जीमेल में टेम्प्लेट और फिल्टर के साथ स्पैम ईमेल को कैसे नियंत्रित करें

कई डिजिटल विपणक और ऑनलाइन व्यापार मालिकों को एक ही प्रकार के ईमेल का दिन में कई बार जवाब देना पड़ता है। प्रक्रिया भारी और समय लेने वाली दोनों हो सकती है।

ऐसी स्थितियों में, प्रतिक्रिया टेम्पलेट काम आ सकता है। Gmail में कुछ फ़िल्टर आपको स्पैम के साथ अधिक कुशल बनने में भी मदद करेंगे।

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि स्पैम का प्रभावी ढंग से मुकाबला करने के लिए प्रतिक्रिया टेम्प्लेट और जीमेल फिल्टर का उपयोग कैसे करें।

Gmail टेम्प्लेट क्या हैं और आप उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं?

आप पहले से लिखे गए ईमेल को अपने खाते में सहेज सकते हैं और उन्हें नए सिरे से लिखने के बजाय उनका पुन:उपयोग कर सकते हैं। आप एक जीमेल अकाउंट से एक साथ 50 अलग-अलग रिस्पॉन्स टेम्प्लेट सेव कर सकते हैं। इसलिए, लक्षित दर्शकों के लिए कुछ सामान्य टेम्पलेट बनाना ईमेल संचार को अधिक उत्पादक बनाता है।

यदि आपने किसी विशिष्ट स्थान के भीतर अधिकार स्थापित किया है, तो आपको अतिथि पोस्ट लिखने के लिए कहने वाले लोगों से सैकड़ों ईमेल प्राप्त हो सकते हैं। आप एक-एक करके प्रत्येक ईमेल का उत्तर देने के बजाय एक टेम्पलेट बना सकते हैं और उसका उपयोग कर सकते हैं।

उपरोक्त परिदृश्य के लिए, चलिए एक टेम्पलेट ईमेल बनाते हैं जो लोगों को बताता है कि आप अतिथि पोस्ट स्वीकार नहीं करते हैं। प्रतिसाद टेम्प्लेट बनाने से पहले, Gmail में टेम्प्लेट सेटिंग सक्षम करें.

1. अपने जीमेल खाते में साइन इन करें।

2. सेटिंग> सभी सेटिंग देखें . पर जाएं ।

3. उन्नत टैब . में , नीचे स्क्रॉल करके टेम्पलेट्स . तक जाएं अनुभाग।

4. टेम्पलेट्स सक्षम करें ।

5. परिवर्तन सहेजें . पर क्लिक करें ।

टेम्प्लेट सेटिंग सक्षम करने के बाद, अगला चरण प्रतिक्रिया टेम्प्लेट बनाना और सहेजना है।

रिस्पांस टेम्प्लेट कैसे बनाएं

प्रतिक्रिया टेम्प्लेट बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

1. अपना जीमेल खाता खोलें।

2. लिखें . पर क्लिक करें एक नया संदेश लिखने के लिए।

3. ईमेल में अतिथि पोस्ट स्वीकार न करने के बारे में अपनी नीति स्पष्ट करें। (इसे सामान्य बनाएं, इसलिए यह किसी भी आला या श्रेणी में अतिथि पद मांगने वाले किसी भी व्यक्ति पर लागू होता है)

4. जब आपकी प्रतिक्रिया तैयार हो जाए, तो तीन बिंदुओं . पर क्लिक करें ईमेल लिखें बॉक्स के नीचे दाईं ओर।

5. टेम्पलेट्स> ड्राफ़्ट को टेम्प्लेट के रूप में सहेजें> नए टेम्प्लेट के रूप में सहेजें . पर जाएँ ।

6. पॉप-अप में नाम दर्ज करने के बाद टेम्पलेट को सेव करें। (यहां एक वर्णनात्मक नाम चुनें, क्योंकि टेम्प्लेट ईमेल के लिए विषय के समान नाम का उपयोग करेगा)।

टेम्प्लेट सफलतापूर्वक बनाए जाने की पुष्टि करने का तरीका यहां दिया गया है।

1. लिखें . पर क्लिक करें दोबारा।
2. तीन बिंदु चुनें नीचे दाईं ओर।
3. टेम्पलेट्स पर जाएं .

यह वह जगह है जहां आप अपने जीमेल खाते में अपने सहेजे गए टेम्पलेट्स की एक सूची पाएंगे। टेम्पलेट को ईमेल लिखें में कॉपी किया जाएगा एक बार जब आप उस पर क्लिक करते हैं तो बॉक्स।

यदि आपको सैकड़ों ईमेल का मैन्युअल रूप से जवाब देना है, तो प्रक्रिया अभी भी समय लेने वाली होगी, भले ही आपने एक ईमेल टेम्प्लेट बनाया हो। यह वह जगह है जहाँ स्वचालित प्रतिक्रियाएँ बनाने के लिए फ़िल्टर का उपयोग करना काम आता है।

आप एक फ़िल्टर बना सकते हैं जो विशिष्ट शब्दों वाले ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर में डालता है, जैसे "अतिथि पोस्ट", "बैकलिंक", और "लेख स्वीकार करें"। इस फ़िल्टर का उपयोग करके, आप ऐसे स्पैम ईमेल के लिए स्वचालित प्रतिक्रियाएँ भी सेट कर सकते हैं।

आइए देखें कि आप यह कैसे कर सकते हैं।

एक स्वचालित प्रतिक्रिया फ़िल्टर बनाने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना

1. उसी जीमेल अकाउंट को खोलें जिसमें रिस्पॉन्स टेम्प्लेट हो।
2. गियर आइकन पर क्लिक करें ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग्स के लिए।
3. सभी सेटिंग> फ़िल्टर और अवरुद्ध पते पर जाएं .

4. नया फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें . (आप अपने सिस्टम में सहेजे गए मौजूदा फ़िल्टर को .xml प्रारूप में भी आयात कर सकते हैं)

आप ईमेल पते, विषय पंक्ति के आधार पर ईमेल फ़िल्टर कर सकते हैं और कुछ शब्दों या आकारों को शामिल या बाहर कर सकते हैं। अतिथि पदों को स्वीकार नहीं करने के लिए सबसे उपयुक्त फ़िल्टर मानदंड विषय से संबंधित कुछ शब्दों को शामिल करना होगा। आइए शब्दों को शामिल करें . में कुछ शब्द जोड़ें फ़िल्टर के लिए विकल्प।

5. मानदंड निर्दिष्ट करने के बाद, फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें ।

यहां, आपको यह तय करना होगा कि आप उस ईमेल के साथ क्या करना चाहते हैं जिसमें एक संदेश है जो आपके मानदंडों से बिल्कुल मेल खाता है।

6. इनबॉक्स छोड़ें (संग्रहीत करें) Check चेक करें बॉक्स ताकि ये ईमेल आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करें।

7. साथ ही, टेम्प्लेट भेजें को भी देखें बॉक्स और उसी प्रतिक्रिया टेम्पलेट का चयन करें, अतिथि पोस्ट की अनुमति नहीं है ।

8. फ़िल्टर बनाएं . पर क्लिक करें बॉक्स चेक करने के बाद।

अब आप अपनी फ़िल्टर सूची में नव निर्मित फ़िल्टर देखेंगे। भविष्य में, "गेस्ट पोस्ट, गेस्ट पोस्ट, बैकलिंक, लेख स्वीकार करें, ब्लॉग के लिए लिखें, वेबसाइट पर लिखें" शब्दों वाले ईमेल अब आपके इनबॉक्स में नहीं पहुंचेंगे।

इसके अतिरिक्त, यह प्रेषक को उनके ईमेल के जवाब में प्रतिक्रिया टेम्पलेट भेजेगा। इस प्रकार, न तो आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित हो जाएगा, और न ही प्रेषक को आपके उत्तर की प्रतीक्षा करनी पड़ेगी।

महत्वपूर्ण ईमेल को न मिस करने के लिए फ़िल्टर ट्यून करें

फ़िल्टर सेट अप करने के बाद, यह सुनिश्चित करने के लिए संग्रहीत ईमेल पर नज़र रखें कि व्यवसाय से संबंधित ईमेल फ़िल्टर नहीं किए जा रहे हैं।

हो सकता है कि आप "पोस्ट स्वीकार करें" शब्द वाले ईमेल को फ़िल्टर कर रहे हों, लेकिन यह एक प्रचार ऑफ़र हो सकता है जिसे आप फ़िल्टर के कारण चूक गए हैं। आप अपने जीमेल फ़िल्टर में ब्रांड, डील या प्रचार जैसे कुछ शब्दों को शामिल करके इस परिदृश्य से बच सकते हैं।

जहां जरूरत हो वहां स्वतंत्र फिल्टर बनाएं

आप नए बनाए गए प्रतिक्रिया फ़िल्टर को निर्यात कर सकते हैं और फिर इसे नए जीमेल खाते में आयात कर सकते हैं यदि आपके पास विभिन्न संपर्क ईमेल वाली कई वेबसाइटें हैं। हालांकि, आपको उस ईमेल के लिए अलग से एक प्रतिक्रिया टेम्प्लेट को सक्षम और बनाना होगा।

यदि आप प्रतिक्रिया टेम्पलेट का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं तो फ़िल्टर बनाने का सबसे अच्छा विकल्प उन्हें शुरू से बनाना होगा।

उपयोगकर्ताओं को यह न बताएं कि प्रतिक्रियाएं स्वचालित होती हैं

यह उल्लेख न करें कि यह आपके ईमेल में एक स्वचालित प्रतिक्रिया है। इससे बचने से, लोग गलत लक्षित शब्दों को छोड़ कर या गलत वर्तनी करके जीमेल फ़िल्टर को धोखा नहीं देंगे, इसलिए उनका ईमेल स्पैम के बजाय आप तक पहुंच जाएगा।

साथ ही, अपने इनबॉक्स की नियमित रूप से जांच करना और उन ईमेल का जवाब देना एक अच्छा विचार है जो आपके लिए फायदेमंद हो सकते हैं।

Gmail फ़िल्टर और प्रतिसाद टेम्प्लेट से स्पैम नियंत्रित करना

जीमेल फिल्टर और सामान्य प्रतिक्रिया टेम्प्लेट के साथ, आप स्पैम ईमेल को स्क्रॉल किए बिना उनका जवाब दे सकते हैं। इस तरह आप अपना समय और ऊर्जा दोनों बचाएंगे। आपको ऐसे Gmail ब्राउज़र एक्सटेंशन का भी परीक्षण करना चाहिए जो Gmail फ़िल्टर के अतिरिक्त आपके ईमेल संचार को बेहतर बनाते हैं।