जीवन में ऐसे समय आते हैं जब नियम अप्रिय होते हैं। हालाँकि, जब आउटलुक जैसे अनुप्रयोगों की बात आती है, तो नियम जीवन बचाने वाले, समय बचाने वाले और अव्यवस्था को खत्म करने वाले हो सकते हैं। चाहे आप अपने डेस्कटॉप पर Outlook 2016 का उपयोग करें या वेब पर Outlook.com का, व्यवस्थित रहने में आपकी सहायता के लिए नियम उपलब्ध हैं।
नियम वास्तव में क्या हैं?
आउटलुक के लिए, नियम ऐसे उपकरण हैं जिनका उपयोग आप ईमेल को स्वचालित रूप से स्थानांतरित करने और ध्वजांकित करने के साथ-साथ विशिष्ट लोगों के बारे में आपको सचेत करने के लिए कर सकते हैं। एक बार जब आप एक नियम सेट कर लेते हैं, तो आपके इनबॉक्स में आने वाले किसी भी नए संदेश पर आपके द्वारा लागू किए गए किसी भी नियम के अनुसार ध्यान रखा जाएगा।
नियम आमतौर पर प्राप्त संदेशों के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन आप उन्हें आपके द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल के लिए भी बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, जब आपका ईमेल डिलीवर हो जाता है तो आपको सूचित किया जा सकता है और एक निश्चित समय के लिए डिलीवरी को पढ़ना या स्थगित करना चुन सकता है।
नियमों का उपयोग कैसे किया जा सकता है?
कार्य और व्यक्तिगत दोनों स्थितियों में, आउटलुक में नियम आपके संदेशों का प्रभावी संगठन प्रदान कर सकते हैं और आपको महत्वपूर्ण वस्तुओं पर अद्यतित रख सकते हैं। यहां कुछ बुनियादी उदाहरण दिए गए हैं जिनसे आप संबंधित हो सकते हैं।
- किसी विशेष संपर्क के सभी ईमेल एक डेस्कटॉप अलर्ट का संकेत दें।
- विषय पंक्ति में एक विशिष्ट शब्द के साथ सभी ईमेल एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाया गया है।
- संदेश के मुख्य भाग में विशिष्ट पाठ वाले सभी ईमेल हटा दिए गए हैं।
नियम उतने विस्तृत और उन्नत हो सकते हैं जितने आप चाहते हैं क्योंकि काफी विविधतापूर्ण विकल्प हैं। यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जहां आप अधिक पैरामीटर परिभाषित कर सकते हैं।
- किसी विशेष संपर्क के सभी ईमेल विषय पंक्ति में एक विशिष्ट शब्द के साथ एक कस्टम अलर्ट ध्वनि चलाएं।
- एक विशिष्ट आकार सीमा के भीतर संलग्नक वाले सभी ईमेल और दिनांक अवधि को एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाया गया है।
- उन सभी ईमेल को फ़्लैग करें जहां आप सीसी लाइन पर हैं जो अनुरोधों को पूरा कर रहे हैं और महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित हैं।
नियमों को कैसे एक्सेस किया जा सकता है?
आउटलुक 2016
यदि आप अपने डेस्कटॉप पर आउटलुक 2016 का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको नियम . दिखाई देगा स्थानांतरित करें . में शीर्ष पर अनुभाग जब आप होम . पर हों टैब।
यदि आपके पास कोई संदेश खुला है, तो आप नियम . देखेंगे शीर्ष पर जब आप संदेश . पर हों टैब। जब आप नियम . पर क्लिक करते हैं , आपके पास वर्तमान में प्रदर्शित संदेश के लिए हमेशा स्थानांतरित करें . के त्वरित विकल्प हैं उस प्रेषक के ईमेल या विशेष रूप से आपको एक निश्चित फ़ोल्डर में भेजे गए। आपके पास नियम बनाएं . के विकल्प भी हैं या नियम और अलर्ट प्रबंधित करें ।
Outlook.com
यदि आप अपने ब्राउज़र में Outlook.com का उपयोग कर रहे हैं, तो आप ऊपर दाईं ओर स्थित गियर आइकन पर क्लिक करेंगे और फिर नियम प्रबंधित करें चुनेंगे . अगली स्क्रीन पर आपको सक्रिय नियमों की सूची दिखाई देगी।
नियम कैसे जोड़े और बनाए जा सकते हैं?
आउटलुक 2016
यहीं से असली जादू शुरू होता है। आप ऊपर वर्णित त्वरित नियम क्रियाओं में से एक का चयन कर सकते हैं और संदेशों को विशिष्ट प्रेषक या केवल एक साधारण क्लिक के साथ आपको भेजे गए संदेशों को स्थानांतरित कर सकते हैं। लेकिन, यदि आप अपने नियमों के साथ विस्तृत जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, कुछ ज़रूरतें हैं, या बेहतर व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो निश्चित रूप से आउटलुक ने आपको कवर किया है।
आउटलुक 2016 में, नियम . चुनें अपने शीर्ष मेनू से और फिर नियम बनाएं . इसके बाद आपको आमतौर पर उपयोग की जाने वाली नियम शर्तों और कार्रवाइयों के साथ एक पॉप-अप विंडो दिखाई देगी। शर्तों को कम करने के लिए आप एक से अधिक चेकबॉक्स का चयन कर सकते हैं। जरूरत पड़ने पर एक से अधिक क्रियाओं को भी चुना जा सकता है।
जब आप समाप्त कर लें, तो ठीक . क्लिक करें . पुष्टिकरण विंडो आपको वर्तमान फ़ोल्डर में संदेशों पर नियम चलाने के लिए एक बॉक्स को चिह्नित करने देगी, जो उन संदेशों की एक बड़ी संख्या की देखभाल करने के लिए आसान है जिन पर नियम लागू होता है। आप उन्नत विकल्प . भी चुन सकते हैं अधिक पैरामीटर के लिए बटन, जिसका वर्णन नीचे किया गया है।
इसके अतिरिक्त, आप नियम प्रबंधित करें . का चयन कर सकते हैं और नया नियम . क्लिक करें . सूची से उस नियम का प्रकार चुनें जिसे आप शुरू करना चाहते हैं, जिसे निम्न स्क्रीन पर संपादित किया जा सकता है, और अगला पर क्लिक करें . फिर आपको नियम विज़ार्ड . के साथ प्रस्तुत किया जाएगा , जो वही विंडो है जो उन्नत विकल्प . चुनने पर पॉप अप होती है ऊपर उल्लेख किया गया है।
आप जितनी चाहें उतनी शर्तों को चिह्नित करने के लिए चेकबॉक्स का उपयोग करेंगे। जैसा कि प्रत्येक को चिह्नित किया गया है, यह इसके नीचे चरण 2 बॉक्स में प्रदर्शित होगा। उस चरण 2 क्षेत्र में, आप पैरामीटर निर्दिष्ट करने के लिए लिंक का उपयोग करेंगे।
उदाहरण के लिए, यदि आपने संदेश में कुछ शब्दों का उपयोग करके नियम लागू करना चुना है, तो आप विशिष्ट शब्द शब्द पर क्लिक करेंगे और फिर उन्हें अगली विंडो में दर्ज करें। जोड़ें Click क्लिक करें और वे सभी शब्द या वाक्यांश जिन्हें आप लागू करना चाहते हैं, इसके नीचे के बॉक्स में प्रदर्शित होंगे। ठीकक्लिक करें और फिर वे शब्द या वाक्यांश विशिष्ट शब्द . शब्द को प्रतिस्थापित कर देंगे चरण 2 में।
अगला क्लिक करें और वे कार्रवाइयां जोड़ें जो आपके नियम पर लागू होनी चाहिए. यहां फिर से, आप एक से अधिक चुन सकते हैं और यदि लागू हो तो चरण 2 बॉक्स में पैरामीटर कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने ईमेल की एक प्रति को किसी फ़ोल्डर में ले जाना चुना है, तो विशिष्ट फ़ोल्डर click पर क्लिक करें अपना चयन करने के लिए। ठीकक्लिक करें और चुना गया आइटम चरण 2 बॉक्स में आ जाएगा।
अगला . क्लिक करके आप अपने नियम के लिए और विकल्प चुन सकते हैं और यदि आप कर चुके हैं, तो बस समाप्त करें . क्लिक करें . अपने नियम को एक नाम दें, वैकल्पिक रूप से इसे अपने इनबॉक्स में चलाएँ, और सुनिश्चित करें कि नियम को चालू करने के लिए चेकबॉक्स चिह्नित है। समाप्त करें क्लिक करें और आप पूरी तरह तैयार हैं।
Outlook.com
Outlook.com पर, गियर आइकन पर क्लिक करें, नियम प्रबंधित करें चुनें और नया . क्लिक करें बटन। आप डेस्कटॉप संस्करण के लिए ऊपर वर्णित शर्तों और कार्रवाइयों के समान प्रकार का उपयोग करेंगे, हालांकि अधिक सीमित विकल्पों के साथ।
सबसे पहले, ड्रॉप-डाउन सूची से शर्त चुनें और उसके आगे पैरामीटर दर्ज करें। फिर, क्रिया चुनें और फिर से, पैरामीटर चुनें।
आप अधिक मजबूत फ़िल्टरिंग के लिए शर्तें और नियम दोनों जोड़ने के लिए प्लस आइकन पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप अपना विचार बदलते हैं या कोई त्रुटि करते हैं, तो उस आइटम को हटाने के लिए बस गारबेज कैन आइकन दबाएं। जब आप समाप्त कर लें, तो नियम बनाएं क्लिक करें।
नियम आपके लिए कैसे काम कर सकते हैं?
काम और व्यक्तिगत ईमेल के लिए, नियम बहुत उपयोगी हो सकते हैं और यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं।
कार्य के लिए
- क्या सीईओ के सभी ईमेल अलार्म ध्वनि बजाते हैं और एक डेस्कटॉप अलर्ट प्रदर्शित करते हैं।
- क्या आपकी प्रोजेक्ट टीम के सभी ईमेल प्रोजेक्ट फ़ोल्डर प्लस में स्थानांतरित कर दिए गए हैं टीम के कुछ सदस्यों में से उन्हें विशिष्ट उप-फ़ोल्डरों में ले जाया जाएगा।
- आपके कार्यालय से बाहर रहने के दौरान सभी ईमेल प्राप्त करें, जिनमें उस तिथि अवधि के भीतर अटैचमेंट हैं, उन्हें फॉलो-अप के रूप में फ़्लैग किया जाना चाहिए।
व्यक्तिगत के लिए
- अपने जीवनसाथी के सभी ईमेल को महत्वपूर्ण और मुद्रित के रूप में चिह्नित करें।
- छात्रवृत्ति . शब्द वाले सभी ईमेल प्राप्त करें विषय पंक्ति या संदेश के मुख्य भाग में अपने माता-पिता को अग्रेषित करें।
- खाता . शब्द के साथ किसी विशिष्ट स्टोर से सभी ईमेल प्राप्त करें एक निश्चित फ़ोल्डर में ले जाया जाए, जबकि बिक्री . शब्द वाले फ़ोल्डर हटा दिया जाए।
नियम कैसे प्रबंधित किए जाते हैं?
आउटलुक 2016
आउटलुक के डेस्कटॉप संस्करण में, नियम . क्लिक करें मेनू से और नियम और अलर्ट प्रबंधित करें select चुनें . यह विंडो आपको आपके द्वारा सेट किए गए सभी सक्रिय नियम दिखाएगा। आप एक नया नियम बना सकते हैं या किसी मौजूदा को संपादित कर सकते हैं, किसी नियम की प्रतिलिपि बना सकते हैं या हटा सकते हैं, और सभी नियमों को एक निश्चित फ़ोल्डर या अपने इनबॉक्स में चला सकते हैं। यदि आप विकल्प . चुनते हैं , आप अपने नियमों को आसानी से निर्यात या आयात भी कर सकते हैं।
Outlook.com
यदि आउटलुक का ऑनलाइन संस्करण है, तो आप ऊपर से गियर आइकन पर क्लिक करेंगे, नियम प्रबंधित करें चुनें , और आप सभी मौजूदा नियमों की एक सूची देखेंगे। फिर आपके पास उन्हें छाँटने, हटाने या संपादित करने के विकल्प होते हैं।
क्या आप आउटलुक नियमों का उपयोग करते हैं?
आप ईमेल खोजने में समय बचा सकते हैं, महत्वपूर्ण संदेशों पर अप टू डेट रह सकते हैं और आउटलुक के नियमों के साथ अपने इनबॉक्स को अव्यवस्था मुक्त रख सकते हैं। एक बार जब आप नियम बनाना शुरू कर देते हैं, तो यह एक त्वरित और आसान प्रक्रिया बन जाती है और सड़क पर आपका समय, ऊर्जा और परेशानी बचा सकती है।
क्या आप नियमों का उपयोग करते हैं? यदि हां, तो क्या उन्होंने आपकी सहायता की है और कैसे? यदि नहीं, तो आपने उन्हें क्यों नहीं आजमाया? कृपया नीचे अपनी टिप्पणी साझा करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें!