आउटलुक में ईमेल ग्रुप और डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट कैसे बनाएं

हमारे व्यावसायिक और व्यक्तिगत दोनों जीवन में ग्रुप को ईमेल भेजना अधिक आम है। आप कार्य में अपनी प्रोजेक्ट टीम के लिए और घर पर अपने तत्काल परिवार के सदस्यों के लिए ग्रुप का उपयोग कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट के लिए एक ईमेल ग्रुप बनाना आपका बहुत समय बचा सकता है।

एक बार ग्रुप सेट हो जाने पर, आप बस इसे ईमेल में डाल सकते हैं और एक ही मैसेज से कई लोगों से संपर्क कर सकते हैं। यदि आपने ऐसा पहले कभी नहीं किया है, तो हम यहां मदद के लिए हैं। यहां विंडोज और मैक दोनों के लिए आउटलुक में ग्रुप बनाने का तरीका बताया गया है।

कॉन्टैक्ट ग्रुप, कॉन्टैक्ट लिस्ट, ईमेल ग्रुप, और डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट के बीच अंतर

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक के बारे में बात करते समय कॉन्टैक्ट ग्रुप, कॉन्टैक्ट लिस्ट, ईमेल ग्रुप, या डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट के बीच वास्तव में कोई अंतर नहीं है। इन शब्दों का उपयोग परस्पर विनिमय के रूप में किया जाता है।

वास्तव में, Microsoft Office सपोर्ट साइट अब "डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट" के विपरीत "कॉन्टैक्ट ग्रुप" शब्द पेश करती है:

कई लोगों को ईमेल भेजने के लिए एक कॉन्टैक्ट ग्रुप (जिसे पहले "डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट" कहा जाता था) का उपयोग करें…

आउटलुक एप्लिकेशन स्वयं अपने रिबन, अपने मेनू, और अपने सपोर्ट डॉक्यूमेंट में कॉन्टैक्ट ग्रुप (विंडोज) और कॉन्टैक्ट लिस्ट (मैक) शब्दों का उपयोग करता है। इसलिए, जैसे-जैसे हम नीचे दिए गए चरणों के माध्यम से आगे बढ़ते हैं, वे वाक्यांश हैं जिन्हें आप सबसे अधिक देखेंगे।

और चरणों पर जाने से पहले, यदि आपको किसी बिंदु पर अपने आउटलुक कॉन्टैक्ट्स एक्सपोर्ट करने में मदद की आवश्यकता है, तो हमारी गाइड देखें।

विंडोज पर आउटलुक में कॉन्टैक्ट ग्रुप कैसे बनाएं

अपने विंडोज कंप्यूटर पर आउटलुक खोलें और अपना कॉन्टैक्ट ग्रुप बनाने की तैयारी करें।

1. आउटलुक विंडो के नीचे बाईं ओर से People चुनें।
2. रिबन से New Contact Group पर क्लिक करें।
3. अपने ग्रुप को एक नाम दें।

आप Home टैब मेनू से New Items > More Items > Contact Group भी चुन सकते हैं।

अपने ग्रुप में कॉन्टैक्ट जोड़ने के लिए, रिबन से Add Members पर क्लिक करें। आप अपने आउटलुक कॉन्टैक्ट्स या एड्रेस बुक से सदस्य जोड़ सकते हैं, या नए कॉन्टैक्ट बना सकते हैं।

अपने आउटलुक कॉन्टैक्ट्स या एड्रेस बुक से सदस्य जोड़ने के लिए, पॉपअप विंडो में उनके नाम पर डबल-क्लिक करें और यह नीचे Members क्षेत्र में जुड़ जाएगा। जब आप समाप्त कर लें, तो OK पर क्लिक करें।

नए कॉन्टैक्ट के लिए, विंडो में उनके लिए प्रदर्शित होने वाला नाम दर्ज करें, उनका ईमेल पता डालें, और OK पर क्लिक करें।

जब आप ग्रुप में सदस्य जोड़ना समाप्त कर लें, तो रिबन से Save & Close पर क्लिक करें।

ये बटन नहीं दिख रहे या अपने रिबन को कस्टमाइज़ करने में रुचि रखते हैं? यहां बताया गया है कि Office 2016 में रिबन और मेनू का अधिकतम लाभ कैसे उठाएं।

विंडोज पर आउटलुक ग्रुप ईमेल लिखें

आउटलुक में अपना ईमेल ग्रुप बनाने के बाद, आपके पास सदस्यों को मैसेज भेजने के कुछ तरीके हैं।

मेल सेक्शन से ईमेल लिखें

आउटलुक के मेल सेक्शन में, आप उस कॉन्टैक्ट ग्रुप को ईमेल भेज सकते हैं जिसे आपने निम्न कार्य करके बनाया है।

1. New Email पर क्लिक करें।
2. To फील्ड में, आपके द्वारा कॉन्टैक्ट ग्रुप को दिए गए नाम को टाइप करना शुरू करें। या, आप To बटन पर क्लिक कर सकते हैं और ग्रुप को खोज सकते हैं या सूची से ग्रुप नाम चुन सकते हैं।
3. जब आपको ग्रुप दिखाई दे, तो उसे चुनें और OK पर क्लिक करें।

पीपल सेक्शन से ईमेल लिखें

यदि आप आउटलुक के People सेक्शन में हैं, तो अपनी सूची में कॉन्टैक्ट ग्रुप पर क्लिक करें। फिर, Email icon चुनें और एक नया ईमेल खुल जाएगा जिसमें ग्रुप To फील्ड में आपके लिए पॉप्युलेटेड होगा।

मैक पर आउटलुक में कॉन्टैक्ट लिस्ट कैसे बनाएं

अपने मैक पर आउटलुक खोलें और अपनी कॉन्टैक्ट लिस्ट बनाने के लिए तैयार हो जाएं।

1. आउटलुक विंडो के नीचे बाईं ओर से People चुनें।
2. रिबन से New Contact List पर क्लिक करें।
3. अपनी लिस्ट को एक नाम दें।

आप मेनू बार से File > New > Contact List भी चुन सकते हैं।

अपनी लिस्ट में कॉन्टैक्ट जोड़ने के लिए, पॉपअप विंडो में Name और E-mail फील्ड में टाइप करना शुरू करें। यदि आप कोई ऐसा नाम जोड़ते हैं जिसे मौजूदा कॉन्टैक्ट के रूप में पहचाना जाता है, तो आप उस कॉन्टैक्ट के लिए सुझाव प्रदर्शित देखेंगे। फिर आप उस कॉन्टैक्ट को लिस्ट में जोड़ने के लिए बस उसे चुन सकते हैं।

यदि आप नए कॉन्टैक्ट जोड़ रहे हैं, तो बस उनके नाम और ईमेल पते दर्ज करें। बाहर निकलने से पहले, आप रिबन से ग्रुप को एक Category भी असाइन कर सकते हैं। आपको परिवार, दोस्त, और टीम जैसे विकल्प दिखाई देंगे।

जब आप लिस्ट में सदस्य जोड़ना समाप्त कर लें, तो रिबन से Save & Close पर क्लिक करें।

मैक पर न्यू कॉन्टैक्ट लिस्ट बटन ग्रे आउट है?

यदि आप People सेक्शन के रिबन में New Contact List बटन पर क्लिक करने में असमर्थ हैं, तो यह एक सरल सुधार है।

1. Outlook > Preferences पर मेनू बार से क्लिक करें।
2. General चुनें।
3. Hide On My Computer के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें।

मैक पर आउटलुक ग्रुप ईमेल लिखें

आउटलुक में अपना ईमेल ग्रुप बनाने के बाद, आपके पास उन्हें मैसेज भेजने के कुछ तरीके हैं।

मेल सेक्शन से ईमेल लिखें

आप शायद आउटलुक के मेल सेक्शन में सबसे अधिक होंगे, इसलिए आपके द्वारा बनाई गई डिस्ट्रीब्यूशन लिस्ट को ईमेल भेजने के लिए, इन चरणों का पालन करें।

1. New Email पर क्लिक करें।
2. To फील्ड में, आपके द्वारा कॉन्टैक्ट लिस्ट को दिए गए नाम को टाइप करना शुरू करें। वैकल्पिक रूप से, आप फील्ड के दाईं ओर Search बटन पर क्लिक कर सकते हैं। शीर्ष पर बॉक्स में लिस्ट खोजें।
3. जब लिस्ट प्रदर्शित हो, तो उसे चुनें और यह सीधे पॉप हो जाएगी।

पीपल सेक्शन से ईमेल लिखें

यदि आप आउटलुक के People सेक्शन में हैं, तो बस कॉन्टैक्ट लिस्ट पर माउस होवर करें और जब आपको Email icon प्रदर्शित हो, तो उस पर क्लिक करें।

एक नया ईमेल खुलेगा जिसमें वह कॉन्टैक्ट लिस्ट To लाइन में होगी, आपके मैसेज को लिखने के लिए तैयार।

आउटलुक ग्रुप के साथ चीजों को गति दें

आउटलुक में ग्रुप बनाना इतना आसान है कि यदि आप नियमित रूप से ठीक उन्हीं लोगों को ईमेल करते हैं, तो यह वास्तव में आपकी प्रक्रिया को तेज कर सकता है।

अपने ईमेल और इनबॉक्स के साथ और भी अधिक करने के लिए, आउटलुक में बेहतर होने के लिए इन 10 टिप्स को देखें।