ईमेल ओवरलोड इन दिनों एक बड़ी समस्या है। इसके अतिरिक्त, ईमेल केवल संचार नहीं है, यह काफी हद तक आपकी टू-डू सूची को भी निर्धारित करता है। साथ ही, लगातार सूचनाएं विचलित करने वाली हो सकती हैं। हम सभी को ईमेल को वश में करने का एक तरीका चाहिए।
अतिप्रवाहित इनबॉक्स को रोकने के लिए तरकीबें दिन का क्रम हैं। इसके बारे में बात करने के लिए उस आदमी से बेहतर और कौन हो सकता है जो 2006 से जीमेल को वश में करना चाहता है? एंडी मिशेल, ActiveInbox के संस्थापक हैं, जो आपके Gmail इनबॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए एक ऐप है।
सुबह ईमेल करें:क्या यह जरूरी है, या आपको इसे बाद के लिए सुलझा लेना चाहिए? क्या है जागने पर ईमेल से निपटने की सर्वोत्तम रणनीति ?
एंडी: मैंने इसके साथ सालों तक मल्लयुद्ध किया है।
- यदि आप सबसे पहले ईमेल करते हैं, तो आप पूरी सुबह खो जाते हैं और एक पूरी सुबह खो देते हैं (थोड़ा सा YouTube पर वीडियो देखने जैसा है और फिर संबंधित लोगों का अनुसरण करते हुए खरगोश के छेद के नीचे)।
- लेकिन अगर आप इसे स्थगित करते हैं, तो आप शायद कुछ महत्वपूर्ण याद करेंगे, या किसी और चीज़ में फंस जाएंगे और फिर कभी वापस नहीं आएंगे।
जवाब दोनों करना है! यद्यपि दो आसान काटने में।
सबसे पहले, प्रत्येक ईमेल के लिए डेविड एलन के दृष्टिकोण का उपयोग करके इनबॉक्स ज़ीरो प्राप्त करें:
- क्या यह कबाड़ है? इसे हटा।
- क्या आप 2 मिनट में जवाब दे सकते हैं? फिर ऐसा करें और इसे हटा दें।
- अन्यथा, बाद के लिए कार्रवाई करें। Gmail (ActiveInbox के साथ) या आउटलुक आपको एक प्राथमिकता स्थिति निर्दिष्ट करने देगा। (हो सकता है कि आप सभी महत्वपूर्ण ईमेल का तुरंत जवाब देना चाहें)
इनबॉक्स जीरो के लिए क्यों जाएं? मर्लिन मान के शब्दों में...
"वह 'शून्य?' यह मायने नहीं रखता कि आपके इनबॉक्स में कितने संदेश हैं—यह है कि उस इनबॉक्स में आपका कितना दिमाग है। खासकर जब आप इसे नहीं चाहते।"
यह आपको अपने दिन के साथ शुरू करने के लिए एक साफ शुरुआत देता है।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: ईमेल करने के लिए दिन में बाद में कई कम ऊर्जा बिंदु चुनें। मैं दोपहर के भोजन के आधे घंटे बाद और दिन खत्म होने से ठीक पहले सोने की सलाह देता हूं। अपनी सक्रिय ईमेल सूची में ड्रॉप करें, और उनके माध्यम से ज़ूम करें।
क्या ईमेल कुछ ऐसा होना चाहिए जिसे आप हर समय या समय-समय पर जांचते रहें?
एंडी: मुझे लगता है कि, यदि आप ऊपर दिए गए इनबॉक्स ज़ीरो दृष्टिकोण का पालन करते हैं, तो आप जरूरी चीजों से अवगत रहने के लिए हर घंटे या तो जांच सकते हैं, लेकिन कुछ भी समय-समय पर ब्लॉक करने के लिए स्थगित कर सकते हैं।
बेशक, अगर आप बिक्री या ग्राहक सहायता में काम करते हैं तो आपके पास कोई विकल्प नहीं है—ईमेल ही आपका जीवन है!
आप ईमेल को कार्यों, महत्वपूर्ण जानकारी और अन्य कार्यों के बीच कैसे वर्गीकृत करते हैं?
एंडी: सबसे पहले, केवल दो बड़ी श्रेणियां मायने रखती हैं:क्या यह एक कार्य है, या यह संदर्भ सामग्री है? हर दूसरा ईमेल आसानी से डिलीट हो जाता है।
फिर कार्यों को स्थिति के आधार पर समूहीकृत किया जा सकता है। उदा. उच्च प्राथमिकता, निम्न प्राथमिकता, और "वेटिंग फॉर"।
"वेटिंग फॉर" सूची सबसे शक्तिशाली है, जब आप किसी और के कुछ करने की प्रतीक्षा करते हैं तो जो कुछ भी अवरुद्ध होता है। ये ईमेल आम तौर पर वही होते हैं जो हमारे ईमेल क्लाइंट की गहराई में डूब जाते हैं, और हम फॉलो अप करना पूरी तरह से भूल जाते हैं।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: जीमेल में, एक लेबल रखें; या आउटलुक में एक झंडा रखें; और जब आप कोई ईमेल भेजते हैं जिसके लिए आपको निश्चित रूप से एक प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, तो उसे चिह्नित करें। फिर सप्ताह में एक बार, आप अपनी प्रतीक्षा सूची में शामिल हो सकते हैं और उन सभी का पीछा कर सकते हैं जिन्होंने उत्तर नहीं दिया है।
क्या ईमेल का उपयोग कार्य सूची के रूप में किया जाना चाहिए?
एंडी: हाँ!
यदि आपके इनबॉक्स में कार्य पहले से आ रहे हैं, तो विकल्प क्या है? आपको उन्हें अपने ईमेल से किसी अन्य सिस्टम में कॉपी और पेस्ट करना होगा।
यह समय बर्बाद करने और भ्रम का एक बड़ा स्रोत है, विभिन्न प्रणालियों में कार्यों को दोहराया जा रहा है। इस कारण से, डेविड एलन आपके मस्तिष्क को अव्यवस्थित और तनाव मुक्त रखने के लिए "हार्ड एज" (एक आइटम केवल एक सूची में दिखाई देना चाहिए) की वकालत करते हैं।
बेशक, नियमित ईमेल क्लाइंट के साथ मुख्य दोष यह है कि वे उन ईमेल कार्यों को संभालने में अच्छे नहीं हैं। इसलिए, ActiveInbox का मूल विचार यह था कि ईमेल कार्य हैं . कोई अलगाव या दोहराव नहीं है।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: [संपादक का नोट] आप जीमेल को सॉर्ट के साथ ट्रेलो जैसे टास्क बोर्ड में बदल सकते हैं, जिससे आपको अपने नियमित इनबॉक्स की सुविधा मिलती है और इस प्रक्रिया में टू-डू लिस्ट स्किन मिलती है।
कार्यों को संक्षेप में बताने के लिए ईमेल का उपयोग करने के कुछ प्रभावी तरीके क्या हैं?
एंडी: यदि आप कोई ऐसा कार्य जोड़ना चाहते हैं जो ईमेल के रूप में प्रारंभ नहीं हुआ है, तो बस स्वयं को एक ईमेल भेजें! फिर आपको इसे एक कार्य के रूप में चिह्नित करना होगा।
ActiveInbox के साथ, आप ईमेल के विषय को कार्य नाम से बदल सकते हैं, एक स्थिति और नियत तिथि निर्धारित कर सकते हैं, एक चेकलिस्ट और नोट्स जोड़ सकते हैं और इसे एक प्रोजेक्ट का हिस्सा बना सकते हैं। यह Gmail को एक पूर्ण कार्य प्रबंधक में बदल देता है।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: जीमेल में, आप सितारों के साथ एक ईमेल चिह्नित कर सकते हैं; Google के इनबॉक्स से आप रिमाइंडर जोड़ सकते हैं या ईमेल को स्नूज़ कर सकते हैं।
क्या हमारा इनबॉक्स एक कार्य-सूची के रूप में ध्यान आकर्षित करने के लिए प्रतिस्पर्धा करने वाला एक अन्य सिस्टम बन जाता है?
एंडी: यह निश्चित रूप से हमारे ध्यान के लिए प्रतिस्पर्धा करने वाला एक सिस्टम है, लेकिन हमारा इनबॉक्स पहले से ही ऐसा कर रहा है। तो यह दूसरा नहीं है। तथ्य यह है कि आपका इनबॉक्स पहले से ही एक कार्य-सूची है, आप इसे विशेष रूप से नहीं चाहते हैं, ठीक यही कारण है कि आपको इसे अपनी केंद्रीय कार्य सूची बनानी चाहिए।
धारा के साथ तैरना हमेशा आसान होता है। आप किसी कार्य सूची को कहीं और बनाए रखने का प्रयास कर सकते हैं, लेकिन यदि आपके अधिकांश कार्य ईमेल से आ रहे हैं, तो क्या आप इसे लड़ते रहना चाहते हैं, ईमेल को अपने अन्य कार्य प्रबंधक में कॉपी और पेस्ट करना चाहते हैं और उन सहयोगियों पर चिल्लाना चाहते हैं जो आपको ईमेल करते रहते हैं? इसे मत लड़ो! ईमेल को अपनी कार्य सूची का मूल बनाएं।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: [संपादक का नोट] यदि आप अभी भी किसी बाहरी कार्य सूची का उपयोग करना चाहते हैं, तो Todoist और Any.do आपको सीधे Gmail से कार्य जोड़ने देते हैं।
क्या ईमेल दक्षता एक सहयोगी या व्यक्तिगत जिम्मेदारी है? हम सभी को किस शिष्टाचार का पालन करना चाहिए?
एंडी: जब शिष्टाचार की बात आती है, तो उत्तर निश्चित रूप से, निश्चित रूप से सहयोगी होता है। जैसा कि समाज में हर चीज के साथ होता है, यह दूसरों का उतना ही सम्मान करने के बारे में है जितना कि आप। [संपादक का नोट:इसी तरह, कुछ ईमेल प्राप्तकर्ताओं को नाराज़ करने, क्रोधित करने या नाराज़ करने की गारंटी देते हैं]
विनम्र प्रतीत होने के बावजूद, मुझे लगता है कि ईमेल केवल "धन्यवाद!" कहते हैं। या "ठीक है!" कुल समय की बर्बादी है, और इस प्रकार बुराई है।
हालाँकि जब सहयोगी उपकरणों की बात आती है, तो यह एक अलग मामला है। ईमेल एक स्वाभाविक रूप से एकल अनुभव है। कम से कम टीम के शेड्यूल को समन्वित करने के लिए, आपको अभी भी अपने प्रोजेक्ट मैनेजर, CRM और IM टूल की आवश्यकता है।
<ब्लॉककोट>कार्रवाई आइटम: मैं 3 सेंटेंस का प्रशंसक हूं। ब्रेविटी सभी का समय बचाती है—यहां तक कि आप भी जब आपको भविष्य में ईमेल को फिर से स्कैन करना पड़े। जबकि भ्रामक ईमेल आलसी और असभ्य होते हैं।
एंडी से अपने ईमेल से संबंधित प्रश्न पूछें!
एंडी मिशेल टिप्पणियों को पढ़ रहे होंगे और आपके ईमेल से निपटने के तरीके के बारे में आपके किसी भी प्रश्न का उत्तर देंगे। अब आपके पास उस अजीब समस्या को हल करने का मौका है!