ईमेल आधुनिक जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा हैं। चाहे आप व्यवसाय के लिए ईमेल भेज रहे हों या नौकरी की तलाश में, तथ्य यह है कि आपको उनसे दैनिक या प्रति घंटा के आधार पर निपटने की आवश्यकता होगी।
इस वजह से, आपको ईमेल भेजने के तरीकों में सावधानी और समय लगाने की आवश्यकता है। फिर, आपको यह भी सोचना होगा कि ईमेल को कैसे समाप्त किया जाए।
यहां सबसे अच्छे ईमेल साइन-ऑफ हैं जिनका उपयोग आप अपने संचार को पेशेवर बनाए रखने के लिए कर सकते हैं। हम इस बारे में भी बात करेंगे कि यदि आप व्यवसाय के लिए एक ईमेल हस्ताक्षर भेज रहे हैं तो एक ईमेल हस्ताक्षर होना इतना महत्वपूर्ण क्यों है।
1. आपको एक अच्छी ईमेल समाप्ति की आवश्यकता क्यों है
एक अच्छे ईमेल के अंत की आवश्यकता के कुछ कारण हैं:
- उचित साइन ऑफ न होना असभ्य या अत्यधिक आकस्मिक के रूप में सामने आ सकता है।
- यदि आप किसी को व्यवसाय के लिए ईमेल कर रहे हैं, तो आप उस व्यक्ति को प्रभावित करना चाहते हैं कि आप एक पेशेवर हैं।
- यदि आप किसी कंपनी को नौकरी की पोस्टिंग के बारे में ईमेल कर रहे हैं, तो इस बात की बहुत अधिक संभावना है कि आपका ईमेल उपयुक्त हायरिंग मैनेजर को भेज दिया जाएगा। आप उन तृतीय पक्षों को प्रभावित करना चाहते हैं कि आप एक पेशेवर भी हैं।
एक अच्छा ईमेल साइन ऑफ भी उस ईमेल का जवाब मिलने की संभावना को बढ़ा सकता है। कॉल टू एक्शन --- जैसे "मेरा रिज्यूमे पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद, मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" --- एक संकेत के रूप में कार्य कर सकता है।
जब आप साइन-ऑफ लिख रहे हों, तो एक अच्छे ईमेल प्रारूप में निम्न शामिल होना चाहिए:
- एक समापन पंक्ति, आमतौर पर वह जो किसी प्रकार की कृतज्ञता या कॉल टू एक्शन व्यक्त करती है।
- एक समापन अभिवादन, जैसे "शुभकामनाएं," "ईमानदारी से," या "सादर।" आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ईमेल साइन ऑफ का प्रकार ईमेल के संदर्भ और ईमेल थ्रेड की अवधि पर निर्भर करता है।
- समापन अभिवादन के नीचे आपका पूरा नाम। इससे यह स्पष्ट हो जाएगा कि ईमेल कौन भेज रहा है।
- अंत में, आपको अपना ईमेल हस्ताक्षर करना चाहिए, जिसमें आपकी संपर्क जानकारी, वेबसाइट लिंक और सामाजिक (यदि लागू हो) शामिल होना चाहिए। ऐसा इसलिए है कि ईमेल पढ़ने वाला व्यक्ति संपर्क करने के अतिरिक्त तरीकों के बारे में जानता है।
नोट: सुनिश्चित करें कि आप इस बारे में सोचते हैं कि किस प्रकार के ईमेल हस्ताक्षर आपकी संचार शैली से मेल खाते हैं। समापन टिप्पणियों को व्यावसायिकता और स्वर के संदर्भ में स्थिति को प्रतिबिंबित करना है। उन्हें आपके और आपकी "आवाज़" के लिए भी प्रामाणिक ध्वनि देनी होगी।
2. विभिन्न प्रकार के ईमेल साइन ऑफ़ और जब वे उपयुक्त हों
इससे पहले कि आप किसी ईमेल के बारे में निर्णय लें, संदर्भ सुरागों का उपयोग करके पता करें कि आपको अपने ईमेल में किस प्रकार का टोन सेट करना है।
- क्या यह बिल्कुल नया व्यवसाय है जिससे आप संपर्क कर रहे हैं?
- क्या स्टार्ट-अप व्यवसाय में संचार करने का एक आकस्मिक तरीका है?
- यदि यह आकस्मिक नहीं है, तो क्या यह सरकारी कार्यालय जैसा पुराना, सुस्थापित व्यवसाय या सेवा है?
- क्या आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिससे आप सीधे संपर्क कर रहे हैं?
- क्या आपने उन्हें पहले ईमेल किया है?
विभिन्न प्रकार के व्यवसायों के लिए विभिन्न प्रकार के ईमेल की आवश्यकता होती है। पेशेवर रूप से कार्य करना हमेशा सुरक्षित होता है, लेकिन दूसरी ओर, आप बहुत कठोर या स्पर्श से बाहर लगने का जोखिम नहीं उठाना चाहते।
आपको अपने ईमेल के समाप्त होने की अवधि पर भी निर्णय लेने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक परिचयात्मक ईमेल के लिए अधिक गहन कॉल टू एक्शन की आवश्यकता होगी। आपके सहकर्मियों के साथ ईमेल थ्रेड आकस्मिक हो सकता है।
आइए ईमेल साइन-ऑफ़ और स्थिति के आधार पर ईमेल को समाप्त करने के तरीके के बारे में बात करते हैं।
अच्छी तरह से काम करने वाले ईमेल को समाप्त करने के सामान्य तरीके
सर्वश्रेष्ठ या शुभकामनाएं
- "सर्वश्रेष्ठ" शब्द पर कोई भी बदलाव आमतौर पर एक सुरक्षित शर्त है। यह एक सामान्य ईमेल साइन ऑफ है और आकस्मिक या औपचारिक दोनों सेटिंग्स के लिए उचित है।
- हालांकि, बूमरैंग के एक अध्ययन में कहा गया है कि इस प्रतिक्रिया की औसत प्रतिक्रिया दर से कम है। तो इसे ध्यान में रखें जब आप "शुभकामनाएं" का उपयोग कर रहे हों।
संदर्भ में, इस प्रकार का ईमेल बंद करना इस तरह से पढ़ा जाएगा:
<ब्लॉकक्वॉट>शुभकामनाएं, पूरा नाम
भवदीय
- "ईमेल समाप्त करने का एक और सामान्य तरीका ईमानदारी से है। यह औपचारिक व्यावसायिक स्थितियों के लिए अच्छा काम करता है।
- जब आप किसी कंपनी में नई नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हों तो ईमेल समाप्त करने का "ईमानदारी से" एक अच्छा तरीका होगा। यह दोहराता है कि आप तक पहुँचने की अपनी इच्छा में ईमानदार हैं।
- आप इस उम्मीद में भी ईमानदार हैं कि आप दूसरे व्यक्ति से जवाब सुनेंगे। इस प्रकार, यह प्रामाणिक के रूप में सामने आता है।
संदर्भ में, यह ईमेल करीब इसी तरह पढ़ेगा:
<ब्लॉकक्वॉट>भवदीय, पूरा नाम
सादर
- "सादर" बहुत कठोर होने का जोखिम उठाता है। यदि आप किसी औपचारिक व्यावसायिक स्थिति में किसी को ईमेल कर रहे हैं, हालांकि, "सादर" ठीक काम करता है।
संदर्भ में, इस ईमेल को और करीब से पढ़ा जाएगा:
<ब्लॉकक्वॉट>सादर, पूरा नाम
अच्छी तरह से काम करने वाले ईमेल को समाप्त करने के अन्य सामान्य तरीके:
- आदरपूर्वक
- बहुत धन्यवाद
- हार्दिक शुभकामनाएं
एक बार फिर, जब ईमेल साइन ऑफ को चुनने की बात आती है जो सबसे अच्छा काम करता है, तो पत्राचार के मूड और टोन से मेल खाना याद रखें। ये बाहरी कारक आपकी सफलता दर को प्रभावित करेंगे।
"चीयर्स" पर एक नोट
जबकि "चीयर्स" प्रतिक्रिया प्राप्त करने का एक संभावित तरीका है, इसकी समग्र प्रभावशीलता पर परस्पर विरोधी रिपोर्टें भी प्रतीत होती हैं।
अनिवार्य रूप से, "चीयर्स" बहुत आकस्मिक के रूप में आ सकता है, खासकर एक प्रारंभिक ईमेल में। इसे अपनी बोलने और संचार शैली से मिलाना भी सबसे अच्छा है, ताकि इसे प्रामाणिक रूप से पढ़ा जा सके।
काम न करने वाले ईमेल को समाप्त करने के सामान्य तरीके
हमें कुछ ऐसे तरीके भी बताने होंगे जिनसे आपको कभी भी अपने ईमेल समाप्त नहीं करने चाहिए।
आपका मित्र या आपका सच में
- जब तक यह एक व्यक्तिगत ईमेल नहीं है और दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति सचमुच आपका मित्र है, यह कपटपूर्ण है। अधिकांश व्यावसायिक सेटिंग्स के लिए "योर्स ट्रूली" बहुत ही अनौपचारिक है।
मेरे iPhone से भेजा गया
- अक्सर ऑनलाइन चुटकुलों के पुराने अंत के रूप में उपयोग किया जाता है, "मेरे आईफोन से भेजा गया" रेफ्रिजरेटर पर खराब विचार वाले पोस्ट-इट नोट के आधुनिक समकक्ष है। यह कठिन और अंतिम क्षण लगता है।
ध्यान रखें
- बिजनेस इनसाइडर के अनुसार, "ध्यान रखें" ईमेल प्राप्त करने वाले में चिंता पैदा कर सकता है। इसका मतलब यह भी हो सकता है कि प्राप्तकर्ता के साथ कुछ गड़बड़ है, संभावित रूप से स्वास्थ्य से संबंधित। इससे प्रतिक्रिया दर कम होगी।
3. ईमेल सिग्नेचर का महत्व
जैसा कि हमने इस लेख की शुरुआत में उल्लेख किया है, एक पेशेवर ईमेल के अंत में एक ईमेल हस्ताक्षर संलग्न होना चाहिए।
हम पहले ही इस बारे में बात कर चुके हैं कि आपको में . क्या शामिल करना चाहिए यह हस्ताक्षर, लेकिन हम इस बात पर जोर देना चाहते हैं कि हस्ताक्षर महत्वपूर्ण है क्योंकि यह अनिवार्य रूप से आपका सार्वजनिक चेहरा है। इस तरह दूसरे लोग आप पर अपना पहला प्रभाव डालेंगे, खासकर तब जब आप दूर से काम कर रहे हों।
एक अच्छे ईमेल सिग्नेचर के बारे में सोचें जैसे आप जो नौकरी चाहते हैं उसके लिए ड्रेसिंग। आपको उस नौकरी के साक्षात्कार के दौरान अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे बढ़ाने की जरूरत है। सबसे बुरी चीज जो आप कर सकते हैं, वह है मैला दिखना, या तो आपकी शक्ल या व्यवहार में।
अपने ईमेल को विश्वास के साथ समाप्त करें
ईमेल हमारे पेशेवर जीवन का एक बड़ा हिस्सा लेते हैं। दुर्भाग्य से, वे ऐसी चीज हैं जिनसे हमें हमेशा निपटना होगा। हालांकि, अगर आपके पास अपने ईमेल के लिए एक सामान्य टेम्प्लेट है, तो आप उन्हें जल्दी लिख पाएंगे।
यदि आप कुशल ईमेलिंग के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं कि कैसे सही पेशेवर ईमेल लिखा जाए।