चाहे आप किसी ऑफिस में काम कर रहे हों या मुट्ठी भर दोस्तों के साथ किसी कार्यक्रम की योजना बना रहे हों, ईमेल थ्रेड के लिए नियंत्रण से बाहर होना आसान है -- और उत्तरों के लिए पहले से उद्धृत उत्तरों के ढेर के कारण अव्यवस्थित और अनाड़ी दिखना शुरू करना और भी आसान है।
यह विशेष रूप से खराब होता है जब आप किसी विशाल ईमेल के एक विशिष्ट भाग का जवाब दे रहे होते हैं क्योंकि अन्य प्रतिभागियों को पता नहीं हो सकता कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं बिना थोड़े अधिक संदर्भ के। यह चल रही एक-पर-एक बातचीत में भी एक समस्या हो सकती है, लेकिन कम हद तक।
तो यहां अगली बार जब आप किसी ईमेल का जवाब दें तो उपयोग करने के लिए एक अद्भुत ट्रिक है: उत्तर बटन पर क्लिक करने से पहले उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसका आप जवाब देना चाहते हैं।
आमतौर पर जब आप उत्तर पर क्लिक करते हैं, तो आपका ईमेल क्लाइंट शायद उस ईमेल से सब कुछ उद्धृत करता है जिसका आप जवाब दे रहे हैं और आपकी प्रतिक्रिया को उसके ऊपर रखता है। यदि आप हमारे द्वारा बताई गई ट्रिक का उपयोग करते हैं, हालांकि, यह केवल उस टेक्स्ट को उद्धृत करेगा जिसे आपने हाइलाइट किया था -- जो टेक्स्ट अव्यवस्था की मात्रा को काफी कम कर देता है।
यह सुविधा Apple Mail, Thunderbird, Postbox, और यहां तक कि Gmail के वेब संस्करण में उपलब्ध है जब तक आप "उद्धृत चयनित टेक्स्ट" नामक लैब सुविधा को सक्षम करते हैं। अधिकांश अन्य आधुनिक ईमेल क्लाइंट इस उपयोगी सुविधा का समर्थन भी करेंगे, लेकिन कृपया हमें बताएं कि क्या कोई हैं जो नहीं करते।
और जब हम इस पर हैं, तो बेहतर ईमेल लिखने के लिए इन नियमों और सही ईमेल हस्ताक्षर कैसे बनाएं, इसे देखें। ये दोनों आपके ईमेल भेजने की चिंता को कम करने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय कर सकते हैं।
ईमेल शिष्टाचार के लिए आपके सबसे अच्छे सुझाव क्या हैं? आपके सबसे बुरे ईमेल पालतू जानवर क्या हैं? आप थ्रेड अव्यवस्था से कैसे निपटते हैं? इसके बारे में टिप्पणियों में बताएं!
