दो सप्ताह की छुट्टी को व्यस्त कामकाजी जीवन के साथ मिलाने पर आपको क्या मिलता है? घर लौटने पर एक विशाल परियोजना आपका इंतजार कर रही है - बस उन सभी ईमेल्स को छानने के लिए! रुको - क्यों न आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर को सक्षम करें और उनमें से कुछ प्रतिक्रियाओं को आपके लिए स्वचालित करें?
यहां मेकयूजऑफ पर, हमने इसे जीमेल में कैसे करना है, जैसे टीना के वेकेशन रिस्पॉन्डर निर्देश, और मार्क की विधि इसे ईमेल फिल्टर का उपयोग करके करने की कवर की है। एक क्लाइंट जिसे हमने अभी तक कवर नहीं किया है वह है आउटलुक। दुर्भाग्य से, जीमेल के विपरीत, आउटलुक.कॉम का मुफ्त संस्करण आउट ऑफ ऑफिस प्रतिक्रिया सुविधा प्रदान नहीं करता है। हालांकि, यदि आपके पास आउटलुक 2010 और एक MS एक्सचेंज सर्वर पर अकाउंट है - जो कई कंपनियां कर्मचारियों को प्रदान करती हैं - तो आप भाग्यशाली हैं।
आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर का उपयोग करना
माइक्रोसॉफ्ट ने एक स्वचालित प्रणाली स्थापित करना बेहद सरल बना दिया है जो किसी को भी तत्काल प्रतिक्रिया भेज देगा जो आपको ईमेल करता है जबकि आप अपने कार्यालय से दूर हैं। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह सिर्फ 24 घंटे के लिए है या 2 सप्ताह की छुट्टी के लिए, आप आउटलुक क्लाइंट को ठीक उसी तरह प्रतिक्रिया देने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जैसा आप चाहते हैं, और ठीक उतने समय के लिए जितने की आपको आवश्यकता है।
आउटलुक 2010 में इन सेटिंग्स तक पहुंचने के लिए, विंडोज लोगो बटन के तहत, इन्फो चुनें। यहां, आपको एक बड़ा बटन दिखाई देगा जिस पर "स्वचालित उत्तर" लिखा होगा जिसमें एक दरवाजे और तीर का आइकन होगा।
आउटलुक के आउट ऑफ ऑफिस टूल को लॉन्च करने के लिए स्वचालित उत्तर बटन पर क्लिक करें। आपके द्वारा देखी जाने वाली पॉप-अप विंडो आपके विचार से कहीं अधिक उन्नत है। पहली नज़र में, यह "स्वचालित उत्तर भेजें" सक्षम करने और एक त्वरित नोट टाइप करने का एक त्वरित तरीका है जिसे आउटलुक आपकी ओर से स्वचालित रूप से किसी को भी भेज देगा जो आपको ईमेल करता है।
हालांकि, करीब से निरीक्षण करने पर, आप देखेंगे कि यहां आंखों से मिलने वाली चीज़ों से कहीं अधिक कार्यक्षमता है।
सबसे पहले, आप ऑटो-रिप्लाई सुविधा को सक्षम करने के लिए एक विशिष्ट तिथि सीमा परिभाषित कर सकते हैं, ताकि जब आप अपनी छुट्टी से वापस आएं, तो आपको इसे बंद करना याद रखने की चिंता न करनी पड़े!
आप यह भी देखेंगे कि दो टैब हैं। बाईं ओर वाला टैब केवल उन लोगों के लिए ऑटो-रिप्लाई सेट अप करने के लिए है जो आपको कंपनी के अंदर से ईमेल करते हैं।
दाईं ओर वाला टैब वह जगह है जहां आप किसी के लिए एक विशिष्ट उत्तर सेट अप कर सकते हैं जो आपको अपने निगम के बाहर से ईमेल करता है।
ईमेल नियम सेट करना
आप इस विंडो के नीचे एक प्रतीत होने वाले महत्वहीन छोटे बटन को देखेंगे जिस पर "नियम..." लेबल है।
यह बटन वास्तव में काफी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको विशिष्ट लोगों, विषय या बॉडी में शब्दों, या ईमेल सीधे भेजा गया था या CC'd था, को परिभाषित करके आउटलुक कैसे ऑटो-रिप्लाई करेगा इसे आगे परिभाषित करने देता है।
आप यहां बहुत विशिष्ट नियम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक नियम बना सकते हैं कि यदि आपकी मां आपको ईमेल करती है, तो आप उस ईमेल को एक व्यक्तिगत अकाउंट पर फॉरवर्ड कर सकते हैं जिसकी आप अपनी छुट्टी के दौरान निगरानी करेंगे (या इसे सीधे ट्रैश पर भेजें, आपके अपनी मां के साथ संबंध के आधार पर)।
यह और भी दिलचस्प हो जाता है जब आप "उन्नत..." बटन पर क्लिक करते हैं।
यहां, आप उन संदेशों के बारे में अधिक विशिष्टताओं को परिभाषित कर सकते हैं जिनका आप मानक ऑटो-रिप्लाई से अलग तरीके से जवाब देना चाहते हैं। आप एक निश्चित आकार से अधिक या कम संदेशों को चुन सकते हैं, जब वे प्राप्त हुए थे, उनका महत्व स्तर और बहुत कुछ।
ईमेल नियमों के साथ आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर बनाएं
सैकत ने पहले आउटलुक फिल्टर्स का उपयोग करने पर कुछ सुझाव दिए थे, और जैक ने गूगल, हॉटमेल और याहू फिल्टर्स के लिए भी ऐसा ही किया था। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर वास्तव में वही है जो आप आउटलुक मेनू से नियम प्रबंधित करें पर क्लिक करके कर सकते थे।
नियम विज़ार्ड का उपयोग करके, बस "विशिष्ट डेटा अवधि में प्राप्त" संदेशों की जांच करने के विकल्प तक नीचे स्क्रॉल करें।
उस तिथि अवधि को परिभाषित करें जब आप छुट्टी के लिए निकलते हैं, से लेकर जब आप घर लौटने की योजना बनाते हैं।
अंत में, आपको केवल यह परिभाषित करना है कि जब इनकमिंग संदेश इस मानदंड को पूरा करते हैं तो आप नियम को क्या प्रतिक्रिया या कार्रवाई करना चाहते हैं, और आपके पास अनिवार्य रूप से एक आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर है!
जैसा कि आप देख सकते हैं, कोई कारण नहीं है कि आप छुट्टी पर होने पर भी ईमेल का जवाब नहीं दे सकते! आपको बस आउटलुक को यह बताने के लिए समय निकालना है कि आप इसे कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं, और लोग सोचेंगे कि आप उतने ही उत्पादक हैं जितने आप कभी थे, भले ही आप समुद्र तट पर बैठकर मार्गरीटा पी रहे हों।
आप आउटलुक के आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर का उपयोग किन रचनात्मक तरीकों से करते हैं? कुछ अच्छे सुझाव या कहानियां बताने के लिए? उन्हें नीचे टिप्पणी अनुभाग में शेयर करें!
