कभी-कभी, जब आपके पास ईमेल लिखने का समय होता है तो यह उसे भेजने का सबसे अच्छा समय नहीं हो सकता है। शायद आप किसी घटना के घटित होने या खबर टूटने की प्रतीक्षा करना चाहते हैं इससे पहले कि आपका ईमेल जाए।
कारण चाहे जो भी हो, अपने ईमेल को एक निर्धारित समय पर भेजने की क्षमता एक मूल्यवान उपकरण है।
इस लेख में आप सीखेंगे कि Gmail, Yahoo, और Outlook पर एक निर्धारित समय पर भेजने के लिए ईमेल कैसे शेड्यूल करें। आप सीखेंगे कि इसे ऑनलाइन और डेस्कटॉप और मोबाइल क्लाइंट दोनों पर कैसे करें।
Gmail में ईमेल शेड्यूल करें
2019 में, Google ने अंततः Gmail में वेब और मोबाइल क्लाइंट दोनों में ईमेल शेड्यूलिंग सुविधा जोड़ी। शेड्यूल सेंड सुविधा का उपयोग करना आसान नहीं हो सकता।
Gmail वेब क्लाइंट में ईमेल शेड्यूल करना
- जब आप ईमेल कंपोज विंडो में हों, तो Send बटन के बगल में नीचे तीर चुनें। आपको Schedule Send चुनने का विकल्प दिखाई देगा।
- जब आप इसे चुनते हैं, तो आपको चुनने के लिए तीन सामान्य प्रीसेट तिथियां दिखाई देंगी, या आप अपना स्वयं का कस्टम भेजने की तिथि और समय बनाने के लिए Pick date & time चुन सकते हैं।
- यदि इनमें से कोई भी आपके लिए काम नहीं करता है, तो Pick date & time चुनें, और आप कैलेंडर विजेट का उपयोग करके अपनी खुद की तिथि और समय सेट कर सकते हैं।
- जब आप कर लें तो Schedule send चुनें।
आप बाएं नेविगेशन मेनू से Scheduled चुनकर आपके द्वारा शेड्यूल किए गए सभी ईमेल देख सकते हैं।
Gmail मोबाइल क्लाइंट में ईमेल शेड्यूल करना
यह अनिवार्य रूप से Gmail मोबाइल क्लाइंट में उसी तरह काम करता है।
- जब आप Gmail मोबाइल क्लाइंट में एक ईमेल कंपोज करते हैं, तो सेंड आइकन के बगल में तीन डॉट्स पर टैप करें। आपको Schedule send का विकल्प दिखाई देगा।
- जब आप इसे टैप करते हैं, तो आपको वही प्रीसेट शेड्यूल विकल्प दिखाई देंगे, या आप भेजने की तिथि और समय को कस्टमाइज़ करने के लिए Pick date & time चुन सकते हैं।
- तिथि और समय सेट करें और फिर समाप्त करने के लिए Schedule send चुनें।
Yahoo में ईमेल शेड्यूल करें
Gmail के विपरीत, Yahoo में शेड्यूल सेंड सुविधा नहीं है। इसका मतलब है कि आपको एक थर्ड-पार्टी सर्विस ढूंढनी होगी जो Yahoo के माध्यम से ईमेल शेड्यूल करने में आपकी मदद करे।
Boomerang ब्राउज़र प्लगइन Yahoo में ईमेल शेड्यूल करने के लिए जाने-माने विकल्प हुआ करता था, लेकिन Boomerang for Yahoo को बंद कर दिया गया है।
शुक्र है, एक और सर्विस है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं जिसे Later.io कहा जाता है। एक मुफ़्त अकाउंट है जहां आप एक महीने में 10 ईमेल तक भेज सकते हैं। यदि आपको इससे अधिक शेड्यूल करने की आवश्यकता है, तो आपको किफायती योजनाओं में से एक चुनना होगा।
जब आप Later.io के लिए रजिस्टर करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उस ईमेल पते से साइन अप करते हैं जिससे आप भेजना चाहते हैं। समाप्त करने के लिए एक वेरिफिकेशन ईमेल में एक लिंक पर क्लिक करना होगा।
- ईमेल डैशबोर्ड के अंदर, एक नया शेड्यूल किया गया ईमेल बनाने के लिए Compose चुनें।
- एक बार जब आप Commit चुनते हैं, तो आप शेड्यूल किए गए ईमेल की अपनी सूची में ईमेल देखेंगे।
यह दुर्भाग्यपूर्ण है कि आपको Yahoo Mail के बाहर किसी सर्विस से ईमेल शेड्यूल करना होगा, लेकिन यह Yahoo की ईमेल शेड्यूलिंग सुविधा की कमी को दूर करने का एकमात्र तरीका है।
Outlook में ईमेल शेड्यूल करें
Boomerang अभी भी Outlook उपयोगकर्ताओं के लिए एक शेड्यूल ईमेल भेजने की सेवा प्रदान करता है। यह Outlook.com के साथ काम करता है।
- जब आप पहली बार Boomerang for Outlook के लिए साइन अप करते हैं, तो आपको अपने Microsoft अकाउंट में साइन इन करना होगा और सर्विस के आपके अकाउंट तक पहुंच को अधिकृत करना होगा।
- समाप्त होने पर, अपने Outlook.com अकाउंट में लॉग इन करें, और बाएं नेविगेशन फलक में General के तहत Manage add-ins चुनें।
- समाप्त करने के लिए Install चुनें।
- Outlook.com में, जब आप एक ईमेल कंपोज कर रहे हों, तो Send बटन के दाईं ओर तीन डॉट्स चुनें।
- इस मेनू में, आपको सूची में Boomerang दिखाई देगा। इसे चुनें और आपको विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी।
- Remind Me: यदि आपको एक निर्धारित समय में ईमेल का जवाब नहीं मिलता है तो एक रिमाइंडर प्राप्त करें।
- Suggest Times: ईमेल में सुझाए गए मीटिंग समय एम्बेड करें।
- Share Availability: प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप कब मिलने के लिए उपलब्ध हैं।
- Read Receipt: जब प्राप्तकर्ता आपका ईमेल खोलता है तो एक ईमेल प्राप्त करें।
- Send Later: अपना ईमेल शेड्यूल करें।
- Send Later विकल्प आपको देरी शेड्यूल करने देता है। आप विभिन्न प्रीसेट देरी में से चुन सकते हैं, या Gmail समाधान की तरह ही एक तिथि कस्टमाइज़ कर सकते हैं।
एक बार चयन करने के बाद, आप ईमेल के शीर्ष पर एक स्टेटस फ्लैश देखेंगे जिसमें वह तिथि होगी जब ईमेल भेजा जाएगा।
Outlook डेस्कटॉप में ईमेल शेड्यूल करें
Outlook डेस्कटॉप में एक शेड्यूल्ड सेंड सुविधा है जिसे Delay Delivery कहा जाता है।
- आप एक नया संदेश कंपोज करके इसे एक्सेस कर सकते हैं।
- Options को मेनू से चुनें, और रिबन के More Options अनुभाग में Delay Delivery चुनें।
- एक बार जब आप Delay Delivery चुनते हैं, तो यह एक नई विंडो खोलेगा। Delivery options के तहत, आप Do not deliver before चुन सकते हैं और वह तिथि और समय दर्ज कर सकते हैं जब आप ईमेल डिलीवर करना चाहते हैं।
- समाप्त करने के लिए Close चुनें। एक बार जब आप Send चुनते हैं, तो संदेश केवल आपके द्वारा चुनी गई तिथि और समय पर डिलीवर किया जाएगा।
Google Sheets का उपयोग करके ईमेल शेड्यूल करें
यदि आप खुद को हर महीने अलग-अलग लोगों को, जैसे मैनेजर या सहकर्मियों को, रिपोर्ट या अन्य जानकारी के साथ बैचों में ईमेल भेजते हुए पाते हैं, तो Google Sheets एक आदर्श समाधान है।
आप आसानी से एक Google स्प्रेडशीट सेट अप कर सकते हैं जिसमें प्राप्तकर्ता, विषय पंक्तियां, और बल्क ईमेल के बॉडी शामिल हों जिन्हें आप भेजना चाहते हैं।
- मेनू से Tools चुनकर और Script editor चुनकर ईमेल शेड्यूलिंग स्क्रिप्ट बनाएं।
- अपनी स्क्रिप्ट बनाना शुरू करने के लिए, आपको अपने प्रोजेक्ट को एक नाम देना होगा। प्रोजेक्ट नाम चुनें और फ़ील्ड भरें।
- एडिटर में, निम्न स्क्रिप्ट पेस्ट करें:
function sendEmails() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
//var startRow = 1; // प्रोसेस करने के लिए डेटा की पहली पंक्ति
var dataRange = sheet.getDataRange();
var last_row = dataRange.getLastRow();
// रेंज में प्रत्येक पंक्ति के लिए मान प्राप्त करें।
var data = dataRange.getValues();
for (var i=1; i < last_row; i++) {
var row = data[i];
var emailAddress = row[0];
var subject = row[1];
var message = row[2];
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
}
dataRange.clearContent();
}
- यह स्क्रिप्ट आपकी स्प्रेडशीट तक पहुंचेगी और डेटा के साथ अंतिम पंक्ति को खींचेगी। फिर यह डेटा के साथ रेंज से सभी मान प्राप्त करेगी, और हर पंक्ति के माध्यम से लूप करेगी।
- प्रत्येक लूप उस पंक्ति के लिए ईमेल एड्रेस, विषय पंक्ति और संदेश को खींचेगा, और उस लाइन के पते पर ईमेल भेजेगा।
- जब यह सभी ईमेल भेजना समाप्त कर लेता है, तो यह शीट को साफ़ कर देगा। अब शीट आपके अगले बैच के ईमेल भेजने के लिए तैयार है।
- इस स्क्रिप्ट को हर महीने चलाने के लिए शेड्यूल करें। मेनू से Edit चुनें और Current project's triggers चुनें।
- ट्रिगर पेज पर, Add Trigger बटन चुनें।
- ट्रिगर पेज में, Event Source को Time-driven में बदलें।
- Select type of time based trigger को Month timer पर सेट करें।
- Select day of month के लिए, उस महीने का दिन चुनें जब आप अपने ईमेल भेजना चाहते हैं।
- जब आप कर लें, तो समाप्त करने के लिए Save चुनें। अब आपकी स्क्रिप्ट हर महीने चलेगी।
महीने भर आपको बस इतना करना है कि उन ईमेल की सूची भरें जिन्हें आप उस तारीख पर भेजना चाहते हैं जिसे आपने शेड्यूल किया है। Google की स्क्रिप्ट ट्रिगरिंग सुविधा के लिए धन्यवाद, बैच ईमेल भेजने के सबसे आसान तरीकों में से एक है।
