ईमेल ओवरलोड आजकल एक बड़ी समस्या है। इसके अलावा, ईमेल केवल संचार नहीं है, यह आपके टू-डू सूची को भी काफी हद तक निर्धारित करता है। साथ ही, लगातार सूचनाएं विकर्षण हो सकती हैं। हम सभी को ईमेल को वश में करने का एक तरीका चाहिए।
ओवरफ्लोइंग इनबॉक्स को रोकने की तरकीबें आज का क्रम हैं। इससे बेहतर कौन बात कर सकता है एक ऐसे आदमी से जो 2006 से जीमेल को वश में करने की कोशिश कर रहा है? एंडी मिशेल एक्टिवइनबॉक्स के संस्थापक हैं, जो आपके जीमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित करने का एक ऐप है।
सुबह ईमेल: क्या यह जरूरी है, या आपको इसे बाद के लिए सॉर्ट करना चाहिए? जागने पर ईमेल से निपटने के लिए सबसे अच्छी रणनीति क्या है?
एंडी: मैं वर्षों से इससे जूझ रहा हूं।
- यदि आप पहली चीज ईमेल करते हैं, तो आप इसमें फंस जाते हैं और पूरी सुबह खो देते हैं (यूट्यूब पर एक वीडियो देखने और फिर संबंधित वीडियो के खरगोश छेद का अनुसरण करने की तरह)।
- लेकिन अगर आप इसे स्थगित करते हैं, तो आप कुछ महत्वपूर्ण चूक सकते हैं, या किसी और चीज में फंस सकते हैं और कभी वापस नहीं आ सकते।
उत्तर दोनों करना है! लेकिन दो आसान टुकड़ों में।
पहला, डेविड एलन के दृष्टिकोण का उपयोग करके प्रत्येक ईमेल के लिए इनबॉक्स जीरो प्राप्त करें:
- क्या यह जंक है? इसे हटाएं।
- क्या आप 2 मिनट में जवाब दे सकते हैं? तो ऐसा करें और इसे हटाएं।
- अन्यथा, इसे बाद के लिए कार्रवाई करें। जीमेल (एक्टिवइनबॉक्स के साथ) या आउटलुक आपको प्राथमिकता स्थिति निर्दिष्ट करने देगा। (आप सभी महत्वपूर्ण ईमेल का तुरंत जवाब देना चाह सकते हैं)
इनबॉक्स जीरो के लिए क्यों जाएं? मर्लिन मान के शब्दों में...
"वह 'शून्य?' यह आपके इनबॉक्स में कितने संदेश हैं — यह आपके अपने दिमाग का कितना हिस्सा उस इनबॉक्स में है। खासकर जब आप नहीं चाहते कि यह हो।"
यह आपको अपने दिन के साथ आगे बढ़ने के लिए एक साफ शुरुआत देता है।
कार्रवाई आइटम: दिन में बाद में कई कम ऊर्जा बिंदुओं को चुनें ताकि ईमेल पूरा हो सके। मैं दोपहर के भोजन के बाद की नींद वाले आधे घंटे, और दिन के अंत से ठीक पहले की वकालत करता हूं। अपने कार्रवाई किए गए ईमेल सूची में जाएं, और उनके माध्यम से ज़ूम करें।
क्या ईमेल हर समय जांचा जाना चाहिए या समय-समय पर?
एंडी: मुझे लगता है कि, यदि आप उपरोक्त इनबॉक्स जीरो दृष्टिकोण का पालन करते हैं, तो आप तत्काल चीजों के बारे में जागरूक रहने के लिए हर घंटे या तो जांच सकते हैं, लेकिन समय लेने वाली किसी भी चीज को अधिक आवधिक ब्लॉकों में स्थगित कर सकते हैं।
बेशक, यदि आप सेल्स या कस्टमर सपोर्ट में काम करते हैं तो आपके पास कोई विकल्प नहीं है — ईमेल आपका जीवन है!
आप कार्यों, महत्वपूर्ण जानकारी, और अन्य काम के बीच ईमेल को कैसे वर्गीकृत करते हैं?
एंडी: पहली बात, केवल दो बड़ी श्रेणियां हैं जो मायने रखती हैं: क्या यह एक कार्य है, या यह संदर्भ सामग्री है? हर दूसरा ईमेल बस हटा दिया जाता है।
फिर कार्यों को स्थिति के अनुसार समूहीकृत किया जा सकता है। जैसे उच्च प्राथमिकता, निम्न प्राथमिकता, और "प्रतीक्षा कर रहे हैं"।
"प्रतीक्षा कर रहे हैं" सूची सबसे शक्तिशाली है, हर उस चीज के लिए जो अवरुद्ध है जब आप किसी और के कुछ करने की प्रतीक्षा कर रहे हैं। ये ईमेल आमतौर पर वे होते हैं जो हमारे ईमेल क्लाइंट की गहराई में डूब जाते हैं, और हम पूरी तरह से फॉलो अप करना भूल जाते हैं।
कार्रवाई आइटम: जीमेल में, एक लेबल रखें; या आउटलुक में एक फ्लैग रखें; और जब आप एक ईमेल भेजते हैं जिसका आपको निश्चित रूप से जवाब चाहिए, तो इसे चिह्नित करें। फिर सप्ताह में एक बार, आप अपनी प्रतीक्षा सूची में जा सकते हैं और उन सभी का पीछा कर सकते हैं जिन्होंने जवाब नहीं दिया है।
क्या ईमेल को टू-डू सूची के रूप में इस्तेमाल किया जाना चाहिए?
एंडी: हाँ!
यदि कार्य पहले से ही आपके इनबॉक्स में आ रहे हैं, तो विकल्प क्या है? आपको उन्हें अपने ईमेल से दूसरे सिस्टम में कॉपी और पेस्ट करना होगा।
यह समय बर्बादी और भ्रम का एक बड़ा स्रोत है, कार्यों के विभिन्न प्रणालियों में डुप्लिकेट होने के साथ। इस कारण से, डेविड एलन "कठोर किनारों" (एक आइटम केवल एक सूची में दिखाई देना चाहिए) की वकालत करते हैं ताकि आपका दिमाग अव्यवस्था मुक्त और तनाव मुक्त रहे।
कार्रवाई आइटम: [संपादक का नोट] आप सॉर्टड के साथ जीमेल को ट्रेलो जैसे टास्क बोर्ड में बदल सकते हैं, जिससे आपको अपने नियमित इनबॉक्स का आराम मिलता है और प्रक्रिया में टू-डू सूची स्किन जुड़ जाती है।
ईमेल का उपयोग करके कार्यों को लिखने के कुछ प्रभावी तरीके क्या हैं?
एंडी: यदि आप एक कार्य जोड़ना चाहते हैं जो ईमेल के रूप में शुरू नहीं हुआ, तो बस खुद को एक ईमेल भेजें! फिर आपको इसे एक कार्य के रूप में चिह्नित करना होगा।
एक्टिवइनबॉक्स के साथ, आप ईमेल के विषय को एक कार्य नाम से बदल सकते हैं, एक स्थिति और नियत तारीख सेट कर सकते हैं, एक चेकलिस्ट और नोट्स जोड़ सकते हैं, और इसे एक प्रोजेक्ट का हिस्सा बना सकते हैं। यह जीमेल को एक पूर्ण कार्य प्रबंधक में बदल देता है।
कार्रवाई आइटम: जीमेल में, आप एक ईमेल को सितारों से चिह्नित कर सकते हैं; गूगल के इनबॉक्स के साथ आप रिमाइंडर जोड़ सकते हैं या एक ईमेल को स्नूज़ कर सकते हैं।
क्या हमारा इनबॉक्स एक टास्क-सूची के रूप में ध्यान के लिए प्रतिस्पर्धा करने वाला बस एक और सिस्टम बन जाता है?
एंडी: यह निश्चित रूप से हमारे ध्यान के लिए प्रतिस्पर्धा करने वाला एक सिस्टम है, लेकिन हमारा इनबॉक्स पहले से ही ऐसा कर रहा है। तो यह एक और नहीं है। तथ्य यह है कि आपका इनबॉक्स पहले से ही एक टास्क-सूची है, बिना आपके विशेष रूप से इसे चाहने के, ठीक यही कारण है कि आपको इसे अपनी केंद्रीय टास्क सूची बनाना चाहिए।
धारा के साथ तैरना हमेशा आसान होता है। आप कहीं और एक टास्क सूची बनाए रखने की कोशिश कर सकते हैं, लेकिन यदि आपके अधिकांश कार्य ईमेल से आ रहे हैं, तो क्या आप इससे लड़ते रहना चाहते हैं, ईमेल को अपने अन्य टास्क मैनेजर में कॉपी और पेस्ट करना और उन सहकर्मियों पर चिल्लाना जो आपको ईमेल करते रहते हैं? इससे न लड़ें! ईमेल को अपनी टास्क सूची का मूल बनाएं।
कार्रवाई आइटम: [संपादक का नोट] यदि आप अभी भी एक बाहरी टास्क सूची का उपयोग करना चाहते हैं, तो टूडूइस्ट और Any.do आपको जीमेल से सीधे कार्य जोड़ने देते हैं।
क्या ईमेल दक्षता एक सहयोगी या व्यक्तिगत जिम्मेदारी है? हम सभी को कौन सा शिष्टाचार अपनाना चाहिए?
एंडी: जब शिष्टाचार की बात आती है, तो उत्तर निश्चित रूप से, निश्चित रूप से सहयोगी है। समाज में बाकी सब चीजों की तरह, यह अपने आप को जितना सम्मान देने के बारे में है उतना ही दूसरों का सम्मान करने के बारे में। [संपादक का नोट: इसी तरह, कुछ ईमेल हैं जो प्राप्तकर्ताओं को अपमानित, क्रोधित या परेशान करने की गारंटी देते हैं]
प्रतीत होता है विनम्र होने के बावजूद, मुझे लगता है कि जो ईमेल सिर्फ "धन्यवाद!" या "ठीक है!" कहते हैं, वे समय की पूरी बर्बादी हैं, और इस प्रकार बुरे हैं।
हालांकि जब सहयोगी उपकरणों की बात आती है, तो यह एक अलग मामला है। ईमेल एक अंतर्निहित एकल अनुभव है। कम से कम एक टीम के शेड्यूल को समन्वयित करने के लिए, आपको अभी भी अपने प्रोजेक्ट मैनेजर, CRM और IM टूल की आवश्यकता है।
कार्रवाई आइटम: मैं 3सेंटेंस का प्रशंसक हूँ। संक्षिप्तता हर किसी का समय बचाती है — यहां तक कि जब आपको भविष्य में ईमेल को फिर से स्कैन करना पड़ता है। जबकि घुमावदार ईमेल आलसी और असभ्य हैं।
एंडी से अपने ईमेल-संबंधी प्रश्न पूछें!
एंडी मिशेल टिप्पणियों को पढ़ेंगे और आपके ईमेल से निपटने के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देंगे। अब उस pesky समस्या को हल करने का आपका मौका है!
