ईमेल को प्रोफेशनल तरीके से समाप्त करने का सर्वोत्तम तरीका

ईमेल आधुनिक जीवन का अनिवार्य हिस्सा हैं। चाहे आप व्यवसाय के लिए ईमेल भेज रहे हों या नौकरी की तलाश कर रहे हों, तथ्य यह है कि आपको दैनिक या प्रति घंटा आधार पर उनसे निपटना होगा।

इस वजह से, आपको ईमेल भेजने के तरीकों में सावधानी और समय लगाने की आवश्यकता है। फिर, आपको यह भी सोचना होगा कि ईमेल को कैसे समाप्त किया जाए।

यहां वे सर्वोत्तम ईमेल साइन-ऑफ हैं जिनका उपयोग आप अपने संचार को पेशेवर रखने के लिए कर सकते हैं। हम इस बारे में भी बात करेंगे कि यदि आप व्यवसाय के लिए ईमेल भेज रहे हैं तो ईमेल सिग्नेचर होना इतना महत्वपूर्ण क्यों है।

1. आपको एक अच्छे ईमेल अंत की आवश्यकता क्यों है

कुछ कारण हैं जिनकी वजह से आपको एक अच्छे ईमेल अंत की आवश्यकता है:

• उचित साइन-ऑफ न होने से अशिष्ट या अत्यधिक कैज़ुअल लग सकता है।
• यदि आप व्यवसाय के लिए किसी को ईमेल कर रहे हैं, तो आप उस व्यक्ति पर यह प्रभाव छोड़ना चाहते हैं कि आप एक पेशेवर हैं।
• यदि आप नौकरी पोस्टिंग के बारे में किसी कंपनी को ईमेल कर रहे हैं, तो संभावना है कि आपका ईमेल उचित हायरिंग मैनेजर को फॉरवर्ड किया जाएगा। आप उन थर्ड पार्टी पर भी यह प्रभाव छोड़ना चाहते हैं कि आप एक पेशेवर हैं।

एक अच्छा ईमेल साइन-ऑफ उस ईमेल का जवाब मिलने की संभावना भी बढ़ा सकता है। एक कॉल टू एक्शन—जैसे "मेरा रिज्यूमे पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद, मुझे आपसे सुनने की उम्मीद है"—एक संकेत के रूप में कार्य कर सकता है।

जब आप साइन-ऑफ लिख रहे हों, तो एक अच्छे ईमेल फॉर्मेट में शामिल होना चाहिए:

• एक क्लोजिंग लाइन, आमतौर पर वह जो किसी प्रकार की कृतज्ञता या कॉल टू एक्शन व्यक्त करती है।
• एक क्लोजिंग सैल्यूटेशन, जैसे "Best Wishes," "Sincerely," या "Regards." आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ईमेल साइन-ऑफ का प्रकार ईमेल के संदर्भ और ईमेल थ्रेड की लंबाई पर निर्भर करता है।
• क्लोजिंग सैल्यूटेशन के नीचे आपका पूरा नाम। इससे यह स्पष्ट होगा कि ईमेल कौन भेज रहा है।
• अंत में, आपको अपना ईमेल सिग्नेचर रखना चाहिए, जिसमें आपकी संपर्क जानकारी, वेबसाइट लिंक, और सोशल मीडिया (यदि लागू हो) शामिल हो। यह इसलिए ताकि ईमेल पढ़ने वाला व्यक्ति आपसे संपर्क करने के अतिरिक्त तरीके जान सके।

नोट: सुनिश्चित करें कि आप सोचते हैं कि किस तरह का ईमेल सिग्नेचर आपके संचार शैली से मेल खाता है। क्लोजिंग टिप्पणियों को पेशेवरता और टोन के संदर्भ में स्थिति को प्रतिबिंबित करना होगा। उन्हें आपके और आपकी "आवाज़" के प्रति प्रामाणिक भी लगना चाहिए।

2. ईमेल साइन-ऑफ के विभिन्न प्रकार और वे कब उपयुक्त हैं

ईमेल क्लोजर पर निर्णय लेने से पहले, यह पता लगाने के लिए संदर्भ सुरागों का उपयोग करें कि आपको अपने ईमेल में किस तरह का टोन सेट करने की आवश्यकता है।

• क्या यह एक बिल्कुल नया व्यवसाय है जिससे आप संपर्क कर रहे हैं?
• क्या स्टार्ट-अप व्यवसाय का संचार करने का एक आकस्मिक तरीका है?
• यदि यह आकस्मिक नहीं है, तो क्या यह एक पुराना, अच्छी तरह से स्थापित व्यवसाय या सेवा है, जैसे सरकारी कार्यालय?
• क्या आप उस व्यक्ति को जानते हैं जिससे आप सीधे संपर्क कर रहे हैं?
• क्या आपने उन्हें पहले ईमेल किया है?

विभिन्न प्रकार के व्यवसायों को विभिन्न प्रकार के ईमेल की आवश्यकता होती है। पेशेवर कार्य करना हमेशा सुरक्षित होता है, लेकिन दूसरी तरफ, आप बहुत कठोर या आउट-ऑफ-टच लगने का जोखिम नहीं उठाना चाहते।

आपको अपने ईमेल अंत की लंबाई पर भी निर्णय लेने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, एक परिचयात्मक ईमेल को अधिक गहन कॉल टू एक्शन की आवश्यकता होगी। अपने सहकर्मियों के साथ एक ईमेल थ्रेड आकस्मिक हो सकता है।

आइए ईमेल साइन-ऑफ के बारे में बात करते हैं, और स्थिति के आधार पर ईमेल को कैसे समाप्त करें।

ईमेल समाप्त करने के सामान्य तरीके जो अच्छी तरह से काम करते हैं

Best या Best Wishes

• "Best" शब्द पर कोई भी भिन्नता आमतौर पर एक सुरक्षित शर्त है। यह एक सामान्य ईमेल साइन-ऑफ है और आकस्मिक या औपचारिक दोनों सेटिंग्स के लिए उचित है।
• हालांकि, Boomerang के एक अध्ययन में उल्लेख किया गया है कि इस प्रतिक्रिया की औसत से कम प्रतिक्रिया दर है। इसलिए "Best Wishes" का उपयोग करते समय इसे ध्यान में रखें।

संदर्भ में, इस प्रकार का ईमेल क्लोजिंग इस तरह पढ़ेगा:

Best Wishes,
Full Name

Sincerely

• "Sincerely" ईमेल समाप्त करने का एक और सामान्य तरीका है। यह औपचारिक व्यावसायिक स्थितियों के लिए अच्छा काम करता है।
• "Sincerely" एक कंपनी में नई नौकरी के लिए आवेदन करते समय ईमेल समाप्त करने का एक अच्छा तरीका होगा। यह दोहराता है कि आप पहुंचने में ईमानदार हैं।
• आप इस आशा में भी ईमानदार हैं कि आप दूसरे व्यक्ति से वापस सुनेंगे। इस प्रकार, यह प्रामाणिक लगता है।

संदर्भ में, यह ईमेल क्लोजर इस तरह पढ़ेगा:

Sincerely,
Full Name

Regards

• "Regards" बहुत कठोर लगने का जोखिम उठाता है। यदि आप किसी औपचारिक व्यावसायिक स्थिति में किसी को ईमेल कर रहे हैं, हालांकि, "Regards" ठीक काम करता है।

संदर्भ में, यह ईमेल क्लोजर इस तरह पढ़ेगा:

Regards,
Full Name

ईमेल समाप्त करने के अन्य सामान्य तरीके जो अच्छी तरह से काम करते हैं:

• Respectfully
• Many Thanks
• Warm Wishes

एक बार फिर, याद रखें कि ईमेल साइन-ऑफ चुनते समय पत्राचार के मूड और टोन से मेल खाएं जो सबसे अच्छा काम करता है। ये बाहरी कारक आपकी सफलता दर को प्रभावित करेंगे।

"Cheers" पर एक नोट

जबकि "Cheers" प्रतिक्रिया प्राप्त करने का एक संभावित तरीका है, इसकी समग्र प्रभावशीलता पर परस्पर विरोधी रिपोर्ट भी प्रतीत होती हैं।

अनिवार्य रूप से, "Cheers" बहुत आकस्मिक लग सकता है, विशेष रूप से एक परिचयात्मक ईमेल में। इसे अपने बोलने और संचार शैली से मेल खाना सबसे अच्छा है, ताकि यह प्रामाणिक लगे।

ईमेल समाप्त करने के सामान्य तरीके जो काम NOT करते

हमें उन कुछ तरीकों को भी इंगित करने की आवश्यकता है जिनसे आपको कभी भी अपने ईमेल समाप्त नहीं करने चाहिए।

Your Friend या Yours Truly

• जब तक यह एक व्यक्तिगत ईमेल न हो और दूसरी तरफ का व्यक्ति वास्तव में आपका मित्र न हो, यह असत्य है। "Yours Truly" अधिकांश व्यावसायिक सेटिंग्स के लिए बस बहुत अनौपचारिक है।

Sent from my iPhone

• अक्सर ऑनलाइन चुटकुलों के बासी अंत के रूप में उपयोग किया जाता है, "Sent from my iPhone" रेफ्रिजरेटर पर खराब सोचे-समझे पोस्ट-इट नोट का आधुनिक समकक्ष है। यह टैकी और लास्ट मिनट लगता है।

Take Care

• Business Insider के अनुसार "Take care" ईमेल प्राप्तकर्ता में चिंता पैदा कर सकता है। यह यह भी संकेत दे सकता है कि प्राप्तकर्ता के साथ कुछ गलत है, संभावित रूप से स्वास्थ्य संबंधी। इससे प्रतिक्रिया दर कम होगी।

3. ईमेल सिग्नेचर का महत्व

जैसा कि हमने इस लेख की शुरुआत में उल्लेख किया है, एक पेशेवर ईमेल के अंत में एक ईमेल सिग्नेचर संलग्न होना चाहिए।

हम पहले ही बात कर चुके हैं कि आपको इस सिग्नेचर में क्या शामिल करना चाहिए, लेकिन हम इस बात पर जोर देना चाहते हैं कि सिग्नेचर महत्वपूर्ण है क्योंकि यह अनिवार्य रूप से आपका सार्वजनिक चेहरा है। यह वह है जिससे अन्य लोग आपकी पहली छाप बनाएंगे, खासकर यदि आप दूर से काम कर रहे हैं।

एक अच्छे ईमेल सिग्नेचर को उस नौकरी के लिए कपड़े पहनने की तरह समझें जो आप चाहते हैं। आपको उस नौकरी के इंटरव्यू में अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे रखने की आवश्यकता है। सबसे बुरी चीज जो आप कर सकते हैं वह है अपनी उपस्थिति या व्यवहार में मैला दिखना।

अपने ईमेल को आत्मविश्वास के साथ समाप्त करें

ईमेल हमारे पेशेवर जीवन का एक बड़ा हिस्सा लेते हैं। दुर्भाग्य से, वे कुछ ऐसे हैं जिनसे हमें हमेशा निपटना होगा। यदि आपके पास अपने ईमेल के लिए एक सामान्य टेम्पलेट है, हालांकि, आप उन्हें तेजी से लिख पाएंगे।

यदि आप कुशल ईमेलिंग के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो यहां सही पेशेवर ईमेल लिखने के बारे में कुछ सुझाव दिए गए हैं।