जब हम अपने समय के साथ स्मार्ट होते हैं, तो हम इसे बेकार चीजों पर कम खर्च करते हैं, जैसे अपने इनबॉक्स के माध्यम से मनहीन स्क्रॉल करना। हमारा प्रस्तावित समाधान: एक इंलाइन प्रतिक्रिया, लेकिन केवल सामान्य इंलाइन रिप्लाई नहीं।
"इंलाइन उत्तर दें" का वास्तव में सही ढंग से किए जाने पर क्या अर्थ है? इंलाइन रिप्लाई एक संदेश का उत्तर देने की प्रथा है जो मूल ईमेल के मुख्य बॉडी के भीतर होता है, बजाय अपना ईमेल खरोंच से लिखने के।
इंलाइन रिप्लाई पहले से ही एक सामान्य चीज है जो हम में से अधिकांश समय-समय पर करते हैं—वास्तव में, हम तर्क देंगे कि यह कुछ ऐसा है जिसका उपयोग बहुत अधिक बार किया जाना चाहिए। हमारे पास कुछ नियम हैं जिन्हें आप ध्यान में रख सकते हैं ताकि इंलाइन ईमेल थ्रेड हमेशा व्यवस्थित और पालन करने में आसान रहें।
इंलाइन ईमेल: अर्थ, हम हर दिन ईमेल का गलत तरीके से उत्तर दे रहे हैं
इंलाइन रिप्लाई के विपरीत को "टॉप पोस्टिंग" (top posting) कहा जाता है—यह वह जगह है जहां आप किसी ईमेल का उत्तर देते हैं और टेक्स्ट बॉक्स के शीर्ष पर टाइप करना शुरू कर देते हैं।
यही वह तरीका है जिससे आज अधिकांश ईमेल संदेश लिखे जाते हैं। जब तक आप केवल बेहद सरल ईमेल वार्तालापों से निपट रहे हैं, टॉप पोस्टिंग सभी प्रकार की समस्याएं पैदा कर सकती है।
सबसे पहले, टॉप पोस्टिंग करते समय, मूल ईमेल पर वापस जाना एक बड़ी परेशानी बन जाता है। आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए आप ईमेल दर ईमेल खंगालते हैं। फिर आपको आपके द्वारा लिखे जा रहे मूल ईमेल पर वापस स्क्रॉल करना पड़ता है, जो आपने अभी पाया है उसे संदर्भ से बाहर पैराफ्रेश करें, और अक्सर महत्वपूर्ण बिंदु छूट जाते हैं।
कभी-कभी, एक प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का पूरी तरह से नए ईमेल में उत्तर दे सकता है। आपकी बातचीत अब दो या अधिक अलग-अलग थ्रेड में हो रही है, और यह सब एक इंलाइन ईमेल प्रतिक्रिया से बचा जा सकता था।
यदि आप एक समूह वार्तालाप का हिस्सा हैं, तो चीजें और भी गड़बड़ हो सकती हैं। कौन किसका उत्तर दे रहा है, कब, और उससे आगे ट्रैक रखना एक लगभग असंभव उपलब्धि बन जाती है।
इंलाइन रिप्लाई समाधान है
टॉप पोस्टिंग के बजाय, हमें इंलाइन उत्तर देना चाहिए—अर्थात, मूल ईमेल संदेश के बॉडी के भीतर से।
Outlook और Apple Mail में, आप उत्तर देते ही मूल संदेश देख सकते हैं। Gmail में, कंपोज स्क्रीन के नीचे तीन डॉट्स दबाकर पूरी बातचीत दिखाएं। Gmail में अपने उत्तर से वर्टिकल कोट लाइन हटाने के लिए, पूरे ईमेल को हाइलाइट करें और indent less (इंडेंट कम करें) बटन पर क्लिक करें।
इंलाइन रिप्लाई का अर्थ है कि आपको फिर कभी संदेश दर संदेश स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं होगी। मूल ईमेल शामिल है और खोज योग्य है, ठीक उसी वार्तालाप में आपके द्वारा प्राप्त सबसे हालिया संदेश के बगल में।
साथ ही, आपको अन्य लोगों के संदेशों को पैराफ्रेश करने या अपने इंलाइन उत्तर को संदर्भ में रखने के लिए ईमेल के स्निपेट्स कॉपी-पेस्ट करने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा। इंलाइन उत्तर के साथ, सब कुछ हर किसी के लिए किसी भी समय वापस संदर्भित करने के लिए वहीं है।
इंलाइन रिप्लाई का सही तरीके से उपयोग करके ईमेल का उत्तर कैसे दें
जब अधिकांश लोग इंलाइन उत्तर देते हैं, तो वे केवल उस टेक्स्ट के साथ अपने इंलाइन उत्तर लिखते हैं जिसका वे जवाब देना चाहते हैं, इस टेक्स्ट को बोल्ड या लाल में कॉल आउट करते हैं।
यह आदर्श से बहुत दूर है। यदि कोई ईमेल को प्लेन टेक्स्ट में खोलता है, तो वे आपके द्वारा शामिल फॉर्मेटिंग को नहीं देख पाएंगे। और, जैसे ही आप कुछ अन्य लोगों को थ्रेड में आमंत्रित करते हैं, चीजें तेजी से गड़बड़ हो सकती हैं।
यहां कुछ इंलाइन ईमेल टिप्स और ट्रिक्स हैं जो भ्रम को न्यूनतम रखने में मदद कर सकते हैं।
1. फॉर्मेटिंग पर भरोसा न करें
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, एक प्राप्तकर्ता हमेशा आपके द्वारा ईमेल में शामिल फॉर्मेटिंग को देखने में सक्षम नहीं हो सकता है (उदाहरण के लिए, वे अपने अंत में प्लेन टेक्स्ट पसंद कर सकते हैं)। यदि कोई कलर-ब्लाइंड है, तो उन्हें कई रंगों वाले थ्रेड का पालन करना मुश्किल हो सकता है।
ईमेल को स्कैन करते समय उत्तर ढूंढना आसान बनाने के लिए फॉर्मेटिंग का उपयोग करें, लेकिन आत्म-पहचान के अपने एकमात्र साधन के रूप में नहीं। यह अगला बिंदु अधिक विश्वसनीय दृष्टिकोण है।
2. अपने नाम के साथ उत्तर की शुरुआत करें
फॉर्मेटिंग पर भरोसा करने के बजाय, अपने सभी उत्तरों को अपने नाम से शुरू करने की आदत डालें और, यदि आपको विशेष रूप से व्यवस्थित होने की आवश्यकता है, तो तारीख भी। सभी प्राप्तकर्ताओं से भी ऐसा ही करने के लिए कहें।
वर्तमान में, Gmail या Outlook वेब ऐप में, आपके पास मैन्युअली अपना नाम टाइप करने के अलावा कोई विकल्प नहीं है। यदि आप Outlook Desktop का उपयोग करते हैं, हालांकि, एक सुविधा है जो स्वचालित रूप से आपके उत्तरों को आपके नाम से पूर्वनिर्धारित करेगी।
ऐसा करने के लिए, File > Options > Mail पर जाएं। फिर, Replies & Forward (उत्तर और फॉरवर्ड) पर जाएं, Preface comments with (टिप्पणियों को इससे पूर्वनिर्धारित करें) बॉक्स चेक करें, और अपना नाम टाइप करें। जब आप ईमेल के बॉडी में उत्तर देते हैं, तो आपका नाम स्वचालित रूप से ब्रैकेट में दिखाई देगा।
3. कृपया लाइन ब्रेक का उपयोग करें
जब भी आप एक इंलाइन उत्तर छोड़ते हैं, तो यह एक नई लाइन पर होना चाहिए, बजाय मध्य-वाक्य में डाले जाने या पैराग्राफ के अंत में।
यह अन्य लोगों के लिए आपकी टिप्पणियों का उत्तर देना और वार्तालाप को स्कैन करना आसान बनाता है।
4. मल्टी-लेवल उत्तरों को इंडेंट करें
जब एक ईमेल में कई बिंदुओं को संबोधित किया जा रहा होता है, तो आपके पास एक ही संदेश के भीतर कई थ्रेड चल रहे होंगे।
इन्हें व्यवस्थित रखने के लिए, आपको थ्रेडेड उत्तरों को इंडेंट करना चाहिए ताकि यह स्पष्ट हो कि कौन सी टिप्पणियां प्रत्येक बिंदु से संबंधित हैं। मुझे व्यक्तिगत रूप से एंगल ब्रैकेट (>) का उपयोग करना सबसे सहज लगता है, क्योंकि बुलेट पॉइंट हमेशा प्लेन-टेक्स्ट ईमेल में दिखाई नहीं दे सकते।
5. अंतिम उपाय: एक अलग टूल का उपयोग करें
इंलाइन रिप्लाई प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाने का सबसे अच्छा तरीका है। यह हर किसी को वार्तालाप के इतिहास के माध्यम से खोज में समय बर्बाद किए बिना एक ही पेज पर रखने में भी मदद करता है। फिर भी, कुछ लोग इस समाधान को अत्यधिक जटिल, अनावश्यक, और पालन करने में कठिन पाते हैं।
Slack, Yammer, और Huddle जैसे संचार टूल आपकी टीम को इलेक्ट्रॉनिक संचार के दर्द को कम करने में मदद कर सकते हैं। यदि आपका क्रू संघर्ष कर रहा है तो ये तीनों एक शानदार ईमेल विकल्प या पूरक समाधान बनाते हैं।
शब्द फैलाएं
ये सरल इंलाइन रिप्लाई नियम हर बार एक बहुत आसान लेनदेन बनाते हैं जब आप और एक सहकर्मी के पास ईमेल के माध्यम से चर्चा करने के लिए बहुत कुछ होता है।
कौन जानता है? आप उन्हें इस तरह काम करने के लिए परिवर्तित करने वाले व्यक्ति हो सकते हैं। वास्तव में कोई नकारात्मक पहलू नहीं है; अंतर तुरंत स्पष्ट हो जाता है।
