ईमेल फिल्टर्स सेट करना, या बातचीत को फोल्डर्स में व्यवस्थित करना, अपने ईमेल इनबॉक्स को प्रबंधित करने का एक कुशल तरीका है। उदाहरण के लिए, आप न्यूज़लेटर्स को अधिक महत्वपूर्ण संदेशों से अलग करने के लिए एक फिल्टर सेट कर सकते हैं। यह कुछ ईमेल को स्वचालित रूप से ट्रैश या स्पैम के रूप में चिह्नित करने का भी एक शानदार तरीका है।
हम आपको दिखाएंगे कि Gmail, Yahoo Mail, और Outlook में ईमेल फिल्टर्स कैसे सेट करें ताकि आपके ईमेल स्वचालित रूप से सॉर्ट हो जाएं।
Gmail में ईमेल कैसे फिल्टर करें
जब आप Gmail फिल्टर्स संपादित करना शुरू करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि Gmail वास्तविक "फोल्डर्स" का उपयोग नहीं करता। Gmail इन्हें लेबल कहता है, लेकिन अलग नाम के अलावा, वे कार्यात्मक रूप से समान हैं।
Gmail फिल्टर्स बनाने के लिए, अपना Gmail इनबॉक्स खोलें, और शीर्ष पर सर्च बार के दाईं ओर छोटे तीर आइकन पर क्लिक करें। यह एडवांस्ड सर्च बॉक्स खोलता है, जिससे आप फिल्टर्स के लिए विशेषताएं निर्दिष्ट कर सकते हैं।
यहां बताया गया है कि ये कैसे काम करते हैं:
- From फील्ड में ईमेल पता दर्ज करें ताकि फिल्टर उस पते से आने वाले संदेशों पर लागू हो।
- * कैरेक्टर वाइल्डकार्ड है, इसलिए आप *@domain.com दर्ज करके किसी विशिष्ट डोमेन के सभी संदेशों को फिल्टर कर सकते हैं।
- To फील्ड Gmail एलियास के साथ अच्छी तरह काम करता है। जहां भी आप अपना ईमेल पता दर्ज करते हैं, आप उसके बाद प्लस (+) जोड़कर अनलिमिटेड वैकल्पिक पते बना सकते हैं जो सभी सीधे आपके इनबॉक्स में जाएंगे।
- उदाहरण के लिए, यदि आपने LinkedIn के लिए John+LinkedIn@gmail.com से साइन अप किया है और LinkedIn का कोई संदेश इनबॉक्स में नहीं चाहते, तो आप उस पते पर भेजे गए संदेशों को फिल्टर कर सकते हैं।
- Subject फील्ड आपको विषय में कुछ शब्दों वाले किसी भी संदेश को फिल्टर करने की अनुमति देता है।
- शब्द हैं और शब्द नहीं हैं आपको ईमेल में किसी भी शब्द को स्कैन करने की अनुमति देते हैं। आप यहां Gmail के सर्च ऑपरेटर्स का उपयोग कर सकते हैं, जैसे AND या OR, एकाधिक शब्दों को खोजने के लिए।
- उदाहरण के लिए, मान लें कि आप unsubscribe शब्द वाले सभी संदेशों के लिए एक फिल्टर बनाना चाहते हैं, लेकिन अपने बैंक के ईमेल शामिल नहीं करना चाहते। आप Has the words फील्ड में Unsubscribe दर्ज कर सकते हैं, फिर Doesn't have में Bank of America दर्ज करके उन परिणामों को बाहर कर सकते हैं जिनमें ये शब्द हैं।
- यदि आप चाहें, तो संदेश का आकार निर्दिष्ट करें जो उससे बड़ा या छोटा हो।
- Date within का उपयोग किसी विशेष तिथि के करीब प्राप्त संदेशों को फिल्टर करने के लिए करें।
- यदि आप केवल अटैचमेंट वाले ईमेल ढूंढना चाहते हैं, तो Has attachment बॉक्स चेक करें। और यदि आप Gmail में Hangouts पर अक्सर चैट करते हैं, तो शायद आप Doesn't include chats चेक करना चाहेंगे ताकि उनसे होने वाले शोर को कम किया जा सके।
- अंत में, Search बॉक्स को All Mail पर छोड़ दें जब तक कि आप केवल किसी मौजूदा लेबल से फिल्टर नहीं करना चाहते।
जब आप पूरा कर लें, तो विंडो के निचले दाएं कोने में Create filter बटन पर क्लिक करें। यदि आप सुनिश्चित करना चाहते हैं कि फिल्टर सही है, तो पहले Search पर क्लिक करके उससे मेल खाने वाले ईमेल देखें।
फिल्टर एक्शन कस्टमाइज़ करें
अब, आपको यह तय करना होगा कि इस फिल्टर से मेल खाने वाले ईमेल का क्या होता है।
यदि आप साफ इनबॉक्स रखने की कोशिश कर रहे हैं, तो Skip the Inbox (Archive it) चुनना एक अच्छा पहला कदम है। इसके साथ, आप एक स्टार जोड़ सकते हैं, एक लेबल अटैच कर सकते हैं ताकि आप बाद में जान सकें कि उस संदेश का क्या करना है, या इसे महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित कर सकते हैं।
यहां अतिरिक्त विकल्प हैं, जो आपके द्वारा सेट किए जा रहे फिल्टर के आधार पर काम आ सकते हैं। Never send it to Spam उपयोगी है यदि Gmail वैध संदेशों को वहां भेज रहा है।
जब आप पूरा कर लें, तो Also apply filter to X matching conversations चेक करें यदि आप चाहते हैं कि यह फिल्टर मौजूदा मेल के साथ-साथ भविष्य के संदेशों पर भी लागू हो। Create filter पर क्लिक करने से प्रक्रिया पूरी हो जाएगी।
आप किसी भी समय अपने मौजूदा फिल्टर्स की समीक्षा या संपादन कर सकते हैं। शीर्ष-दाएं में Settings गियर आइकन पर क्लिक करें, फिर See all settings चुनें। शीर्ष पर Filters and Blocked Addresses चुनें उन सभी को देखने के लिए और यदि आवश्यक हो तो हटाएं या बदलाव करें। Gmail एक एक्सपोर्ट फीचर भी प्रदान करता है, ताकि आप अपने फिल्टर्स को शेयर करने के लिए फाइल में डाल सकें।
अच्छा फिल्टर आइडिया सोचने में परेशानी हो रही है? Gmail मदद कर सकता है।
अपने इनबॉक्स में किसी भी संदेश के बगल में चेकबॉक्स पर टिक करें, फिर थ्री-डॉट मेनू > Filter messages like these पर जाएं। यह फिल्टर विंडो को पहले की तरह लॉन्च करेगा, लेकिन चयनित संदेश के आधार पर कुछ फील्ड पहले से भरे होंगे।
अधिक के लिए, उन कष्टप्रद ईमेल समस्याओं को देखें जिन्हें आप फिल्टर्स से हल कर सकते हैं।
Yahoo Mail फिल्टर्स कैसे सेट करें
Yahoo Mail में फिल्टर्स सेट करने के लिए, अपना Yahoo ईमेल इनबॉक्स खोलें, फिर शीर्ष-दाएं में गियर आइकन पर क्लिक करें और More Settings चुनें। बाईं ओर Filters टैब चुनें, फिर एक नया शुरू करने के लिए Add new filters चुनें।
Yahoo, Gmail जितनी फिल्टर कार्यक्षमता प्रदान नहीं करता। अनुकूलित करने के लिए चार फील्ड हैं: From, To/CC, Subject, और Body। आप फिल्टर्स को नाम दे सकते हैं, जो आपको मुख्य Filters टैब पर विवरण देखे बिना उनकी त्वरित समीक्षा करने देता है।
श्रेणियां स्वयं व्याख्यात्मक हैं; प्रत्येक के लिए, आप ईमेल को फिल्टर करना चुन सकते हैं जो चयनित शब्दों को सामिल करता है, सामिल नहीं करता, से शुरू होता है, या से समाप्त होता है। आपके पास केस मिलान की क्षमता भी है, जो काम आ सकती है यदि आप सभी-कैप्स संक्षिप्ताक्षरों को फिल्टर करना चाहते हैं।
एक बार जब आप वांछित फिल्टर मानदंड पूरा कर लेते हैं, तो आप चुन सकते हैं कि मिलान करने वाले संदेशों को किस फोल्डर में ले जाया जाए।
ध्यान दें कि फिल्टर्स को ऊपर से नीचे के क्रम में लागू किया जाता है। इस प्रकार, सूची की समीक्षा करते समय, सुनिश्चित करें कि सबसे महत्वपूर्ण फिल्टर शीर्ष पर है। यदि कोई संदेश कई फिल्टर्स के अंतर्गत आता है तो उसे प्राथमिकता मिलेगी। आप इस पेज से मौजूदा फिल्टर को संपादित या हटा भी सकते हैं।
Yahoo फिल्टरिंग के लिए आपको बस इतना ही जानने की जरूरत है। अधिक टिप्स के लिए, देखें कि अपने Yahoo खाते को कैसे सुरक्षित बनाएं।
Outlook में ईमेल कैसे फिल्टर करें
यदि आप अपने ईमेल के लिए Outlook.com का उपयोग करते हैं, तो यहां संदेशों को फिल्टर करने का तरीका बताया गया है।
अपना Outlook इनबॉक्स खोलें और शीर्ष-दाएं में Gear आइकन पर क्लिक करें, फिर इस सूची के नीचे All Outlook settings पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि बाएं टैब पर Mail चुना गया है, फिर अगली सूची में Rules चुनें। अंत में, एक नया फिल्टर बनाने के लिए Add new rule पर क्लिक करें।
आपको फिल्टर को एक नाम देना होगा। अगला, Add a condition के तहत बॉक्स खोलें ताकि उपलब्ध विकल्प देख सकें।
उनमें से कई हैं, जिन्हें Outlook समूहों में बांटता है। उदाहरण के लिए, एक श्रेणी है My name is, जिसमें आप I'm on the To line, I'm on the CC line, I'm not on the To line, और इसी तरह के विकल्प चुन सकते हैं। यदि आप एक से अधिक चाहते हैं, तो पहले बॉक्स के नीचे Add another condition पर क्लिक करें।
यहां एक संपूर्ण सूची देना संभव नहीं है, लेकिन कुछ सबसे उपयोगी में शामिल हैं:
- My name is > I'm not on the To line उन ईमेल को पकड़ता है जिनमें आपको CC किया गया था या सामूहिक रूप से ईमेल किया गया था।
- Marked with > Importance या Sensitivity उन संदेशों को पकड़ने के लिए जो Outlook के लिए विशिष्ट संवेदनशीलता या प्राथमिकता स्तरों का उपयोग करते हैं।
- Received > Before या After तिथि के आधार पर संदेशों को फिल्टर करने के लिए।
एक बार जब आप अपनी शर्तें सेट कर लेते हैं, तो आपको Add an action के तहत कम से कम एक आइटम निर्दिष्ट करना होगा। आप संदेश को किसी फोल्डर में ले जाना या कॉपी करना चुन सकते हैं, या इसे हटा सकते हैं। एक अच्छा विकल्प संदेश को पिन करना है, जो इसे समीक्षा के लिए आपके इनबॉक्स के शीर्ष पर रखेगा। संदेश को एक निश्चित महत्व के साथ चिह्नित करना या इसे किसी अन्य पते पर फॉरवर्ड करना अन्य उपयोगी क्रियाएं हैं।
साथ ही, Outlook आपको पहले की किसी भी शर्त का उपयोग करके अपवाद जोड़ने देता है। इस प्रकार, आप एक फिल्टर सेट कर सकते हैं जो किसी विशिष्ट व्यक्ति के संदेशों को बाहर करता है, या महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित संदेशों को।
Stop processing more rules बॉक्स चेक करें यदि आप नहीं चाहते कि इस फिल्टर से गुजरने वाले संदेश दूसरों से प्रभावित हों। उदाहरण के लिए, यदि एक फिल्टर सभी महत्वपूर्ण संदेशों को पिन करता है, और दूसरा फिल्टर अटैचमेंट वाले सभी संदेशों को हटा देता है, तो आप इस बॉक्स को चेक करना चाहेंगे ताकि Outlook अटैचमेंट वाले महत्वपूर्ण संदेश को न हटाए।
Outlook फिल्टर्स बनाने में बस इतना ही लगता है; यदि आपको अधिक चाहिए तो उपरोक्त दोहराएं।
ईमेल फिल्टर्स आसान बनाए गए
ईमेल फिल्टर्स शक्तिशाली उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपने इनबॉक्स में संदेशों की बाढ़ को कम करने के लिए कर सकते हैं। हमें यकीन है कि आप उनका उपयोग अपने मेल वर्कफ्लो को बेहतर बनाने के लिए कर सकते हैं - विशेष रूप से Gmail और Outlook में, जो अधिक विकल्प प्रदान करते हैं।
अधिक सहायता के लिए, अपने ईमेल इनबॉक्स को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के अतिरिक्त तरीके देखें। साथ ही, अधिक ईमेल टिप्स के लिए, यहां देखें कि कस्टम रिप्लाई-टू ईमेल पते का उपयोग कैसे करें।
