टीम्स उपयोगकर्ताओं के बीच सबसे आम सवाल यह उठता है कि जब वे छुट्टी या लंबी छुट्टी की योजना बनाते हैं तो टीम्स में आउट मैसेज कैसे सेट करें। छुट्टी पर जाने या ब्रेक लेने पर, आप अक्सर अपने चैटिंग ऐप्स के नोटिफिकेशन बंद कर देते हैं। लेकिन जो लोग आपकी अनुपस्थिति के बारे में नहीं जानते, वे तब भी संदेश भेजते हैं जब स्टेटस ऑफलाइन होता है। हालांकि, अन्य ऐप्स के विपरीत, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स आपको आउट ऑफ ऑफिस (OOO) नामक एक सुविधा प्रदान करता है जो आपकी अनुपस्थिति में उपयोगी होगी। टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस (OOO) आपको एक संदेश सेट करने और एक तारीख शेड्यूल करने की अनुमति देता है, जो आपकी अनुपस्थिति में आपको टेक्स्ट करने वाले किसी भी व्यक्ति को प्रदर्शित होता है। आप नहीं जानते होंगे कि टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें या वर्क फ्रॉम होम आउट ऑफ ऑफिस मैसेज में क्या लिखें, इसलिए इसके बारे में जानने के लिए निम्नलिखित गाइड का अध्ययन करें।
टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें
ऐसे विभिन्न कारण हो सकते हैं कि कोई भी आउट ऑफ ऑफिस सेटिंग का उपयोग क्यों करना चाहेगा। उनमें से कुछ हो सकते हैं:
- कॉन्फ्रेंस, क्लाइंट मीटिंग या वर्कशॉप के लिए बाहर।
- जब आप कई दिनों के लिए मातृत्व या बीमारी की छुट्टी पर हों।
- यदि आप व्यक्तिगत दिन ले रहे हैं।
- यदि आप कुछ दिनों के लिए छुट्टी पर हैं।
टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस सेट करने के तरीकों की एक सूची नीचे दी गई है। निर्देशों का ध्यानपूर्वक पालन करें।
विधि 1: सेट स्टेटस मैसेज फीचर के माध्यम से
आप अपनी प्रोफाइल पिक्चर से आउट ऑफ ऑफिस संदेश सेट कर सकते हैं। यह चरण बुनियादी और पालन करने में आसान है:
1. विंडोज की दबाएं, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स टाइप करें, फिर ओपन पर क्लिक करें।
2. अपनी प्रोफाइल पिक्चर पर क्लिक करें।
3. फिर, दिखाए अनुसार स्टेटस मैसेज सेट करें विकल्प पर क्लिक करें।
4. आउट ऑफ ऑफिस शेड्यूल करें विकल्प चुनें।
5. स्वचालित उत्तर चालू करें टॉगल ऑन करें।
6. आउट ऑफ ऑफिस संदेश विकल्प के नीचे बॉक्स में संदेश टाइप करें।
7. मेरे संगठन के बाहर उत्तर भेजें विकल्प चिह्नित करें, फिर सभी बाहरी प्रेषक चुनें।
8. केवल एक समय अवधि के दौरान उत्तर भेजें विकल्प चिह्नित करें, फिर तारीख और समय सेट करें।
9. सहेजें बटन पर क्लिक करें।
विधि 2: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स सेटिंग्स के माध्यम से
इसी तरह, आप अपनी सेटिंग्स से आउट ऑफ ऑफिस संदेश सेट कर सकते हैं। टीम्स सेटिंग्स में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें, यहां बताया गया है।
1. टीम्स ऐप खोलें और दिखाए अनुसार तीन बिंदु वाले आइकन पर क्लिक करें।
2. सूची से सेटिंग्स चुनें।
3. आउट ऑफ ऑफिस ढूंढने के लिए नीचे स्क्रॉल करें और शेड्यूल बटन पर क्लिक करें।
4. विधि 1 से चरण 5-8 का पालन करें।
विधि 3: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक ऐप के माध्यम से
यदि आपके पास माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और आउटलुक के लिए एक ही अकाउंट है, तो आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस संदेश सेट करने से यह माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ सिंक्रनाइज़ हो जाएगा। तो, टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस सेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें।
नोट: संदेश अपनी मर्जी से सिंक्रनाइज़ होगा। यह तुरंत नहीं होता है। इसके अलावा, आप केवल आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस संदेश सेट कर सकते हैं यदि आप आउटलुक ईमेल या माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट ईमेल का उपयोग कर रहे हैं।
1. अपने ब्राउज़र पर आउटलुक वेबसाइट पर जाएं।
2. दिखाए अनुसार सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. सेटिंग्स में मेल विकल्प चुनें।
4. दिखाए अनुसार स्वचालित उत्तर विकल्प पर क्लिक करें।
5. स्वचालित उत्तर टॉगल ऑन करें।
6. अब, केवल एक समय अवधि के दौरान उत्तर भेजें विकल्प चिह्नित करें और समय सेट करें, जैसा दिखाया गया है।
7. नीचे दिए गए विकल्पों को अपनी आवश्यकता के अनुसार चिह्नित करें।
- इस अवधि के लिए मेरा कैलेंडर ब्लॉक करें
- इस अवधि के दौरान होने वाली घटनाओं के लिए नए निमंत्रण स्वचालित रूप से अस्वीकार करें
- इस अवधि के दौरान मेरी मीटिंग्स अस्वीकार करें और रद्द करें
8. नीचे बॉक्स में संदेश टाइप करें और सहेजें बटन पर क्लिक करें।
इस प्रकार, ये टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस सेट करने के तरीके हैं।
आउट ऑफ ऑफिस कैसे बंद करें
यहां हमने टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस फीचर को बंद करने के दो तरीके सूचीबद्ध किए हैं।
विधि 1: माइक्रोसॉफ्ट टीम्स पर
आप प्रीसेट तारीख से पहले टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस को बंद कर सकते हैं ताकि यह संदेश प्रदर्शित करना बंद कर दे। सेट तारीख के बाद, टीम्स स्वचालित रूप से संदेश का प्रदर्शन बंद कर देता है।
1. विंडोज सर्च बार से माइक्रोसॉफ्ट टीम्स ऐप लॉन्च करें।
2. दिखाए अनुसार तीन बिंदु आइकन पर क्लिक करें।
3. सूची से सेटिंग्स विकल्प पर क्लिक करें।
4. आउट ऑफ ऑफिस ढूंढने के लिए नीचे स्क्रॉल करें, फिर देखें बटन पर क्लिक करें।
5. स्वचालित उत्तर चालू करें विकल्प टॉगल ऑफ करें।
6. सहेजें बटन पर क्लिक करें।
विकल्प II: माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक पर
जैसा कि हमने चर्चा की, यदि आपने आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस सेट किया है, तो यह माइक्रोसॉफ्ट टीम्स में सिंक हो जाएगा। इसलिए, आपको आउटलुक से आउट ऑफ ऑफिस सेटिंग को बंद करना होगा।
1. आउटलुक ब्राउज़र संस्करण खोलें।
2. दिखाए अनुसार सेटिंग्स आइकन पर क्लिक करें।
3. सेटिंग्स में मेल विकल्प चुनें।
4. दिखाए अनुसार स्वचालित उत्तर विकल्प पर क्लिक करें।
5. स्वचालित उत्तर ऑन विकल्प टॉगल ऑफ करें।
6. सहेजें बटन पर क्लिक करें।
वर्क फ्रॉम होम आउट ऑफ ऑफिस संदेश कैसे लिखें
अपना संदेश लिखते समय याद रखने योग्य बातों का अवलोकन यहां दिया गया है:
- सुनिश्चित करें कि यह अद्यतित है- यदि आपका संदेश सटीक नहीं है तो यह अच्छा संकेत नहीं है। अपने संदेश को नियमित रूप से अपडेट करें।
- अतिरिक्त संपर्क जानकारी प्रदान करें- आपात स्थिति की स्थिति में अन्य सहयोगियों की संपर्क जानकारी का उल्लेख करना सुनिश्चित करें।
- अपनी वापसी की तारीख का उल्लेख करें।
- कंपनी नीति का पालन करें और कॉर्पोरेट संस्कृति पर विचार करें- खराब प्रभाव डालने वाले मूर्खतापूर्ण आउट ऑफ ऑफिस संदेश न लिखें।
- अपने संदेश के अंत में आभारी रहें।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
Q1: फोन से आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें?
उत्तर: एंड्रॉइड टीम्स ऐप में, आपके पास सटीक आउट ऑफ ऑफिस विकल्प नहीं है, लेकिन आप स्टेटस मैसेज सेट करें विकल्प ढूंढ सकते हैं जो लोगों को आपका स्टेटस दिखाएगा जब वे आपको संदेश दें या मेंशन करें।
Q2: क्या आउट ऑफ ऑफिस संदेश की कोई शब्द सीमा है?
उत्तर: हां, आपके पास 280-शब्दों की सीमा है।
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उपरोक्त विधियों को आपको टीम्स में आउट ऑफ ऑफिस कैसे सेट करें का उत्तर बिना किसी कठिनाई के जानने में मदद करनी चाहिए। हमें उम्मीद है कि वर्क फ्रॉम होम आउट ऑफ ऑफिस संदेश कैसे लिखें, इस पर यह गाइड मददगार था। हमें बताएं कि आपके लिए कौन सी विधि सबसे अच्छी काम करती है। यदि आपके कोई प्रश्न या सुझाव हैं, तो उन्हें टिप्पणी अनुभाग में डालने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
