कार्यस्थल में प्रभावी संचार महत्वपूर्ण है, लेकिन कभी-कभी जब आप ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे होते हैं तो यह एक विकर्षण बन सकता है। यह सोचना आसान है कि हमें प्रत्येक ईमेल या संदेश को तत्काल प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, जो कभी-कभी एक पूर्ण वार्तालाप में बदल जाता है जिसके लिए आपके पास वास्तव में समय नहीं होता है।
इस लेख में, हम आपको बताएंगे कि आप अपने संचार को समय पर कैसे रोक सकते हैं ताकि आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकें।
1. टाइम ब्लॉकिंग योर इनबॉक्स
यदि आप हर बार ईमेल प्राप्त करने पर लगातार अपने इनबॉक्स में क्लिक करते हैं, तो आप बहुत कुछ करने वाले नहीं हैं। आप न केवल पढ़ने के लिए काम से समय निकाल रहे हैं और संभवतः ईमेल का जवाब दे रहे हैं, बल्कि आपको फिर से ध्यान केंद्रित करने में भी समय लगता है।
आप एक कोशिश को रोकने के लिए समय देना चाह सकते हैं।
समय के पीछे आपके इनबॉक्स को ब्लॉक करने का विचार यह है कि आप अपने ईमेल को पूरे दिन समर्पित समय स्लॉट में ही देखें। इस तरह, आप कम से कम रुकावटों के साथ एक विस्तारित अवधि के लिए काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
जबकि आप अभी भी कुछ महत्वपूर्ण याद नहीं करने के लिए अधिसूचना में प्रेषक और विषय पंक्ति पर नज़र डालना चाहते हैं, आप कार्रवाई नहीं कर रहे हैं और तुरंत अपने इनबॉक्स में कूद रहे हैं। आपका दिमाग काम पर रहता है क्योंकि आप जानते हैं कि आप बाद में ईमेल पर जा रहे हैं-जब तक कि निश्चित रूप से, यह जरूरी नहीं है, और आपको इसे अपना ध्यान देने की आवश्यकता है।
जैसे-जैसे आप खुलते नहीं और तुरंत प्रतिक्रिया देने की दिनचर्या के अभ्यस्त हो जाते हैं, वैसे-वैसे आपके ग्राहक या सहकर्मी भी इसके अभ्यस्त हो जाते हैं। वास्तव में, आप बेहतर प्रतिक्रिया भी दे सकते हैं क्योंकि आपका ध्यान संवाद करने पर होगा और आप जिस आइटम पर काम कर रहे हैं, उस पर वापस नहीं लौटेंगे।
एक सुझाव के रूप में, आप पहले पुराने संदेशों की जाँच करके अपने इनबॉक्स में प्रत्येक विज़िट शुरू कर सकते हैं। जो कुछ भी कचरा या कबाड़ है, उससे तुरंत निपटें। अगर इसके लिए किसी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो कोई भी कार्रवाई आइटम नीचे लिखें और उसे दर्ज करें।
यदि प्रेषक को केवल एक त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आप वहां रहते हुए भी उनका उत्तर दे सकते हैं, लेकिन यदि उन्हें ऐसे उत्तर की आवश्यकता है जो आपके द्वारा निर्धारित समय से अधिक समय लेगा, तो ईमेल को फ़्लैग करें या वापस आने के लिए एक अनुस्मारक बनाएं बाद में। ध्यान में रखने का एक लक्ष्य है अपने इनबॉक्स को बिना पढ़े संदेशों को शून्य रखना और एक ही ईमेल से दो बार निपटने से बचना।
समय आपके इनबॉक्स को अवरुद्ध करते समय, आप समय और आवृत्ति पर भी विचार करना चाहेंगे। यह एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति के ईमेल वॉल्यूम, उनकी क्या भूमिका है, और उनके शेड्यूल के आधार पर अलग-अलग होगा।
2. टाइम ब्लॉकिंग योर आउटबॉक्स
उन ईमेल के लिए जिन्हें लंबे उत्तर की आवश्यकता होती है, या जिन्हें आपको स्वयं भेजने की आवश्यकता होती है, अपने आउटबॉक्स में अपने उत्पादक समय का एक अच्छा हिस्सा खर्च करने के बजाय ऐसा करने के लिए समय को रोकें। यह थोड़ा अभ्यास लेता है, लेकिन यदि आप अपने ईमेल में सटीक हैं, तो आप उन्हें लिखने में भी कम समय व्यतीत करेंगे।
सबसे महत्वपूर्ण संदेशों से निपटने के द्वारा प्रत्येक आउटबॉक्स सत्र की शुरुआत करें और एक बार समय समाप्त होने पर, अपने अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें। सिर्फ इसलिए कि आप किसी को तुरंत जवाब दे सकते हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हमेशा करना होगा। बेशक, अपवाद हैं, लेकिन गैर-जरूरी संदेशों का जवाब देने के लिए आपका ध्यान भंग करना बढ़ जाता है।
इस बात पर भी विचार किया जाता है कि क्या संदेश को प्रतिक्रिया की भी आवश्यकता है। जवाब देने के लिए बाध्य महसूस करना आसान है, लेकिन अगर प्रेषक वास्तव में आपसे कुछ नहीं पूछ रहा है या आपके इनपुट की आवश्यकता नहीं है, तो इसे भेजने वाले के आधार पर एक साधारण धन्यवाद चाल चल सकता है।
आप प्राप्त होने वाले प्रत्येक ईमेल का जवाब देते हैं या नहीं, यह कार्यस्थल शिष्टाचार और प्रेषक के साथ आपके संबंध का मामला है। कुछ लोगों को दो-शब्द धन्यवाद संदेश खोलने के बजाय कोई प्रतिक्रिया नहीं मिलेगी, अन्य लोग नोट की सराहना कर सकते हैं।
3. अपने संदेशों को टाइमआउट पर रखना
संदेशों को पढ़ने और जवाब देने में ईमेल जितना समय नहीं लगता है - खासकर जब से एक शब्द या रणनीतिक इमोजी या यहां तक कि gif के साथ जवाब देना अधिक स्वीकार्य है। हालांकि, वे जोड़ते हैं।
अपने मैसेंजर को शेड्यूल पर रखने से रुकावटों को सीमित करने में मदद मिल सकती है। आपके संदेशों को अवरुद्ध करने का समय आपके ईमेल से थोड़ा अलग है क्योंकि वे कुछ ऐसा नहीं है जिसका जवाब देने में लंबा समय लगेगा। इसके बजाय, हो सकता है कि आप अपने कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय को रोकना चाहें, और अपने आने वाले संदेशों को सत्र समाप्त होने तक प्रतीक्षा करने दें।
यदि आप स्लैक का उपयोग कर रहे हैं, तो आप दिखा सकते हैं कि यदि आप अभी भी सूचनाओं पर नज़र रखना चाहते हैं, तो आप स्नूज़ करने के बजाय स्लैक स्थिति का उपयोग करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। हालांकि, अगर आप स्नूज़ का उपयोग करते हैं, तो लोग आपको यह बताकर संदेश भेज सकते हैं कि यह अत्यावश्यक है।
यदि आप अपने सहकर्मी को संदेश भेज रहे हैं, और आप पाते हैं कि कोई बातचीत चल रही है, तो हो सकता है कि आप अपने सहकर्मी को स्पष्टीकरण के लिए आपको कॉल करने के लिए आमंत्रित करना चाहें, क्योंकि फ़ोन पर बात करना तेज़ हो सकता है।
4. इलेक्ट्रॉनिक संचार के लिए सीमाएं निर्धारित करना
सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, यह हर किसी का पसंदीदा रिमाइंडर नहीं है, लेकिन यदि आप अपने व्यक्तिगत संदेशों की जांच तब तक करते हैं जब तक आप ब्रेक नहीं लेते या कुछ डाउनटाइम नहीं करते हैं, तो आप उत्पादकता में वृद्धि देखेंगे।
ऐप्पल और एंड्रॉइड फोन दोनों में अत्यधिक अनुकूलन योग्य फोकस सेटिंग्स हैं जो आपको इसमें मदद कर सकती हैं, जब आप स्विच ऑन करते हैं तो आपको कुछ ऐप्स को चुप करने की इजाजत देता है परेशान न करें। इस तरह, आप उन ऐप्स और टेक्स्ट संदेशों को मौन कर सकते हैं जो आपको विचलित करने वाले लग सकते हैं, लेकिन अगर कोई आपसे संपर्क करना चाहता है तो कॉल ऑन रखें।
आप अपने कंप्यूटर पर भी इसी तरह की सेटिंग्स पा सकते हैं। उदाहरण के लिए, सूचनाएं iOS में पैनल सिस्टम प्राथमिकताएं आपको डू नॉट डिस्टर्ब को शेड्यूल करने और ऐप्स को चालू और बंद करने की अनुमति देता है।
बेशक, कुछ लोगों और स्थितियों को आपके तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता होगी, लेकिन कुछ चीजें तब तक इंतजार कर सकती हैं जब तक कि आपका उत्पादकता सत्र आपके द्वारा उन्हें संबोधित करने के लिए नहीं है। यह एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में भिन्न होगा, लेकिन कोशिश करें और अपने स्वयं के नियमों के सेट के साथ आएं कि आप किसे और क्या अपना ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देंगे।
अपने विकर्षणों को सीमित करें
एक दिन में आपको जितने ईमेल और सूचनाएं मिलती हैं, ध्यान केंद्रित करने का प्रयास करते समय विचलित होना आसान हो जाता है। यदि आप पाते हैं कि यह सामान्य है, तो इनमें से एक या अधिक युक्तियों को यह देखने का प्रयास करें कि आपके लिए क्या कारगर है।