चारों ओर देखें। समूह हर जगह हैं। सोशल ऐप्स जैसे फेसबुक या व्हाट्सएप में हम इसी तरह चलते हैं। तो पुराना और विनम्र जीमेल अलग क्यों होना चाहिए? जीमेल में एक ग्रुप ईमेल आपको पतों को एक-एक करके चुनने की परेशानी से बचा सकता है। लेकिन हमें ग्रुप ईमेल के अन्य लाभों के बारे में भी बात करने की आवश्यकता है।
एक ग्रुप ईमेल ईमेल पतों की एक साधारण सूची से अधिक है। आइए अपने पहले ईमेल ग्रुप को जीमेल में बनाने के बाद लाभों पर आएं।
जीमेल में ग्रुप ईमेल जल्दी से कैसे बनाएं
एक ईमेल ग्रुप तुरंत बनाएं जब आप पाते हैं कि आप अक्सर लोगों के एक ही समूह को मेल कर रहे हैं। एक ईमेल ग्रुप वही है जो टिन पर लिखा है---ईमेल पतों का एक समूह जो एक आम वार्तालाप साझा कर सकता है। तो अपना जीमेल इनबॉक्स खोलें और नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
1. अपने जीमेल खाते से गूगल संपर्क में लॉग इन करें।
2. उन संपर्कों का चयन करें जिन्हें आप उनकी सूची में नामों और ईमेल पतों के खिलाफ चेकमार्क के साथ समूहित करना चाहते हैं। मैंने नीचे स्क्रीनशॉट में ईमेल आईडी को धुंधला कर दिया है।
3. शीर्ष पर समूह आइकन पर क्लिक करें (तीन छड़ी सिर वाले आइकन) एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाने के लिए।
4. इस ड्रॉप-डाउन मेनू में, एक मौजूदा समूह चुनें या इन संपर्कों को अपनी अनूठी सूची में रखने के लिए नया बनाएं पर क्लिक करें।
5. पॉप अप होने वाले नया समूह डायलॉग में नए समूह के लिए एक अद्वितीय नाम दर्ज करें।
6. ईमेल ग्रुप को सहेजने के लिए OK पर क्लिक करें। समूह अब स्क्रीन के बाईं ओर, "मेरे संपर्क" के तहत दिखाई देता है। आप संपर्क सूची में उनके नामों के खिलाफ समूह नाम के साथ एक लेबल भी देख सकते हैं।
सामान्य ग्रुप बनाने के लिए खोज बॉक्स का उपयोग करें
गूगल संपर्क खोज बॉक्स एक ईमेलिंग ग्रुप बनाने का एक और त्वरित तरीका है। यदि आपकी अधिकांश संपर्क जानकारी गूगल संपर्क में व्यवस्थित है, तो आप किसी भी खोज मानदंड के आसपास एक ग्रुप व्यवस्थित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, नीचे स्क्रीनशॉट में, मैंने नोट्स फ़ील्ड से एक कीवर्ड का उपयोग करके अपने उन दोस्तों को ढूंढा जो सूचना प्रौद्योगिकी में काम करते हैं।
फिर, यह केवल संपर्कों का चयन करने और एक नया ग्रुप बनाने या सदस्यों को पुराने में जोड़ने की बात है।
आप एक सामान्य सूची बनाने के लिए किसी भी मानदंड का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक ही देश के सदस्यों की सूची, या एक ही अंतिम नाम के साथ। यही कारण है कि आपको अपने गूगल संपर्क को साफ और व्यवस्थित रखना चाहिए।
ईमेल ग्रुप में संपर्क कैसे जोड़ें
ये विशिष्ट ईमेल ग्रुप इनबॉक्स संगठन के रहस्यों में से एक हैं। इसलिए सही ग्रुप में नए संपर्क जोड़ते रहें और आपको हर बार पतों की सूची के माध्यम से खोजने की आवश्यकता नहीं होगी। आप मास्टर माई संपर्क सूची से या कुछ क्लिक के साथ एक ग्रुप के भीतर से ईमेल ग्रुप में संपर्क जोड़ सकते हैं।
यहां बताया गया है कि इसे एक ग्रुप के अंदर से कैसे करें।
1. बाएं साइडबार से ग्रुप चुनें।
2. उस आइकन पर क्लिक करें जिसमें एक छड़ी सिर है जिस पर "ग्रुप नाम" में जोड़ें लिखा है।
3. टेक्स्ट बॉक्स में उनका नाम टाइप करें और जीमेल द्वारा सुझाए गए ईमेल पते को चुनें। जोड़ें पर क्लिक करें। यदि उनके पास एकाधिक ईमेल हैं, तो गूगल संपर्क के लिए सूचीबद्ध पहले को चुनता है।
आप उनके संपर्क कार्ड से किसी भी ग्रुप में व्यक्तिगत संपर्क भी जोड़ सकते हैं। नीचे स्क्रीन देखें:
ईमेल ग्रुप से संपर्क कैसे हटाएं
आपने गलत संपर्क जोड़ा होगा, या आप बस कुछ सदस्यों को इधर-उधर करना चाहते हैं। बस उन्हें अचयनित करके ईमेल ग्रुप से एक सदस्य को हटाएं। यहां छह चरणों में कैसे करें।
- बाएं साइडबार से गूगल संपर्क से ग्रुप चुनें और खोलें।
- उनके नामों के खिलाफ चेकमार्क के साथ एक या अधिक संपर्क चुनें जिन्हें आप हटाना चाहते हैं।
- शीर्ष पर समूह बटन पर क्लिक करें।
- उस ग्रुप के लिए चेकबॉक्स अनचेक करें जिससे आप उन्हें हटाना चाहते हैं।
- उस ड्रॉप-डाउन मेनू से लागू करें पर क्लिक करें।
- संपर्कों को तुरंत सूची से हटा दिया जाना चाहिए और जीमेल स्क्रीन के शीर्ष पर एक छोटी अधिसूचना प्रदर्शित करता है इसकी पुष्टि करने के लिए। यदि आप चाहें तो आप कुछ सेकंड के भीतर इसे पूर्ववत करना चुन सकते हैं।
जीमेल में वितरण सूची बनाएं
एक बार एक ग्रुप बन जाने के बाद यह किसी भी सामग्री के लिए आपकी वितरण सूची बन जाता है। आप गूगल संपर्क से भी ईमेल कर सकते हैं। लेकिन यह अधिक संभावना है कि आप इसके बजाय जीमेल का उपयोग करना चाहेंगे।
- जीमेल खोलें।
- कंपोज बटन पर क्लिक करें
- To: टेक्स्ट बॉक्स में, ग्रुप नाम टाइप करना शुरू करें। जीमेल आपके चयन के लिए ग्रुप नाम को ऑटो-सुझाव देगा।
- ग्रुप नाम चुनें और सभी ईमेल आईडी To: फ़ील्ड में जुड़ जाएंगे।
आप जीमेल ग्रुप को CC (कार्बन कॉपी) और BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) फ़ील्ड में भी शामिल कर सकते हैं जैसे आप किसी अन्य पते के साथ करेंगे। BCC फ़ील्ड का उपयोग करें यदि आप उन लोगों के समूह को मेल करना चाहते हैं जो एक-दूसरे से असंबंधित हैं। वे केवल अपना पता देखेंगे।
जीमेल संपर्क ग्रुप बनाम गूगल ग्रुप्स
जीमेल मेलिंग सूची और गूगल ग्रुप्स दो अलग-अलग चीजें हैं।
एक जीमेल संपर्क ग्रुप व्यक्तिगत उपयोग के लिए है जबकि गूगल ग्रुप्स ऑनलाइन चर्चा फ़ोरम की तरह हैं। जीमेल में ग्रुप ईमेल संपर्कों के माध्यम से प्रबंधित किए जाते हैं और निर्माता के स्वामित्व में होते हैं।
आप गूगल ग्रुप्स के साथ ईमेल-आधारित ग्रुप बना सकते हैं। उनका उपयोग सभी सदस्यों और किसी अन्य व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है जो सदस्यता का अनुरोध करता है। लाभों में से एक यह है कि आप जीमेल के बिना भी गूगल ग्रुप्स में शामिल हो सकते हैं। ये समान विचारधारा वाली टीमों के लिए एक अच्छा सहयोगी स्थान हो सकते हैं। गूगल ग्रुप्स आपको एक सामान्य साझा ईमेल पते के साथ एक सहयोगी इनबॉक्स बनाने की अनुमति देता है, और एक गूगल कैलेंडर साझा करने की स्वतंत्रता देता है।
हम यहां जीमेल से ग्रुप ईमेल पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं, इसलिए यदि आप अधिक जानना चाहते हैं तो मैं आपको गूगल ग्रुप्स के लिए सही सहायता पेज पर इंगित करूंगा।
ईमेल ग्रुप के उत्पादकता लाभ
जीमेल ग्रुप ईमेल केवल टीमों के लिए नहीं हैं। किसी भी अन्य ग्रुप की तरह, आप उन्हें किसी भी सामान्य रुचि के आसपास बना सकते हैं। मैं अनुशंसा करूंगा कि आपको हर उद्देश्य के लिए कस्टम संपर्क ग्रुप बनाने चाहिए।
- एक अध्ययन समूह समन्वय करना चाहते हैं? एक जीमेल ग्रुप बनाएं।
- एक व्यक्तिगत न्यूज़लेटर भेजना चाहते हैं? एक न्यूज़लेटर टेम्पलेट के साथ एक वितरित मेलिंग सूची बनाएं।
- क्षितिज पर एक घटना? इन वितरण सूचियों के साथ, आपको किसी को भूलने की चिंता नहीं करनी होगी।
- जीमेल में एकाधिक ईमेल खाते प्रबंधित करें? अपने भेजे गए मेल को व्यवस्थित करने के लिए कस्टम ग्रुप ईमेल का उपयोग करें।
वितरण सूचियों के रूप में ईमेल ग्रुप आउटलुक में एक सामान्य सुविधा है। कुछ प्रयास के साथ, आप जीमेल को एक शक्तिशाली डेस्कटॉप ईमेल क्लाइंट की तरह व्यवहार कर सकते हैं। यह एक आसान कदम है और आपको जीमेल का पावर यूजर बनने में मदद करेगा।
