हर ईमेल एक संभावित विकर्षण है। आप नियमों, प्राथमिकता फ़्लैग और रंग श्रेणियों का उपयोग करके अपने ईमेल प्रबंधित कर सकते हैं। यह स्वचालित वर्कफ़्लो आपके आउटलुक इनबॉक्स को स्पष्ट रखने और आपके दिमाग को अव्यवस्था से मुक्त रखने में मदद करेगा।
अपनी उत्पादकता को अगले स्तर पर ले जाने के लिए स्वचालित सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण पर विचार करें। प्रत्येक संदेश को तुरंत वर्गीकृत और फ़िल्टर किया जा सकता है जैसे ही यह आपके इनबॉक्स में प्रवेश करता है। यह लेख सभी आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए है, हालांकि IMAP ईमेल खातों का उपयोग करने वालों के लिए विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है। IMAP खाते POP3 उपयोगकर्ताओं द्वारा आनंद लिए जा सकने वाले रंग श्रेणियों के व्यापक उपयोग की अनुमति नहीं देते हैं।
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण क्या है?
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण एक स्वचालित विधि है जो संदेशों को इनबॉक्स में प्रवेश करते ही रंगीन करती है। हम प्रत्येक संदेश को कई शर्तों पर निर्दिष्ट रंगों, फ़ॉन्ट और शैलियों की एक अलग श्रृंखला निर्दिष्ट कर सकते हैं। यदि शर्तें पूरी होती हैं, तो संदेश को संबंधित स्वरूपण शर्तें प्राप्त होंगी, जिससे यह अलग दिखेगा, और आपके वर्कफ़्लो को आसान बनाएगा।
अब मैं आपको कुछ त्वरित उदाहरण दिखाऊंगा ताकि आपका इनबॉक्स गतिशील हो जाए।
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण सेट करना
कई सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण नियम सेट करना वास्तव में काफी आसान है, और आपके वर्कफ़्लो में बड़ा अंतर ला सकता है।
व्यू टैब पर जाएं। वर्तमान दृश्य के तहत, दृश्य सेटिंग्स चुनें। यह उन्नत दृश्य सेटिंग्स पैनल खोलेगा। सशर्त स्वरूपण चुनें। यह आपको डिफ़ॉल्ट सशर्त स्वरूपण विकल्पों की एक सूची दिखाएगा, जिनमें से कुछ पहले से ही उपयोग में होंगे।
जोड़ें दबाएं। अपने पहले नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। मैं यह सुनिश्चित करूंगा कि मैं कभी भी स्कूल न्यूज़लेटर मिस न करूं, इसलिए नियम का नाम तदनुसार "स्कूल न्यूज़लेटर" है। अब, एक फ़ॉन्ट चुनें। आपके पास विंडोज़ फ़ॉन्ट की पूरी श्रृंखला उपलब्ध है, जिसका अर्थ है कॉमिक सैन्स, चिलर, और विंगडिंग्स आपके निपटान में हैं। हालांकि, चूंकि हम अपने इनबॉक्स वर्कफ़्लो को बनाए रखने का प्रयास कर रहे हैं, मैं कुछ समझदार, जो आपको विचलित न करे, उससे चिपके रहने का सुझाव दूंगा!
एक बार जब आप फ़ॉन्ट चुन लेते हैं, तो एक रंग चुनें, और फ़ॉन्ट आकार को बड़ा बढ़ाएं (किसी कारण से यह सिस्टम नियमित फ़ॉन्ट पॉइंट के साथ दूर करता है, संभवतः ताकि हम एक बेतुका बड़ा आकार न चुनें, जो आउटलुक इनबॉक्स फलक को तोड़ देगा)। जब आप तैयार हों, तो OK दबाएं।
अब, शर्त चुनें। मैं इस नियम में केवल एक पता जोड़ रहा हूं, From बॉक्स में। यदि आप एकल पता जानते हैं, तो इसे जहां लागू हो दर्ज करें। यदि आप एक लंबी सूची जोड़ रहे हैं, या यहां तक कि केवल एकाधिक पते, From दबाने से आपकी आउटलुक पता पुस्तिका खुल जाएगी। एक बार जब आप आवश्यक पते जोड़ लेते हैं, तो OK दबाएं, और अपने इनबॉक्स पर वापस जाएं। नियम अगले ईमेल से लागू होगा जो आप प्राप्त करते हैं।
रंग श्रेणियां जोड़ना
अब हम जानते हैं कि आने वाले मेल के लिए सशर्त प्रारूप कैसे बनाया जाता है, हम अपने नियमों को विशेषज्ञ बनाना शुरू कर सकते हैं। शर्त पैनल में तीन टैब हैं: संदेश, अधिक विकल्प, और उन्नत. हम अपने इनबॉक्स को सुव्यवस्थित करने के लिए प्रत्येक टैब का उपयोग कर सकते हैं।
संदेश
संदेश टैब का उपयोग करें ताकि प्रत्येक ईमेल के आने पर एक विशिष्ट शब्द-खोज बनाई जा सके। एक कीवर्ड, शब्द, या वाक्यांश अलग करें जो बार-बार आपके इनबॉक्स में प्रवेश करते हैं और, यदि वे महत्वपूर्ण हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें।
हम अपने ईमेल पर स्वरूपण भी लागू कर सकते हैं, विभिन्न समय फ़िल्टर के आधार पर, जिसमें प्राप्त समय, भेजा गया, बनाया गया, संशोधित, और जब ईमेल आपके इनबॉक्स में आया, जैसे कभी भी, कल, पिछले 7 दिनों में, या पिछले सप्ताह।
अधिक विकल्प
अधिक विकल्प टैब वह जगह है जहां आपको रंग श्रेणियां मिलेंगी, साथ ही उन वस्तुओं से मिलान करने के विकल्प जो अपठित या पठित हैं, जिनमें एकाधिक अटैचमेंट हैं, जिनके महत्व के विभिन्न स्तर हैं, या जिन्हें उपयोगकर्ता द्वारा स्वतंत्र रूप से फ़्लैग किया गया है।
रंग श्रेणी स्वरूपण फ़िल्टर वही हैं जो आपने पहले से स्थापित किए हैं, लेकिन यह आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे किसी भी रंग-नियमों पर निर्माण करना आसान बनाता है। इस तरह, आप अपने रंगों को स्वचालित कर सकते हैं!
उन्नत
उन्नत टैब हमें आपके इनबॉक्स को फ़िल्टर और लागू करने के लिए विशेष सशर्त स्वरूपण मानदंड बनाने की अनुमति देता है। फ़ील्ड बटन पर क्लिक करने से आपको संभावित फ़िल्टर मानदंड की एक कुछ भारी सूची तक पहुंच प्राप्त होगी, जिनमें से आप "फ़िल्टर ट्री" बनाने के लिए कई विकल्प चुन सकते हैं।
यहां विकल्पों की एक महत्वपूर्ण संख्या है, लेकिन इसे अपनी सूची बनाने से न रोकें। अपना समय लें और प्रत्येक सूची को स्कैन करें। बड़ी संख्या में विकल्प केवल आपके इनबॉक्स पर लागू नहीं होंगे, इसलिए यह सैद्धांतिक रूप से आपकी खोज सीमा को कम करना चाहिए।
आप अब सशर्त रूप से स्वरूपण कर रहे हैं
अब आपको अपने इनबॉक्स के लिए सशर्त स्वरूपण नियमों की एक श्रृंखला सेट करने में सक्षम होना चाहिए, चाहे आप सब कुछ विशिष्ट फ़ोल्डर्स में फ़िल्टर करें या नहीं। यहां तक कि उन विशिष्ट फ़ोल्डर्स में जाने वाले ईमेल भी उनके साथ स्वरूपण ले जा सकते हैं, जिससे आप विशिष्ट रंगों को कैसे लागू करते हैं, इस पर कुछ विविधताएं अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, विशिष्ट नामों को हाइलाइट करने के बजाय, किसी विशिष्ट विषय या कीवर्ड को रंगने और फ़िल्टर करने का प्रयास करें।
सशर्त स्वरूपण सेट अप करना अविश्वसनीय रूप से आसान है, और एक बार जब आप चालू हो जाते हैं, तो यह आपके इनबॉक्स - और उम्मीद है कि आपके दिमाग - को डिजिटल अव्यवस्था से कुछ हद तक मुक्त रखेगा।
क्या आप सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण का उपयोग करते हैं? क्या आपके पास हमारे पाठकों के लिए कोई ट्रिक्स या टिप्स हैं? हमें नीचे बताएं!
