कई डिजिटल मार्केटर्स और ऑनलाइन व्यवसाय मालिकों को एक ही प्रकार के ईमेल का दिन में कई बार जवाब देना पड़ता है। यह प्रक्रिया भारी और समय लेने वाली दोनों हो सकती है।
ऐसी स्थितियों में, प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स काम आ सकते हैं। Gmail में कुछ फ़िल्टर्स भी आपको स्पैम के साथ अधिक कुशल होने में मदद करेंगे।
इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि स्पैम से प्रभावी ढंग से निपटने के लिए प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स और Gmail फ़िल्टर्स का उपयोग कैसे करें।
Gmail टेम्पलेट्स क्या हैं और आप उनका उपयोग कैसे कर सकते हैं?
आप अपने खाते में पूर्व-लिखित ईमेल सेव कर सकते हैं और उन्हें खरोंच से लिखने के बजाय पुनः उपयोग कर सकते हैं। आप एक Gmail खाते के साथ 50 अलग-अलग प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स को एक साथ सेव कर सकते हैं। इसलिए, लक्षित दर्शकों के लिए कुछ सामान्य टेम्पलेट्स बनाना ईमेल संचार को अधिक उत्पादक बनाता है।
यदि आपने एक विशिष्ट क्षेत्र में प्राधिकरण स्थापित किया है, तो आपको लोगों से गेस्ट पोस्ट लिखने के लिए कहने वाले सैकड़ों ईमेल प्राप्त हो सकते हैं। आप एक टेम्पलेट बना सकते हैं और प्रत्येक ईमेल का एक-एक करके जवाब देने के बजाय इसका उपयोग कर सकते हैं।
उपरोक्त परिदृश्य के लिए, आइए एक टेम्पलेट ईमेल बनाएं जो लोगों को बताता है कि आप गेस्ट पोस्ट स्वीकार नहीं करते। प्रतिक्रिया टेम्पलेट बनाने से पहले, Gmail में टेम्पलेट सेटिंग्स सक्षम करें।
1. अपने Gmail खाते में साइन इन करें।
2. Settings > See all settings पर जाएं।
3. Advanced tabs में, Templates सेक्शन तक नीचे स्क्रॉल करें।
4. Templates सक्षम करें।
5. Save Changes पर क्लिक करें।
टेम्पलेट सेटिंग्स सक्षम करने के बाद, अगला कदम प्रतिक्रिया टेम्पलेट बनाना और सेव करना है।
प्रतिक्रिया टेम्पलेट कैसे बनाएं
प्रतिक्रिया टेम्पलेट बनाने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
1. अपना Gmail खाता खोलें।
2. नया संदेश लिखने के लिए Compose पर क्लिक करें।
3. ईमेल में गेस्ट पोस्ट स्वीकार न करने के बारे में अपनी नीति समझाएं। (इसे सामान्य बनाएं, ताकि यह किसी भी क्षेत्र या श्रेणी में गेस्ट पोस्ट मांगने वाले किसी भी व्यक्ति पर लागू हो)
4. जब आपकी प्रतिक्रिया तैयार हो जाए, तो कंपोज ईमेल बॉक्स के नीचे दाएं कोने में तीन डॉट्स पर क्लिक करें।
5. Templates > Save draft as template > Save as new template पर जाएं।
6. पॉप-अप में नाम दर्ज करके टेम्पलेट सेव करें। (यहां एक वर्णनात्मक नाम चुनें, क्योंकि टेम्पलेट ईमेल के लिए विषय के रूप में उसी नाम का उपयोग करेगा)।
यहां बताया गया है कि कैसे पुष्टि करें कि एक टेम्पलेट सफलतापूर्वक बनाया गया है।
- Compose पर फिर से क्लिक करें।
- नीचे दाएं कोने में तीन डॉट्स चुनें।
- templates पर जाएं।
यह वह जगह है जहां आपको अपने Gmail खाते में सेव किए गए टेम्पलेट्स की सूची मिलेगी। टेम्पलेट पर क्लिक करने पर यह कंपोज ईमेल बॉक्स में कॉपी हो जाएगा।
यदि आपको सैकड़ों ईमेल का मैन्युअली जवाब देना है, तो प्रक्रिया अभी भी समय लेने वाली होगी, भले ही आपने एक ईमेल टेम्पलेट बनाया हो। यहीं पर स्वचालित प्रतिक्रियाएं बनाने के लिए फ़िल्टर्स का उपयोग करना काम आता है।
आप एक फ़िल्टर बना सकते हैं जो "गेस्ट पोस्ट", "बैकलिंक", और "आर्टिकल स्वीकार करें" जैसे विशिष्ट शब्दों वाले ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर में डालता है। इस फ़िल्टर का उपयोग करके, आप ऐसे स्पैम ईमेल के लिए स्वचालित प्रतिक्रियाएं भी सेट अप कर सकते हैं।
आइए देखें कि आप यह कैसे कर सकते हैं।
स्वचालित प्रतिक्रिया फ़िल्टर बनाने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करना
- उसी Gmail खाते को खोलें जिसमें प्रतिक्रिया टेम्पलेट है।
- ऊपरी दाएं कोने में सेटिंग्स के लिए गियर आइकन पर क्लिक करें।
- All Settings > Filters and blocked addresses पर जाएं।
4. Create a new filter पर क्लिक करें। (आप अपने सिस्टम में सेव किए गए मौजूदा फ़िल्टर को .xml फॉर्मेट में इम्पोर्ट भी कर सकते हैं)
आप ईमेल को ईमेल पते, विषय पंक्ति के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं, और कुछ शब्दों या आकारों को शामिल या बाहर कर सकते हैं। गेस्ट पोस्ट स्वीकार न करने के लिए सबसे उपयुक्त फ़िल्टर मानदंड विषय से निकटता से संबंधित कुछ शब्दों को शामिल करना होगा। आइए फ़िल्टर के लिए Include the words विकल्प में कुछ शब्द जोड़ें।
5. मानदंड निर्दिष्ट करने के बाद, Create filter पर क्लिक करें।
यहां, आपको यह तय करना होगा कि आप अपने मानदंडों से बिल्कुल मेल खाने वाले संदेश वाले ईमेल के साथ क्या करना चाहते हैं।
6. Skip the Inbox (Archive it) बॉक्स चेक करें ताकि ये ईमेल आपके इनबॉक्स को अव्यवस्थित न करें।
7. साथ ही, Send template बॉक्स चेक करें और वही प्रतिक्रिया टेम्पलेट चुनें, Guest Post Not Allowed।
8. बॉक्स चेक करने के बाद Create Filter पर क्लिक करें।
अब आप अपने फ़िल्टर सूची में नया बनाया गया फ़िल्टर देखेंगे। भविष्य में, जिन ईमेल में शब्द होंगे, "गेस्ट पोस्ट, गेस्ट पोस्ट, बैकलिंक, आर्टिकल स्वीकार करें, ब्लॉग के लिए लिखें, वेबसाइट पर लिखें" वे अब आपके इनबॉक्स तक नहीं पहुंचेंगे।
इसके अलावा, यह उनके ईमेल के जवाब में प्रेषक को प्रतिक्रिया टेम्पलेट भेजेगा। इस प्रकार, न तो आपका इनबॉक्स अव्यवस्थित होगा, न ही प्रेषक को आपके जवाब का इंतजार करना पड़ेगा।
महत्वपूर्ण ईमेल न छूटे इसके लिए फ़िल्टर को ट्यून करें
फ़िल्टर सेट अप करने के बाद, आर्काइव किए गए ईमेल पर नज़र रखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि व्यवसाय से संबंधित ईमेल फ़िल्टर आउट नहीं हो रहे हैं।
आप एक ऐसे ईमेल को फ़िल्टर कर रहे होंगे जिसमें "पोस्ट स्वीकार करें" शब्द है, लेकिन यह एक प्रचार प्रस्ताव हो सकता है जिसे आप फ़िल्टर के कारण चूक जाते हैं। आप अपने Gmail फ़िल्टर में ब्रांड, डील, या प्रचार जैसे कुछ शब्दों को शामिल करके इस परिदृश्य से बच सकते हैं।
जहां आवश्यक हो स्वतंत्र फ़िल्टर बनाएं
आप नए बनाए गए प्रतिक्रिया फ़िल्टर को निर्यात कर सकते हैं और फिर इसे नए Gmail खाते में इम्पोर्ट कर सकते हैं यदि आपके पास अलग-अलग संपर्क ईमेल वाली कई वेबसाइटें हैं। हालांकि, आपको उस ईमेल के लिए प्रतिक्रिया टेम्पलेट को अलग से सक्षम और बनाना होगा।
यदि आप प्रतिक्रिया टेम्पलेट का उपयोग करने की योजना बना रहे हैं तो फ़िल्टर बनाने का सबसे अच्छा विकल्प उन्हें खरोंच से बनाना होगा।
उपयोगकर्ताओं को यह न पता चलने दें कि प्रतिक्रियाएं स्वचालित हैं
अपने ईमेल में यह उल्लेख न करें कि यह एक स्वचालित प्रतिक्रिया है। इससे बचकर, लोग Gmail फ़िल्टर को लक्ष्य शब्दों को छोड़कर या गलत वर्तनी करके धोखा नहीं दे पाएंगे, इसलिए उनका ईमेल स्पैम में जाने के बजाय आप तक पहुंचेगा।
साथ ही, नियमित रूप से अपने इनबॉक्स की जांच करना और उन ईमेल का जवाब देना एक अच्छा विचार है जो आपके लिए फायदेमंद हो सकते हैं।
Gmail फ़िल्टर्स और प्रतिक्रिया टेम्पलेट्स के साथ स्पैम नियंत्रित करना
Gmail फ़िल्टर और सामान्य प्रतिक्रिया टेम्पलेट के साथ, आप उनके माध्यम से स्क्रॉल किए बिना स्पैम ईमेल का जवाब दे सकते हैं। आप इस तरह अपना समय और ऊर्जा दोनों बचाएंगे। आपको Gmail ब्राउज़र एक्सटेंशन भी आज़माना चाहिए जो Gmail फ़िल्टर्स के अलावा आपके ईमेल संचार को बेहतर बनाते हैं।
