एक कार्यक्षेत्र में, ईमेल संचार और कार्य रिपोर्ट साझा करने का एक सामान्य माध्यम बन जाता है। कई उदाहरणों में, सहकर्मियों को भेजे जाने वाले ईमेल में मेल बॉडी में वही सामग्री लिखी होती है, बस अटैचमेंट अलग होते हैं।
ये बधाई ईमेल, अभिवादन ईमेल, या वे ईमेल हो सकते हैं जिन पर उपयोगकर्ता एक ही ईमेल सामग्री के साथ रिपोर्ट और दस्तावेज़ भेजते हैं - "कृपया इस ईमेल से जुड़ी फाइलें ढूंढें।
कुछ समय बाद, हर बार एक नया ईमेल लिखते समय वही ईमेल बार-बार लिखना या कॉपी करना परेशान करने वाला हो जाता है।
आप ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करके इस सारी परेशानी से बच सकते हैं, जो एक ईमेल का टेम्प्लेट बनाता है जिसे बार-बार अलग-अलग उपयोगकर्ताओं को भेजा जा सकता है। यह ईमेल लिखने में आपका कुछ समय बचाएगा और शायद आपको आगे परेशान नहीं करेगा।
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यहां बताया गया है कि आप Gmail में ईमेल टेम्प्लेट कैसे इनेबल कर सकते हैं और बेहतर दक्षता के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं:
ईमेल में टेम्प्लेट कैसे इनेबल करें?
टेम्प्लेट डिफ़ॉल्ट रूप से आपके Gmail अकाउंट पर Disabled होते हैं। आपको Gmail एडवांस्ड सेटिंग्स के माध्यम से इसे इनेबल करने की आवश्यकता है इससे पहले कि आप इसका उपयोग शुरू करें। Gmail पर टेम्प्लेट इनेबल करने के लिए इस प्रक्रिया का क्रमिक क्रम में पालन करें:
चरण 1: Gmail टास्कबार के ऊपरी-दाएं कोने पर Settings Cog बटन पर जाएं।
चरण 2: ड्रॉप-डाउन मेनू से, See All Settings विकल्प चुनें।
चरण 3: वहां से, Gmail सेटिंग्स के Advanced मेनू पर जाएं।
चरण 4: मेनू को नीचे स्क्रॉल करें। वहां आपको template विकल्प Disabled के रूप में सेट दिखाई देगा Enable बटन पर क्लिक करें।
चरण 5: Save नई सेटिंग्स.
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Gmail पर ईमेल टेम्प्लेट कैसे बनाएं?
ईमेल टेम्प्लेट सहेजे गए लिखे गए ईमेल होते हैं जिनमें मेल बॉडी में वही सामग्री होती है। इन लिखे गए ईमेल का उपयोग बार-बार बिना बार-बार टाइप किए किया जा सकता है और इसके बजाय, सीधे आपकी टेम्प्लेट सूची से खींचा जा सकता है। Gmail पर अपनी उत्पादकता में सुधार के लिए एक बनाने का तरीका यहां दिया गया है:
चरण 1: Compose बटन पर क्लिक करें।
चरण 2: ईमेल सामग्री टाइप करके अपना ईमेल ड्राफ्ट करें।
चरण 3: अब, अपना ड्राफ्ट सहेजने से पहले, ईमेल कंपोजिशन बॉक्स के नीचे-दाएं कोने पर वर्टिकल इलिप्सिस (थ्री-डॉट बटन) पर क्लिक करें।
चरण 4: Templates पर क्लिक करें, और परिणामी साइड मेनू से, Save Draft as Template पर क्लिक करें।
चरण 5: Save as New Template पर क्लिक करें क्योंकि यह अब तक का पहला टेम्प्लेट है, आप पुराने को ओवरराइट नहीं कर सकते (हम इस लेख में बाद में इस पर पहुंचेंगे)।
चरण 6: अपने टेम्प्लेट का नाम दर्ज करें और Save पर क्लिक करें। आपका नया टेम्प्लेट बन गया है।
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पिछले टेम्प्लेट को कैसे ओवरराइट करें?
टेम्प्लेट को ओवरराइट करने का अर्थ है किसी विशेष टेम्प्लेट की ईमेल सामग्री को बदलना और इसे पहले से सहेजे गए टेम्प्लेट पर सहेजना बिना नया बनाए। यहां बताया गया है कि आप Gmail में टेम्प्लेट को कैसे ओवरराइट कर सकते हैं:
चरण 1: Compose पर क्लिक करें और ताजा सामग्री के साथ एक बदला हुआ ईमेल ड्राफ्ट करें।
चरण 2: ईमेल कंपोजिशन बॉक्स के नीचे-दाएं पर वर्टिकल इलिप्सिस (थ्री-डॉट बटन) पर क्लिक करें।
चरण 3: Templates पर क्लिक करें, और परिणामी साइड मेनू से, Save Draft as Template पर क्लिक करें।
चरण 4: वहां से, Overwrite Template के तहत, अपने पहले से सहेजे गए ईमेल टेम्प्लेट के नाम पर क्लिक करें।
चरण 5: Save पर क्लिक करें।
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टेम्प्लेट डालकर इसका उपयोग कैसे करें?
टेम्प्लेट डालना एक आसान प्रक्रिया है। आप देखेंगे कि ईमेल के लिए टेम्प्लेट का उपयोग करना कैसे समय बचाने वाला और तनाव-मुक्त दोनों हो सकता है:
चरण 1: Composing Email शुरू करें।
चरण 2: ईमेल कंपोजिशन बॉक्स के नीचे-दाएं पर वर्टिकल इलिप्सिस (थ्री-डॉट बटन) पर क्लिक करें।
चरण 3: Templates पर क्लिक करें, और परिणामी साइड मेनू से, Insert Template. पर क्लिक करें।
अब, चयनित टेम्प्लेट आपके नए ईमेल में जुड़ जाएगा। आप इसे आगे फॉर्मेट कर सकते हैं और भेजने से पहले आवश्यक दस्तावेज़ संलग्न कर सकते हैं। इस तरह, आप अनिवार्य सामग्री को बार-बार टाइप करने की परेशानी से बच जाते हैं।
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Gmail पर ईमेल टेम्प्लेट कैसे हटाएं?
यदि आप किसी टेम्प्लेट का उपयोग नहीं करना चाहते हैं तो उसे हटाना सही विकल्प है। यहां बताया गया है कि जब यह आपके लिए किसी काम का नहीं रह जाता है तो आप Gmail टेम्प्लेट कैसे हटा सकते हैं:
चरण 1: Composing Email शुरू करें।
चरण 2: ईमेल कंपोजिशन बॉक्स के नीचे-दाएं पर वर्टिकल इलिप्सिस (थ्री-डॉट बटन) पर क्लिक करें।
चरण 3: Templates पर क्लिक करें, और परिणामी साइड मेनू से, Delete Template. पर क्लिक करें।
चरण 4: आगे के चरण में, बस उस टेम्प्लेट के नाम पर क्लिक करें जिसे आप स्थायी रूप से हटाना चाहते हैं।
इस तरह, Gmail टेम्प्लेट उन उपयोगकर्ताओं के लिए बहुत मददगार हो सकते हैं जिन्हें काम के लिए रोजाना ईमेल भेजने पड़ते हैं या शायद व्यक्तिगत उपयोग के लिए वही सामग्री होती है।
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