प्रचारों, न्यूज़लेटर्स, सूचनाओं, और हर दिन आपके इनबॉक्स में आने वाली हर चीज़ के बीच, बहुत सारे ईमेल जमा करना बहुत आसान है। यदि आपके पास इससे निपटने का समय नहीं है, तो आप अपने आप को 20 से 30 हजार संदेशों वाले इनबॉक्स पर बैठा हुआ पा सकते हैं।
उनमें से कहीं, आपके पास महत्वपूर्ण संदेश हैं जिन्हें आप खोना नहीं चाहते। लेकिन आप बिना बच्चे को नहाने के पानी के साथ फेंके अव्यवस्था को कैसे खाली करते हैं?
यदि आप इस लेख में उल्लिखित प्रक्रिया का पालन करते हैं, तो आप अपने आप को कम से कम 30 मिनट में इनबॉक्स ज़ीरो तक पहुंचा सकते हैं। अधिकतम, एक घंटा। इसे आज़माना चाहते हैं? अपना फूला हुआ इनबॉक्स खोलें, और साथ चलें।
फूला हुआ Gmail इनबॉक्स
परिचय, एक बहुत व्यस्त व्यक्ति का इनबॉक्स।
यह सही है। लगभग 20,000 अनरीड ईमेल संदेश। ये केवल अनरीड हैं। इस प्रक्रिया को शुरू करने से पहले मेरे ईमेल अकाउंट का कुल आकार 35,000 संदेशों को पार कर रहा था।
तो, पहली चीज़ जो करनी है वह है कम लटकने वाले फल को काटना।
कचरा फेंकें
यह कहने की आवश्यकता नहीं है कि आपको न केवल घर पर बल्कि अपने Gmail इनबॉक्स में भी अक्सर कचरा निकालने की आवश्यकता है।
बाएं नेविगेशन बार में अपने ट्रैश पर क्लिक करें, संदेश सूची के शीर्ष पर "सभी चुनें" बॉक्स पर क्लिक करें, और फिर पहले ईमेल से पहले सूचीबद्ध "सभी वार्तालाप" लिंक पर क्लिक करें।
फिर हमेशा के लिए हटाएं पर क्लिक करें।
अब Gmail स्पैम के पीछे जाएं। नेविगेशन फ़ील्ड में, स्पैम लिंक पर क्लिक करें, और फिर "अभी सभी स्पैम संदेश हटाएं" पर क्लिक करें।
अच्छा लगता है, है ना? हमने अभी तक इनबॉक्स में वास्तव में सेंध नहीं लगाई है, लेकिन अपने इनबॉक्स को कचरा निकालने के बाद साफ करना शुरू करना एक शानदार एहसास है।
अब कम लटकने वाले फल के अगले स्तर के लिए।
सोशल और प्रचार
यदि आप Google के डिफ़ॉल्ट स्टाइल Gmail इनबॉक्स का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर सोशल और प्रचार टैब दिखाई देंगे।
इनमें से प्रत्येक पर क्लिक करें और बड़ी मात्रा में डुप्लिकेट की तलाश में सूची के माध्यम से नीचे स्क्रॉल करें।
यही वे अपराधी हैं जो हर दिन आपके इनबॉक्स को भर रहे हैं।
जब आप उन्हें ढूंढते हैं, तो ईमेल खोलें और ईमेल के शीर्ष या नीचे के पास अनसब्सक्राइब लिंक ढूंढें।
सोशल और प्रोमोशन पोस्ट के पहले कुछ पृष्ठों को केवल बड़े समूहों के डुप्लिकेट की तलाश में देखें। सिर्फ अपने ईमेल न्यूज़लेटर्स को साफ करने से आपके इनबॉक्स को हर दिन भरने वाले ईमेल की मात्रा में भारी कमी आएगी।
इस पर बहुत अधिक समय खर्च न करें, क्योंकि अभी बड़ी मछलियां तलाशनी हैं। इस लेख को पूरा करने के बाद, आप Sandy के Gmail इनबॉक्स चिंता पर काबू पाने के लेख को पढ़कर खुद को फिर से इस गड़बड़ी में पड़ने से रोकना चाहेंगे।
एक बार जब आप सबसे आम ईमेल से अनसब्सक्राइब कर लेते हैं, तो शीर्ष पर फिर से सभी चुनें आइकन पर क्लिक करें, और शीर्ष पर "सभी वार्तालाप चुनें" लिंक पर क्लिक करें।
उन सभी को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।
प्रचार टैब पर भी यही प्रक्रिया दोहराएं। जब तक आप इन सभी को हटाना समाप्त करते हैं, तब तक आपने अपने इनबॉक्स को कुछ हजार से कम कर लिया होगा।
और आप केवल वार्म अप कर रहे हैं।
लेबल किए गए ईमेल बैकअप करें और हटाएं
सालों पहले, मैं एक टीम का हिस्सा था जो ऑनलाइन जांच करती थी। मेरे वहां रहने के दौरान मैंने कुछ हजार ईमेल जमा किए---उन सभी पर आने वाले, लिंक किए गए ईमेल पते का एक विशेष Gmail लेबल लगा हुआ था।
पता 2015 में बंद हो गया लेकिन मैंने कभी उन सभी ईमेल को हटाने की जहमत नहीं उठाई।
आपने सालों पहले सभी प्रकार के लेबल बनाए होंगे। शायद आपने आने वाले ईमेल के लिए फ़िल्टर के साथ प्रक्रिया को स्वचालित भी किया हो। उन सभी ईमेल को बस वहां बैठे जगह बर्बाद कर रहे हैं।
आप लेबल किए गए ईमेल को बल्क में केवल इसलिए नहीं हटा सकते क्योंकि आपने उन्हें किसी कारण से लेबल किया था। शायद उनमें वर्षों का शोध है, या वे कुछ काम का ऐतिहासिक संग्रह हैं जो आप खोना नहीं चाहते।
महत्वपूर्ण लेबल वाले ईमेल का बैकअप लें
सौभाग्य से, Google के अकाउंट एक्सपोर्ट फीचर का उपयोग करके उन सभी ईमेल का बल्क में बैकअप लेना बहुत आसान है।
Google आपके Google अकाउंट में हर सेवा के लिए एक डाउनलोड योर डेटा पेज प्रदान करता है।
आर्काइव प्रबंधित करें लिंक पर क्लिक करें, और फिर नया आर्काइव बनाएं पर क्लिक करें।
अपने अकाउंट्स की सूची तक नीचे स्क्रॉल करें और सभी अकाउंट्स को अचयनित करने के लिए कोई नहीं चुनें पर क्लिक करें।
फिर अपने Gmail अकाउंट तक नीचे स्क्रॉल करें, और केवल उस सेवा को सक्षम करने के लिए स्विच पर क्लिक करें।
ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें, और लेबल चुनें पर क्लिक करें।
अपने Gmail अकाउंट में आपके द्वारा बनाए गए लेबल की सूची में नीचे जाएं, और उन सभी को चुनें जिनका आप पूर्ण बैकअप लेना चाहते हैं।
सूची के तहत, आप संपीड़ित फ़ाइल प्रारूप और अधिकतम आर्काइव आकार का चयन कर सकते हैं।
अंत में, आर्काइव बनाएं बटन पर क्लिक करें।
Google आपको ईमेल करेगा कि उसने आपका आर्काइव लेना शुरू कर दिया है। इसमें कुछ घंटे या एक दिन भी लग सकता है, लेकिन अंततः, जब आर्काइव डाउनलोड के लिए तैयार होगा तो आपको एक फॉलो-अप ईमेल प्राप्त होगा। डाउनलोड लिंक सीधे ईमेल संदेश में होगा।
एक बार जब आप अपने ईमेल आर्काइव को कहीं सुरक्षित डाउनलोड और सेव कर लेते हैं, तो आप लेबल वाले ईमेल को मिटाना शुरू करने के लिए तैयार हैं।
लेबल वाले ईमेल और लेबल हटाएं
वापस अपने Gmail इनबॉक्स में, प्रत्येक लेबल पर क्लिक करें ताकि ईमेल प्रदर्शित हों, और चयन सूची से सभी चुनें।
सभी वार्तालाप चुनें याद रखें जैसे आपने पहले किया था।
उन सभी ईमेल को हटाने के लिए ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।
यदि आप भाग्यशाली हैं, तो आप हजारों ईमेल वाले लेबल पर आएंगे जिन्हें आप अब बैकअप होने के बाद अपने इनबॉक्स से साफ कर सकते हैं।
एक बार जब आप सभी ईमेल साफ कर लेते हैं, तो उन सभी पुराने लेबल को हटाना न भूलें। लेबल नाम के दाईं ओर ड्रॉपडाउन पर क्लिक करें और सूची से लेबल हटाएं चुनें।
इस बिंदु पर, आपको अपने इनबॉक्स का आकार पहले से ही काफी कम कर लेना चाहिए था। लेकिन चलिए रुकते नहीं हैं। हमारे पास अभी भी कुछ तरकीबें हैं।
पुराने ईमेल हटाएं
यदि आपके पास दसियों हज़ार ईमेल हैं, तो संभावना बहुत अच्छी है कि चार या पांच साल पहले महत्वपूर्ण रहे ईमेल अब बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं।
अब वास्तव में गहराई से खुदाई करने और घर की सफाई करने का समय है। आइए उन बहुत पुराने ईमेल से छुटकारा पाएं।
ऐसा करने के लिए, बस Gmail खोज फ़ील्ड में "older_than:2y" टाइप करें। आप 2 को उस वर्षों की संख्या में बदलकर जो भी समय सीमा चाहते हैं उसे सेट कर सकते हैं जिसे आप रखना चाहते हैं।
बस याद रखें कि आप ईमेल की जो भी मात्रा "रखते हैं", आपको अंत में वास्तव में महत्वपूर्ण लोगों को निकालने के लिए उन्हें छांटना होगा। इसलिए इस समय सीमा को उतना छोटा रखें जितना आप सहज हों।
सभी ईमेल चुनें, और सभी वार्तालाप चुनें, फिर ट्रैश आइकन पर क्लिक करें जैसे आप अब तक करते आ रहे हैं।
उसके बाद, आपके दसियों हज़ार ईमेल का इनबॉक्स इस बिंदु तक कम से कम एकल हजारों में आ जाना चाहिए।
इस बिंदु पर, शेष गड़बड़ी को साफ करने के लिए थोड़ा अधिक चयनात्मक दृष्टिकोण अपनाने का समय है।
साफ करें, क्रमबद्ध करें, और व्यवस्थित करें
सबसे पहले, विचार करें कि कोई भी ईमेल जिसे आपने कुछ हफ्ते पहले से आगे नहीं खोला है, आप शायद कभी नहीं खोलेंगे।
आप दस दिनों से अधिक पुराने सभी अनरीड ईमेल खोजकर उन्हें जल्दी से साफ कर सकते हैं।
खोज फ़ील्ड में, बस "is:unread older_than:10d" टाइप करें।
उन सभी सूचीबद्ध ईमेल को चुनें और हटाएं।
शेष ईमेल की सूची को और कम करने का एक और दृष्टिकोण सामान्य स्पैम या प्रचारक विषय पंक्तियों की खोज करना है। आप "subject: deal", "subject: giveaway" या "subject: last chance" जैसी खोजें टाइप करके ऐसा कर सकते हैं।
हर खोज में एक बार में 100 से अधिक ईमेल आने चाहिए। बस उन्हें मिटाते रहें।
अपने इनबॉक्स को खत्म करें
इस बिंदु पर, आपके दसियों हज़ार ईमेल का पहाड़ बहुत अधिक प्रबंधनीय आकार तक कम हो जाना चाहिए। अब आपने अपने इनबॉक्स को ज्यादातर उन ईमेल संदेशों तक केंद्रित कर दिया है जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं और जिन्हें आप रखना चाहते हैं।
अब, शेष ईमेल के माध्यम से स्क्रॉल करना शुरू करें। जब आप महत्वपूर्ण ईमेल देखते हैं जिन्हें आप रखना चाहते हैं, तो बस उन्हें उन लेबल पर खींचें जो आपने उनके लिए बनाए हैं (या नए लेबल बनाएं यदि वे अभी तक मौजूद नहीं हैं)।
यह एक काम की तरह लगता है, लेकिन एक समय में ईमेल के एक पृष्ठ को नेत्रहीन रूप से स्कैन करने से केवल कुछ ही निकलने चाहिए जिन्हें आप वास्तव में रखना चाहते हैं। फिर आप उस पृष्ठ पर सभी ईमेल का चयन कर सकते हैं और उन सभी को हटा सकते हैं। यह एक बार में 50 या इतने ईमेल मिटा देगा।
याद रखें, जब भी आप एक दोहराने वाले प्रेषक को देखते हैं, तो ईमेल खोलें और उत्तर बटन के बगल में ड्रॉपडाउन तीर पर क्लिक करें। इस सूची से "इस तरह के संदेश फ़िल्टर करें" पर क्लिक करें।
फिर दिखने वाले मिलान वाले ईमेल की सूची से सभी का चयन करें और हटाएं।
लेबलिंग, फ़िल्टरिंग, और ईमेल के बड़े ब्लॉकों को हटाकर, आप 1,000 से अधिक ईमेल की उस सूची को चमत्कारी इनबॉक्स ज़ीरो तक कुछ ही समय में ले आएंगे।
वर्षों तक इसे देखे बिना इनबॉक्स में उस "खाली" नोट को देखना एक जबरदस्त एहसास है!
जानवर को दोबारा बढ़ने न दें
अब जब आपने अंततः उस विशाल जानवर जैसे इनबॉक्स को फिर से नियंत्रण में लाने के लिए समय लिया है, तो इसे फिर से बहुत बड़ा होने से रोकना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका है Gmail की उन सभी सुविधाओं का अध्ययन करना जो चीजों को व्यवस्थित और सुव्यवस्थित रखने के लिए उपलब्ध हैं।
आप उन सुविधाओं के बारे में Gmail के लिए हमारे पावर यूजर गाइड में जान सकते हैं, और फिर कभी इस प्रक्रिया से गुजरने का सामना नहीं करना पड़ेगा।
