जब हम अपने समय के साथ होशियार होते हैं, तो हम इसे बेकार की चीजों में कम खर्च करते हैं, जैसे कि अपने इनबॉक्स में बिना सोचे-समझे स्क्रॉल करना। हमारा प्रस्तावित समाधान:एक इनलाइन प्रतिक्रिया, लेकिन सामान्य रूप से केवल इनलाइन उत्तर नहीं।
"जवाब इनलाइन" का क्या अर्थ है जब यह वास्तव में ठीक से किया जाता है? इनलाइन उत्तर ईमेल के मुख्य भाग के भीतर एक संदेश का जवाब देने का अभ्यास है, बजाय इसके कि आप अपना ईमेल शुरू से ही लिखें।
इनलाइन उत्तर पहले से ही एक सामान्य बात है जो हम में से अधिकांश पहले से ही समय-समय पर करते हैं-वास्तव में, हम तर्क देंगे कि यह कुछ ऐसा है जिसे अधिक बार उपयोग किया जाना चाहिए। हमारे पास कुछ नियम हैं जिन्हें आप हमेशा व्यवस्थित और पालन करने में आसान इनलाइन ईमेल थ्रेड्स को बनाए रखने के लिए ध्यान में रख सकते हैं।
इनलाइन ईमेल:मतलब, हम हर दिन गलत ईमेल का जवाब दे रहे हैं
इनलाइन रिप्लाई के विपरीत कुछ "टॉप पोस्टिंग" कहा जाता है - यह वह जगह है जहां आप एक ईमेल के जवाब को हिट करते हैं और टेक्स्ट बॉक्स के शीर्ष पर टाइप करना शुरू करते हैं।
आज के अधिकांश ईमेल संदेशों की रचना इसी प्रकार की जाती है। जब तक आप केवल अत्यंत सरल ईमेल वार्तालापों के साथ काम नहीं कर रहे हैं, शीर्ष पोस्टिंग सभी प्रकार की समस्याओं का कारण बन सकती है।
सबसे पहले, जब शीर्ष पोस्टिंग, मूल ईमेल पर वापस संदर्भित करना एक बड़ी परेशानी बन जाती है। आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए आप ईमेल के बाद ईमेल के माध्यम से परिमार्जन करते हैं। फिर आपको उस मूल ईमेल पर वापस स्क्रॉल करना होगा जिसे आपने अभी-अभी पाया है, संदर्भ से बाहर, और अक्सर गायब मुख्य बिंदुओं को समझने के लिए आप लिख रहे थे।
कभी-कभी, प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का पूरी तरह से नए ईमेल में जवाब दे सकता है। आपकी बातचीत अब दो या दो से अधिक अलग-अलग थ्रेड्स में हो रही है, और इनलाइन ईमेल प्रतिक्रिया से इन सब से बचा जा सकता था।
यदि आप समूह वार्तालाप का हिस्सा हैं, तो चीजें और भी गड़बड़ हो सकती हैं। कौन क्या, कब, और आगे क्या जवाब देता है, इस पर नज़र रखना लगभग असंभव काम बन जाता है।
इनलाइन जवाब देना ही समाधान है
शीर्ष पोस्टिंग के बजाय, हमें इनलाइन उत्तर देना चाहिए—अर्थात मूल ईमेल संदेश के मुख्य भाग से।
आउटलुक और ऐप्पल मेल में, जैसे ही आप उत्तर दबाते हैं, आप मूल संदेश देख सकते हैं। जीमेल में, पूरी बातचीत दिखाने के लिए बस लिखें स्क्रीन के नीचे तीन बिंदुओं को दबाएं। Gmail में अपने उत्तर से लंबवत कोट लाइन को निकालने के लिए, संपूर्ण ईमेल को हाइलाइट करें और कम इंडेंट करें क्लिक करें बटन।
इनलाइन रिप्लाई का मतलब है कि आपको फिर से मैसेज के बाद मैसेज को स्क्रॉल करने की जरूरत नहीं पड़ेगी। मूल ईमेल उस वार्तालाप में आपको प्राप्त हुए नवीनतम संदेश के ठीक बगल में शामिल और खोजने योग्य है।
साथ ही, आपको अपने स्वयं के इनलाइन उत्तर को संदर्भ में रखने के लिए अन्य लोगों के संदेशों, या ईमेल के स्निपेट को कॉपी-पेस्ट करने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा। इनलाइन उत्तरों के साथ, हर किसी के लिए किसी भी समय वापस संदर्भित करने के लिए सब कुछ है।
इनलाइन प्रत्युत्तर का सही तरीके से इस्तेमाल करके ईमेल का जवाब कैसे दें
जब अधिकांश लोग इनलाइन उत्तर देते हैं, तो वे बस अपने इनलाइन उत्तरों को उस टेक्स्ट के साथ लिखते हैं जिसका वे जवाब देना चाहते हैं, इस टेक्स्ट को बोल्ड या लाल रंग में कहते हैं।
यह आदर्श से बहुत दूर है। यदि कोई व्यक्ति ईमेल को सादे पाठ में खोलता है, तो वे इस स्वरूपण को नहीं देख पाएंगे। और, जैसे ही आप कुछ अन्य लोगों को धागे में आमंत्रित करते हैं, चीजें तेजी से गड़बड़ हो सकती हैं।
यहां कुछ इनलाइन ईमेल युक्तियां और तरकीबें दी गई हैं जो भ्रम को कम से कम रखने में मदद कर सकती हैं।
1. फ़ॉर्मेटिंग पर भरोसा न करें
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, एक प्राप्तकर्ता हमेशा उस स्वरूपण को देखने में सक्षम नहीं हो सकता है जिसे आप ईमेल में शामिल करते हैं (उदाहरण के लिए, वे अपने अंत में सादा पाठ पसंद कर सकते हैं)। अगर कोई रंग-अंधा है, तो उसे कई रंगों वाले धागों का पालन करना मुश्किल हो सकता है।
किसी ईमेल को स्कैन करते समय उत्तरों को ढूंढना आसान बनाने के लिए फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग करें, लेकिन अपनी स्वयं की पहचान के एकमात्र साधन के रूप में नहीं। यह अगला बिंदु अधिक विश्वसनीय दृष्टिकोण है।
2. आपके नाम के साथ प्रस्तावना उत्तर
फ़ॉर्मेटिंग पर भरोसा करने के बजाय, अपने सभी उत्तरों को अपने नाम से पहले रखने की आदत डालें और, यदि आपको विशेष रूप से व्यवस्थित होने की आवश्यकता है, तो तिथि। सभी प्राप्तकर्ताओं को ऐसा करने के लिए कहें।
वर्तमान में, जीमेल या आउटलुक वेब ऐप में, आपके पास अपना नाम मैन्युअल रूप से टाइप करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। हालाँकि, यदि आप आउटलुक डेस्कटॉप का उपयोग करते हैं, तो एक विशेषता है जो स्वचालित रूप से आपके उत्तरों को आपके नाम के साथ प्रस्तुत करेगी।
ऐसा करने के लिए, फ़ाइल . पर जाएं> विकल्प> मेल . फिर, जवाब और अग्रेषित करें . पर जाएं , प्रस्तावना टिप्पणियों की जांच करें बॉक्स में, और अपना नाम टाइप करें। जब आप किसी ईमेल के मुख्य भाग में उत्तर देते हैं, तो आपका नाम कोष्ठक में स्वतः दिखाई देगा।
3. कृपया लाइन ब्रेक का उपयोग करें
जब भी आप कोई इनलाइन उत्तर छोड़ते हैं, तो वह मध्य-वाक्य या अनुच्छेद के अंत में डालने के बजाय एक नई पंक्ति पर होना चाहिए।
इससे अन्य लोगों के लिए आपकी टिप्पणियों का उत्तर देना और बातचीत को स्कैन करना आसान हो जाता है।
4. इंडेंट मल्टी-लेवल प्रत्युत्तर
जब एक ईमेल में कई बिंदुओं को संबोधित किया जा रहा है, तो आपके पास एक ही संदेश में कई थ्रेड हो रहे होंगे।
इन्हें व्यवस्थित रखने के लिए, आपको थ्रेडेड उत्तरों को इंडेंट करना चाहिए ताकि यह स्पष्ट हो कि कौन सी टिप्पणियां प्रत्येक बिंदु से संबंधित हैं। मैं व्यक्तिगत रूप से कोण कोष्ठक का उपयोग करता हुआ पाता हूँ (> ) चुनने के लिए सबसे सहज चरित्र होने के लिए, क्योंकि बुलेट पॉइंट हमेशा सादे-पाठ ईमेल में दिखाई नहीं दे सकते हैं।
5. अंतिम उपाय:किसी भिन्न टूल का उपयोग करें
परियोजनाओं को आगे बढ़ाने के लिए इनलाइन उत्तर देना सबसे अच्छा तरीका है। यह बातचीत के इतिहास के माध्यम से समय बर्बाद किए बिना सभी को एक ही पृष्ठ पर रखने में मदद करता है। फिर भी, कुछ लोग इस समाधान को अत्यधिक जटिल, अनावश्यक और पालन करने में कठिन पाते हैं।
Slack, Yammer, और Huddle जैसे संचार उपकरण आपकी टीम को इलेक्ट्रॉनिक संचार के दर्द को कम करने में मदद कर सकते हैं। यदि आपका दल संघर्ष कर रहा है, तो तीनों एक बढ़िया ईमेल विकल्प या पूरक समाधान बनाते हैं।
शब्द फैलाएं
जब भी आप और किसी सहकर्मी के पास ईमेल के माध्यम से चर्चा करने के लिए बहुत कुछ होता है, तो ये सरल इनलाइन उत्तर नियम सभी अधिक आसान लेन-देन के लिए बनाते हैं।
कौन जाने? आप अंत में वही हो सकते हैं जो उन्हें काम करने के इस तरीके में परिवर्तित करता है। वास्तव में कोई कमी नहीं है; अंतर कुछ ही समय में स्पष्ट हो जाता है।