उनमें से एक हैं, तो भी आप लगातार ईमेल जांच को संबोधित कर सकते हैं। दिन भर में ऐसे समय होंगे जब आपको अपना ईमेल जांचना होगा; शायद आपके बॉस ने पूछा है कि क्या जॉन ने एक रिपोर्ट भेजी है। लेकिन कई बार ऐसा भी होगा जब आप बिना किसी वास्तविक कारण के इसकी जांच कर रहे होंगे।
कार्रवाई के चरण
यदि आप ईमेल की जांच के लिए समय निर्धारित करने में असमर्थ हैं, तो हर बार जब आप अपने इनबॉक्स को देखते हैं, तो अपने आप से पूछें कि आप ऐसा क्यों कर रहे हैं और उत्तर को टेक्स्ट फ़ाइल या कागज़ पर लिख दें। सभी अच्छे कारणों का मिलान करें - "बॉस ने मुझसे पूछा", "एक घंटे के लिए डेस्क से दूर" - और सभी बुरे कारण- "विलंब करना", "फोन पर और इसे ब्राउज़ करना", "एक अधिसूचना का जवाब देना" - दिन के अंत में। इसका उद्देश्य बुरे कारणों की संख्या को कम करना है। एक बार जब आप जानते हैं कि क्यों आप ईमेल की जांच कर रहे हैं, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप इसे केवल तभी करें जब ऐसा करने का कोई स्पष्ट कारण हो।
पांचवां सिद्धांत:इनपुट को कम करना
यदि आपने पिछले सभी सिद्धांतों को अमल में लाया है और आप अभी भी ईमेल के तहत बर्फ़ पड़ रहे हैं, तो आपको इनपुट को संबोधित करने की आवश्यकता है। अवांछित ईमेल का मुख्य शेष स्रोत ट्रिगर-खुश सहकर्मियों से है; इसे संबोधित करने के दो चरण हैं -- पहला आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल को बदलना . है , दूसरा है अपने सहकर्मियों से बात करना ।
कार्रवाई के चरण
आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक ईमेल पर विचार करें। यदि यह "परफेक्ट" या "थैंक्स" जैसा एक-शब्द का ईमेल है, तो इसे न भेजें; यदि आप प्राप्त ईमेल में दी गई जानकारी पर कार्रवाई करते हैं, तो यह स्पष्ट होगा कि आपने इसे पढ़ा है और इसलिए पुष्टि की आवश्यकता नहीं है। यदि कोई अस्पष्टता है तो उसे हटा दें; यह पूछने के बजाय कि क्या कोई दोपहर में खाली है, पूछें कि क्या वे निर्धारित समय पर खाली हैं।
अगर आगे और पीछे की संभावना है, तो अपना फोन उठाएं और इसके बजाय कॉल करें; जिन पांच ईमेल को हैमर आउट करने में फ़ोन पर एक मिनट से भी कम समय लग सकता है।
<ब्लॉकक्वॉट>आपके द्वारा लिखे गए प्रत्येक ईमेल पर विचार करें।
आप प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा रखते हैं, यह कहकर अपने ईमेल समाप्त करें। उन्हें सूचित करें कि आप उत्तर की जांच नहीं करेंगे, लेकिन यह मान लेंगे कि आपने जो भेजा है उस पर वे काम करना शुरू कर देंगे। सुनिश्चित करें कि उन्हें वह सब कुछ प्रदान करें जिसकी उन्हें आवश्यकता होगी ताकि उन्हें आपके पास वापस आने की आवश्यकता न हो।
एक बार जब आप अपने ईमेल को संरचित कर लेते हैं ताकि आप अनावश्यक रूप से प्रतिक्रिया नहीं दे रहे हैं और दूसरों की प्रतिक्रिया की आवश्यकता को कम कर रहे हैं, तो यह आपके सहयोगियों से बात करने का समय है। सबसे खराब अपराधियों से शुरू करते हुए, विनम्रता से ईमेल में CC'd न होने के लिए कहें, जब तक कि वे महत्वपूर्ण और प्रासंगिक न हों। इसी तरह, पूछें कि, जहां संभव हो, लोग सभी को हिट करने के बजाय केवल प्रेषक को उत्तर दें।
फैन-मेल पर एक नोट
यदि आप प्रसिद्ध हैं, या एक विशेषज्ञ के रूप में माने जाते हैं, तो आपको सलाह मांगने वाले अजनबियों से ईमेल प्राप्त होगा। इस प्रकार के ईमेल से निपटने की कुंजी यह विचार करना है कि वे वांछित हैं या अवांछित; जबकि सलाह के लिए अवांछित अनुरोधों का जवाब देने में दिन में एक घंटा खर्च करना बोझ हो सकता है, अगर ये लोग संभावित, या वर्तमान ग्राहक हैं, तो आप शायद उनसे सुनना चाहते हैं।
अगर, दूसरी ओर, आपको जवाब देने से कुछ हासिल नहीं होता है, तो आपको इस बात पर विचार करने की आवश्यकता है कि पहली बार में आपके ईमेल तक उनकी पहुंच कैसे है। अगर इसे आपकी वेबसाइट पर सार्वजनिक रूप से पोस्ट किया गया है, तो इसे हटा दें। यदि आप नहीं कर सकते हैं, और ईमेल की मात्रा अप्रबंधनीय है, तो आप सभी महत्वहीन ईमेल कार्यों को एक सहायक, आभासी या अन्य को सौंपने पर विचार कर सकते हैं।
अधिकांश दिनों में मुझे उन लोगों से ईमेल प्राप्त होते हैं जिन्होंने मेरे द्वारा लिखे गए ट्यूटोरियल पढ़े हैं। सॉफ़्टवेयर एक्स सॉफ़्टवेयर वाई से बेहतर क्यों है और मैं वाई के बारे में लिखने के लिए बेवकूफ हूं, यह बताते हुए एक तीखा जागते हुए, संतुलन पर, मुझे उन लोगों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना अच्छा लगता है जिन्होंने मेरा काम पढ़ा है; मेरे पास उनके प्रश्नों से ट्यूटोरियल पर अनुसरण करने के लिए बहुत अच्छे विचार हैं।
निष्कर्ष
इनबॉक्स ज़ीरो सिद्धांत रूप में एक अच्छा विचार है, लेकिन यह ईमेल समस्या की जड़ को संबोधित करने में विफल रहता है:यह सुनिश्चित करना कि आपको केवल वही ईमेल मिले जो आप प्राप्त करना चाहते हैं और यह कि आप अपनी शर्तों पर इससे निपटते हैं। इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचने के लिए सोशल मीडिया नोटिफिकेशन, अपठित ईमेल न्यूज़लेटर्स और अनावश्यक कार्य ईमेल को हटाने में कितना भी समय खर्च करना व्यर्थ है; दिन में कुछ मिनट थोड़ी देर के लिए लेना और इस ट्यूटोरियल में कुछ सिद्धांतों को लागू करना और ईमेल के साथ अपने रिश्ते को हमेशा के लिए संबोधित करना बेहतर है।