याद रखें कि जब आप छुट्टी से वापस आए तो आपका स्वागत ईमेल संदेशों की सुनामी से कैसे हुआ था? आप शायद Microsoft Outlook में जाने से पहले "आउट ऑफ ऑफिस" संदेश सेट करना भूल गए थे।
हां, यह भरे हुए इनबॉक्स का समाधान नहीं है, लेकिन यह आपके संपर्कों को एक नारंगी रोशनी के साथ सूचित करता है कि आप दूर हैं और एक कारण है कि आप समय पर जवाब नहीं दे पाएंगे। आपके संपर्क तब आपके इनबॉक्स को भीड़ किए बिना फॉलो अप कर सकते हैं।
आपको अभी एक सेट अप करना चाहिए, साथ में डिब्बाबंद संदेश और एक पेशेवर ईमेल सिग्नेचर, ताकि भविष्य में आपका समय बच सके। Outlook में इसमें केवल कुछ मिनट लगेंगे।
Outlook में स्वचालित उत्तर कैसे सेट करें
Office 365, Outlook.com (जिसे पहले Hotmail कहा जाता था), या Exchange अकाउंट के साथ काम करते समय स्वचालित उत्तर का उपयोग करना आसान है:
- File > Automatic Replies चुनें।
- Automatic Replies बॉक्स में, Send automatic replies चुनें।
- स्वचालित उत्तरों के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें। प्रारंभ और समाप्ति समय आपको संदेशों को शेड्यूल करने और उस समय को कवर करने की अनुमति देता है जब आप अपने ईमेल से दूर होंगे। जब आप वापस आएंगे तो आपको इसे बंद करना याद रखने की भी आवश्यकता नहीं है।
- Inside My Organization टैब का उपयोग करके अपनी टीम या कंपनी के लोगों के लिए एक संदेश लिखें।
- Outside My Organization टैब का उपयोग करके अपनी कंपनी या टीम संपर्क सूची के बाहर से आने वाले किसी भी मेल के लिए एक संदेश लिखें।
- आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश लिखें और फॉर्मेट करें।
- अपनी सेटिंग्स सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें।
जब Outlook स्वचालित उत्तर भेजने के लिए सेट हो जाता है, तो आपको रिबन के नीचे एक संदेश दिखाई देगा जो आपको इसके बारे में सचेत करता है। उस ईमेल के लिए स्वचालित आउट-ऑफ-ऑफिस उत्तर अक्षम करने के लिए Turn off चुनें।
अपने ब्रेक से वापस आएं और स्वचालित उत्तर बंद करने के लिए उसी डायलॉग बॉक्स पर जाएं।
यदि आप Gmail या Yahoo जैसी थर्ड-पार्टी POP या IMAP ईमेल सेवा का उपयोग Outlook के साथ करते हैं तो प्रक्रिया अधिक जटिल है। आपको एक Outlook नियम सेट करना होगा और संदेश भेजने के लिए एक टेम्पलेट फ़ाइल चलानी होगी। दुर्भाग्य से हमें इसे दूसरे ट्यूटोरियल के लिए छोड़ना होगा।
