जब आपकी टीम को एक ही आने वाले ईमेल को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है, तो आप G Suite से सहयोगी इनबॉक्स का उपयोग करके एक ही खाते में कई उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं। यह फ़ंक्शन कई टीम सदस्यों को एक ही इनबॉक्स को एक साथ बनाए रखने की अनुमति देता है।
यहां बताया गया है कि अपना खुद का सहयोगी इनबॉक्स कैसे बनाएं, सभी सुविधाओं का उपयोग कैसे करें, टीम सदस्यों को असाइन करें और अपने G Suite खाते से विशिष्ट अनुमतियां दें।
G Suite में सहयोगी इनबॉक्स क्या है
G Suite में सहयोगी इनबॉक्स व्यक्तियों के एक समूह को एक ही ईमेल इनबॉक्स तक पहुंचने, बनाए रखने और प्रबंधित करने की अनुमति देता है। यह उन कंपनियों और संगठनों के लिए उपयोगी हो सकता है जिन्हें अपनी पूरी मार्केटिंग या बिक्री टीम को समान ईमेल का जवाब देने की आवश्यकता होती है।
यह Google टूल्स के माध्यम से ऑनलाइन टीमवर्क सहयोग को प्रोत्साहित करके एक कुशल वर्कफ़्लो बनाकर उत्पादकता बढ़ाने का एक शानदार तरीका है।
उदाहरण के लिए, यदि आपके बिक्री प्रतिनिधि लगातार संभावित साझेदारी के बारे में ईमेल प्राप्त कर रहे हैं, तो आप सभी को एक ही इनबॉक्स की निगरानी करने के लिए असाइन कर सकते हैं। कोई भी आने वाले ईमेल का जवाब दे सकता है और उन्हें प्रबंधित कर सकता है।
आप एक सहयोगी इनबॉक्स भी सेट कर सकते हैं यदि आप एक स्कूल में काम करते हैं जो माता-पिता से ईमेल प्राप्त करता है ताकि कोई भी शिक्षक उन ईमेल का जवाब दे सके। जिस भी सदस्य के पास सही अनुमतियां हैं, वह अपने लिए एक ईमेल का दावा कर सकता है या इसे किसी अन्य समूह सदस्य को असाइन कर सकता है।
Google Workplace, Gmail के साथ संयोजित करने वाला एकमात्र सहयोग टूल नहीं है, लेकिन यदि आपके पास पहले से G Suite है तो यह सबसे कुशल है।
आप इस टूल का उपयोग विशिष्ट ईमेल को टैग करने के लिए कर सकते हैं, जो आपके इनबॉक्स को व्यवस्थित करने में मदद करता है और पुराने ईमेल को खोजना आसान बनाता है। यदि आप उत्पाद बेच रहे हैं, तो उन विशिष्ट उत्पादों के साथ सभी ईमेल को टैग करने से दूसरों को उन्हें ढूंढने में मदद मिलेगी।
इससे पहले कि आपके पास एक सहयोगी इनबॉक्स हो, आपको एक Google Group सेट करना होगा और सदस्यों को जोड़ना होगा।
Google Group कैसे बनाएं और सदस्य कैसे जोड़ें
अपने सहयोगी इनबॉक्स को प्रबंधित और एक्सेस करना शुरू करने के लिए, आपको पहले एक समूह बनाना होगा। यह आपको अपने सहयोगी इनबॉक्स में सदस्यों को जोड़ना शुरू करने की अनुमति देगा।
- Google Groups में साइन इन करें।
- समूह बनाएं पर क्लिक करें।
- जानकारी दर्ज करें और सेटिंग्स चुनें।
- समूह बनाएं पर क्लिक करें।
एक बार जब आपका समूह सेट हो जाता है, तो आप ईमेल द्वारा आमंत्रण भेजकर, उन्हें सीधे अपने समूह में जोड़कर, या आवेदन करने वाले लोगों को मंजूरी देकर लोगों को समूह में आमंत्रित करना शुरू कर सकते हैं।
आमंत्रण भेजने से यह सीधे प्राप्तकर्ताओं के इनबॉक्स में चला जाता है ताकि वे पुष्टि कर सकें कि वे समूह में शामिल होना चाहते हैं। किसी सदस्य को सीधे समूह में जोड़ने के लिए उनके ईमेल पते की आवश्यकता होती है। यह सबमिशन के बाद सदस्य को जोड़ देगा।
अपना समूह बनाकर और सदस्यों को जोड़कर, आप एक पूरी तरह कार्यात्मक सहयोगी इनबॉक्स रख पाएंगे। एकमात्र चीज जो आपको रोक रही है, वह है सुविधा को चालू करने की आवश्यकता।
सहयोगी सुविधाओं को कैसे चालू करें
अपने मौजूदा सदस्यों के लिए एक सहयोगी इनबॉक्स बनाने के लिए, आपको पहले सहयोगी सुविधाओं को सक्षम करना होगा। लेकिन नीचे दिए गए चरणों का पालन करने से पहले, सुनिश्चित करें कि आपने Google Groups के लिए वार्तालाप इतिहास सक्षम किया है।
- Google Groups में साइन इन करें।
- समूह का नाम पर क्लिक करें।
- समूह सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- अतिरिक्त Google Group सुविधाएं सक्षम करें के तहत > सहयोगी इनबॉक्स चुनें।
एक बार सहयोगी सुविधाएं सेट हो जाने के बाद, आपको प्रत्येक सदस्य को अनुमतियां असाइन करनी होंगी ताकि उनके लिए खाते को प्रबंधित करना आसान हो जाए।
सहयोगी इनबॉक्स सदस्यों को अनुमतियां कैसे असाइन करें
समूह के सदस्यों को अनुमतियां असाइन करके, आप अपनी टीम को वार्तालाप लेने, वार्तालाप असाइन करने, वार्तालाप को पूर्ण के रूप में चिह्नित करने, वार्तालाप को डुप्लिकेट के रूप में चिह्नित करने और वार्तालाप को किसी कार्रवाई की आवश्यकता नहीं के रूप में चिह्नित करने में सक्षम बनाएंगे।
आप डिफ़ॉल्ट समूह भूमिकाओं (मालिक, प्रबंधक, सदस्य), संगठन में सभी, वेब पर सभी, या कस्टम-निर्मित भूमिकाओं के आधार पर एक समूह को अलग-अलग अनुमतियां असाइन कर सकते हैं।
- Google Groups में साइन इन करें।
- समूह के नाम पर क्लिक करें।
- समूह सेटिंग्स पर क्लिक करें।
- अनुमतियां चालू करें टॉगल पर क्लिक करें।
- स्लाइडर को घुमाएं और चुनें कि किन उपयोगकर्ताओं को अनुमतियां मिलती हैं।
आप अपनी अनुमतियों में बहिष्करण भी बना सकते हैं ताकि विशिष्ट सदस्यों को आपकी अनुमति सेटिंग्स से बाहर रखा जा सके।
अपने G Suite सहयोगी इनबॉक्स का प्रबंधन
एक सहयोगी इनबॉक्स आपको एक समूह में अलग-अलग सदस्यों को असाइन करने और उन्हें विशिष्ट अनुमतियां देने की अनुमति देता है ताकि वे आपके ईमेल को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकें।
प्रत्येक टीम सदस्य को पूरे इनबॉक्स तक पहुंच होगी और वह अलग-अलग वार्तालापों को अलग-अलग सदस्यों को असाइन कर सकता है। अब जब आपकी टीम बन गई है, तो आपको खाते में सभी को सुरक्षित रखने के बारे में सोचने की जरूरत है।
