क्या आप छुट्टी पर जाना पसंद नहीं करेंगे यह जानकर कि आपको अपना ईमेल चेक नहीं करना पड़ेगा? यदि आप अपनी डिजिटल संचार की देखभाल के लिए एक सहायक पर भरोसा नहीं कर सकते जब आप दूर हों, तो 'आउट ऑफ ऑफिस' संदेश अगली सबसे अच्छी चीज है।
यहां Gmail के साथ ऑटोरिस्पॉन्डर सेट अप करने के कुछ सुझाव दिए गए हैं और क्या ध्यान रखना है।
जाने से पहले लोड कम करें
अपने इनबॉक्स को साफ़ करना और खुले अनुरोधों का जवाब देना सुनिश्चित करें इससे पहले कि आप जाएं। संवाद करें कि आप दूर होंगे। उदाहरण के लिए, आप अपनी यात्रा से एक या दो सप्ताह पहले अपने ईमेल सिग्नेचर में अपनी निर्धारित दूर रहने की तारीखें जोड़ सकते हैं। इस तरह आपके संपर्कों के आपके जाने पर आपके इनबॉक्स को भरने की संभावना कम होती है।
यदि आपके पास अभी तक अपने ईमेल के प्रबंधन के लिए कोई सिस्टम नहीं है, तो इनबॉक्स ज़ीरो फ्लोचार्ट से परिचित होने का यह समय है। संक्षेप में, उन ईमेल्स को हटाएं जो प्रासंगिक नहीं हैं, उन कार्यों को सौंपें जिन्हें आप स्वयं हल नहीं कर सकते, यदि वे दो मिनट से कम लेते हैं तो कार्यों को तुरंत हल करें, या यदि वे उससे अधिक समय लेते हैं तो उन्हें अपनी टू डू सूची में रखें।
यदि आप लंबी अवधि के लिए जा रहे हैं तो आप ईमेल न्यूज़लेटर्स से अनसब्सक्राइब भी करना चाह सकते हैं।
अपना ईमेल ऑटोरिस्पॉन्डर तैयार करें
चाहे आप अपनी निर्धारित छुट्टी को कितनी अच्छी तरह संवाद करें, लोग अभी भी आपसे संपर्क करने की कोशिश करेंगे। एक ऑटोरिस्पॉन्डर उन्हें आपकी अनुपस्थिति की याद दिलाएगा। इस रणनीति का पालन करें:
- अपने ऑटो रिस्पॉन्डर में जरूरी मामलों के लिए संपर्क जानकारी जोड़ें। यह किसी विश्वसनीय सहकर्मी का ईमेल एड्रेस या एक फोन नंबर हो सकता है जिस पर आपातकाल में आपसे संपर्क किया जा सके।
- ऑटोरिस्पॉन्डर को केवल अपनी कॉन्टैक्ट लिस्ट के लोगों के लिए सेट करें। यह यादृच्छिक लोगों को आपके आपातकालीन नंबर या अन्य संपर्क विवरण प्राप्त करने से रोकता है।
- महत्वपूर्ण ईमेल्स के लिए फॉरवर्ड सेट करें। यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या किसी विशेष विषय से सुनने की उम्मीद कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे महत्वपूर्ण ईमेल किसी सहकर्मी को रूट किए गए हैं जो तुरंत जवाब दे सकता है।
Gmail वेकेशन रिस्पॉन्डर सेट करें
आप Gmail के Vacation Responder को सामान्य सेटिंग्स के तहत पा सकते हैं। अपने इनबॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में कॉगव्हील पर क्लिक करें और General टैब के नीचे तक स्क्रॉल करें। तारीखें चुनें, WYSIWYG (फॉर्मेटेड/रिच टेक्स्ट) या Plain Text में अपना संदेश लिखें, और वेकेशन रिस्पॉन्डर चालू करें। अजनबियों या स्पैमर्स को अतिरिक्त संपर्क जानकारी प्राप्त करने या यह जानने से रोकने के लिए कि आपका ईमेल अकाउंट सक्रिय है, केवल अपनी कॉन्टैक्ट्स के लोगों को प्रतिक्रिया भेजें चुनें। Gmail आपको पहली और एक वैकल्पिक अंतिम दिन सेट करने की अनुमति देता है, जिसका अर्थ है कि वापस आने पर आपको ऑटोरिस्पॉन्डर को बंद करना याद नहीं रखना पड़ेगा।
Gmail फ़िल्टर्स का उपयोग करके चयनित ईमेल फॉरवर्ड करें
वेकेशन रिस्पॉन्डर एक मानक संदेश है जो – जब सक्रिय होता है – आपकी कॉन्टैक्ट लिस्ट में किसी को भी भेजा जाता है जो आपको ईमेल भेजता है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, कुछ ईमेल्स को तत्काल और व्यक्तिगत प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है। यहीं Gmail के फ़िल्टर्स काम आते हैं।
ध्यान दें कि Gmail में आप केवल पुष्टि किए गए ईमेल एड्रेस पर ईमेल फॉरवर्ड कर सकते हैं। यदि आप किसी सहकर्मी को ईमेल फॉरवर्ड करना चाहते हैं, तो आपको उनकी मदद की आवश्यकता होगी। अपने Gmail इनबॉक्स के ऊपरी दाएं कोने में कॉगव्हील पर क्लिक करें, Settings चुनें, और Forwarding and POP/IMAP टैब पर स्विच करें। Add a forwarding address बटन पर क्लिक करें, फॉरवर्डिंग ईमेल एड्रेस दर्ज करें और पुष्टिकरण ईमेल ट्रिगर करने के लिए Next पर क्लिक करें। आपका सहकर्मी एक कोड और अनुरोध की पुष्टि करने के निर्देश प्राप्त करेगा। यदि वे आपको ईमेल फॉरवर्ड करते हैं, तो आप उनके ईमेल एड्रेस को सत्यापित करने के लिए पुष्टिकरण कोड स्वयं भी दर्ज कर सकते हैं।
अपना फ़िल्टर सेट करने के लिए, अपने Gmail इनबॉक्स के ऊपर खोज विकल्पों का विस्तार करें। from फ़ील्ड में प्रेषक का ईमेल एड्रेस दर्ज करें या subject या has the words फ़ील्ड में कीवर्ड्स। आप कई ईमेल एड्रेस जोड़ सकते हैं और कई कीवर्ड्स को जोड़ने के लिए खोज ऑपरेटर्स का उपयोग कर सकते हैं।
नीचे दाएं कोने में create filter with this search पर क्लिक करें और अगली विंडो में अपनी कार्रवाई चुनें। नीचे दिखाए गए उदाहरण में, मैंने एक फॉरवर्डिंग ईमेल एड्रेस चुना और फॉरवर्ड किए गए ईमेल पर एक लेबल लागू किया। यदि आप भी ऐसा करते हैं, तो आप उनके लेबल के आधार पर फॉरवर्ड किए गए ईमेल्स को जल्दी से पहचान सकते हैं जब आप अपनी छुट्टी से लौटते हैं।
ईमेल फॉरवर्ड करने के बजाय, आप विशिष्ट प्रेषकों या विषयों के लिए एक कस्टम कैन्ड रिस्पॉन्स भी सेट कर सकते हैं। यारा ने पहले बताया था कि वास्तव में यह कैसे काम करता है।
जाने से पहले अंतिम तैयारियां
यदि आपका सावधानी से सेटअप किया गया सिस्टम विफल हो गया तो यह काफी निराशाजनक होगा। अपनी वापसी पर तनाव की कल्पना करें। यह आवश्यक है कि आप जाने से पहले अपने आउट ऑफ ऑफिस संदेशों और फॉरवर्ड्स का परीक्षण करें। आप ऑटोरिस्पॉन्डर्स, फ़िल्टर्स, और फॉरवर्ड्स का परीक्षण करने के लिए अपने स्वयं के द्वितीयक ईमेल एड्रेस और डमी फ़िल्टर्स का उपयोग कर सकते हैं।
यदि आपकी छुट्टी रिस्पॉन्डर आपके घर लौटने के लंबे समय बाद तक सक्रिय रही तो यह उतना ही शर्मनाक होगा। यदि आपके पास टू डू सूची या कैलेंडर है, तो अपनी वापसी पर ऑटोरिस्पॉन्डर और/या फ़िल्टर्स को बंद करने के लिए एक कार्य या शेड्यूल बनाएं।
यहां स्टीव डोट्टो से पूरी प्रक्रिया का एक छोटा पुनर्कथन है:
वापस आने पर क्या करें
उम्मीद है, आपका सिस्टम काम कर गया और सभी जरूरी ईमेल्स को आपके दोस्ताना सहकर्मी द्वारा निपटा दिया गया है। जब आप अपने इनबॉक्स से निपटने के लिए तैयार हों, तो इन चरणों का पालन करें:
- वेकेशन रिस्पॉन्डर बंद करें।
- छुट्टी-विशिष्ट फ़िल्टर्स और फॉरवर्ड्स अक्षम करें।
- ऊपर उल्लिखित इनबॉक्स ज़ीरो रणनीति का उपयोग करके अपने इनबॉक्स के माध्यम से जाएं।
- अपने सेंट फ़ोल्डर या आपके द्वारा उपयोग किए गए लेबल की जांच करें कि कौन से ईमेल फॉरवर्ड किए गए थे या उन्हें कैन्ड रिस्पॉन्स मिला था।
- उन सहकर्मियों से संपर्क करें जिन्होंने जरूरी ईमेल्स को संभाला और उन्हें आपको अप टू स्पीड लाने के लिए कहें।
- जहां आवश्यक हो फॉलो अप करें।
- आवश्यकता हो तो न्यूज़लेटर्स को फिर से सब्सक्राइब करें।
क्या यह अन्य ईमेल क्लाइंट्स में किया जा सकता है?
निश्चित रूप से। आप Thunderbird में ऑटो-रिस्पॉन्स फ़िल्टर्स सेट कर सकते हैं, जिसे हमने पहले कवर किया है। Outlook भी आपको आउट ऑफ ऑफिस नोटिस सेट करने की अनुमति देता है।
क्या आप किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं या ईमेल ऑटो रिस्पॉन्डर्स को संभालने के लिए आपके पास अधिक सुझाव हैं? कृपया बोलें और टिप्पणियों में अपने प्रश्न या अंतर्दृष्टि साझा करें!
