चूंकि Google ने सभी Gmail उपयोगकर्ताओं के लिए Workspace लॉन्च किया, इसलिए बहुत सारे मूल्यवान उपकरण अब मुफ्त में उपलब्ध हैं।
लेकिन वास्तव में ये उपकरण क्या हैं? क्या इनका कोई उपयोग है? यहां Google Workspace के बारे में वह सब कुछ है जो आपको जानना आवश्यक है।
यह सब Gmail से शुरू होता है
यदि आप Google की ईमेल सेवा लोडिंग स्क्रीन पर ध्यान देते हैं, तो आप एक मामूली बदलाव देखेंगे। Gmail लोड करने के बजाय, स्प्लैश स्क्रीन अब Google Workspace कहती है।
यह वह दिशा है जो Google अपनी सेवाओं में ले रहा है। Docs, Calendar, और Drive जैसे अलग-अलग ऐप्स को एक नई विंडो में लॉन्च करने के बजाय, अब आप उन सभी को Gmail के भीतर एक्सेस कर सकते हैं।
आपको जो चाहिए उसे ढूंढने के लिए अब नए टैब खोलने की आवश्यकता नहीं है, जिससे विकर्षण कम होते हैं। तो, आप हाथ में काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, क्योंकि आपको ऐप्स खोजने की आवश्यकता नहीं होगी।
एक स्क्रीन में सहयोग
Google Gmail को एक ईमेल क्लाइंट से एक पूर्ण सहयोग समाधान में विस्तारित कर रहा है। यदि आप नए Google Chat इंटरफ़ेस का उपयोग कर रहे हैं, तो आप अपने ईमेल दृश्य के बाईं ओर चार नए आइकन देखेंगे।
सामान्य मेल के अलावा, आपको वहां Chat, Spaces, और Meet भी मिलेंगे। लोगों के संपर्क में आने के लिए अब समर्पित ऐप्स खोलने की आवश्यकता नहीं है। आप Chat पर त्वरित संदेश भेज सकते हैं, Meet पर वीडियो कॉन्फ्रेंस आयोजित कर सकते हैं, और सहयोग स्पेस सेट अप कर सकते हैं।
Google Chat
यदि आप Gmail में Google Chat सक्रिय करते हैं, तो आपके लिए Chat और Rooms दोनों उपलब्ध होंगे। सामान्य फ़ाइल शेयरिंग के अलावा, Google Chat उनकी अन्य सेवाओं को भी एकीकृत करता है।
चैटबॉक्स से ही, आप अपने Google Drive से एक फ़ाइल साझा कर सकते हैं, Google Meet पर एक वीडियो मीटिंग बना सकते हैं, और यहां तक कि Google Calendar के माध्यम से एक अपॉइंटमेंट सेट कर सकते हैं।
व्यक्तियों से बात करने के अलावा, आप यहां समूह भी बना सकते हैं। यह टीमों के समन्वय और सामान्य समूह वार्तालाप के लिए इसे 완벽 बनाता है।
Google Spaces (पूर्व में Google Rooms)
यह सुविधा आपको विभिन्न प्रोजेक्ट्स के लिए व्यवस्थित स्पेस बनाने में मदद करती है। आपके द्वारा बनाया गया प्रत्येक सेक्शन का अपना Chat, Files, और Tasks सेक्शन होता है। यह सुनिश्चित करता है कि आपकी टीम को जो कुछ भी चाहिए वह उनके निपटान में है।
Chat टैब यह सुनिश्चित करता है कि आपके Space से संबंधित सभी वार्तालाप एक ही स्थान पर रहें। इसमें Google Chat की सभी विशेषताएं हैं। आप आसानी से फ़ाइलें साझा कर सकते हैं, एक वीडियो कॉन्फ्रेंस सेट अप कर सकते हैं, या टूल से सीधे मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं।
यदि आपको अपनी टीम के साथ फ़ाइलें साझा करने की आवश्यकता है, तो Files टैब आपको इसे आसानी से करने देगा। आप अपने कंप्यूटर से फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं या अपने Google Drive से दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं।
इसके अलावा, प्रत्येक फ़ाइल अपनी अनुमतियां बनाए रखेगी। जब आप एक दस्तावेज़ साझा करते हैं, तो आप चुनते हैं कि आप अपनी टीम को देखने, टिप्पणी करने, या संपादित करने की अनुमति देना चाहते हैं।
आप यह भी सराहेंगे कि Google Workspace अब Google Doc दस्तावेज़ों को ऐप के भीतर मूल रूप से खोलता है। इसलिए, इसे देखने, टिप्पणी करने और संपादित करने के लिए आपको एक अलग टैब या विंडो खोलने की आवश्यकता नहीं है।
अंत में, कार्यों को असाइन करना अब सीधे Tasks सेक्शन के तहत किया जाता है। यहां, आप एक असाइनमेंट बना सकते हैं, सभी विवरण शामिल कर सकते हैं, एक नियत तारीख सेट कर सकते हैं, और इसे एक विशिष्ट व्यक्ति को असाइन कर सकते हैं। यह स्वचालित रूप से असाइन किए गए व्यक्ति के अपने Google Tasks ऐप में कार्य भेजता है।
अब आप एक पल में कई असाइनमेंट बना और नामित कर सकते हैं। चीजों को पूरा करने के लिए लंबे ईमेल भेजने की कोई आवश्यकता नहीं है।
Google Meet
Google Workspace में अब मीटिंग बनाने और जॉइन करने के लिए एक शॉर्टकट शामिल है। जब आप New meeting पर क्लिक करते हैं तो आपको मीटिंग रूम लिंक दिखाई देगा। आप ईमेल के माध्यम से आमंत्रण भी भेज सकते हैं या उन्हें व्यक्तिगत रूप से कॉपी करके भेज सकते हैं।
Start now एक नई ब्राउज़र विंडो खोलेगा जहां आप अपनी मीटिंग आयोजित कर सकते हैं। इसलिए, आपको कोई अलग ऐप डाउनलोड या इंस्टॉल करने की आवश्यकता नहीं होगी।
आप Google Workspace से सीधे मीटिंग में भी शामिल हो सकते हैं। Join a meeting चुनें, मीटिंग रूम कोड दर्ज करें, और आप अंदर हैं।
Google ऐप्स और अधिक
यहां तक कि अगर आप अकेले काम कर रहे हैं, तो आप Google Workspace की सराहना करेंगे। Google Calendar, Keep, Tasks, और Contacts के साथ इसका एकीकरण आपको व्यवस्थित रहने में मदद करता है। आप अपने शेड्यूल की जांच कर सकते हैं, नोट्स बना सकते हैं, अपने टू-डू देख सकते हैं, और यहां तक कि अपने Workspace पर लोगों को ढूंढ सकते हैं।
Google Calendar
यहीं अपने दिन के शेड्यूल को देखें और प्रबंधित करें। आप अपनी स्क्रीन से सीधे नए इवेंट भी बना सकते हैं। अपने शेड्यूल को समायोजित करना और भी सुविधाजनक है।
ड्रैग-एंड-ड्रॉप के माध्यम से अपनी मीटिंग्स को इधर-उधर ले जाएं। आप समय ब्लॉक के नीचे को पकड़कर और उसका आकार बदलकर उनकी लंबाई भी बदल सकते हैं।
Google Keep
Google Keep के साथ अपने ईमेल से नोट्स लेना भी बहुत आसान है। जब आप इसके आइकन पर क्लिक करते हैं, तो आप अपने सबसे हालिया नोट्स और एक Take a note... विकल्प देखेंगे।
जब आप एक नोट बनाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपके द्वारा खोले गए ईमेल से लिंक हो जाता है। नोट सेव करने के बाद भी, आप अभी भी उसका स्रोत ईमेल देख सकते हैं। स्रोत पर क्लिक करने पर, यह आपको उस ईमेल पर ले जाएगा बजाय आपके इनबॉक्स को खोजने के।
Google Tasks
आपको जो भी कार्य करने हैं, जिनमें Google Spaces में आपको सौंपे गए कार्य शामिल हैं, वे यहां आएंगे। आपको व्यवस्थित रखने में मदद करने के लिए, आप कार्यों को उनके सेक्शन में अलग करने के लिए सूचियां बना सकते हैं।
यदि आप अपने कार्यों में नियत तारीखें जोड़ते हैं, तो वे आपके कैलेंडर में भी दिखाई देंगे। यह सुनिश्चित करता है कि आप कोई चीज न चूकें।
Google Contacts
यदि आपके पास एक Android स्मार्टफोन है, तो आप यहां अपने सभी संपर्क देख सकते हैं। आसानी से लोगों को खोजें और सीधे इस दृश्य से उन तक पहुंचें।
एक क्लिक के साथ, आप एक ईमेल भेज सकते हैं, चैट कर सकते हैं, एक Google Calendar अपॉइंटमेंट सेट कर सकते हैं, या यहां तक कि उन्हें एक वीडियो कॉल पर आमंत्रित कर सकते हैं। Recent interactions view के माध्यम से, आप उन्हें भेजे गए अपने नवीनतम ईमेल भी देख सकते हैं।
अन्य ऐप्स
Google आपको Google Workspace मार्केटप्लेस के माध्यम से अन्य ऐप्स को एकीकृत करने की भी अनुमति देता है। Asana, Box, Slack, Trello, और Zoom जैसे कई लोकप्रिय ऐप्स यहां उपलब्ध हैं।
आपके ईमेल में खुला कोई भी संदेश आपके द्वारा खोले गए ऐप्स में संदर्भित होता है। यह आपको ईमेल को लिंक करने देता है ताकि जिन लोगों के साथ आप काम कर रहे हैं उन्हें आपके संदेश का संदर्भ पता चल जाए।
यह एकदम सही है यदि कोई क्लाइंट एक ईमेल भेजता है और आपको इसे अपनी टीम को पास करने की आवश्यकता होती है। संदेशों को मैन्युअली फॉरवर्ड करने की कोई आवश्यकता नहीं है—बस उन्हें एक क्लिक में अपने टीम सहयोग ऐप में जोड़ें।
एकीकरण का एक नया युग
Google Workspace एक शक्तिशाली सूट है जो आपको अपनी उंगलियों पर उत्पादकता ऐप्स रखने देता है। आप Gmail छोड़े बिना सब कुछ पूरा कर सकते हैं।
ये सभी विशेषताएं आपको काम करते समय ध्यान केंद्रित करने और विकर्षण से बचने देंगी। आप समय बचा सकते हैं और अधिक काम कर सकते हैं—सभी मुफ्त में!
