हर ईमेल एक संभावित व्याकुलता है। आप नियमों, प्राथमिकता फ़्लैग और रंग श्रेणियों का उपयोग करके अपने ईमेल प्रबंधित कर सकते हैं। यह स्वचालित कार्यप्रवाह आपके आउटलुक इनबॉक्स को साफ रखने और आपके दिमाग को अव्यवस्था से मुक्त रखने में मदद करेगा।
अपनी उत्पादकता को अगले स्तर तक ले जाने के लिए स्वचालित सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण पर विचार करें। प्रत्येक संदेश को आपके इनबॉक्स में प्रवेश करते ही वर्गीकृत और फ़िल्टर किया जा सकता है। यह लेख सभी आउटलुक उपयोगकर्ताओं के लिए लक्षित है, हालांकि IMAP ईमेल खातों का उपयोग करने वालों के लिए विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है। IMAP खाते रंग श्रेणियों के व्यापक उपयोग की अनुमति नहीं देते हैं जिनका POP3 के उपयोगकर्ता आनंद ले सकते हैं।
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण क्या है?
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण संदेशों को इनबॉक्स में प्रवेश करते ही रंग भरने की एक स्वचालित विधि है। हम प्रत्येक संदेश के लिए अलग-अलग रंग, फ़ॉन्ट और शैलियों को निर्दिष्ट कर सकते हैं, जो कि कई शर्तों पर निर्दिष्ट है। यदि शर्तें पूरी होती हैं, तो संदेश को संबंधित स्वरूपण शर्तें प्राप्त होंगी, जो इसे विशिष्ट बनाएगी, और आपके वर्कफ़्लो को आसान बनाएगी।
अब मैं आपको अपने इनबॉक्स को आगे बढ़ाने के लिए कुछ त्वरित उदाहरण दिखाऊंगा।
सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण सेट करना
कई सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण नियम सेट करना वास्तव में काफी आसान है, और आपके वर्कफ़्लो में एक बड़ा बदलाव ला सकता है।
देखें पर जाएं टैब। वर्तमान दृश्य . के अंतर्गत , सेटिंग देखें . चुनें . इससे एडवांस व्यू सेटिंग्स पैनल खुल जाएगा। सशर्त स्वरूपण का चयन करें . यह आपको डिफ़ॉल्ट सशर्त स्वरूपण विकल्पों की एक सूची दिखाएगा, जिनमें से कुछ पहले से ही उपयोग में होंगे।
जोड़ें Press दबाएं . अपने पहले नियम के लिए एक नाम दर्ज करें। मैं यह सुनिश्चित करूँगा कि मैं कभी भी स्कूल न्यूज़लेटर से न चूकूँ, इसलिए नियम को तदनुसार "स्कूल न्यूज़लेटर" नाम दिया गया है। अब, एक फ़ॉन्ट . चुनें . आपके पास विंडोज फोंट की पूरी श्रृंखला उपलब्ध है, जिसका अर्थ है कि कॉमिक सैन्स, चिलर और विंगडिंग्स आपके निपटान में हैं। हालाँकि, जैसा कि हम अपने इनबॉक्स वर्कफ़्लो को बनाए रखने का प्रयास कर रहे हैं, मैं सुझाव दूंगा कि आप कुछ समझदारी से चिपके रहें, जो आपको विचलित न करे!
एक बार जब आप एक फ़ॉन्ट चुन लेते हैं, तो एक रंग चुनें, और फ़ॉन्ट का आकार बढ़ाकर बड़ा . करें (किसी कारण से यह प्रणाली नियमित फ़ॉन्ट बिंदुओं से दूर हो जाती है, संभवतः इसलिए हम एक बेतुके बड़े आकार का चयन नहीं करते हैं, जो आउटलुक इनबॉक्स फलक को तोड़ देगा)। जब आप तैयार हों, तो ठीक दबाएं ।
अब, शर्त select चुनें . मैं इस नियम में प्रेषक . में केवल एक ही पता जोड़ रहा हूं डिब्बा। यदि आप एक ही पता जानते हैं, तो जहां लागू हो उसे दर्ज करें। यदि आप प्रेषक . दबाकर एक लंबी सूची, या यहां तक कि केवल एक से अधिक पते जोड़ रहे हैं, तो आपकी आउटलुक एड्रेस बुक खोलेगा। एक बार जब आप अपेक्षित पते जोड़ लें, तो ठीक दबाएं , और अपने इनबॉक्स में वापस जाएं। नियम आपको प्राप्त होने वाले अगले ईमेल से लागू होगा।
रंग श्रेणियां जोड़ना
अब हम जानते हैं कि आने वाली मेल के लिए एक सशर्त प्रारूप कैसे बनाया जाता है, हम अपने नियमों का विशेषज्ञ होना शुरू कर सकते हैं। शर्तें पैनल में तीन टैब होते हैं:संदेश , अधिक विकल्प , और उन्नत . हम अपने इनबॉक्स को सुव्यवस्थित करने के लिए प्रत्येक टैब का उपयोग कर सकते हैं।
संदेश
संदेश का प्रयोग करें टैब आने पर प्रत्येक ईमेल के लिए एक विशिष्ट शब्द-खोज बनाने के लिए। आपके इनबॉक्स में बार-बार आने वाले कीवर्ड, शब्दों या वाक्यांशों को अलग करें और यदि वे महत्वपूर्ण हैं, तो एक फ़िल्टर लागू करें।
हम प्राप्त, भेजे गए, बनाए गए, संशोधित किए गए समय और ईमेल आपके इनबॉक्स में आने पर, जैसे कि कभी भी, कल, पिछले 7 दिनों में, या अंतिम समय सहित, विभिन्न समय फ़िल्टरों के आधार पर, अपने ईमेल में स्वरूपण भी लागू कर सकते हैं। सप्ताह।
अधिक विकल्प
अधिक विकल्प टैब वह जगह है जहां आपको रंग श्रेणियां मिलेंगी, साथ ही उन आइटमों के मिलान के विकल्प जो बिना पढ़े या पढ़े गए हैं, जिनमें कई अटैचमेंट हैं, अलग-अलग महत्व के स्तर हैं, या उपयोगकर्ता द्वारा स्वतंत्र रूप से फ़्लैग किए गए हैं।
रंग श्रेणी स्वरूपण फ़िल्टर आपके द्वारा पहले से स्थापित किए गए फ़िल्टर के समान हैं, लेकिन यह आपके द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे किसी भी रंग-नियमों पर निर्माण करना आसान बनाता है। इस तरह, आप अपने रंगों को स्वचालित कर सकते हैं!
उन्नत
उन्नत टैब हमें आपके इनबॉक्स में फ़िल्टर करने और लागू करने के लिए विशेष सशर्त स्वरूपण मानदंड बनाने की अनुमति देता है। फ़ील्ड . पर क्लिक करना बटन आपको संभावित फ़िल्टर मानदंड की कुछ हद तक भारी सूची तक पहुंच प्रदान करेगा, जिसमें से आप "फ़िल्टर ट्री" बनाने के लिए कई विकल्पों का चयन कर सकते हैं।
यहां विकल्पों की एक बड़ी संख्या है, लेकिन ऐसा न करें कि आप अपनी सूचियां बनाना बंद कर दें। अपना समय लें और प्रत्येक सूची के माध्यम से स्कैन करें। बड़ी संख्या में विकल्प आपके इनबॉक्स पर लागू नहीं होंगे, इसलिए इसे सैद्धांतिक रूप से आपकी खोज सीमा को सीमित करना चाहिए।
अब आप सशर्त रूप से फ़ॉर्मेट कर रहे हैं
अब आप अपने इनबॉक्स के लिए सशर्त स्वरूपण नियमों की एक श्रृंखला सेट करने में सक्षम होना चाहिए, चाहे आप सब कुछ विशिष्ट फ़ोल्डरों में फ़िल्टर करें या नहीं। यहां तक कि उन विशिष्ट फ़ोल्डरों में जाने वाले ईमेल उनके साथ स्वरूपण ले सकते हैं, जिससे आप विशिष्ट रंगों को कैसे लागू करते हैं, इस पर कुछ बदलाव कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, विशिष्ट नामों को हाइलाइट करने के बजाय, किसी विशिष्ट थीम या कीवर्ड को रंगने और फ़िल्टर करने का प्रयास करें।
सशर्त स्वरूपण सेट अप करने के लिए अविश्वसनीय रूप से आसान है, और एक बार जब आप तैयार हो जाते हैं और चल रहे होते हैं, तो यह आपके इनबॉक्स को रखेगा - और उम्मीद है कि आपका दिमाग - डिजिटल अव्यवस्था से कुछ हद तक स्पष्ट होगा।
क्या आप सशर्त इनबॉक्स स्वरूपण का उपयोग करते हैं? क्या आपके पास हमारे पाठकों के लिए कोई तरकीब या सुझाव है? हमें नीचे बताएं!