प्रभावी संचार कार्यस्थल में महत्वपूर्ण है, लेकिन कभी-कभी यह एक विकर्षण बन सकता है जब आप ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे हों। यह सोचना आसान है कि हमें हर ईमेल या संदेश का तत्काल उत्तर देने की आवश्यकता है, जो कभी-कभी एक पूर्ण वार्तालाप में बदल जाता है जिसके लिए आपके पास वास्तव में समय नहीं है।
इस लेख में, हम आपको बताएंगे कि आप अपने संचार को टाइम ब्लॉक कैसे कर सकते हैं ताकि आप हाथ में लिए गए कार्य पर केंद्रित रह सकें।
1. अपने इनबॉक्स को टाइम ब्लॉक करें
यदि आप हर बार ईमेल प्राप्त होने पर अपने इनबॉक्स में क्लिक करते हैं, तो आप अधिक काम नहीं कर पाएंगे। न केवल आप हाथ में लिए गए कार्य से समय निकालकर ईमेल पढ़ रहे हैं और संभवतः उसका जवाब दे रहे हैं, बल्कि आपको फिर से ध्यान केंद्रित करने में भी समय लगता है।
आप टाइम ब्लॉकिंग को आज़माना चाह सकते हैं।
अपने इनबॉक्स को टाइम ब्लॉक करने के पीछे का विचार है कि दिन भर में समर्पित समय स्लॉट के भीतर केवल अपने ईमेल की जांच करें। इस तरह, आप न्यूनतम रुकावटों के साथ विस्तारित अवधि के लिए हाथ में लिए गए कार्य पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
जबकि आप अभी भी प्रेषक और विषय पंक्ति को अधिसूचना में देखना चाह सकते हैं ताकि कुछ महत्वपूर्ण छूट न जाए, आप तुरंत कार्रवाई नहीं कर रहे हैं और अपने इनबॉक्स पर कूद नहीं रहे हैं। आपका दिमाग हाथ में लिए गए कार्य पर रहता है क्योंकि आप जानते हैं कि आप बाद में ईमेल पर पहुंचेंगे - जब तक, निश्चित रूप से, यह तत्काल न हो, और आपको इसे अपना ध्यान देना पड़े।
जैसे-जैसे आप तुरंत खोलने और प्रतिक्रिया न देने की दिनचर्या के आदी होते जाते हैं, आपके ग्राहक या सहकर्मी भी इसके आदी हो जाएंगे। वास्तव में, आप बेहतर प्रतिक्रियाएं भी दे सकते हैं क्योंकि आपका ध्यान संचार पर होगा न कि उस वस्तु पर वापस भागने पर जिस पर आप काम कर रहे हैं।
एक सुझाव के रूप में, आप अपने इनबॉक्स की प्रत्येक यात्रा को पुराने संदेशों की जांच करके शुरू कर सकते हैं। जो कुछ भी कचरा या जंक है, उसे तुरंत निपटाएं। यदि इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो कोई भी कार्य आइटम लिखें, और इसे फ़ाइल करें।
यदि प्रेषक को केवल त्वरित प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो आप जब वहां हैं तो उनका उत्तर दे सकते हैं, लेकिन यदि उन्हें एक ऐसे उत्तर की आवश्यकता है जो आपके द्वारा निर्धारित समय से अधिक समय लेगा, तो ईमेल को फ़्लैग करें या बाद में वापस आने के लिए एक रिमाइंडर बनाएं। ध्यान में रखने का एक लक्ष्य है अपने इनबॉक्स को शून्य अनरीड संदेशों पर रखना और उसी ईमेल को दो बार निपटने से बचना।
जब आप अपने इनबॉक्स को टाइम ब्लॉक करते हैं, तो आप समय और आवृत्ति पर भी विचार करना चाहेंगे। यह व्यक्ति से व्यक्ति में भिन्न होगा उनके ईमेल वॉल्यूम, उनकी भूमिका, और उनके शेड्यूल के आधार पर।
2. अपने आउटबॉक्स को टाइम ब्लॉक करें
उन ईमेल के लिए जिन्हें लंबे उत्तर की आवश्यकता होती है, या जिन्हें आपको स्वयं भेजने की आवश्यकता होती है, उन्हें करने के लिए समय ब्लॉक करें बजाय अपने उत्पादक समय का एक बड़ा हिस्सा अपने आउटबॉक्स में बिताने के। इसमें थोड़ा अभ्यास लगता है, लेकिन यदि आप अपने ईमेल में सटीक हैं, तो आप उन्हें लिखने में कम समय व्यतीत करेंगे।
प्रत्येक आउटबॉक्स सत्र को सबसे महत्वपूर्ण संदेशों से निपटने से शुरू करें और एक बार समय समाप्त होने पर, अपने अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें। सिर्फ इसलिए कि आप किसी को तुरंत जवाब दे सकते हैं इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हमेशा करना चाहिए। बेशक, अपवाद हैं, लेकिन गैर-जरूरी संदेशों का जवाब देने के लिए अपना फोकस तोड़ना जुड़ जाता है।
इस बात पर भी विचार करना है कि क्या संदेश को प्रतिक्रिया की आवश्यकता भी है। यह महसूस करना आसान है कि प्रतिक्रिया देना बाध्य है, लेकिन यदि प्रेषक वास्तव में आपसे कुछ नहीं पूछ रहा है या आपके इनपुट की आवश्यकता नहीं है, तो एक साधारण धन्यवाद चाल चल सकता है यह इस पर निर्भर करता है कि किसने इसे भेजा।
आपके द्वारा प्राप्त हर ईमेल का जवाब देना है या नहीं यह कार्यस्थल शिष्टाचार और प्रेषक के साथ आपके संबंध का मामला है। कुछ लोग दो-शब्द धन्यवाद संदेश खोलने के बजाय कोई प्रतिक्रिया नहीं प्राप्त करना पसंद करेंगे, अन्य नोट की सराहना कर सकते हैं।
3. अपने संदेशों को टाइमआउट पर रखें
संदेशों को पढ़ने और प्रतिक्रिया देने में ईमेल जितना समय नहीं लगता - विशेष रूप से चूंकि एक शब्द या एक रणनीतिक इमोजी या यहां तक कि gif के साथ प्रतिक्रिया देना अधिक स्वीकार्य है। हालांकि, वे जुड़ जाते हैं।
अपने मैसेंजर को शेड्यूल पर रखने से रुकावटों को सीमित करने में मदद मिल सकती है। अपने संदेशों को टाइम ब्लॉक करना आपके ईमेल से थोड़ा अलग है क्योंकि वे ऐसी चीज नहीं हैं जिनका जवाब देने में लंबा समय लगेगा। इसके बजाय, आप अपने कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए समय ब्लॉक करना चाह सकते हैं, और अपने आने वाले संदेशों को सत्र समाप्त होने तक प्रतीक्षा करने दे सकते हैं।
यदि Slack का उपयोग कर रहे हैं, तो आप स्नूज़ के बजाय Slack स्टेटस का उपयोग करके दिखा सकते हैं कि आप केंद्रित हैं यदि आप अभी भी सूचनाओं पर नज़र रखना चाहते हैं। हालांकि, यदि आप स्नूज़ का उपयोग करते हैं, तो लोग वैसे भी संदेश भेज सकते हैं जिससे आपको पता चलता है कि यह तत्काल है।
यदि आप अपने सहकर्मी को मैसेज कर रहे हैं, और आपको बातचीत खिंचती हुई लगती है, तो आप अपने सहकर्मी को स्पष्टीकरण के लिए कॉल करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं, क्योंकि फोन पर बोलना तेज़ हो सकता है।
4. इलेक्ट्रॉनिक संचार के लिए सीमाएं निर्धारित करें
पहला और सबसे महत्वपूर्ण, यह हर किसी का पसंदीदा रिमाइंडर नहीं है, लेकिन यदि आप अपने व्यक्तिगत संदेशों की जांच तब तक बचाते हैं जब तक आप ब्रेक नहीं लेते या आपके पास कुछ डाउनटाइम नहीं है, तो आप उत्पादकता में वृद्धि देखेंगे।
Apple और Android फोन दोनों में अत्यधिक अनुकूलन योग्य फोकस सेटिंग्स हैं जो इसमें आपकी मदद कर सकती हैं, जिससे आप कुछ ऐप्स को साइलेंट कर सकते हैं जब आप डू नॉट डिस्टर्ब चालू करते हैं। इस तरह, आप उन ऐप्स और टेक्स्ट को साइलेंट कर सकते हैं जो आपको विचलित करते हैं, लेकिन कॉल चालू रखें यदि किसी को आप तक पहुंचने की आवश्यकता है।
आप अपने कंप्यूटर पर समान सेटिंग्स भी पा सकते हैं। उदाहरण के लिए, iOS सिस्टम प्राथमिकताएं में सूचनाएं पैनल आपको डू नॉट डिस्टर्ब शेड्यूल करने और ऐप्स को चालू/बंद करने की अनुमति देता है।
बेशक, कुछ लोग और स्थितियां आपकी तत्काल ध्यान देने की मांग करेंगे, लेकिन कुछ चीजें तब तक इंतजार कर सकती हैं जब तक आपकी उत्पादकता सत्र आपके लिए उन्हें संबोधित करने के लिए समाप्त नहीं हो जाता। यह व्यक्ति से व्यक्ति में भिन्न होगा, लेकिन उन लोगों और चीजों पर अपने नियमों का अपना सेट लेकर आने का प्रयास करें जिन्हें आप अपने फोकस को तोड़ने की अनुमति देंगे।
अपने विकर्षणों को सीमित करें
एक दिन में आपको मिलने वाले ईमेल और सूचनाओं की संख्या के साथ, जब आप ध्यान केंद्रित करने की कोशिश कर रहे हों तो विचलित होना आसान है। यदि आप पाते हैं कि यह आम है, तो इनमें से एक या अधिक युक्तियों को आज़माएं और देखें कि आपके लिए क्या काम करता है।
