याद रखें कि जब आप छुट्टी से वापस आए तो ईमेल संदेशों की सुनामी के साथ आपका स्वागत कैसे किया गया था? दरवाजे से बाहर निकलने से पहले आप शायद अपने माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में "ऑफिस से बाहर" संदेश सेट करना भूल गए।
हां, यह कोई समाधान नहीं है एक बाढ़ वाले इनबॉक्स में, लेकिन यह आपके संपर्कों को एक नारंगी प्रकाश के साथ सूचित करता है कि आप दूर हैं और एक कारण है कि आप समय पर प्रतिक्रिया नहीं दे पाएंगे। तब आपके संपर्क आपके इनबॉक्स में भीड़ लगाए बिना अनुवर्ती कार्रवाई कर सकते हैं।
भविष्य में अपना समय बचाने के लिए आपको डिब्बाबंद संदेशों और एक पेशेवर ईमेल हस्ताक्षर के साथ अभी एक सेट अप करना चाहिए। आउटलुक में आपको केवल कुछ मिनट लगेंगे।
आउटलुक में ऑटोमेटिक रिप्लाई कैसे सेट करें
जब आप किसी Office 365, Outlook.com (जिसे हॉटमेल कहा जाता था), या एक्सचेंज खाते के साथ काम कर रहे हों, तो स्वचालित उत्तर का उपयोग करना आसान होता है:
- फ़ाइल> स्वचालित उत्तर चुनें .
- स्वचालित उत्तर बॉक्स में, स्वचालित उत्तर भेजें select चुनें .
- स्वचालित उत्तरों के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें। प्रारंभ और समाप्ति समय आपको संदेशों को शेड्यूल करने और उस समय को कवर करने की अनुमति देता है जब आप अपने ईमेल से दूर रहेंगे। जब आप वापस आते हैं तो आपको इसे बंद करना याद रखने की भी आवश्यकता नहीं होती है।
- मेरे संगठन के अंदर . का उपयोग करें आपकी टीम या आपकी कंपनी के लोगों के लिए संदेश लिखने के लिए टैब।
- मेरे संगठन के बाहर का उपयोग करें आपकी कंपनी या टीम संपर्क सूची के बाहर से आने वाले किसी भी मेल के लिए संदेश लिखने के लिए टैब।
- आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश लिखें और प्रारूपित करें।
- क्लिक करें ठीक अपनी सेटिंग्स को बचाने के लिए।
जब आउटलुक को स्वचालित उत्तर भेजने के लिए सेट किया जाता है, तो आपको रिबन के नीचे एक संदेश दिखाई देगा जो आपको इसके बारे में सचेत करता है। बंद करें Select चुनें उस ईमेल के लिए कार्यालय के बाहर स्वचालित उत्तरों को अक्षम करने के लिए।
स्वचालित उत्तरों को बंद करने के लिए अपने ब्रेक और उसी डायलॉग बॉक्स से वापस आएं।
यदि आप Outlook के साथ Gmail या Yahoo जैसी तृतीय-पक्ष POP या IMAP ईमेल सेवा का उपयोग करते हैं तो यह प्रक्रिया अधिक जटिल है। संदेश भेजने के लिए आपको एक आउटलुक नियम स्थापित करने और एक टेम्पलेट फ़ाइल को सक्रिय करने की आवश्यकता होगी। दुर्भाग्य से, हमें इसे दूसरे ट्यूटोरियल के लिए छोड़ना होगा।