क्या आप यह जानकर छुट्टी पर जाना पसंद नहीं करेंगे कि आपको अपना ईमेल नहीं देखना है? अगर आप दूर रहने के दौरान अपने डिजिटल संचार के लिए किसी सहायक पर भरोसा नहीं कर सकते हैं, तो 'ऑफ़िस से बाहर' संदेश अगली सबसे अच्छी बात है।
जीमेल के साथ ऑटोरेस्पोन्डर कैसे सेट करें और किन बातों का ध्यान रखें, इस बारे में यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं।
जाने से पहले लोड कम करें
जाने से पहले अपने इनबॉक्स को खाली करना और खुले अनुरोधों का जवाब देना सुनिश्चित करें। संवाद करें कि आप दूर रहेंगे। उदाहरण के लिए, आप अपनी यात्रा से एक या दो सप्ताह पहले अपने निर्धारित समय की तारीखों को अपने ईमेल हस्ताक्षर में जोड़ सकते हैं। इस तरह आपके चले जाने पर आपके संपर्कों के आपके इनबॉक्स में बाढ़ आने की संभावना कम होगी।
यदि आपके पास अभी तक अपने ईमेल को प्रबंधित करने की प्रणाली नहीं है, तो यह समय इनबॉक्स ज़ीरो फ़्लोचार्ट से परिचित होने का है। संक्षेप में, उन ईमेल को हटा दें जो प्रासंगिक नहीं हैं, ऐसे कार्यों को सौंपें जिन्हें आप स्वयं हल नहीं कर सकते, कार्यों को तुरंत हल करें यदि वे दो मिनट से कम समय लेते हैं, या यदि वे इससे अधिक समय लेते हैं तो उन्हें अपनी टू डू सूची में डाल दें।
यदि आप एक विस्तारित अवधि के लिए बाहर रहेंगे, तो आप ईमेल न्यूज़लेटर्स से सदस्यता समाप्त करना चाह सकते हैं।
अपना ईमेल ऑटोरेस्पोन्डर तैयार करें
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी निर्धारित छुट्टी को कितनी अच्छी तरह से संप्रेषित करते हैं, फिर भी लोग आपसे संपर्क करने का प्रयास करेंगे। एक ऑटोरेस्पोन्डर उन्हें आपकी अनुपस्थिति की याद दिलाएगा। इस रणनीति का पालन करें:
- अत्यावश्यक मामलों के लिए संपर्क जानकारी जोड़ें अपने ऑटो रिस्पॉन्डर को। यह किसी विश्वसनीय सहकर्मी का ईमेल पता या कोई फ़ोन नंबर हो सकता है जिसके तहत आप किसी आपात स्थिति में संपर्क कर सकते हैं।
- केवल आपकी संपर्क सूची के लोगों के लिए ऑटोरेस्पोन्डर सेट करें . यह यादृच्छिक लोगों को आपका आपातकालीन नंबर या अन्य संपर्क विवरण प्राप्त करने से रोकता है।
- महत्वपूर्ण ईमेल के लिए अग्रेषित करें सेट करें . यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति से या किसी विशेष विषय पर सुनने की उम्मीद कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि वे महत्वपूर्ण ईमेल किसी सहकर्मी को भेजे गए हैं जो तुरंत जवाब दे सकता है।
Gmail अवकाश प्रत्युत्तर सेट करें
आपको Gmail का अवकाश प्रतिसादकर्ता मिल सकता है सामान्य सेटिंग्स के तहत। अपने इनबॉक्स के ऊपर दाईं ओर कॉगव्हील क्लिक करें और सामान्य . के नीचे स्क्रॉल करें टैब। दिनांक चुनें, WYSIWYG . में अपना संदेश लिखें (स्वरूपित / समृद्ध पाठ) या सादा पाठ , और अवकाश प्रत्युत्तर चालू करें। अजनबियों या स्पैमर्स को अतिरिक्त संपर्क जानकारी प्राप्त करने से रोकने के लिए या यह जानने के लिए कि आपका ईमेल खाता सक्रिय है, केवल अपने संपर्कों में लोगों को प्रतिक्रिया भेजें का चयन करें। . Gmail आपको पहले और वैकल्पिक अंतिम दिन सेट करने की अनुमति देता है , जिसका अर्थ है कि वापस आने पर आपको ऑटोरेस्पोन्डर को बंद करना याद नहीं रखना पड़ेगा।
जीमेल फिल्टर्स का उपयोग करके चयनित ईमेल को फॉरवर्ड करें
अवकाश प्रत्युत्तर एक मानक संदेश है जो -- सक्रिय रहते हुए -- किसी को भी (आपकी संपर्क सूची में) भेजा जाता है जो आपको एक ईमेल भेजता है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, कुछ ईमेल के लिए तत्काल और व्यक्तिगत प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो सकती है। यहीं पर जीमेल के फिल्टर आते हैं।
ध्यान दें कि Gmail में आप केवल पुष्टि किए गए ईमेल पतों पर ईमेल अग्रेषित कर सकते हैं। यदि आप किसी सहकर्मी को ईमेल अग्रेषित करना चाहते हैं, तो आपको उनकी सहायता की आवश्यकता होगी। अपने जीमेल इनबॉक्स के ऊपर दाईं ओर कॉगव्हील क्लिक करें, सेटिंग . चुनें , और अग्रेषण और POP/IMAP टैब . पर स्विच करें . एक अग्रेषण पता जोड़ें . क्लिक करें बटन, अग्रेषण ईमेल पता दर्ज करें और अगला . क्लिक करें पुष्टिकरण ईमेल को ट्रिगर करने के लिए। आपके सहयोगी को अनुरोध की पुष्टि करने के तरीके के बारे में एक कोड और निर्देश प्राप्त होंगे। अगर वे आपको ईमेल अग्रेषित करते हैं, तो आप उनका ईमेल पता सत्यापित करने के लिए स्वयं पुष्टिकरण कोड भी दर्ज कर सकते हैं।
अपना फ़िल्टर सेट करने के लिए, अपने Gmail इनबॉक्स के ऊपर खोज विकल्पों का विस्तार करें। प्रेषक . में प्रेषक का ईमेल पता दर्ज करें विषय . में फ़ील्ड या कीवर्ड या शब्द हैं खेत। आप अनेक ईमेल पते जोड़ सकते हैं और अनेक कीवर्ड कनेक्ट करने के लिए खोज ऑपरेटरों का उपयोग कर सकते हैं।
इस खोज के साथ फ़िल्टर बनाएं . क्लिक करें नीचे दाईं ओर और अगली विंडो में अपनी क्रिया चुनें। नीचे दिखाए गए उदाहरण में, मैंने एक अग्रेषण ईमेल पता चुना और अग्रेषित ईमेल पर एक लेबल लागू किया। अगर आप ऐसा ही करते हैं, तो छुट्टी से लौटने के बाद आप उनके लेबल के आधार पर अग्रेषित ईमेल की तुरंत पहचान कर सकते हैं।
ईमेल अग्रेषित करने के बजाय, आप विशिष्ट प्रेषकों या विषयों के लिए एक कस्टम डिब्बाबंद प्रतिक्रिया भी सेट कर सकते हैं। यारा ने पहले बताया था कि यह वास्तव में कैसे काम करता है।
आपके जाने से पहले की अंतिम तैयारी
यदि आपका सावधानीपूर्वक सेट अप सिस्टम विफल हो जाता है तो यह काफी निराशाजनक होगा। अपनी वापसी पर तनाव की कल्पना करें। यह आवश्यक है कि आप जाने से पहले अपने कार्यालय से बाहर संदेशों और अग्रेषणों का परीक्षण करें। आप ऑटोरेस्पोन्डर, फ़िल्टर और फ़ॉरवर्ड का परीक्षण करने के लिए अपने स्वयं के द्वितीयक ईमेल पते और डमी फ़िल्टर का उपयोग कर सकते हैं।
क्या समान रूप से शर्मनाक होगा यदि आपका अवकाश उत्तरदाता आपके घर लौटने के बाद भी सक्रिय रहा। यदि आपके पास एक टू डू सूची या कैलेंडर है, तो ऑटोरेस्पोन्डर को बंद करने के लिए एक कार्य या शेड्यूल बनाएं और/या आपके लौटने पर फ़िल्टर बंद करें।
स्टीव डॉटो की पूरी प्रक्रिया का संक्षिप्त विवरण यहां दिया गया है:
जब आप लौटते हैं तो क्या करें
उम्मीद है, आपके सिस्टम ने काम किया है और सभी जरूरी ईमेल आपके मित्र सहयोगी द्वारा निपटाए गए हैं। जब आप अपने इनबॉक्स से निपटने के लिए तैयार हों, तो इन चरणों का पालन करें:
- अवकाश प्रत्युत्तर को बंद करें।
- अवकाश-विशिष्ट फ़िल्टर और अग्रेषण अक्षम करें।
- ऊपर उल्लिखित इनबॉक्स ज़ीरो रणनीति का उपयोग करके अपने इनबॉक्स में जाएं।
- अपने भेजे गए फ़ोल्डर या एक लेबल की जाँच करें जिसका उपयोग आपने यह देखने के लिए किया था कि कौन से ईमेल अग्रेषित किए गए थे या डिब्बाबंद प्रतिक्रिया प्राप्त हुई थी।
- उन सहकर्मियों से संपर्क करें, जिन्होंने अत्यावश्यक ईमेल संभाले हैं और उनसे आपको तेज़ी से लाने के लिए कहें।
- जहां आवश्यक हो, अनुवर्ती कार्रवाई करें।
- यदि आवश्यक हो तो न्यूज़लेटर्स की पुनः सदस्यता लें।
क्या यह अन्य ईमेल क्लाइंट में किया जा सकता है?
निश्चित रूप से। आप थंडरबर्ड में ऑटो-प्रतिक्रिया फ़िल्टर सेट कर सकते हैं, जिसे हमने पहले कवर किया है। आउटलुक आपको ऑफिस से बाहर नोटिस सेट करने की भी अनुमति देता है।
क्या आप किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग कर रहे हैं या क्या आपके पास ईमेल ऑटो प्रत्युत्तरदाताओं को संभालने के लिए और टिप्स हैं? कृपया बोलें और अपने प्रश्न या अंतर्दृष्टि टिप्पणियों में साझा करें!