जीवन में ऐसे समय होते हैं जब नियम अप्रिय होते हैं। हालांकि, जब आउटलुक जैसे अनुप्रयोगों की बात आती है, तो नियम जीवन रक्षक, समय बचाने वाले और अव्यवस्था को खत्म करने वाले हो सकते हैं। चाहे आप अपने डेस्कटॉप पर आउटलुक 2016 का उपयोग करें या वेब पर Outlook.com, नियम आपको संगठित रहने में मदद करने के लिए उपलब्ध हैं।
नियम वास्तव में क्या हैं?
आउटलुक के लिए, नियम ऐसे उपकरण हैं जिनका उपयोग आप स्वचालित रूप से ईमेल को स्थानांतरित करने और फ़्लैग करने के साथ-साथ आपको विशिष्ट ईमेल के बारे में सचेत करने के लिए कर सकते हैं। एक बार जब आप एक नियम सेट कर लेते हैं, तो आपके इनबॉक्स में आने वाले किसी भी नए संदेश का ध्यान आपके द्वारा सेट किए गए किसी भी नियम के अनुसार रखा जाएगा जो लागू होते हैं।
नियम आमतौर पर प्राप्त संदेशों के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन आप उन्हें अपने द्वारा भेजे गए ईमेल के लिए भी बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब आपका ईमेल डिलीवर और पढ़ा जाता है तो आपको सूचित किया जा सकता है या एक निश्चित समय के लिए डिलीवरी को स्थगित करना चुन सकते हैं।
नियमों का उपयोग कैसे किया जा सकता है?
कार्य और व्यक्तिगत दोनों स्थितियों में, आउटलुक में नियम आपके संदेशों का प्रभावी संगठन प्रदान कर सकते हैं और आपको महत्वपूर्ण वस्तुओं पर अपडेट रख सकते हैं। यहां कुछ बुनियादी उदाहरण दिए गए हैं जिनसे आप संबंधित हो सकते हैं।
- किसी विशेष संपर्क से सभी ईमेल एक डेस्कटॉप अलर्ट प्रॉम्प्ट करें।
- विषय पंक्ति में एक विशिष्ट शब्द वाले सभी ईमेल को एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाएं।
- संदेश बॉडी में विशिष्ट टेक्स्ट वाले सभी ईमेल हटाएं।
नियम उतने ही विस्तृत और उन्नत हो सकते हैं जितना आप चाहें क्योंकि विकल्पों की काफी विविधता है। यहां कुछ उदाहरण हैं जहां आप अधिक पैरामीटर परिभाषित कर सकते हैं।
- किसी विशेष संपर्क से सभी ईमेल जिनमें विषय पंक्ति में एक विशिष्ट शब्द है, एक कस्टम अलर्ट ध्वनि चलाएं।
- एक विशिष्ट आकार सीमा और तिथि सीमा के भीतर अटैचमेंट वाले सभी ईमेल को एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाएं।
- उन सभी ईमेल को फ़्लैग करें जहां आप CC लाइन पर हैं जो मीटिंग अनुरोध हैं और महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित हैं।
नियमों तक कैसे पहुंचा जा सकता है?
आउटलुक 2016
यदि आप अपने डेस्कटॉप पर आउटलुक 2016 का उपयोग कर रहे हैं, तो जब आप होम टैब पर हों तो मूव सेक्शन में शीर्ष पर नियम दिखाई देंगे।
यदि आपके पास एक संदेश खुला है, तो जब आप संदेश टैब पर हों तो शीर्ष पर नियम दिखाई देंगे। जब आप नियम पर क्लिक करते हैं, तो आपके पास वर्तमान में प्रदर्शित संदेश के लिए त्वरित विकल्प होते हैं कि उस प्रेषक से ईमेल को हमेशा ले जाएं या विशेष रूप से आपको भेजे गए, एक निश्चित फ़ोल्डर में। आपके पास नियम बनाएं या नियम और अलर्ट प्रबंधित करें के विकल्प भी हैं।
Outlook.com
यदि आप अपने ब्राउज़र में Outlook.com का उपयोग कर रहे हैं, तो आप ऊपरी दाएं पर गियर आइकन पर क्लिक करेंगे और फिर नियम प्रबंधित करें चुनेंगे। अगली स्क्रीन पर आप सक्रिय नियमों की एक सूची देखेंगे।
नियम कैसे जोड़े और बनाए जा सकते हैं?
आउटलुक 2016
यह वह जगह है जहां असली जादू शुरू होता है। आप ऊपर वर्णित त्वरित नियम क्रियाओं में से एक का चयन कर सकते हैं और विशिष्ट प्रेषक या केवल आपको भेजे गए संदेशों को एक साधारण क्लिक के साथ ले जा सकते हैं। लेकिन, यदि आप अपने नियमों के साथ विस्तृत होना चाहते हैं, कुछ खास ज़रूरतें हैं, या बेहतर संगठित होना चाहते हैं, तो आउटलुक निश्चित रूप से आपको कवर करता है।
आउटलुक 2016 में, अपने शीर्ष मेनू से नियम चुनें और फिर नियम बनाएं। अगला आप आमतौर पर उपयोग की जाने वाली नियम शर्तों और क्रियाओं के साथ एक पॉप-अप विंडो देखेंगे। आप शर्तों को सीमित करने के लिए एक से अधिक चेकबॉक्स चुन सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो एक से अधिक क्रिया भी चुनी जा सकती है।
जब आप समाप्त कर लें, तो OK पर क्लिक करें। पुष्टिकरण विंडो आपको वर्तमान फ़ोल्डर में संदेशों पर नियम चलाने के लिए एक बॉक्स चिह्नित करने देगी, जो उन संदेशों का एक गुच्छा संभालने के लिए आसान है जिन पर नियम लागू होता है। आप अधिक पैरामीटर के लिए उन्नत विकल्प बटन भी चुन सकते हैं, जिसका वर्णन नीचे किया गया है।
इसके अलावा, आप नियम प्रबंधित करें चुन सकते हैं और नया नियम पर क्लिक करें। सूची से उस नियम का प्रकार चुनें जिसे आप शुरू करना चाहते हैं, जिसे अगली स्क्रीन पर संपादित किया जा सकता है, और अगला पर क्लिक करें। फिर आपको नियम विज़ार्ड प्रस्तुत किया जाएगा, जो वही विंडो है जो ऊपर उल्लिखित उन्नत विकल्प चुनने पर पॉप अप होती है।
आप चेकबॉक्स का उपयोग करके उतनी शर्तों को चिह्नित करेंगे जितनी आप चाहते हैं। जैसे ही प्रत्येक चिह्नित किया जाता है, यह नीचे स्टेप 2 बॉक्स में प्रदर्शित होगा। उस स्टेप 2 क्षेत्र में, आप पैरामीटर निर्दिष्ट करने के लिए लिंक का उपयोग करेंगे।
उदाहरण के लिए, यदि आपने संदेश में कुछ शब्दों का उपयोग करके नियम लागू करने के लिए चुना है, तो आप विशिष्ट शब्द शब्द पर क्लिक करेंगे और फिर अगली विंडो में उन्हें दर्ज करेंगे। जोड़ें पर क्लिक करें और आपके द्वारा लागू किए जाने वाले सभी शब्द या वाक्यांश नीचे बॉक्स में प्रदर्शित होंगे। OK पर क्लिक करें और वे शब्द या वाक्यांश फिर स्टेप 2 में विशिष्ट शब्द शब्द को प्रतिस्थापित करेंगे।
अगला पर क्लिक करें और उन क्रियाओं को जोड़ें जो आपके नियम पर लागू होनी चाहिए। यहां फिर से, आप एक से अधिक चुन सकते हैं और यदि लागू हो तो स्टेप 2 बॉक्स में पैरामीटर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने ईमेल की एक प्रति को फ़ोल्डर में ले जाने के लिए चुना है, तो विशिष्ट फ़ोल्डर पर क्लिक करके अपना चयन करें। OK पर क्लिक करें और चुना गया आइटम स्टेप 2 बॉक्स में आ जाएगा।
आप अगला पर क्लिक करके अपने नियम के लिए अधिक विकल्प चुन सकते हैं और यदि आप कर चुके हैं, तो बस समाप्त पर क्लिक करें। अपने नियम को एक नाम दें, वैकल्पिक रूप से इसे अपने इनबॉक्स में चलाएं, और सुनिश्चित करें कि नियम को चालू करने के लिए चेकबॉक्स चिह्नित है। समाप्त पर क्लिक करें और आप पूरी तरह तैयार हैं।
Outlook.com
Outlook.com पर, गियर आइकन पर क्लिक करें, नियम प्रबंधित करें चुनें और नया बटन पर क्लिक करें। आप डेस्कटॉप संस्करण के लिए ऊपर वर्णित उन्हीं प्रकार की शर्तों और क्रियाओं का उपयोग करेंगे, हालांकि अधिक सीमित विकल्पों के साथ।
पहले, ड्रॉप-डाउन सूची से शर्त चुनें और उसके बगल में पैरामीटर दर्ज करें। फिर, क्रिया चुनें और फिर से, पैरामीटर चुनें।
आप अधिक मजबूत फ़िल्टरिंग के लिए शर्तों और नियमों दोनों को जोड़ने के लिए प्लस आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप अपना विचार बदलते हैं या कोई त्रुटि करते हैं, तो उस आइटम को हटाने के लिए कचरा आइकन पर क्लिक करें। जब आप समाप्त कर लें, तो नियम बनाएं पर क्लिक करें।
नियम आपके लिए कैसे काम कर सकते हैं?
कार्य और व्यक्तिगत ईमेल के लिए, नियम बहुत उपयोगी हो सकते हैं और यहां केवल कुछ उदाहरण हैं।
कार्य के लिए
- CEO से सभी ईमेल एक अलार्म ध्वनि चलाएं और एक डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करें।
- आपकी प्रोजेक्ट टीम से सभी ईमेल प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में ले जाएं साथ ही कुछ टीम सदस्यों से विशिष्ट उप-फ़ोल्डर में ले जाएं।
- जब आप ऑफिस से बाहर हों, उस तिथि सीमा के भीतर अटैचमेंट वाले सभी ईमेल को फ़ॉलो-अप के रूप में फ़्लैग करें।
व्यक्तिगत के लिए
- अपने जीवनसाथी से सभी ईमेल को महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित करें और प्रिंट करें।
- विषय पंक्ति या संदेश बॉडी में छात्रवृत्ति शब्द वाले सभी ईमेल को अपने माता-पिता को अग्रेषित करें।
- किसी विशिष्ट स्टोर से खाता शब्द वाले सभी ईमेल को एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाएं जबकि सेल शब्द वाले को हटा दें।
नियम कैसे प्रबंधित किए जाते हैं?
आउटलुक 2016
आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण में, मेनू से नियम पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट प्रबंधित करें चुनें। यह विंडो आपको आपके द्वारा सेट किए गए सभी सक्रिय नियम दिखाएगी। आप एक नया नियम बना सकते हैं या वर्तमान को संपादित कर सकते हैं, नियम को कॉपी या हटा सकते हैं, और किसी निश्चित फ़ोल्डर या अपने इनबॉक्स में सभी नियम चला सकते हैं। यदि आप विकल्प चुनते हैं, तो आप अपने नियमों को आसानी से निर्यात या आयात भी कर सकते हैं।
Outlook.com
Outlook के ऑनलाइन संस्करण में, आप शीर्ष से गियर आइकन पर क्लिक करेंगे, नियम प्रबंधित करें चुनेंगे, और आप सभी वर्तमान नियमों की सूची देखेंगे। आपके पास उन्हें क्रमबद्ध करने, हटाने या संपादित करने के विकल्प हैं।
क्या आप आउटलुक नियमों का उपयोग करते हैं?
आप ईमेल खोजने में समय बचा सकते हैं, महत्वपूर्ण संदेशों पर अपडेट रह सकते हैं, और आउटलुक के नियमों से अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था-मुक्त रख सकते हैं। एक बार जब आप नियम बनाना शुरू करते हैं, तो यह एक त्वरित और आसान प्रक्रिया बन जाती है और सड़क पर आपका समय, ऊर्जा और परेशानी बचा सकती है।
क्या आप नियमों का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो क्या उन्होंने आपकी मदद की है और कैसे? यदि नहीं, तो आपने उन्हें क्यों नहीं आजमाया? कृपया नीचे अपनी टिप्पणी साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें!
